ru ua
 
 Актуально!




Ближайшие семинары :
Больше семинаров...
(план-график на июль)

загрузка...



Помощь :: регистрация :: забыл пароль :: профиль :: правила  

 : расширенный
 : по классификатору
 : документов
 : общий по порталу


уведомление
содержание



Курсы валют на PROext
Межбанковские курсы валют

Школа бухгалтера № 2 (29.1.2007)
Бухгалтерский учет

Сверка расчетов

В этой статье обращается внимание на некоторые моменты процесса сверки расчетов между контрагентами, которые, уверенны, должны заинтересовать читателя.

Когда проводится сверка расчетов

Статьей 10 Закона о бухучете установлено, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются владельцем (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству.

Таким образом, сверка расчетов бюджетом, поставщиками, покупателями и другими контрагентами является не чем иным, как их (расчетов) инвентаризацией. Поэтому можно утверждать, что она является обязательной, как минимум, один раз в год, в ходе годовой инвентаризации. В остальных случаях, когда инвентаризация является обязательной, сверка расчетов проводится в случае необходимости. Так, например, инвентаризация расчетов обязательна в случае ликвидации предприятия, в т.ч. в ходе слияния или присоединения. Однако оставим этот вопрос для отдельной консультации.

Что сверяется

Сверка расчетов может осуществляться с одним, несколькими или всеми контрагентами относительно выполнения:

- отдельных видов договоров;

- всех договоров;

- поставки одного или нескольких видов товара.

Так, например, в ходе строительства, когда несколько подрядчиков выполняют одни и те же работы, возникает необходимость проверить их объемы. Поэтому в таком случае будет осуществляться сверка расчетов относительно выполнения договоров подряда по одному виду работ по нескольким подрядчикам. А по окончании строительства возникает потребность сверить расчеты со всеми подрядчиками по договору строительства.

В случае если инвентаризация материальных ценностей на складе стройматериалов не проводилась длительное время и произошла кража или пожар, возникает необходимость свериться со всеми поставщиками относительно поставки всех видов стройматериалов, хранящихся на таком складе, для установления фактического их количества.

Сверка расчетов проводится начиная: с даты, на которую она была проведена в предыдущий раз; с даты начала выполнения того или иного вида договора; с даты начала договорных отношений с тем или иным контрагентом.

Кто инициирует сверку

В большинстве случаев сверка расчетов проводится по решению собственника заинтересованной стороны (дебитора или кредитора). Таким решением можно считать не только отдельный распорядительный документ на ее проведение (приказ, предписание и т.п.), а и нормы положения о документообороте на предприя­тии1. Так, например, сверка расчетов желательна (но не обязательна) при увольнении работника, ответственного за расчеты с контрагентами, если у предприятия есть основания сомневаться в его добросовестности.

Довольно часто можно услышать: контрагент (как правило, должник) отказывается проводить сверку расчетов; контрагент не подписывает акт сверки и т.п. Соответственно, возникает вопрос, что делать.

К сожалению, сверка расчетов по инициативе одного из контрагентов не является обязанностью для другого. Поэтому он может избегать ее проведения, и не обязан подписывать присланные ему акты сверки. Не установлены также сроки проведения сверки, порядок ее проведения, сроки для предоставления ответов и т.п. Поэтому во избежание таких недоразумений автор рекомендует оговаривать в договоре купли-продажи, поставки и других:

- необходимость сверки расчетов;

- сроки (периодичность) проведения сверки;

- порядок ее проведения;

- сроки для предоставления ответа на извещения, связанные со сверкой, и т.п.

Довольно весовым аргументом выполнения такого условия договора является установление ответственности за нарушение определенного сторонами порядка проведения сверки расчетов, например уплату пени или штрафа. Это разрешит применять к сверке расчетов требования Гражданского кодекса Украины относительно выполнения обязательства.

К сверке расчетов можно приравнять и предоставление ответа на претензию в ходе досудебного урегулирования спора. По результатам рассмотрения претензии следует или подтвердить сумму долга, или опровергнуть ее и подать свои замечания, а можно и проигнорировать претензию. Здесь следует обратить внимание на следующее. Досудебное урегулирование споров с направлением претензии обязательно только в случаях, предусмотренных договором. В таком случае должник должен предоставить ответ в месячный срок со дня получения претензии. Правда, ответственность за нарушение этого срока упразднена. В остальных случаях на претензию следует реагировать как на обычное письмо или предложение провести сверку расчетов.

Если же сверка расчетов позарез нужна, а контрагент уклоняется от нее, то тогда прямая дорога в суд с иском обязать его ее провести.

Для чего нужна сверка

Проведение сверки расчетов, кроме подтверждения данных для целей бухучета, разрешает сторонам осуществить необходимые платежи и требовать выполнения обязательств по поставкам, в случае существования взаимных задолженностей — прекратить их, а также справиться о том, не прекращены ли они.

Так, например, нельзя засчитать платежи (или поставки) по одному договору в счет выполнения другого, если это не предусмотрено условиями договора. То есть по одному и тому же контрагенту может существовать как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Нарушение этого правила и является причиной несоответствия расчетов между сторонами и основанием для проведения сверки. Одновременно напомним, что это создает определенные «проблемы» и в налоговом учете. В частности, при наличии долга за покупателем по операции поставки и одновременной уплате им аванса по другому договору налоговые обязательства возникают по каждой из операций.

Или другая ситуация. Одним способом прекращения обязательства в соответствии со ст. 217 ГКУ является зачисление встречного однородного требования, срок выполнения которого настал или срок которого не указан или определен моментом востребования, и для чего достаточно заявления одной стороны. При этом не уточняется, какое это заявление и способ его подачи (направления). И может быть так, что одна сторона долги засчитала, а другая, не зная об этом, требует выполнения условий договоров. И выявить это можно в ходе сверки. Опасаясь иногда такого зачисления, должники и избегают сверки расчетов, считая, что непризнание ими долга сделает невозможным такое зачисление.

Как проводится сверка расчетов

Обязывая проводить сверку расчетов, ни Закон о бухучете, ни Инструкция об инвентаризации не определяют формы документов, которые должны оформляться сторонами в ходе ее проведения, ни сам процесс сверки. Поэтому эти документы по форме и содержанию могут быть любыми. Тем не менее следует выдержать правила относительно формы и содержания первичных документов, определенные ст. 9 Закона о бухучете.

Чаще всего по результатам сверки составляют акт сверки расчетов. А относительно собственно сверки существует, скажем так, формальный и неформальный подходы. Формальный подход предусматривает отправку контрагенту-должнику с сопроводительным письмом 2-х экземпляров «готового» акта сверки, заверенного кредитором, с требованием указать сумму задолженности и один экземпляр акта возвратить кредитору. Он применяется, по обыкновению, в случае уверенности в правильности расчетов, когда между сторонами существуют доверительные отношения, и «для галочки».

1 Утверждать положение о документообороте нас обязывает Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88.

Форма такого акта сверки может быть следующей:

Если сумма расчетов имеет расхождения, возникает необходимость применять второй подход. Неформальный подход предусматривает проведение сверки «по всем правилам». Здесь также возможно два варианта действий.

Так, для сверки расчетов по предыдущей договоренности сторон представитель одной стороны (чаще всего инициатор, кредитор) прибывает к другой стороне (должнику) и с его представителем проводят сверку всех поставок и платежей, отмечая каждый документ, который имеет отношение к объекту сверки (к договору, поставке конкретных товаров и т.п.). По результатам такой сверки стороны составляют акт сверки, в котором указывают причины возникновения отклонений, согласовывают эти расхождения и предлагают способы их устранения. Форма акта сверки расчетов в таком случае может иметь следующий вид:

Второй способ сверки не предусматривает выезда к контрагенту, но разрешает провести сверку каждого документа. Для этого одна сторона направляет в адрес другой стороны реестр (перечень) всех документов, связанных с объектом сверки (по отдельному договору, по отдельному поставщику и т.п.).

Например, этот реестр может иметь следующую форму:

Получив такой реестр, покупатель должен в соответствующих графах проставить свои данные и отправить его поставщику. Выявленные расхождения стороны оговаривают в акте сверки, который составляют по результатам рассмотрения реестра.

Для «чистоты эксперимента» стороны могут договориться, что каждая из сторон отправляет такой реестр со своими данными в адрес другой, и обусловить граничную дату такой отправки, которую определяют по данным почтового штемпеля. Следует указать, что в данное время тем предприятиям, которые ведут автоматизированы учет, особой необходимости в составлении такого реестра нет. Вместо него достаточно отправить по почте, факсом или по электронной почте распечатку из личного счета контрагента из бухгалтерской программы.

Является ли акт сверки первичным документом

С одной стороны — нет, с другой — да. Почему? Первичные документы согласно Положения № 88 и ст. 9 Закона о бухучете — это письменные свидетельства об осуществимых хозяйственных операциях. Хозяйственные операции, как известно, — это действия, которые приводят к изменению состояния активов и обязательств лица, их осуществившего. Акт сверки такой функции не выполняет, а потому его нельзя считать первичным документом. Распорядительные документы, например, относительно урегулирования расхождений (допроведення операции или ее отмены), выдаются на основе акта сверки, и они являются первичными документами.

А с другой стороны, подписание акта сверки уполномоченными лицами контрагента является свидетельством признания им своего долга и основанием для прекращения срока исковой давности. И это, в свою очередь, уже можно квалифицировать как выполнение актом сверки функций первичного документа. Поэтому мы и советуем при оформлении акта сверки придерживаться требований относительно оформления первичных документов.

Нужна ли для сверки доверенность

В случае, когда для проведения сверки направляется уполномоченный работник контрагента, то выписывание ему доверенности (на фирменном бланке) на проведение сверки является обязательным. Во-первых, для засвидетельствования его личности и права на представление интересов предприятия в ходе сверки, а во-вторых, для предоставления акту сверки юридической силы. Выдача доверенности для подписания акта сверки обязательна и в том случае, когда мы отправляем акт сверки для подписания должнику (проводим сверку формально).

Оформление результатов сверки

Если по результатам сверки выявлены расхождения, которые стороны признают и готовы исправить, каждой из сторон составляются бухгалтерские справки и допроводятся в учете документы, которые ею не отражены, или отменяются излишне проведенные. При этом следует придерживаться правил исправления ошибок, которые установлены Положением № 88. В частности:

ошибки в учетных регистрах исправляются корректурным способом, т.е. неправильный текст и/или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым приводится правильный текст и/или цифры;

ошибки в учетных регистрах за отчетный год, выявленные после записей итогов учетных регистров в Главную книгу, исправляются способом сторно;

исправление ошибок прошлых лет оформляется в месяце обнаружения ошибки Бухгалтерской справкой, в которой приводится содержание ошибки, сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета, которой исправляется ошибка.

А влияние исправлений на данные бухгалтерского и налогового учета — это тема отдельной консультации и к этому вопросу мы, возможно, со временем возвратимся.

Нормативная база

1. ГКУ — Гражданский кодекс Украины.

2. Закон о бухучете – Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХІ с изменениями и дополнениями.

3. Инструкция об инвентаризации - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом МФУ от 11.08.94 г. № 69, с изменениями и дополнениями.

Дмитрий Кучерак

версия для печатиотправить почтойнаписать редактору


Следующая статья:  В начало статьи 



О первичных документах Фрагмент статьи (только начало)
Бухгалтерский учет
В любой торговой точке, продающей бланки бухгалтерских документов, можно найти бланк счета, реже — счета на оплату и уже практически нельзя найти счет-фактуру. Какой из них купить? Где и когда применять? При отгрузке товара выписывать накладную или...

В рубрике: 


Отпускные в бухгалтерском учете Фрагмент статьи (только начало)
№ 24 (16.6.2008) :: Бухгалтерский учет
Тема отражения в учете операций по предоставлению отпуска работникам получает особую актуальность в летний период. Тому, как правильно отправить работника в отпуск, посвящена данная статья. ...

Уступка требования — цессия и факторинг Фрагмент статьи (только начало)
№ 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерский учет
В бухгалтерской практике все чаще встречаются договора перевода долга и относительно новые для отечественного законодательства термины «цессия» и «факторинг». О том, что это такое и как операции в рамках перевода обязательств на третье лицо отражаются в ...

0.447016