Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#46'2001: Практичная бухгалтерия - Уроки по 1c: Бухгалтерии

Урок 19
Регистры бухгалтерского учета на малом предприятии

Заполнение и хранение с помощью Excel

Владимир ЛАВРЕНОВ


Предыдущие уроки "Автоматизации бухучёта: Excel"

Регистры бухгалтерского учета должны использовать все малые предприятия. Однако предложенные Минфином регистры достаточно громоздки, и заполнение их бумажной формы требует времени. Используя Журнал хозяйственных операций ("ДК" №12, от 19.03.2001 г.) мы можем решать задачи, которые ставятся перед большинством регистров.

Формирование аналитических данных. Анализ синтетического счета

Журнал хозяйственных операций может служить комбинированным регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого вы определите наличие денежных средств и их источников на определенную дату и составите бухгалтерскую отчетность.

Каждое предприятие самостоятельно определяет степень детализации аналитической информации. В приведенном Журнале используются субсчета первого порядка. Для выполнения функций группировки и анализа данных по хозоперациям будет использоваться управляющий модуль "Аналіз синтетичного рахунка" (рис. 1) и Excel-функция "Фильтр".

Рисунок 1

В книге "Баланс" на листе "ЖурналОп" введите 6 дополнительных строк для модуля и два столбца для управляющих фильтров (А12, В12)1.

Для определения оборотов по синтетическому счету, записанному в ячейку I3, введите две формулы массива (не забудьте про Ctrl-Shift-Enter):

I5 {=ЕСЛИ(ЕПУСТО(I3);””;СУММ(ЕСЛИ(G5=1;
ЕСЛИ(I3=Рах;
ЕСЛИ(G4<=ДатаОпер;ЕСЛИ(I4>=ДатаОпер;ВсегоЖ))))))},
I6 {=ЕСЛИ(ЕПУСТО(I3);””;СУММ(ЕСЛИ(G6=1;
ЕСЛИ(I3=Рах;ЕСЛИ(G4<=ДатаОпер;
ЕСЛИ(I4>=ДатаОпер;ВсегоЖ))))))}

Эти формулы будут запускаться двумя элементами управления - кнопками "По дебету", "По кредиту", поэтому в формулы введены аргументы G5=1, G6=1, являющиеся переключателями режимов в макросах (мы запишем их позже). Имена, используемые в формулах (ДатаОпер, ВсегоЖ), должны быть уже введены вами в книгу "Баланс" (см. "ДК" №12), а новое имя "Рах" имеет подобную им формулу - "=ЖурналОп!$A$13:$A$113" (сравните, имя "ДатаОпер" имеет формулу "=ЖурналОп!$D$13:$D$113").

Теперь запишите формулы:

A13 =ЕСЛИ(ЕПУСТО(I13);””;ЕСЛИ(И
(ИЛИ(ЗНАЧЕН(ЛЕВСИМВ(F13;2))=I$3;ЗНАЧЕН(ЛЕВСИМВ
(G13;2))=I$3);G$8=1;B13=”х”);I$3;ЕСЛИ(И(ЗНАЧЕН
(ЛЕВСИМВ(F13;2))=I$3;G$5=1;B13=”х”);I$3;
ЕСЛИ(И(ЗНАЧЕН(ЛЕВСИМВ(G13;2))=I$3;G$6=1;B13=”х”);I$3;””))))
B13 =ЕСЛИ(ЕПУСТО(I13);””;ЕСЛИ(И(D13>=G$4;D13<=I$4);”х”;””))

Эти формулы скопируйте в остальные ячейки столбцов A и В. Они дадут возможность группировать в Журнале данные по признакам, указанным в управляющем модуле.

Ячейки столбцов А и В являются вспомогательными и используются для автоматической фильтрации данных Журнала, так что, в общем-то, они могут быть скрыты.

Что умеет делать модуль "Анализ синтетического счета"

Для управления функциями модуля используются пять кнопок, каждая из которых запускает одноименный макрос.

Нажатием на кнопку "По дебету" или "По кредиту" подсчитывается соответственно дебетовый или кредитовый оборот синтетического счета (ячейка I3) за период, указанный в ячейках G4 и I4 . При этом в Журнале будут отражены только операции, имеющие корреспонденции соответственно или с дебетом выбранного счета, или с кредитом (рис. 1).

Если вы нажмете на кнопку "Всі операції рахунка", в Журнале будут представлены только операции, в которых есть корреспонденция с анализируемым счетом. Причем если установить определенный период, будут отфильтрованы операции по счету в рамках этого временного интервала (рис. 2). Чтобы увидеть все операции по выбранному счету за весь период, установите в ячейках G4 и I4 соответственно дату первой и последней строки Журнала.

Рисунок 2

Кнопка "Всі операції періоду" позволит вам отсортировать все операции, но только в пределах выбранного периода.

Кнопка "Весь журнал" откроет все записанные вами операции и очистит модуль от предварительно введенных исходных данных.

Как автоматизировать анализ хозяйственных операций

Чтобы каждая из изображенных кнопок выполняла свое предназначение, нужно связать с ней макрос и записать его. Перед тем как это сделать, создайте 5 кнопок и соответственно надпишите их. После этого выделите ячейки A12:I12 и в меню "Данные" - "Фильтр" выполните команду "Автофильтр".

Теперь можно приступать к созданию макросов. Так как большинство действий при их записи одинаковы, рассмотрим процедуру на примере одного макроса "По_дебету".

После присвоения имени макросу начинаем запись:

Шаг 1. Выделите ПКМ одну из кнопок (не "По дебету"!) и измените начертание надписи на формат Arial Cyr, обычный, 10, Авто. То же повторите для остальных кнопок (кроме "По дебету").

Шаг 2. Выделите ПКМ кнопку "По дебету" и измените на ней начертание надписи на формат Arial Cyr, полужирный, 10, Авто1.

Шаг 3. Выделите ячейки G6 и G8 и удалите из них данные, нажав Del.

Шаг 4. Выделите ячейку G5 и введите символ "1" (он используется в приведенных выше формулах).

Шаг 5. Щелкните на стрелке автофильтра (ячейка А12) и выберите критерий "Непустые".

Шаг 6. Щелкните на стрелке автофильтра (ячейка В12) и выберите критерий "Все". То же повторите для автофильтров в ячейках D12, F12, G12 (выберите критерий "Все").

Шаг 7. Установите курсор на ячейке А1 (это действие можно не проводить) и остановите запись.

Используя приведенную таблицу, запишите макросы для остальных кнопок.

  Названия макросов
Шаг По_кредиту Всі_операції_рахунка Всі_операції_періоду Весь_Журнал
12 То же То же То же То же
22 То же То же То же То же
3   Удалить данные Удалить данные Удалить данные Удалить данные
из G5 и G8 из G5 и G6 из I3, G5, G6, G8 из G4, G5, G6, G8, I3, I4
4 Ввести в G6 цифру 1 Ввести в G8 цифру 1 Пропустить шаг Пропустить шаг
5 То же То же То же Выберите критерий "Все"
6 То же То же То же То же
7 То же То же То же То же

Теперь, используя модуль "Анализ синтетического счета", вы сможете получить аналитическую информацию по любому счету.

Например, вам необходимо получить информацию об операциях по счету 31 за июль 2001 года, причем сделать анализ только дебетовых оборотов этого счета.

Для этого:

- в ячейку I3 введите "31";

- в ячейку G4 - дату начала анализируемого периода (01.07.01), в I4 - последнюю дату периода (31.07.01);

- нажмите кнопку "Все операции счета";

- нажмите на стрелку автофильтра в ячейке F12 (рис. 3), в которой выберите строку с нужным счетом (311).

Рисунок 3

После этих действий в Журнале останутся только операции по дебету субсчета 311.

Фактически таким оригинальным способом мы воспроизвели данные учетного регистра Журнала №1 "Ведомость дебетовых оборотов по счету 31 "Счета в банках".

Как понимаете, теперь для вас не составит никакого труда получить сведения по любому регистру бухгалтерского учета, который предложен к применению Минфином. Пользуйтесь.


Примечания:

1 В данной статье используются данные (названия книг, листов, имена ячеек и т. п.), о создании которых было рассказано в уроке №8, "ДК" №12 от 19.03.2001 г.

2Два первых шага можно не выполнять, если вы не хотите автоматически выделять активные и неактивные кнопки.

3Для каждого макроса установите формат надписи кнопки, соответствующий активности кнопки.


Следующий урок

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua