Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#44'2001: Практична бухгалтерія - Автоматично <<
Розділ "Автоматизація" >> 1С: Бухгалтерія Урок на русском

Два роки тому ми почали публікувати цикл уроків автоматизації бухобліку за допомогою програми "1С:Бухгалтерія 6.0". Минулого року вам допомагав автоматизувати бухгалтерію Excel. Враховуючи побажання читачів, ми знову повертаємося до теми автоматизації бухобліку і беремо на озброєння програму "1С:Підприємство".

Ці уроки адресовані тим, хто хоче швидко опанувати основні прийоми роботи з популярною програмою "1С:Бухгалтерія для України". У кожному з них ви знайдете пояснювальний матеріал і завдання, які бажано виконувати за комп'ютером.


Уроки з 1C: Бухгалтерії

Тетяна ДАВИДОВА

Урок перший,
в якому ми встановлюємо свіжу версію квартальної звітності, а також будуємо і перевіряємо звіти

У тексті прийнято такі умовні позначення:

жирний шрифт - назва елементів діалогу з програмою;
ВЕЛИКІ БУКВИ - назви клавіш;
курсив - імена файлів;
завдання для виконання виділено сірим фоном.


Розпочинаючи відразу з теми підготовки звітності, ми дещо зазираємо вперед. Тож почнемо з розрахунку бухгалтерських підсумків. До моменту складання звітності підсумки за період, в якому складаються звіти, вже повинні бути розраховані.

У процесі роботи програма автоматично підтримує в актуальному стані підсумки за поточний і всі попередні квартали. Після закінчення чергового кварталу потрібно встановити розрахунок підсумків так, щоб він включав новий квартал. Це робиться за допомогою команди Управление бухгалтерскими итогами меню Операции.

Потрібно встановити новий квартал (за умовчанням - наступний за останнім розрахованим) і натиснути кнопку Установить расчет.

Повний перерахунок підсумків доводиться виконувати досить рідко, наприклад при збої в роботі програми, втраті даних або при змінах у плані рахунків. Такий перерахунок може зайняти тривалий час.

На рисунку підсумки розраховано включно по ІІІ квартал 2001 року, і в цих межах можна вибирати період, за який формуватимуться звіти.

Які види звітів є у програмі

"1С:Бухгалтерія для України" розрізняє стандартні, спеціалізовані і регламентовані звіти.

"Стандартні звіти" входять до складу типової конфігурації. Вони використовуються для аналізу підсумків на рівні рахунків, субрахунків, об'єктів аналітики, операцій.

"Спеціалізовані" - створюються для отримання специфічної інформації і/або формування особливої друкарської форми і зазвичай застосовуються у конкретних розділах обліку.

І, нарешті, "Регламентовані звіти" призначені для регулярної підготовки звітності до контролюючих органів. Саме ці види звітів становлять тему сьогоднішнього уроку.

Звітність до різних фондів, податкових і статистичних органів регламентується законодавством і постійно змінюється. Ця група звітів включається до поставки програми, але є не частиною конфігурації, а групою зовнішніх файлів. Після вибору пункту Регламентированные отчеты в меню Отчеты розкривається вікно зі списком звітів. Ці форми розробник готує щокварталу і в програмі групує за кварталами.

Малюнок

Натисніть кнопку довідка . Прочитайте опис до звіту. Такою довідковою інформацією супроводжується кожний документ і звіт.

Відповідні зовнішні файли містяться в каталозі ExtForms, в підкаталозі, ім'я якого відповідає періоду звітності. Rp01q3 містить звітність за ІІІ квартал 2001 року.

Відкрийте провідник, подивіться, які групи звітів вже є на вашому комп'ютері.

Як отримати новий комплект звітів

Зареєстровані користувачі програми можуть отримати нові форми звітів електронною поштою або звернувшись до партнерів фірми 1С. За адресою [email protected] можна надіслати запит із зазначенням реєстраційного номера програми і проханням вислати нові форми звітності або релізи програм. Лінії консультації фірми 1С, перевіривши ваш номер у своїй базі, у відповідь надішлють вам потрібні файли. Ви також можете звернутися за оновленнями до вашого постачальника програми або до будь-якого партнера фірми 1С.

Інформацію про останні версії конфігурації і форм звітності, а також список партнерів 1С можна знайти на сайті www.1c.com.ua.

Малюнок

Відправте запит звітніх форм на ІІІ квартал. Якщо ви не користуєтесь електронною поштою, зателефонуйте своєму постачальнику.

Як встановити звітність поточного кварталу у вашу інформаційну базу

Форми звітності за новий квартал постачаються у вигляді файла, що сам розархівується. Отриманий вами файл rp01q3.exe збережете на диску (в будь-якому місці).

Для оновлення форм звітності зробіть ось що:

1. Відкрийте меню Отчеты, виберіть команду Регламентированные отчеты.

2. Натисніть кнопку Загрузить. У вікні, що з'явилося, вкажіть збережений файл із новими звітами.

3. Натисніть кнопку Открыть. Відбудеться завантаження нових форм звітності. У папці ExtForms з'явиться папка Rp01q3, що містить набір файлів з розширенням *.ert.

4. У списку звітів з'явиться нова група Отчетность за 3 квартал 2001 года.

Тепер у нашому розпорядженні є звіти за поточний квартал. У новій папці серед файлів *.ert. є два текстові файли.

Rllist.txt містить перелік звітів та інформацію про те, в якому файлі який звіт міститься. RpHist.txt включає інформацію для користувачів про останні зміни у звітах. Переглянути цей файл можна, відкривши у списку регламентованих звітів рядок "Информация для пользователей".

Усі звіти можна відкрити через меню Файл, вибравши команду Открыть.

Через меню Файл/Открыть відкрийте RpList.txt. Який звіт знаходиться у файлі DEKVC.ERT?

Як почати роботу зі звітом

Для того щоб почати роботу зі звітом, треба виділити його у списку і натиснути кнопку Открыть. На наступному рисунку зображено відкритий звіт про нарахування збору на обов'язкове державне пенсійне страхування.

Регламентований звіт зазвичай складається з двох частин: панелі з кнопками керування і вікна з таблицею, що являє зразок типової форми.

Кнопки в діалоговій частині дозволяють виконати такі дії:

  • Закрити - закрити вікно.
  • Зберегти - зберегти введені дані на диску. Це дозволяє припинити роботу зі звітом без втрати введених даних. Якщо ви провадите облік за декількома підприємствами в одній інформаційній базі, дані зберігаються для кожного підприємства окремо.
  • Відновити - заповнити комірки збереженими раніше даними цього звіту за цей квартал.
  • Бланк - надрукувати чистий бланк звіту, який заповнюється вручну.
  • Заповнити - автоматично заповнити форму на основі даних інформаційної бази за вибраний звітний період.
  • Розкрити - подивитися, як розраховується поточна комірка звіту.

Тут же можна зазначити підприємство, для якого готується звіт, формат виводу, а також змінити період, за який виводиться інформація.

Малюнок

Комірки звіту, в яких передбачено виведення числових значень, - кольорові. Жовті можна відредагувати - потрібні цифри ввести вручну. Натиснення клавіші ENTER або подвійне натиснення миші дозволить "увійти" і змінити їх зміст. Зелені комірки обчислюються за вбудованим алгоритмом. При відкритті форми звіту числових даних немає, після натиснення кнопки Заполнить комірки заповняться автоматично розрахованими показниками.

Як довідатися, звідки взялися цифри у звіті

Автоматично розраховані показники можна розшифрувати. Встановіть курсор у потрібну комірку і натисніть кнопку Раскрыть або клавішу F5.

Встановіть курсор на будь-яке біле поле і натисніть Раскрыть. Тепер деталізуйте будь-який ненульовий показник.

Ви отримаєте таблицю, аналогічну наведеній на рисунку:

Кожен показник у ній можна деталізувати далі (по-двійним натисненням миші ви отримаєте стандартний звіт на вибір або журнал проведень). Деталізувати звіт можна до операції або проведень документа. Якщо виявили помилку, можете виправити проведення операції або реквізити документа, для цього попередньо відкривши його. Якщо ви змінили реквізити документа або проведення операції, його потрібно провести і знову сформувати потрібний звіт.

Якщо курсор перебуває у клітці, для якої не передбачено індивідуальної деталізації (будь-яке біле поле і деякі з кольорових полів), буде запропоновано деталізувати всі показники звіту.

Малюнок

Як відредагувати готовий звіт

Деякі звіти, наприклад "Довідка 8ДР" і "Довідка про сумісників (Форма №2)", передбачають редагування сформованого звіту. При відкритті такого звіту з'явиться інструментальна панель Редактор таблиц.

Ви можете натиснути кнопку перемикання Просмотр/Редактирование і відредагувати потрібні поля. Інші звіти не дозволяють цього зробити. Усі поля (крім жовтих) у них для редагування закриті. Але ви можете зберегти звіт у форматі таблиці *.mxl і змінити його пізніше. Для цього слід здійснити такі дії:

1. Відкрийте меню Файл, команда Сохранить как (при цьому Ваш звіт повинен бути сформований).

2. У вікні Сохранить как виберіть формат Таблицы (*.mxl) і збережіть звіт.

3. У меню Файл командою Открыть відкрийте щойно збережений файл. З'явилася панель Редактор таблиц, тепер можете внести зміни. Файл у форматі *.mxl. доступний для редагування і може бути збережений у форматі Microsoft Excel.

Малюнок

Збережіть Звіт до Пенсійного фонду у форматі .mxl. Відкрийте його і внесіть необхідні зміни.

Як перевірити коректність обліку перед складанням бухгалтерської звітності

При автоматичному складанні звітності інформація, що міститься в інформаційній базі, інтерпретується вбудованими алгоритмами. Правильність інтерпретації залежить від дотримання користувачами певних правил провадження комп'ютерного обліку. Програма "1С:Бухгалтерія для України" дозволяє в автоматичному режимі перевірити дотримання цих правил.

У списку звітів міститься обробка Технологический анализ бухгалтерского учета. Цей звіт перевіряє дотримання технології обліку - стан залишків за рахунками, структуру аналітичного обліку, коректність проведень.

Малюнок

Виконайте технологічний аналіз вашої бази. За необхідності деталізуйте інформацію про помилки. Виберіть та сформуйте звіт Баланс (стандарт №2).

Виявлені помилки не завжди означають отримання некоректного балансу, але завжди потребують уваги. Інформація у цьому звіті також може бути деталізована. Там, де курсор приймає форму лупи, ви можете зробити подвійне натиснення і потрапити у стандартний звіт, який уточнить інформацію. У випадку, наведеному на рисунку, вам буде запропоновано Аналіз счета для рахунка 84.

Якщо технологічні помилки не були виявлені, ви можете побудувати коректний баланс. На жаль, в автоматизованому режимі не можна перевірити коректність податкового обліку. Оподатковувані бази у кожному звіті перевіряються так, як вказано вище в розділі "Як довідатися, звідки взялися цифри у звіті".

Ось і все, що ми хотіли вам розповісти про те, як підготувати квартальну звітність в автоматизованому режимі. Не забувайте ретельно перевіряти складені звіти - як бачите, для цього є зручні засоби. За потреби зареєстровані користувачі завжди можуть звернутися на лінію консультації фірми 1С ([email protected]) або до свого постачальника.

Статья подготовлена с использованием конфигурации "1С:Бухгалтерия. Конфигурация для Украины" (релиз 7.70.202)


  • При введенні залишків через "Операцию" може виникнути дивна ситуація: при наборі рахунка в кредиті проведення план рахунків порожній. Це відбувається, коли включено контроль коректності проведень. Тому при виборі з'являється план рахунків з тими рахунками, які коректно кореспондують з дебетом рахунка. Відключіть пункт "Корректные корреспонденции" в меню "Действия" - і з'явиться весь план рахунків.
  • Реквізити довідника "Сотрудники" є періодичними і, крім поточного значення, містять історію. історію значення реквізиту можна переглянути в пункті "Действия" - "История значения". Забравши з історії значення реквізиту (звичайним редагуванням або зміною реквізиту на потрібну робочу дату, що задається в меню "Сервис" - "Параметры"), ви зможете видалити непотрібний елемент.

  • Не обов'язково користуватися командою "Пометка на удаление". У програмі можна безпосередньо видалити об'єкти, але цілісність посилання при цьому не перевіряють. Якщо у вас заборонено безпосереднє видалення об'єктів, то його можна дозволити в конфігураторі "Свойства задачи". Якщо дозволено, то для кожного конкретного користувача спосіб видалення вибирається з 1С Підприємства: "Сервис - Параметры - Общие".

  • У сформований програмою "1С:Підпри-ємство" табличний документ перед друком завжди можна внести будь-які зміни. У меню "Таблица" є пункт "Только просмотр", який дозволяє або забороняє зміни документа. Додаткові заборони на редагування можуть міститися у константах ("Флаг защиты таблиц" =1, при дозволі редагування він повинен дорівнювати 0), і в меню "Сервис" - "Параметры" - "Общие" (режим відкриття об'єктів - редагування або перегляд). Правила роботи з таблицею подібні до тих, які використовуються у Microsoft Excel.

  • Щоденні звіти в системі "1C:Підпри-ємство" не обов'язково постійно роздруковувати. Можна зберігати дані і в електронному вигляді. Для цього, використовуючи команди "Сохранить" або "Сохранить как" в меню "Файл", треба записати табличний документ, який формується після натиснення кнопки "Печать". Цьому табличному документу можна дати будь-яке ім'я і потім знову відкрити, використовуючи команду "Открыть" у меню "Файл" системи "1С:Під-приємство". Файли можуть зберігатися не тільки у форматі "1С:Підприємство", але й у форматах тексту, таблиць Excel, документів html. Вибір формату користувач задає у відповідному меню.

  • В оборотно-сальдовій відомості щодо товарів не зазначається прибуткова (витратна) ціна одиниці товару. Її можна додати туди самостійно. Для цього у конфігураторі потрібно відкрити пункт меню "Конфигурация", вибрати "Виды субконто" - "ТМЦ" - "Представление". Потім натиснути піктограму "Новый элемент" і в рядку вибору, що з'явився, вибрати потрі-бний реквізит, наприклад, "Цена - Прих". У вікні "Заголовок" слід вписати той текст, під яким ви хочете бачити цей реквізит у звітах, наприклад "Приходная цена", після чого можна закрити всі віконця і зберегти зроблені зміни. Тепер у звітах буде значитися додатковий реквізит товару.


    Матеріали підготували фахівці науково-економічного центру "Інфосервіс", партнера-франчайзі 1С



Наступний урок

Версiя для друку Версiя для друку  Вiдправити по поштi Вiдправити по поштi
<<
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua