Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#52'2001: Практична бухгалтерія - Автоматично - 1С: Бухгалтерія 7.7. >>
Розділ "Автоматизація" >> 1С: Бухгалтерія Урок на русском

Уроки з 1С: Бухгалтерії 7.7
Урок 5
Перехід діючого підприємства на облік в "1С:Бухгалтерії для України"

Тетяна ДАВИДОВА Теми всіх уроків


Якщо ви хочете почати вести облік у типовій конфігурації "Бухгалтерський облік для України" на вже діючому підприємстві, то кращу дату початку обліку, ніж 1 січня, вибрати важко. По-перше, це дозволить одержувати баланс за будь-який період цього року, по-друге, так чи інакше, залишки в обліку, наявні на цю дату, однаково треба визначити.

Щоб з 1 січня розпочати облік, треба заздалегідь виконати деяку роботу:

  • ввести константи;
  • заповнити довідники;
  • ввести вхідні залишки.

Константи

Процес початкового настроювання обліку за допомогою констант ми детально розглянули в уроці 2 ("ДК" №46). Він однаковий і для нового підприємства, і для переходу діючого підприємства на облік в "1С:Бухгалтерії". Нагадаємо лише, що саме в константах містяться такі відомості про облікову політику підприємства, як використання 8-го і 9-го класів рахунків витрат, відомості про прийнятий метод списання запасів, можливості формування податкового кредиту тільки за податковою накладною.

Для заповнення констант найзручніше скористатися спеціальним Помощником заполнения констант, який дозволить послідовно задати всі їхні значення.


Довідники

Наступним етапом є заповнення довідників. Програма дозволяє організувати багатомірний аналітичний облік, тобто інформацію за синтетичними рахунками можна деталізувати в кількох (до трьох у типовій конфігурації) незалежних розрізах. Для позначення будь-якого об'єкта аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії" використовується спеціальний термін - субконто (є жарт, що незрозумілий термін "субконто" - це внесок "1С:Бухгалтерії" в теорію обліку). Однотипні об'єкти групують за видами - такі групи називають "види субконто". У ролі субконто як об'єкта аналітичного обліку може виступати один з типів даних, ви-значених у програмі. У типовій конфігурації використовуються субконто, побудовані на таких типах даних:

  • довідники ("Контрагенты", "Нематериальные активы", "Сотрудники" тощо);
  • дата (субконто "Месяц начисления зарплаты");
  • документ (субконто "Заказы").

Для кожного рахунка може бути задано ведення аналітичного обліку за кількома видами субконто. На малюнку 1 показано фрагмент плану рахунків типової конфігурації. Організація аналітичного обліку для рахунка 201 дозволить одержувати відомості щодо ТМЦ у розрізі складів та окремих партій, по складах в розрізі матеріалів, а також по складах загалом (це особливо корисно, якщо ТМЦ обліковуються при цьому на різних рахунках) і по всіх матеріалах.

Малюнок 1

Отже, інформація про об'єкти обліку в основному міститься в довідниках. Довідники можна поступово заповнювати під час внесення вхідних залишків. Деякі довідники доцільно заповнити заздалегідь:

- довідники, елементи яких використовуються як значення для інших довідників: "Валюты", "Виды деятельности", "Счета нашей фирмы" і "Сотрудники";

- довідники, структуру яких треба продумати для організації багаторівневого аналітичного обліку. Це довідники, що містять основні об'єкти обліку - "Номенклатура", "Необоротные активы", "Контрагенты", "Сотрудники", "Места хранения". Сюди ж можна зарахувати довідник "Виды деятельности".

Аналітичний облік в "1С:Бухгалтерії" можна організувати не тільки багатомірним, але й багаторівневим. Для цього хоча б одним із видів субконто рахунка має бути багаторівневий довідник.

Аналітичний облік слід організувати так, щоб дати можливість одержувати інформацію, що відповідає завданням аналізу на підприємстві.

Розгляньмо, як будуються довідники.

Почнімо з довідника "Виды деятельности". Він використовується для організації аналітичного обліку доходів та витрат і має бути організований так, щоб дати можливість побудувати звітність й аналізувати важливі для підприємства складові доходу. Згідно з вимогами П(С)БО 3, у звіті про фінансові результати треба відобразити показники доходу, отримані від:

1) звичайної діяльності:

- операційної (основної та іншої);

- інвестиційної;

- фінансової;

2) надзвичайної діяльності.

Припустімо, підприємство "Добро" займається тільки операційною діяльністю - основною (виробництвом та торгівлею зі складу і з магазину) та іншою (бувають доходи, пов'язані з реалізацією іноземної валюти, доходи/втрати при перерахунку валютних коштів або заборгованості, доходи від реалізації інших активів). Для нас важливо, яку частку становлять надходження від кожного з цих джерел.

Проаналізувавши доходи підприємства, можна визначити склад довідника "Виды деятельности" (мал. 2). Елемент "Общий" призначений для обліку доходів і витрат, що стосуються відразу кількох видів діяльності, які наприкінці періоду можна розподілити між ними.

Малюнок 2

Увійдіть у список констант і позначте вид, що найчастіше зустрічається (наприклад "ОсОперД производство"), видом діяльності за умовчанням.

Структура доходів вашого підприємства і, відповідно, довідник "Виды деятельности" можуть бути простішими; важливо, щоб у ролі елементів були вибрані джерела виникнення доходів. Підприємства, які провадять лише один вид діяльності, можуть внести в цей довідник один елемент - "Общая деятельность", фактично відмовившись від аналітичного обліку доходів і витрат на вид діяльності, але зазвичай це недоцільно.


Організація довідників засобами програми

Організувати структуру багаторівневого довідника також можна, створюючи нові групи і підгрупи та видаляючи зайві.

Розгляньмо довідник "Номенклатура". Він відповідає виду субконто "ТМЦ" і містить відомості про запаси підприємства. Оскільки одиницею обліку запасів, згідно з національними стандартами, є окреме найменування, кінцевими елементами довідника є найменування конкретних запасів.

Як видно з дерева груп (мал. 3), довідник має дворівневу структуру (групи і кінцеві елементи). Елементи в ньому згруповані так, як і передбачає П(С)БО 9 "Запаси" - розділяючи запаси з метою бухгалтерського обліку. Довідник "Номенклатура" допускає вкладення до трьох рівнів, тому ми можемо створити ще один рівень груп.

Малюнок 3

Зазвичай сировина, матеріали, МШП, запчастини групуються згідно з вимогами складського обліку, а готова продукція, товари - згідно з вимогами аналізу.

Але чи підходить таке групування об'єктів для нашого конкретного підприємства? Припустімо, у нас дуже рідко зустрічаються "Запчасти" і нам немає потреби їх виділяти в обліку. А інформація по групі "Товары" нас цікавить окремо щодо купованих товарів і прийнятих для продажу за договорами комісії.

Видалімо зайву групу "Запчасти", і в групу "Товары" введімо підгрупи "Покупные товары" і "Комиссионные товары".

Видалення групи (підгрупи)

1. У меню Довідники головного меню програми виберіть пункт Номенклатура. З'явиться вікно довідника (мал. 3) з деревом груп і списком елементів.

2. Виберіть курсором потрібний елемент у списку і натисніть праву клавішу миші. У контекстному меню, що з'явилося, виберіть пункт Пометить на удаление.

(Важливо! Не варто видаляти групи з іменем "Служебные". Такі групи містять службові елементи, які знадобляться при роботі деяким документам.)

Введення нової групи (підгрупи)

1. Подвійним натисненням на піктограму розкрийте групу "Товары". Ви бачите, що вона містить кінцеві елементи (мал. 4).

Малюнок 4

Прочитайте, як заповнити реквізити довідника, в його описі, натиснувши кнопку "Опис" у діалоговій формі.

2. З контекстного меню виберіть операцію Новая группа. У вікні, що з'явилося, введіть її назву - "Комиссионные товары" - і натисніть ОК. Назва нової групи з'явиться в дереві груп.

Введення кінцевого елемента довідника

У списку елементів в контекстному меню виберіть кнопку Новый. (інший шлях - натиснути клавішу INS на клавіатурі). Заповніть діалогову форму нового елемента, що відкрилася.

Точно так само, як ми переглянули довідник "Номенклатура", потрібно переглянути довідники "Нематериальные активы", "Места хранения", "Сотрудники", "Контрагенты" і настроїти групи в довідниках для цілей аналізу на вашому підприємстві.

Не варто залишати групи, які не використовуються (аналогією для цього може бути стіл з безліччю порожніх, непотрібних папок, серед яких лежать корисні документи. Саме їх і доведеться постійно шукати). До того ж кожен рівень додає ще одну дію при введенні документа або операції, тому структура довідника має бути оптимальною.

Кінцеві елементи зазначених довідників також зручніше заповнити на цьому етапі. Для кожного елемента цих довідників зберігається досить багато відомостей, необхідних в обліку. Для працівників це відомості з зарплати, паспортні дані, дані про пільги тощо. Для нематеріальних активів зберігаються відомості про методи розрахунку зносу, належності до груп податкового обліку, дати введення в експлуатацію тощо (повністю заповнення всіх необхідних полів наведено в описі кожного довідника).

Якщо ви раніше вели комп'ютерний облік, для автоматичного перенесення нагромоджених раніше даних ви можете скористатися обробкою "Импорт справочников" (меню Операции/Обработка). Обробка автоматично заповнює вибраний довідник інформацією із заздалегідь підготовленого файла у форматі Microsoft Excel. Опис структури такого файла наведено в описі конфігурації.

Попереднє заповнення довідників полегшить наступний етап - внесення залишків.


Внесення вхідних залишків

Внесення вхідних залишків

План рахунків у типовій конфігурації настроєний так, щоб неможливо було ввести залишки за аналітичними рахунками без подання субконто і ввести залишки за рахунком загалом, якщо задано облік за субрахунками. Вхідне сальдо в програму вводиться операціями в кореспонденції з рахунком 00 (дебетові залишки в кореспонденції з кредитом рахунка 00, кредитові - навпаки) на дату, що передує даті початку обліку. (Якщо ви переходите на облік у програмі з I кварталу, введіть залишки на 31 грудня.) Залишки за рахунками, за якими передбачений аналітичний облік, вводяться із зазначенням субконто до "найдрібнішої" аналітики. Для внесення вхідного сальдо за ТМЦ, взаєморозрахунків з контрагентами і працівниками передбачено документи "Остатки ТМЦ", "Остатки взаиморасчетов" та "Начисление зарплаты" (режим "ввод начальных остатков").

Перед внесенням залишків перевірте, щоб квартал, до якого належить дата початку обліку (1 січня), входив у період розрахованих підсумків (меню Операции/Управление бухгалтерскими итогами). Для контролю правильності внесення підсумків будуть потрібні звіти за цей квартал. і, оскільки ми вносимо всі підсумки на 31 грудня (сподіваюся, працюєте ви не цього дня), встановімо як робочу дату 31.12.01 (меню Сервис/Параметры, за-кладка Общие, поле Рабочая дата).

Для всіх рахунків, за якими ведеться аналітичний облік в "1С:Бухгалтерії", треба заготовити аналітичні таблиці, в яких залишки ваших активів і зобов'язань подані так, як це потрібно для обліку в програмі. Почнімо з внесення залишків запасів. Залишки ТМЦ на основному складі подані в таблиці 1 (документ "Остатки ТМЦ" вносять по кожному складу окремо).

Таблиця 1

Найменування Партія Од. вим. Кількість Ціна облікова (без ПДВ) Ціна роздрібна
Джемпер "Ведмідь" Сч15 шт. 3 70 150
Джемпер "Ведмідь" Сч18 шт 2 72 150

Визначення залишків залежить від обраного методу обліку. Якщо ми прийняли для обліку вибуття запасів метод середньозваженої собівартості, то треба згорнути ці залишки на одну партію за умовчанням - 5 шт. джемперів "Ведмідь" по 70,8 грн. Так само чинимо з іншими залишками запасів на складі.

Внесімо ці залишки (мал. 5) в діалогову форму документа (меню Документы/Ввод Остатков, документ Остатки ТМЦ). З довідника "Места хранения" виберімо склад, де зберігаються запаси. Коли в табличній частині вимагатиметься субконто "Партии", до журналу "Партии", що з'явився, внесемо записи про партії, отримані за рахунками 15 і 18 з найменуванням, датою приходу і собівартістю за кожною партією. Для обліку за середньозваженою собівартістю треба ввести "Партия по умолчанию" і не зазначати ні ціни, ні дати.

Малюнок 5-1

Малюнок 5-2

Слід мати на увазі, що одиниця вимірювання кожному елементу присвоєна в довіднику "Номенклатура", і в цьому документі ("Ввод остатков ТМЦ") не може бути змінена. Якщо склад визначений як роздрібний (у довіднику "Места хранения"), треба заповнити в таблиці поле "Наценка". При натисненні кнопки ОК будуть сформовані проведення, показані в нижній частині мал. 5. Цим документом можна внести залишки для всього складу, при цьому ТМЦ можуть обліковуватися на різних рахунках.

Рахунок обліку зазначений для кожного ТМЦ у відповідному полі (закладка Дополнительные в формі редагування елемента довідника Номенклатура). За дебетом цього рахунка і будуть сформовані проведення. Якщо ви сформуєте звіт "Анализ субконто" субконто "Места хранения", відбирати "Основной склад" - ви побачите підсумкову суму по складу і суми залишків за синтетичними рахунками.

Тепер визначимо залишки взаєморозрахунків з постачальниками. У таблиці 2 подані залишки взаєморозрахунків з нашим постачальником - ПП "Алла".

Для того щоб правильно визначати дату виникнення податкових зобов'язань або права на податковий кредит, облік розрахунків з контрагентами в типовій конфігурації ведеться в розрізі кожної операції. Для цього кожній операції продажу або постачання визначається документ-замовлення. Таким документом буде перший з документів у ланцюжку продажу/постачання (договір, рахунок вхідний/вихідний, витратна/прибуткова/поворотна накладна).

Якщо раніше у вашому обліку також виділялися окремі операції, ви можете розгорнути сальдо за кожним контрагентом у розрізі операцій - це оптимальний варіант. Вхідне сальдо за такими операціями треба внести в режимі ручних операцій - так, як показано для нашого випадку на мал. 6. Слід також внести документи-замовлення (тут це рахунки вхідні №№ 15, 19) - це можна зробити з діалогової форми операції. Для контролю зручніше вносити залишки за кожним контрагентом окремою операцією. Якщо ви внесли вхідне сальдо за контрагентом у розрізі замовлень, надалі при виникненні інших операцій за цими замовленнями програма автоматично здійснюватиме контроль "першої події".

Може виявитися, що розгорнути залишки до конкретних операцій неможливо або дуже складно. Тоді потрібно для кожного контрагента створити загальне замовлення - документ Договор (наприклад, Дог. від 31.12.01) і ввести за цим договором згорнене сальдо за контрагентом (у нашому випадку дебетове 120 грн, див. табл. 2).

Таблиця 2

Замовлення Нам винні Ми винні
Рах15   252
Рах19 372  
Разом по ПП "Алла" 120  

Це дозволить коректно враховувати ПДВ. Після за-криття взаєморозрахунків за цим умовним договором (контролювати це доведеться вручну) в новому періоді треба перейти на облік замовлень так, як передбачено програмою. Якщо ви вирішили ввести всі залишки взаєморозрахунків з контрагентами згорненим сальдо, можна скористатися документом "Остатки взаиморасчетов" (Документы/Ввод остатков, пункт Остатки взаиморасчетов). Цей документ дозволяє ввести сальдо за контрагентами без урахування конкретного замовлення. Також він передбачає введення залишків з ПДВ (за рахунками 643 "Податкові зобов'язання" або 6441 "Податковий кредит"), також без урахування замовлень.

Для введення залишків розрахунків з персоналом з заробітної плати доцільно скористатися документом "Начисление заработной платы" (меню Документы/Зарплата, пункт Начисление ЗП) в режимі "ввод начальных остатков". Аналітична таблиця має такий вигляд (табл. 3).

Таблиця 3

П.і.Б. Місяць Нараховано Прибутковий До виплати Залишилося виплатити
Адасюк В.С. Листопад 889,35 66,08 799,14 799,14

Звертаємо вашу увагу: якщо ви хочете автоматично робити форми 8-ДР, вам треба внести залишки з заборгованості персоналу за кожний місяць окремим документом (причому дата кожного документа має відповідати місяцю нарахування заробітної плати, з якої залишилося виплатити заборгованість). Документ формує проведення за дебетом рахунка 00 і кредитом рахунка розрахунків із заробітної плати 661.

Вхідне сальдо за іншими рахунками вноситься в режимі ручних операцій.

Після введення всіх вхідних залишків за балансовими рахунками потрібно сформувати стандартний звіт "Оборотно-сальдова відомість" за IV квартал 2001 року (Отчеты/Оборотно-сальдовая ведомость). Дебетовий оборот рахунка 00 має дорівнювати кредитовому обороту. Якщо це так - залишки введено правильно, якщо ж ні, то треба перевірити залишки за кожним рахунком (для їх деталізування в цьому випадку найзручніше використати стандартні звіти "Анализ счета по субконто" і "Оборотно-сальдовая ведомость по счету").

Малюнок 6

Останнім етапом стане виділення залишків для податкового обліку. У типовій конфігурації "1С:Бухгалтерія для України" податковий облік основних засобів, необоротних активів і балансової вартості валюти ведеться відповідно до вимог Закону України №283/97 "Про оподаткування прибутку підприємств" (за правилами, визначеними в ст. 8 і ст. 7) на позабалансових рахунках, показаних на мал. 7.

Малюнок 7

За рахунком "ВЛ" залишки мають бути внесені за кожним банківським рахунком за балансовою вартістю, яка визначається для податкового обліку згідно зі ст. 7 Закону про прибуток. Для нематеріальних активів слід внести первісну вартість і амортизацію, визначену відповідно до правил ст. 8 Закону за кожним НМА (за рахунками НА1 і НА2 відповідно).

Балансова (залишкова) вартість об'єктів 1-ї групи вноситься за кожним об'єктом окремо, а за основними засобами 2-ї і 3-ї груп - загальною сумою, при цьому має бути зазначена кількість об'єктів обліку в цих групах. У програмі не становить технічних труднощів вести окремий облік за правилами бухгалтерського обліку - на балансових рахунках, і за правилами податкового обліку - за балансом. Тому не треба вести облік зносу необоротних активів на балансових рахунках за податковими правилами - ви можете вибрати економічно доцільні методи нарахування зносу.

При введенні залишків за позабалансовими рахунками зазначати кореспондуючий рахунок не треба.

Тепер можна, використовуючи команду Регламентированные отчеты, сформувати Баланс на 1 січня 2002 року. Перехід на облік у конфігурації закінчено. Сподіваюся, вам сподобається вести облік в "1С:Бухгалтерії" так, як це подобається мені!


Отримуємо сертифікат "1С:Професіонал". Запитання до уроку №5

Навіть маючи достатній практичний досвід роботи в програмі "1С", під час складання іспиту на отримання сертифіката "1С:Професіонал" претендента нерідко заганяє в глухий кут необхідність вибрати між, здавалося б, правильними відповідями. Не поспішайте і прочитайте всі варіанти відповідей. Нерідко правильною буде та, що об'єднує в собі кілька наведених варіантів. Як треба було відповісти на запитання до уроку №4, подано нижче.

Володимир ЛАВРЄНОВ
керівник проекту "Автоматизація бухгалтерського обліку"


Відповіді на запитання уроку №4

1. У формі документа виконання сортування рядків табличної частини документа можливе за значенням реквізиту будь-якого типу.

2. За допомогою об'єкта програми "Документ" реалізовується введення і збереження початкових даних первинних документів, автоматичне формування проведень, формування і друк документів.

Якби ви на іспиті на 2-ге запитання вибрали один з нижченаведених варіантів відповідей (кожна по суті правильна, але не повна):

- введення і збереження початкових даних первинних документів;

- формування і друк документів;

така відповідь не була б зарахована як правильна.

3. Якщо щодо документа, який створив проведення, виконати операцію "Сделать непроведенным", проведення будуть видалені, але на підсумки не впливатимуть.

4. Якщо при виході з режиму коригування раніше проведеного документа виконується відмова від його повторного проведення, програма збереже документ у відкоригованому вигляді незважаючи на те, що в цьому випадку є потенційна можливість розходження даних документа і сформованих ним проведень.

5. При введенні типової операції за зразок для копіювання можна брати будь-які раніше введені операції і проведення.


Перевірте свої знання і дайте відповіді на запитання до уроку №5

1. Чи можна змінювати код елемента довідника, що використовується як субконто?

2. Чи впливає встановлення інтервалу видимості документів, операцій, проведень на період розрахунку бухгалтерських підсумків?

3. У яких режимах роботи допускається зміна раніше встановлених ознак аналітичного обліку в плані рахунків?

4. Чи можуть різні види субконто мати значення, що визначаються в одному довіднику?

5. У плані рахунків для певного рахунка встановлено ведення аналітичного обліку в розрізі двох видів субконто: "Материалы" і "Склады", причому першим подано субконто "Материалы", а другим - "Склады". У яких аналітичних розрізах можна отримати бухгалтерські підсумки за цим рахунком?


1С: Бухгалтерія: питання - відповіді


Версiя для друку Версiя для друку  Вiдправити по поштi Вiдправити по поштi
>>
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua