ru ua
 

 Актуально!




Ближайшие семинары :
Больше семинаров...
(план-график на ноябрь)





Допомога :: реєстрація :: забув пароль :: профіль :: правила  

 : розширений
 : по класифікатору
 : документів
 : загалом по порталу




Курсы валют на PROext
Межбанковские курсы валют

Школа бухгалтера № 2 (29.1.2007)
Бухгалтерський облік

Звірка розрахунків

В цій статті звертається увага на деякі моменти процесу звірки розрахунків між контрагентами, які, впевнені, повинні зацікавити читача.

Коли проводиться звірка розрахунків

Статтею 10 Закону про бухоблік встановлено, що для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. Об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим згідно з законодавством.

Таким чином, звірка розрахунків бюджетом, постачальниками, покупцями та іншими контрагентами є не чим іншим, як їх (розрахунків) інвентаризацією. Тому можна стверджувати, що вона є обов’язковою, як мінімум, один раз на рік, в ході річної інвентаризації. В решті випадків, коли інвентаризація є обов’язковою, звірка розрахунків проводиться в разі потреби. Так, наприклад, інвентаризація розрахунків обов’язкова у разі ліквідації підприємства, в т.ч. в ході злиття чи приєднання. Проте залишимо це питання для окремої консультації.

Що звіряється

Звірка розрахунків може здійснюватися з один, кількома чи всіма контрагентами щодо виконання:

- окремих видів договорів;

- всіх договорів;

- поставки одного чи кількох видів товару.

Так, наприклад, в ході будівництва, коли кілька підрядників виконують одні й ті самі роботи, виникає необхідність перевірити їх обсяги. Тому в такому разі здійснюватиметься звірка розрахунків щодо виконання договорів підряду за одним видом робіт з кількома підрядниками. А по закінченні будівництва виникає потреба звірити розрахунки зі всіма підрядниками за договором будівництва.

В разі якщо інвентаризація матеріальних цінностей на складі будматеріалів не проводилася довгий час і сталася крадіжка чи пожежа, виникає необхідність звіритися зі всіма постачальниками щодо поставки всіх видів будматеріалів, які зберігалися на такому складі, для встановлення фактичної їх кількості.

Звірка розрахунків проводиться починаючи: з дати, на яку вона була проведена в попередній раз; з дати початку виконання того чи іншого виду договору;

з дати початку договірних відносин з тим чи іншим контрагентом.

Хто ініціює звірку

В більшості випадків звірка розрахунків проводиться за рішенням власника зацікавленої сторони (дебітора чи кредитора). Таким рішенням можна вважати не тільки окремий розпорядчий документ на її проведення (наказ, припис тощо), а й норми положення про документообіг на підприємстві1. Так, наприк­лад, звірка розрахунків є бажаною (але не обов’язковою) при звільненні працівника, відповідального за розрахунки з контрагентами, якщо у підприємства є підстави сумніватися в його добросовісності.

Досить часто можна почути: контрагент (як правило, боржник) відмовляється проводити звірку розрахунків; контрагент не підписує акт звірки тощо. Відповідно, виникає запитання, що робити.

На жаль, звірка розрахунків з ініціативи одного з контрагентів не є обов’язком для іншого. Тому він може уникати її проведення, і не зобов’язаний підписувати надіслані йому акти звірки. Не встановлено також строки проведення звірки, порядок її проведення, строки для надання відповідей тощо. Тому для уникнення таких непорозумінь автор рекомендує обумовлювати у договорі купівлі-продажу, поставки та інших:

- необхідність звірки розрахунків;

- строки (періодичність) проведення звірки;

- порядок її проведення;

- строки для надання відповіді на повідомлення, що пов’язані зі звіркою, тощо.

Досить ваговим аргументом виконання такої умови договору є встановлення відповідальності за порушення визначеного сторонами порядку проведення звірки розрахунків, наприклад сплату пені чи штрафу. Це дозволить застосовувати до звірки розрахунків вимоги Цивільного кодексу України щодо виконання зобов’язання.

До звірки розрахунків можна прирівняти і надання відповіді на претензію в ході досудового врегулювання спору. За наслідками розгляду претензії слід або підтвердити суму боргу, або спростувати її і подати свої зауваження, а можна і проігнорувати претензію. Тут варто звернути увагу на наступне. Досудове врегулювання спорів з направленням претензії є обов’язковим тільки у випадках, передбачених договором. В такому разі боржник повинен надати відповідь у місячний строк з дня одержання претензії. Правда, відповідальність за порушення цього строку скасовано. В решті випадків на претензію слід реагувати як на звичайний лист чи пропозицію провести звірку розрахунків.

Якщо ж звірка розрахунків конче потрібна, а контрагент ухиляється від неї, то тоді пряма дорога до суду з позовом зобов’язати його її провести.

Для чого потрібна звірка

Проведення звірки розрахунків, крім підтвердження даних для цілей бухобліку, дозволяє сторонам здійснити необхідні платежі і вимагати виконання зобов’язань з постачання, в разі існування взаємних заборгованостей — припинити їх, а також довідатися про те, чи не припинені вони.

Так, наприклад, не можна зарахувати платежі (чи поставки) за одним договором в рахунок виконання іншого договору, якщо таке зарахування не передбачено умовами договору. Тобто за одним і тим же контрагентом може існувати як дебіторська, так і кредиторська заборгованість. Порушення цього правила і є причиною невідповідності розрахунків між сторонами і підставою для проведення звірки. Одночасно нагадає­мо, що це створює певні «проблеми» і в податковому обліку. Зокрема, за наявності боргу за покупцем за операцією з постачання і одночасною сплати ним авансу за іншим договором податкові зобов’язання виникають по кожній з операцій.

Або інша ситуація. Одним способом припинення зобов’язання відповідно до ст. 217 ЦК є зарахування зустрічної однорідної вимоги, строк виконання якої настав або строк якої не зазначений чи визначений моментом витребування, і для чого достатньо заяви однієї сторони. При цьому не уточнюється яка це заява і спосіб її подання (направлення). І може бути так, що одна сторона борги зарахувала, а інша, не знаючи про це, вимагає виконання умов договорів. І виявити це можна в ході звірки. Побоюючись інколи такого зарахування боржники й уникають звірки розрахунків, вважаючи, що невизнання ними боргу унеможливить таке зарахування.

Як проводиться звірка розрахунків

Зобов’язуючи проводити звірку розрахунків, ні Закон про бухоблік, ні Інструкція про інвентаризацію не визначають форми документів, які повинні оформлятися сторонами в ході її проведення, ні сам процес звірки. Тому ці документи за формою і змістом можуть бути будь-якими. Проте варто витримати правила щодо форми та змісту первинних документів, визначені ст. 9 Закону про бухоблік.

Найчастіше за результатами звірки складають акт звірки розрахунків. А щодо власне звірки існує, скажімо так, формальний і неформальний підходи. Формальний підхід передбачає надсилання контрагенту-боржнику із супровідним листом 2-х примірників «готового» акту звірки, засвідченого кредитором з вимогою вказати суму заборгованості і один примірник акту повернути кредитору. Він застосовується, зазвичай, в разі впевненості в правильності розрахунків, коли між сторонами існують довірчі відносини, і «для галочки».

1 Затверджувати положення про документообіг нас зобов’язує Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.

Форма такого акту звірки може бути такою:

Якщо сума розрахунків має розбіжності, виникає необхідність застосовувати другий підхід. Неформальний підхід передбачає проведення звірки «за всіма правилами». Тут також можливі два варіанти дій.

Так, для звірки розрахунків за попередньою домовленістю сторін представник однієї сторони (найчастіше ініціатор, кредитор) прибуває до іншої сторони (боржника) і з його представником проводять звірку всіх поставок і платежів, відмічаючи кожен документ, який має відношення до об’єкту звірки (до договору, поставки конкретних товарів тощо). За наслідками такої звірки сторони складають акт звірки, в якому зазначають причини виникнення відхилень, погоджують ці розбіжності і пропонують способи їх усунення. Форма акту звірки розрахунків в такому випадку може мати такий вигляд:

Другий спосіб звірки не передбачає виїзду до контрагента, але дозволяє провести звірку кожного документу. Для цього одна сторона направляє на адресу іншої сторони реєстр (перелік) всіх документів, які пов’язані з об’єктом звірки (за окремим договором, за окремим постачальником тощо).

Наприклад, цей реєстр може мати таку форму:

Отримавши такий реєстр, покупець повинен у відповідних графах проставити свої дані і надіслати його постачальнику. Виявлені розбіжності сторони обумовлюють в акті звірки, який складають за наслідками розгляду реєстру.

Для «чистоти експерименту» сторони можуть домовитися, що кожна зі сторін надсилає такий реєстр зі своїми даними на адресу другої, і обумовити граничну дату такої відправки, яку визначають за даними поштового штемпеля. Варто зазначити, що на цей час тим підприємствам, що ведуть автоматизовано облік, особливої потреби в складанні такого реєстру немає. Замість нього достатньо надіслати поштою, факсом чи електронною поштою роздруківку з особового рахунку контрагента з бухгалтерської програми.

Чи є акт звірки первинним документом

З одного боку — ні, з другого — так. Чому? Первинні документи згідно з Положення № 88 і ст. 9 Закону про бухоблік — це письмові свідоцтва про здійсненні гос­подарські операції. Господарські операції, як відомо, це дії, які призводять до зміни стану активів і зобов’язань особи, яка їх здійснила. Акт звірки такої функції не виконує, а тому його не можна вважати первинним документом. Розпорядчі документи, наприклад, щодо врегулювання розбіжностей (допроведення операції чи її скасування), видаються на основі акту звірки, і вони є первинними документами.

А з другого боку, підписання акту звірки уповноваженими особами контрагента є свідченням визнання ним свого боргу і підставою для припинення перебігу строку позовної давності. І це, в свою чергу, вже можна кваліфікувати як виконання актом звірки функцій первинного документа. Тому ми й радимо при оформленні акту звірки дотримуватися вимог щодо оформлення первинних документів.

Чи потрібна для звірки довіреність

В разі, коли для проведення звірки направляється упов­новажений працівник контрагента, то виписування йому довіреності (на фірмовому бланку) на проведення звірки є обов’язковим. По-перше, для засвідчення його особи і права на представлення інтересів підприємства в ході звірки, а по-друге, для надання акту звірки юридичної сили. Видача довіреності для підписання акту звірки є обов’язковою і в тому разі, коли ми надсилаємо акт звірки для підписання боржнику (проводимо звірку формально).

Оформлення результатів звірки

Якщо за наслідками звірки виявлено розбіжності, які сторони визнають і готові виправити, кожною зі сторін складаються бухгалтерські довідки і допроводяться в обліку документи, які нею не відображені, чи скасовуються зайво проведені. При цьому слід дотримуватися правил виправлення помилок, що встановлені Положенням № 88. Зокрема:

помилки в облікових регістрах виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст та/або цифри закреслюються і над закресленим наводиться правильний текст та/або цифри;

помилки в облікових регістрах за звітний рік, що виявлені після записів підсумків облікових регістрів у Головну книгу, виправляються способом сторно;

виправлення помилок минулих років оформлюється у місяці виявлення помилки Бухгалтерською довідкою, в якій наводиться зміст помилки, сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка.

А вплив виправлень на дані бухгалтерського і подат­кового обліку — це тема окремої консультації і до цього питання ми, можливо, згодом повернемося.

Нормативна база

1. ЦКУ — Цивільний кодекс України.

2. Закон про бухоблік – Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХІV зі змінами та доповненнями.

3. Інструкція про інвентаризацію - Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом МФУ від 11.08.94 р. № 69, зі змінами та доповненнями.

Дмитро Кучерак

версія для друкувідправити поштоюнаписати редактору


Наступна стаття:  На початок статті 



Про первинні документи Частковий перегляд статті (тільки початок)
Бухгалтерський облік
В будь-якій торговельній точці, яка продає бланки бухгалтерських документів, можна знайти бланк рахунка, рідше — рахунка на оплату і вже практично не можна знайти рахунок-фактуру. Котрий з них купити? Де і коли застосовувати? При відвантаженні товару...

В рубриці: 


Відпускні в бухгалтерському обліку Частковий перегляд статті (тільки початок)
№ 24 (16.6.2008) :: Бухгалтерський облік
Тема відображення в обліку операцій з надання відпустки працівникам особливо актуальна у літній період. Тому, як правильно відправити працівника у відпустку, присвячена ця стаття....

Поступка вимоги — цесія і факторинг Частковий перегляд статті (тільки початок)
№ 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерський облік
У бухгалтерській практиці все частіше зустрічаються договори переведення боргу і відносно нові для вітчизняного законодавства терміни «цесія» і «факторинг». Про те, що це таке і як операції в межах переведення зобов’язань на третю особу відображаються в б...

0.329693