Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#51'2001: Практичная бухгалтерия - Автоматически

Автоматизации бухучёта: Excel

Урок 21
Автоматизация бухгалтерского и налогового учета основных средств с помощью EXCEL

Владимир ЛАВРЕНОВ


Предыдущие уроки "Автоматизации бухучёта: Excel"

Принятие Положения (стандарта) бухгалтерского учета 7 "Основные средства" в корне изменило методологию их учета. Данная статья не предполагает рассмотрения особенностей всех стадий учета ОС. Главное внимание будет сосредоточено на наиболее трудоемких (с точки зрения расчета) этапах учета основных средств:

- выбор метода амортизации и ее расчет;

- переоценка ОС и ее последствия в бухгалтерском учете (изменение доходов, расходов и дополнительного капитала);

- индексация стоимости ОС;

- определение амортизации в налоговом учете;

- налоговый учет индексации и реализации основных средств.

Универсальная таблица учета основных средств

Основной проблемой, с которой бухгалтер сталкивается при учете основных средств, является периодическое ежемесячное определение размера амортизационных отчислений, особенно если выбран один из непропорциональных методов. А если предприятие принимает решение о переоценке или индексации, эта работа становится довольно трудоемкой.

Способы расчета с использованием компьютера, без сомнения, имеют громадное преимущество в скорости обработки данных перед всеми остальными. Учет основных средств предполагает определение большого количества показателей как в бухгалтерском, так и в налоговом аспекте учета. Объединение в одной таблице различных блоков расчета показателей бухгалтерского и налогового учета приведет к тому, что таблица станет несколько громоздкой, но зато позволит сделать учет основных средств более понятным и контролируемым.

Рисунок 1

Рисунок 2

На рисунках 1 и 2 показан общий вид таблицы, в которой созданы:

- блок входящих данных (столбцы A-J);

- блок "Бухгалтерский учет". В нем производится расчет амортизации и хранятся данные по выбранному основному средству;

- блок "Переоценка", в котором осуществляется расчет уценок и дооценок, а также определяются связанные с ними суммы доходов (расходов) и изменения дополнительного капитала, которые заносятся в баланс;

- блок "Налоговый учет", который позволяет определять балансовую стоимость и налоговые последствия при индексации и реализации объекта основных средств. На рисунке 2 блоки "Бухгалтерский учет" и "Переоценка" сгруппированы и свернуты.

Для организации учета для каждого объекта основных средств необходимо выделить некоторый массив свободных строк. Его размер вы можете определить вполне произвольно, исходя из среднего срока эксплуатации для всех основных средств, учитываемых на предприятии. При этом одна строка каждого массива содержит данные за один расчетный период.

Дополнять таблицу новыми объектами основных средств можно не обращая внимания на их принадлежность к той или иной группе ОС (в бухгалтерском или налоговом учете). Ведь вы в любой момент сможете использовать фильтр, сгруппировать данные в удобном для вас виде и построить таблицу по любому критерию.

Выбор метода амортизации

Реформированный бухгалтерский учет дал возможность предприятию самостоятельно проводить амортизационную политику, определять самый выгодный для предприятия метод амортизации и сроки эксплуатации основных средств.

В принципе, национальный бухучет предполагает использование трех основных методов амортизации:

- равномерного начисления (прямолинейный);

- ускоренного начисления;

- метод использования налоговых норм амортизации.

Второй метод включает в себя четыре метода, предусмотренные П(С)БУ 7.

Необходимость выбора из шести (!) методов амортизации значительно усложняет поиск оптимального. Публикации на эту тему дают многочисленные рекомендации по выбору метода, однако в основном они носят общий характер, не учитывая особенностей эксплуатации ОС на конкретном предприятии.

Проблема выбора значительно упростится, если провести предварительный анализ эффективности всех методов применительно к конкретному объекту основных средств. Excel позволит одновременно рассчитать амортизацию по всем методам и сопоставить результаты с помощью графиков. Это даст вам возможность не только быстро сравнить их, варьируя различные параметры, но и спрогнозировать динамику изменения стоимости объекта ОС при изменении условий эксплуатации.

Для организации учета и расчетов параметров основных средств создайте отдельную книгу, в которой на листе Амортизация постройте таблицу, показанную на рисунке 3.

Рисунок 3

В верхней ее части расположен блок для ввода входящих данных, используемых при расчете норм амортизации по любому из методов. Данные в ячейки G3:N3 (кроме ячейки L3) вносятся вручную. В ячейку L3 необходимо записать формулу "=K3/12".

Основная расчетная таблица содержит два массива данных, на основании которых и будут построены сравнительные графики.

Обратите внимание, что для корректной работы формул в таблице используется строка 11 ("рік - 0"), в левую часть которой внесены нулевые значения годовой амортизации, а в правую - первоначальная стоимость объекта основных средств.

В П(С)БУ 7 "Основные средства" описаны формулы расчета норм амортизации для каждого метода. Excel предлагает набор стандартных формул, которые мы можем использовать при анализе амортизации для четырех методов, рассмотренных в П(С)БУ 7.

Прямолинейный метод: просто и неэффективно

Для расчета амортизации по данному методу в Excel используется функция "АМР(Стоимость;Остаток;Период)", где

Стоимость - первоначальная стоимость;

Остаток - ликвидационная стоимость;

Период - количество периодов (лет), в течение которых объект амортизируется.

С помощью этой функции рассчитывается годовая амортизация.

Например, если предполагается, что объект будет амортизироваться в течение 5 месяцев, то в этом случае аргумент Период = 1, а суммарная амортизация за весь период определится умножением функции АМР на коэффициент 5/12.

Итак, в ячейку С12 введите формулу

"=ЕСЛИ(A12="";"";АМР(I$3;J$3;L$3))".

Функция АМР - простейшая из используемых в Excel, но и возможности для регулирования суммы амортизации в течение одного периода очень ограничены.

Вот как будет выглядеть формула в ячейке С12 без использования функции АМР: "=ЕСЛИ(A12="";"";(I$3-J$3)/L$3)".

Метод уменьшения остаточной стоимости

Этот метод используется для обеспечения более ускоренной амортизации. Среди финансовых функций Excel есть несколько функций, с помощью которых рассчитывается амортизация ускоренными методами. Предложенная в П(С)БУ 7 методика расчета по методу уменьшения остаточной стоимости реализована в Excel-функции "ДОБ(Стоимость;Остаток;Период;Год;Месяц)", где:

аргументы Стоимость, Остаток, Период - такие же, как и в функции АМР;

Год - период, для которого вычисляется амортизация. В данном случае речь идет о календарном годе, который содержит рассчитываемый период. Например, период амортизации объекта ОС равен 5 годам, амортизация начисляется с 01.09.2001 г. В формулах для всех месяцев 2001 года для аргумента Год будет использоваться значение 1, для периода с 01.01.2006 г. по 31.08.2006 г. аргумент Год = 6;

Месяц - это количество месяцев в первом году. Например, если объект ОС амортизировался 3 месяца, то аргумент Месяц =3. Если аргумент Месяц опущен, то предполагается, что он равен 12.

В ячейку D12 введите формулу

"=ЕСЛИ(A12=""; "";ДОБ(I$3;J$3;L$3;А12))".

В данной формуле аргумент Месяц опущен, так как для целей анализа удобнее оперировать годовыми нормами амортизации.

Без использования функции ДОБ формула для расчета амортизации по этому методу, записанная в ячейку D12, выглядит так:

=ЕСЛИ(A12="";"";K11*(1-СТЕПЕНЬ(J$3/I$3;1/L$3)).

Ускоренное уменьшение остаточной стоимости - ускорение на старте

Этот предложенный П(С)БУ 7 метод не предусматривает автоматическое уменьшение срока амортизации объекта основных средств, как может показаться на первый взгляд.

Поясним применение метода на примере, приведенном на рисунке 3.

Первоначальная стоимость (СП) - 25000 грн.

Ликвидационная стоимость (СЛ) - 5000 грн.

Срок полезного использования объекта (П) - 8 лет.

Итак, согласно П(С)БУ 7, годовая норма амортизации (НА) равна удвоенному частному от деления единицы на срок полезного использования, т. е. НА=2х1/П (2х1/8=0,25).

Для первого периода годовая амортизация объекта равна: А1 = 25000 х 0,25 = 6250 (рис. 3).

Базой для определения амортизации в течение второго года эксплуатации будет остаточная стоимость на начало этого года: СП2 = СП - СО1 = 25000 - 6250 = 18750.

Для второго периода годовая амортизация объекта равна: А2 = СП2 х НА = 18750 х 0,25 = 4687,5.

И так далее, до достижения ликвидационной стоимости - 5000 грн.

Как видите, объект с такими начальными данными вместо 8 лет, определенных для его полезного использования, будет амортизирован до ликвидационной стоимости за 6 лет.

Именно такая методика расчета амортизации используется Excel-функцией

ДДОБ(Стоимость;Остаток;Период;Год;Коэффициент), где первые четыре аргумента подобны аргументам вышеприведенных функций;

Коэффициент - норма амортизации.

Если аргумент опущен, то он принимается равным 2.

Хотя П(С)БУ 7 и не предусматривает, кроме коэффициента 2, никакого иного, международная практика бухгалтерского учета позволяет использовать различные его значения. Например, если вы не хотите увеличивать норму амортизации в два раза, а только в полтора, коэффициент будет равен 1,5. Мы же можем смело его опускать.

А теперь введите в ячейку Е12 формулу

"=ЕСЛИ(A12="";"";ДДОБ(I$3;J$3;L$3;А12))".

Если же вы предпочтете не использовать функцию ДДОБ, запишите в ячейку Е12 такую формулу:

"=ЕСЛИ(A12="";"";L11*2/L$3)".

Кумулятивный метод: повторение пройденного

Несмотря на принципиальное отличие этого метода от метода уменьшения остаточной стоимости, результаты будут отличаться незначительно. (В этом вы убедитесь, когда построите графики).

Определение годовой амортизации по кумулятивному методу реализуется с помощью функции

АМГД(Стоимость;Остаток;Период;Год).

Значение аргументов в этой функции аналогично приведенным выше. При использовании функции АМГД следует иметь в виду, что под аргументом Год подразумевается период времени равный календарному году, началом которого является день начала амортизации. Например, амортизация на объект ОС начисляется с 01.09.2001 г. Для месяцев в период с 01.09.2001 г. по 31.08.2002 г. аргумент Год =1, для периода с 01.09.2003 г. по 31.08.2004 г. аргумент Год =3.

Теперь введите в ячейку F12 формулу

=ЕСЛИ(A12="";"";АМГД(I$3;J$3;L$3;А12)).

Как альтернативу использованию функции АМГД при определении амортизации по этому методу можно ввести в ячейку F12 такую формулу:

=ЕСЛИ(A12="";"";(I$3-J$3)*(L$3+A$12-A12)*2/(1+L$3)/L$3).

Производственный метод: чем больше продукции, тем больше амортизация

Выбор метода амортизации необходимо увязывать с характером экономических выгод, которые предприятие ожидает получить от эксплуатации объекта основных средств. Производственный метод или метод суммы единиц продукции (так он называется в международных стандартах бухгалтерского учета) является одним из методов ускоренной амортизации. Его применение оправданно для предприятий, для которых важно в управленческом учете отслеживать зависимость износа оборудования от количества выпускаемой с его использованием продукции.

Аналога этому методу в базе финансовых функций Excel нет. Поэтому расчет амортизации по этому методу будет произведен с использованием методики, изложенной в П(С)БУ 7.

В данном случае базовой расчетной величиной является месячная сумма амортизации. Она определяется как произведение фактического месячного объема продукции (работ, услуг) и производственной ставки амортизации. Последняя вычисляется делением амортизируемой стоимости на общий объем продукции, который предприятие ожидает произвести с использованием данного объекта ОС.

Для автоматизации анализа в основную таблицу введите графу "Фактический объем продукции" (рис. 3), в которую занесите данные годового объема продукции1. Годовую амортизацию, рассчитанную по производственному методу для первого года, определим по формуле "=ЕСЛИ(A12="";"";B12*(I$3-J$3)/M$3)", введя ее в ячейку G12.

Налоговый метод оставьте для налогового учета

Этот метод всем знаком, и его перенесение для определения амортизации в бухгалтерском учете не представит для вас никакого труда (сейчас я не говорю о целесообразности его практического использования). Достаточно, с учетом принадлежности объекта к определенной группе ОС, использовать квартальные нормы амортизации, увеличив их в 4 раза.

Итак, введите в ячейку Н12 такую формулу:

=ЕСЛИ(A12="";""; ЕСЛИ(H$3=1;O11*0,05;
ЕСЛИ(H$3=2; O11* 0,25;ЕСЛИ(H$3=3;O11*0,15;0)))).

Как использовать аналитическую таблицу

Как обычно в наших уроках, расчетные формулы в таблицах построены таким образом, чтобы достаточно было ввести их только в первую строку таблицы и скопировать их вниз на достаточное число строк. В аналитической таблице (рис. 3) для получения справочных результатов месячной амортизации по каждому методу введена дополнительная графа. Она выделена серым фоном. В ячейкe I12 записана такая формула: =ЕСЛИ(C12="";"";ЕСЛИ(G$3= 1;C12/12;ЕСЛИ(G$3=2;D12/12;ЕСЛИ(G$3=3;E12/12;
ЕСЛИ(G$3=4;F12/12;ЕСЛИ(G$3=5;G12/12;H12/12)))))).

Левая часть таблицы уже заполнена формулами расчета норм амортизации. Теперь введите формулу в ячейку А12 - "=ЕСЛИ($L$3>A11;A11+1;"")", которая обнуляет порядковый номер года амортизации, если он больше срока полезного использования.

Формулы правой части таблицы простые. Например, в ячейке J12 записана формула "=ЕСЛИ(A12="";"";ЕСЛИ(J11<C12;0;J11-C12))", в других ячейках 12-й строки они аналогичные.

Теперь осталось выделить 12-ю строку таблицы и скопировать ее, например, на 20 строк вниз (думаю, для анализа достаточно будет 20-летнего периода). Если у вас уже внесена исходная информация, то в таблице отразятся данные только за столько лет, какое значение указано в ячейке L3.

База для построения графиков готова.

А теперь заглянем в будущее

Взгляните на рисунок 4. Именно так выглядит динамика изменения амортизации и остаточной стоимости объекта основных средств при использовании всех методов. Согласитесь, очень наглядно.

Рисунок 4


1 Мы несколько отошли от рекомендаций Стандарта, в котором предписано оперировать месячными объемами. Однако на результат анализа, в котором использованы годовые суммы амортизации, это не повлияет.

Для построения графика изменения годовой амортизации, показанного на рис. 4, выделите массив С12:Н19 и нажмите кнопку "Мастер диаграмм" . Затем выберите тип диаграммы (для этой цели самый подходящий тип - "График", рис. 5) - и можно нажимать кнопку "Готово". Чтобы сделать диаграмму максимально презентабельной, можно пройти все стадии, которые предлагает "Мастер диаграмм". Однако это не обязательно.

Рисунок 5

Единственный совет: если вы хотите разместить графики на отдельном листе - установите переключатель "отдельно" в окне "Мастера" (рис. 6).

Рисунок 6

Любые изменения в представлении полученных графиков можно внести после их создания. Для этого достаточно выделить необходимую область графика (при этом на ее контуре появляются маркеры выделения) и с помощью контекстного меню внести нужные дополнения.

Построенные таким способом графики являются интерактивными и при изменении исходных данных, которые влияют на расчеты, автоматически будут отслеживать изменения результата.

Проделав описанную в этом уроке работу, вы получите мощный инструмент для анализа и корректировки вашей амортизационной политики. На следующем уроке вы узнаете, как автоматизировать расчет амортизации в любом отчетном периоде, включая варианты вывода объекта ОС из эксплуатации и в случае переоценки.

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua