Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#52'2001: Практичная бухгалтерия - Уроки по 1С: Бухгалтерии
Раздел "Автоматизация" >> 1С: Бухгалтерия

Уроки по 1С: Бухгалтерии 7.7
Урок 5
Переход действующего предприятия на учет в "1С:Бухгалтерии для Украины"

Татьяна ДАВЫДОВА Темы всех уроков


Если вы хотите начать ведение учета в типовой конфигурации "Бухгалтерский учет для Украины" на уже действующем предприятии, то лучше дату начала учета, чем 1 января, выбрать сложно. Во-первых, это позволит получать баланс за любой период этого года, во-вторых, так или иначе, остатки в имеющемся учете на эту дату все равно нужно определить.

Чтобы с 1 января приступить к учету, нужно заранее проделать определенную работу:

  • ввести константы;
  • заполнить справочники;
  • ввести входящие остатки.

Константы

Процесс первоначальной настройки учета с помощью констант был нами подробно рассмотрен в уроке 2 ("ДК" №46). Он общий и для нового предприятия, и для перехода действующего предприятия на учет в "1С:Бухгалтерии". Напомним только, что именно в константах содержатся такие сведения об учетной политике предприятия, как использование 8-го и 9-го классов счетов расходов, сведения о принятом методе списания запасов, возможности формирования налогового кредита только по налоговой накладной.

Для заполнения констант удобнее всего воспользоваться специальным Помощником заполнения констант, который позволит последовательно задать все их значения.


Справочники

Следующим этапом является заполнение справочников. Программа позволяет организовать многомерный аналитический учет, т. е. информацию по синтетическим счетам можно детализировать в нескольких (до трех в типовой конфигурации) независимых разрезах. Для обозначения любого объекта аналитического учета в "1С:Бухгалтерии" используется специальный термин - субконто (есть шутка, что непонятный термин "субконто" - это вклад "1С:Бухгалтерии" в теорию учета). Однотипные объекты группируют по видам - такие группы называют "виды субконто". В качестве субконто как объекта аналитического учета может выступать один из типов данных, определенных в программе. В типовой конфигурации используются субконто, построенные на таких типах данных:

  • справочники ("Контрагенты", "Нематериальные активы", "Сотрудники" и т. д.);
  • дата (субконто "Месяц начисления зарплаты");
  • документ (субконто "Заказы").

Для каждого счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. На рисунке 1 представлен фрагмент плана счетов типовой конфигурации. Организация аналитического учета для счета 201 позволит получать сведения по ТМЦ в разрезе складов, в разрезе отдельных партий, по складам в разрезе материалов, а также по складам в целом (особенно это полезно, если ТМЦ учитываются при этом на разных счетах) и по всем материалам.

Рисунок 1

Таким образом, информация об объектах учета в основном содержится в справочниках. Справочники можно постепенно заполнять во время внесения входящих остатков. Некоторые справочники целесообразно заполнить заранее:

- справочники, элементы которых используются в качестве значений для других справочников: "Валюты", "Виды деятельности", "Счета нашей фирмы" и "Сотрудники";

- справочники, структуру которых нужно продумать для организации многоуровневого аналитического учета. Это справочники, содержащие основные объекты учета - "Номенклатура", "Необоротные активы", "Контрагенты", "Сотрудники", "Места хранения". Сюда же можно отнести справочник "Виды деятельности".

Аналитический учет в "1С:Бухгалтерии" можно организовать не только многомерным, но и многоуровневым. Для этого хотя бы одним из видов субконто счета должен быть многоуровневый справочник.

Аналитический учет должен быть организован таким образом, чтобы дать возможность получать информацию, соответствующую задачам анализа на предприятии.

Рассмотрим, как строятся справочники.

Начнем со справочника "Виды деятельности". Он используется для организации аналитического учета доходов и расходов и должен быть организован таким образом, чтобы дать возможность построить отчетность и анализировать важные для предприятия составляющие дохода. Согласно требованиям П(С)БУ 3, в отчете о финансовых результатах нужно отразить показатели дохода, полученные от:

1) обычной деятельности:

- операционной (основной и прочей);

- инвестиционной;

- финансовой;

2) чрезвычайной деятельности.

Предположим, что предприятие "Добро" занимается только операционной деятельностью - основной (производством и торговлей со склада и из магазина) и прочей (бывают доходы, связанные с реализацией иностранной валюты, доходы/потери при пересчете валютных денежных средств или задолженностей, доходы от реализации прочих активов). Для нас важно, какую долю составляют поступления от каждого из этих источников.

Проанализировав доходы предприятия, можно определить состав справочника "Виды деятельности" (рис. 2). Элемент "Общий" предназначен для учета доходов и расходов, относящихся сразу к нескольким видам деятельности, которые в конце периода можно распределить между ними.

Рисунок 2

Войдите в список констант и определите наиболее часто встречающийся вид (например "ОсОперД производство") видом деятельности по умолчанию.

Структура доходов вашего предприятия и, соответственно, справочник "Виды деятельности" может быть проще; важно, чтобы в качестве элементов были выбраны источники возникновения доходов. Предприятия, которые ведут только один вид деятельности, могут внести в этот справочник один элемент - "Общая деятельность", фактически отказавшись от аналитического учета доходов и расходов по виду деятельности, но обычно это нецелесообразно.


Организация справочников средствами программы

Организовать структуру многоуровневого справочника также можно, создавая новые группы и подгруппы и удаляя ненужные.

Рассмотрим справочник "Номенклатура". Он соответствует виду субконто "ТМЦ" и содержит сведения о запасах предприятия. Поскольку единицей учета запасов, согласно национальным стандартам, является отдельное наименование, конечными элементами справочника являются наименования конкретных запасов.

Как видно по дереву групп (рис. 3), справочник имеет двухуровневую структуру (группы и конечные элементы). Элементы в нем сгруппированы так, как и предполагает П(С)БУ 9 "Запасы" - разделяя запасы с целью бухгалтерского учета. Справочник "Номенклатура" допускает вложение до трех уровней, поэтому мы можем создать еще один уровень групп.

Рисунок 3

Обычно сырье, материалы, МБП, запчасти группируются согласно требованиям складского учета, а готовая продукция, товары - согласно требованиям анализа.

Но подходит ли такая группировка объектов нашему конкретному предприятию? Предположим, у нас очень редко встречаются "Запчасти" и нам нет смысла их выделять в учете. А информация по группе "Товары" нас интересует отдельно по покупным товарам и принятым для продажи по договорам комиссии.

Удалим лишнюю группу "Запчасти", и в группу "Товары" введем подгруппы "Покупные товары" и "Комиссионные товары".

Удаление группы (подгруппы)

1. В меню Справочники главного меню программы выберите пункт Номенклатура. Появится окно справочника (рис. 3) с деревом групп и списком элементов.

2. Выберите курсором нужный элемент в списке и нажмите правую клавишу мыши. В появившемся контекстном меню выберите пункт Пометить на удаление. (Важно! Не стоит удалять группы с именем "Служебные". Такие группы содержат служебные элементы, которые понадобятся при работе некоторым документам.)

Введение новой группы

(подгруппы)

1. Двойным щелчком по пиктограмме раскройте группу "Товары". Вы видите, что она содержит конечные элементы (рис. 4).

Рисунок 4

Прочитайте, как заполнить реквизиты справочника, в его описании, нажав кнопку "Описание" в диалоговой форме.

2. Из контекстного меню выберите операцию Новая группа. В появившемся окне введите ее название - "Комиссионные товары" - и нажмите ОК. Название новой группы появится в дереве групп.

Введение конечного элемента справочника

В списке элементов в контекстном меню выберите кнопку Новый. (Другой путь - нажать клавишу INS на клавиатуре). Заполните открывшуюся диалоговую форму нового элемента.

Точно так же, как мы просмотрели справочник "Номенклатура", следует просмотреть справочники "Нематериальные активы", "Места хранения", "Сотрудники", "Контрагенты" и настроить группы в справочниках для целей анализа на вашем предприятии.

Не стоит оставлять группы, которые не используются (аналогией для этого может быть стол со множеством пустых, ненужных папок, среди которых лежат полезные документы. Как раз и их придется постоянно искать). К тому же каждый уровень добавляет еще одно действие при вводе документа или операции, поэтому структура справочника должна быть оптимальной.

Конечные элементы перечисленных справочников тоже удобнее заполнить на этом этапе. Для каждого элемента этих справочников хранится достаточно много сведений, необходимых в учете. Для сотрудников это сведения по зарплате, паспортные данные, данные о льготах и т. п. Для нематериальных активов хранятся сведения о методах расчета износа, принадлежности к группам налогового учета, дате ввода в эксплуатацию и т. п. (полностью заполнение всех необходимых полей приведено в описании каждого справочника).

Если вы раньше вели компьютерный учет, для автоматического переноса накопленных ранее данных вы можете воспользоваться обработкой "Импорт справочников" (меню Операции/Обработка). Обработка автоматически заполняет выбранный справочник информацией из предварительно подготовленного файла в формате Microsoft Excel. Описание структуры такого файла приведено в описании конфигурации.

Предварительное заполнение справочников облегчит следующий этап - внесение остатков.


Внесение входящих остатков

План счетов в типовой конфигурации настроен так, чтобы невозможно было ввести остатки по аналитическим счетам без указания субконто и ввести остатки по счету в целом, если задан учет по субсчетам. Входящие сальдо в программу вводятся операциями в корреспонденции со счетом 00 (дебетовые остатки в корреспонденции с кредитом счета 00, кредитовые - наоборот) на дату, предшествующую дате начала учета. (Если вы переходите на учет в программе с I квартала, введите остатки на 31 декабря.) Остатки по счетам, по которым предусмотрен аналитический учет, вводятся с указанием субконто до самой "мелкой" аналитики. Для внесения входящих сальдо по ТМЦ, взаиморасчетов с контрагентами и сотрудниками предусмотрены документы "Остатки ТМЦ", "Остатки взаиморасчетов" и "Начисление зарплаты" (режим "ввод начальных остатков").

Перед внесением остатков проверьте, чтобы квартал, к которому принадлежит дата начала учета (1 января), входил в период рассчитанных итогов (меню Операции/Управление бухгалтерскими итогами). Для контроля правильности внесения итогов потребуются отчеты за этот квартал. И, поскольку мы вносим все итоги на 31 декабря (надеюсь, работаете вы не в этот день), установим 31.12.01 в качестве рабочей даты (меню Сервис/Параметры, закладка Общие, поле Рабочая дата).

По всем счетам, по которым ведется аналитический учет в "1С:Бухгалтерии", нужно заготовить аналитические таблицы, в которых остатки ваших активов и обязательств представлены так, как они требуются для учета в программе. Начнем с внесения остатков запасов. Остатки ТМЦ на основном складе представлены в таблице 1 (документ "Остатки ТМЦ" вносят по каждому складу отдельно).

Таблица 1

Наименование Партия Ед. изм. Количество Цена учетная (без НДС) Цена розничная
Джемпер "Медведь" Сч15 шт. 3 70 150
Джемпер "Медведь" Сч18 шт 2 72 150

Определение остатков зависит от выбранного метода учета. Если мы приняли для учета выбытия запасов метод средневзвешенной себестоимости, то нужно свернуть эти остатки на одну партию по умолчанию - 5 шт. джемперов "Медведь" по 70,8 грн. Так же поступаем с остальными остатками запасов на складе.

Внесем эти остатки (рис. 5) в диалоговую форму документа (меню Документы/Ввод Остатков, документ Остатки ТМЦ). Из справочника "Места хранения" выберем склад, где хранятся запасы. Когда в табличной части потребуется субконто "Партии", в появившемся журнале "Партии" внесем записи о партиях, полученных по счетам 15 и 18 с наименованием, датой прихода и себестоимостью по каждой партии. Для учета по средневзвешенной себестоимости нужно ввести "Партия по умолчанию" и не указывать ни цену, ни дату.

Рисунок 5-1

Рисунок 5-2

Следует иметь в виду, что единица измерения каждому элементу присвоена в справочнике "Номенклатура", и в этом документе ("Ввод остатков ТМЦ") не может быть изменена. Если склад определен как розничный (в справочнике "Места хранения"), необходимо заполнить в таблице поле "Наценка". При нажатии кнопки ОК будут сформированы проводки, показанные в нижней части рис. 5. Этим документом можно внести остатки по всему складу, при этом ТМЦ могут учитываться на разных счетах.

Счет учета указан для каждого ТМЦ в соответствующем поле (закладка Дополнительные в форме редактирования элемента справочника Номенклатура). По дебету этого счета и будут сформированы проводки. Если вы сформируете отчет "Анализ субконто" субконто "Места хранения", отбирать "Основной склад" - вы увидите итоговую сумму по складу и суммы остатков по синтетическим счетам.

Теперь определим остатки взаиморасчетов с поставщиками. В таблице 2 представлены остатки взаиморасчетов с нашим поставщиком - ЧП "Алла".

Таблица 2

Заказ Нам должны Мы должны
Сч15   252
Сч19 372  
Итого по ЧП "Алла" 120  

Для того чтобы правильно определять дату возникновения налоговых обязательств или права на налоговый кредит, учет расчетов с контрагентами в типовой конфигурации ведется в разрезе каждой операции. Для этого каждой операции продажи или по-ставки определяется документ-заказ. Таким документом будет выступать первый из документов в цепочке продажи/поставки (договор, счет входящий/исходящий, расходная/приходная/возвратная накладная).

Если раньше в вашем учете также выделялись отдельные операции, вы можете развернуть сальдо по каждому контрагенту в разрезе операций - это оптимальный вариант. Входящие сальдо по таким операциям следует внести в режиме ручных операций - так, как показано для нашего случая на рис. 6. Необходимо также внести документы-заказы (здесь это счета входящие №№ 15, 19) - это можно сделать из диалоговой формы операции. Для контроля удобнее вносить остатки по каждому контрагенту отдельной операцией. Если вы внесли входящие сальдо по контрагенту в разрезе заказов, в дальнейшем при возникновении других операций по этим заказам программа автоматически будет осуществлять контроль "первого события".

Рисунок 6

Может оказаться, что развернуть остатки до конкретных операций невозможно или очень сложно. Тогда следует для каждого контрагента создать общий заказ - документ Договор (например Дог. от 31.12.01) и ввести по этому договору свернутое сальдо по контрагенту (в нашем случае дебетовое 120 грн, см. табл. 2). Это позволит корректно учитывать НДС. После закрытия взаиморасчетов по этому условному договору (контролировать это придется вручную) в новом периоде следует перейти на учет заказов так, как предусмотрено программой.

Если вы решили ввести все остатки взаиморасчетов с контрагентами свернутыми сальдо, можно воспользоваться документом "Остатки взаиморасчетов" (Документы/Ввод остатков, пункт Остатки взаиморасчетов). Этот документ позволяет ввести сальдо по контрагентам без учета конкретного заказа. Также он предусматривает ввод остатков по НДС (по счетам 643 "Налоговые обязательства" или 6441 "Налоговый кредит"), также без учета заказов.

Для ввода остатков расчетов с персоналом по заработной плате целесообразно воспользоваться документом "Начисление заработной платы" (меню Документы/Зарплата, пункт Начисление ЗП) в режиме "ввод начальных остатков". Аналитическая таблица имеет следующий вид (табл. 3).

Таблица 3

Ф.И.О. Месяц Начислено Подоходный К выплате Осталось выплатить
Адасюк В.С. Ноябрь 889,35 66,08 799,14 799,14

Обращаем ваше внимание: если вы хотите автоматически формировать формы 8-ДР, вам нужно внести остатки по задолженности персоналу за каждый месяц отдельным документом (причем дата каждого документа должна соответствовать месяцу начисления заработной платы, по которой осталось выплатить задолженность). Документ формирует проводки по дебету счета 00 и кредиту счета расчетов по заработной плате 661.

Входящие сальдо по остальным счетам вносятся в режиме ручных операций.

После ввода всех входящих остатков по балансовым счетам следует сформировать стандартный отчет "Оборотно-сальдовая ведомость" за IV квартал 2001 года (Отчеты/Оборотно-сальдовая ведомость). Дебетовый оборот счета 00 должен быть равен кредитовому обороту. Если это так - остатки введены правильно, если же нет, то следует проверить остатки по каждому счету (для их детализации в этом случае удобнее всего использовать стандартные отчеты "Анализ счета по субконто" и "Оборотно-сальдовая ведомость по счету").

Последним этапом станет выделение остатков для налогового учета. В типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия для Украины" налоговый учет основных средств, необоротных активов и балансовой стоимости валюты ведется в соответствии с требованиями Закона Украины №283/97 "О налогообложении прибыли предприятий" (по правилам, определенным в ст. 8 и ст. 7) на забалансовых счетах, представленных на рисунке 7.

Рисунок 7

По счету "ВЛ" остатки должны быть внесены по каждому банковскому счету по балансовой стоимости, определяемой для налогового учета согласно ст. 7 Закона о прибыли. Для нематериальных активов необходимо внести первоначальную стоимость и амортизацию, определенную в соответствии с правилами ст. 8 Закона по каждому НМА (по счетам НА1 и НА2 соответственно).

Балансовая (остаточная) стоимость объектов 1-й группы вносится по каждому объекту отдельно, а по основным средствам 2-й и 3-й групп - общей суммой, при этом должно быть указано количество объектов учета в этих группах. В программе не представляет технических сложностей вести отдельный учет по правилам бухгалтерского учета - на балансовых счетах, и по правилам налогового учета - за балансом. Поэтому не нужно вести учет износа необоротных активов на балансовых счетах по налоговым правилам - вы можете выбрать экономически целесообразные методы начисления износа.

При введении остатков по забалансовым счетам указывать корреспондирующий счет не требуется.

Теперь можно, используя команду Регламентированные отчеты, сформировать Баланс на 1 января 2002 года. Переход на учет в конфигурации закончен. Надеюсь, вам понравится вести учет в "1С:Бухгалтерии" так, как это нравится мне!


Получаем сертификат "1С:Профессионал". Вопросы к уроку №5

Даже имея достаточный практический опыт работы в программе "1С", при сдаче экзамена на получение сертификата "1С:Профессионал" соискателя нередко ставит в тупик необходимость выбора между, казалось бы, правильными ответами. Не торопитесь и прочитайте все варианты ответов. Нередко правильным будет тот, который объединяет в себе несколько приведенных вариантов. Как надо было ответить на вопросы к уроку №4, указано ниже.

Владимир ЛАВРЕНОВ
руководитель проекта "Автоматизация бухгалтерского учета"


Ответы на вопросы урока №4

1. В форме документа выполнение сортировки строк табличной части документа возможно по значению реквизита любого типа.

2. При помощи объекта программы "Документ" реализуется ввод и сохранение исходных данных первичных документов, автоматическое формирование проводок, формирование и печать документов.

Если бы вы на экзамене на 2-й вопрос выбрали один из нижеприведенных вариантов ответов (каждый по сути правильный, но не полный):

- ввод и сохранение исходных данных первичных документов;

- формирование и печать документов;

такой ответ не был бы засчитан как правильный.

3. Если по отношению к документу, создавшему проводки, выполнить операцию "Сделать непроведенным", проводки будут удалены, но на итоги влиять не будут.

4. Если при выходе из режима корректировки ранее проведенного документа выполняется отказ от его повторного проведения, программа сохранит документ в откорректированном виде несмотря на то, что в этом случае существует потенциальная возможность расхождения данных документа и сформированных им проводок.

5. При вводе типовой операции за образец для копирования можно принимать любые ранее введенные операции и проводки.


Проверьте свои знания и дайте ответы на вопросы

1. Можно ли изменять код элемента справочника, используемого в качестве субконто?

2. Влияет ли установка интервала видимости документов, операций, проводок на период расчета бухгалтерских итогов?

3. В каких режимах работы допускается изменение ранее установленных признаков аналитического учета в плане счетов?

4. Могут ли различные виды субконто иметь значения, определяемые в одном справочнике?

5. В плане счетов для некоторого счета установлено ведение аналитического учета в разрезе двух видов субконто: "Материалы" и "Склады", причем первым указано субконто "Материалы", а вторым - "Склады". В каких аналитических разрезах могут быть получены бухгалтерские итоги по этому счету?


1С:Бухгалтерия: вопросы - ответы


Обсудить на форуме Дт-Кт "Автоматизация бухгалтерского учёта"

Версия для печати Версия для печати Отправить по почте Отправить по почте
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua