Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#06'2002: Практичная бухгалтерия - Автоматически

Автоматизации бухучёта: Excel

Урок 24
Автоматизация бухгалтерского и налогового учета основных средств с помощью EXCEL

Владимир ЛАВРЕНОВ


Предыдущие уроки "Автоматизации бухучёта: Excel"l

В данном материале не ставится цель комплексной автоматизации налогового учета основных средств. Решение этой задачи едва ли под силу даже самой "крутой" специализированной бухгалтерской программе. Автор постарался интегрировать в электронную таблицу лишь некоторые разделы налогового учета ОС и автоматизировать:

- расчет налоговой амортизации;

- учет индексации объекта ОС и расчет капитального дохода от ее проведения;

- расчет валовых доходов и расходов от реализации объекта ОС.

Амортизация объекта ОС в налоговом учете

Объединение в одной таблице данных бухгалтерского и налогового учета требует использования пообъектного налогового учета ОС, независимо от принадлежности к той или иной группе. Несмотря на то, что Законом1 не предусмотрено ведение отдельного учета балансовой стоимости и амортизации объекта ОС группы 2 или группы 3, используемое в электронной таблице определение налоговых показателей по каждому отдельному объекту этих групп не искажает налоговый результат. Поэтому для интеграции в одной таблице налогового и бухгалтерского учета применяется условное понятие "балансовая стоимость объекта группы 2 (3)". Автоматизация расчета в таблице обеспечена взаимодействием всех граф раздела "Налоговый учет", каждая из которых отражает определенную особенность определения амортизации в Законе.

Графа "Налоговый учет" (столбец АС)

Номер налогового квартала записывается в ячейки графы автоматически, в соответствии с введенной в ячейку Е11 (рис. 2) датой начала эксплуатации.

Для расчета налогового периода в ячейку АС12 введите формулу:

"=ЕСЛИ(ИЛИ(И(AD11=1;AG11<=1700);И(A12=0;C12=0);
И(СУММ(G10:G$12)>0;ИЛИ(AC11=0;AC9=AC11));
AD11=0);0; ОКРУГЛВВЕРХ(МЕСЯЦ(C12-1)/3;0))
".

Наличие (или отсутствие) числового значения в ячейке этой графы выполняет несколько функций. Помимо вычисления номера налогового квартала, с помощью этой формулы:

- обеспечивается контроль величины балансовой стоимости объекта 1-й группы. По достижении 1700 грн расчет амортизации для этого объекта прекращается (ячейка АС25 - "пустая", рис. 1) - "(И(AD11=1;AG11<=1700)";

- можно ограничить видимость данных во всех графах раздела "Налоговый учет" "И(A12=0;C12=0)". Электронная таблица построена таким образом, что по завершении "бухгалтерской" амортизации объекта ОС данные последующих периодов в таблице не отражаются (т. н. "обнуление"). Например, на 01.08.2001 г. остаточная стоимость эстакады СА12 достигла нулевого значения (R21, рис. 1). Автоматическое заполнение таблицы начиная с 22-й строки прекращается. Однако для большинства объектов ОС начисление налоговой амортизации осуществляется в течение более длительного периода, чем начисление амортизации в бухгалтерском учете.

Рисунок 1

Поэтому для обеспечения автоматического расчета налоговой амортизации для этого (!) объекта ОС после 01.08.2001 г. "обрежьте" формулу первой пустой ячейки (С22, рис. 1) графы "Дата учета" так, чтобы она имела вид "=ДАТАМЕС(C21;1)", и скопируйте ее вниз. Данные налогового учета сразу же появятся в таблице;

- прекращается расчет налоговых показателей при продаже (ликвидации) объекта ОС. Это достигается фрагментом:

"И(СУММ(G10:G$12)>0;ИЛИ(AC11=0;AC9=AC11))".

Графа "Группа ОС"

Определив принадлежность объекта ОС к конкретной налоговой группе, введите ее номер в ячейку AD11 (рис. 1). Если вы не запишете в эту ячейку номер группы, то в налоговом разделе таблицы не будут отображаться никакие данные. В ячейку AD12 введите формулу: "=ЕСЛИ(C12=0;0;AD$11)".

Амортизация за предыдущий период

Несмотря на то, что минимальным налоговым периодом в Законе установлен квартал, на предприятии необходимо ежемесячно определять базу для расчета авансовых платежей налога на прибыль. Месячная налоговая амортизация - одна из составляющих этой базы. Используя электронную таблицу, легко избежать ненужных осложнений с налоговой инспекцией из-за ее неправильного расчета. Учтите, что "согласно Закону №2181-III сообщение об авансовом взносе налога на прибыль имеет статус налоговой декларации, поэтому за занижение его показателей установлена ответственность в соответствии с тем же Законом №2181-III" (письмо ГНАУ от 10.10.2001 г. №13606/7/15-1117).

Введите в ячейку АЕ12 формулу:

"=ЕСЛИ(AC11=AC12;AE11;ЕСЛИ(ИЛИ(И(AD12=1;F11>0;
AC11<>AC12);И(AD12=1;E11>0;F10>0);AC11=0;AC12=0);0;
ЕСЛИ(AD12=1;AG11*0,0125/3;ЕСЛИ(AD12=2;AG11*0,0625/3;
ЕСЛИ(AD12=3;AG11*0,0375/3)))))
".

При табличном расчете налоговой амортизации с помощью этой формулы выполняются следующие требования:

- месячная амортизация одинаковая в течение одного налогового квартала. Определение этого значения становится актуальным при расчете авансовых налоговых платежей. Это требование достигается фрагментом:

"ЕСЛИ(AC11=AC12;AE11";

- при выводе из эксплуатации объекта группы 1 для ремонта, модернизации, консервации, продажи, ликвидации или продажи начисление амортизации прекращается со следующего квартала (АЕ16, рис. 2), а при повторном вводе возобновляется с квартала, следующего за кварталом, в котором произведен такой ввод (АЕ19, рис. 2) "ЕСЛИ(ИЛИ(И(AD12=1;F11>0;AC11<>AC12);И(AD12=1; E11>0;F10>0)";

- при выводе из эксплуатации объекта 2-й или 3-й групп для тех же целей (кроме продажи) начисление амортизации не прекращается;

- амортизация объекта ОС группы 1 проводится до достижения балансовой стоимостью 100 н.м.д.г. (1700 грн). Это условие учтено в формуле расчета налогового периода, введенной в ячейку АС12 (см. раздел "Графа "Налоговый учет"): "И(AD11=1;AG11<=1700)".

Рисунок 2

Обратите внимание! Номер налогового квартала в графе "Налоговый учет" указывает на то, что данные этой строки раздела "Налоговый учет" содержат налоговую информацию об объекте ОС на первое число месяца, указанного в графе "Дата отчета". Например, в ячейке АЕ15 (рис. 2) записано значение амортизации за декабрь 2000 г. (т. е. за 3-й месяц IV квартала - ячейка АС15, на 01.02.2001 г. - дату, указанную в ячейке С15).

Расходы на улучшение

Единственная графа налогового раздела, которая может заполняться вручную. В ячейки этой графы можно вводить как числовые значения (положительные и отрицательные), так и формулы. При выполнении требования пп. 8.1.2 Закона, предусматривающего, что "амортизации подлежат расходы на... проведение всех видов ремонта, реконструкции, модернизации и других видов улучшения основных фондов", в соответствующую ячейку графы записывается положительное значение.

Например, в феврале 2001 г. была проведена модернизация лебедки СЗ на сумму 100 грн (рис. 3). Так как данные расходы должны амортизироваться, этот факт фиксируется введением в ячейку AF16 значения 100.

Рисунок 3

Введение в ячейки графы отрицательного значения или формулы возможно только в одном случае - для корректировки балансовой стоимости группы 2 (3) при реализации одного из ее объектов. Подробности рассмотрены в разделе "Особенности учета объектов ОС группы 2 и группы 3".

Обратите внимание на взаимное расположение ячеек, в которых указан налоговый период (столбец АС), и ячеек, в которые заносятся суммы улучшения (AF).

Так, в ячейках АС16:АС18 (рис. 3) отображается номер I квартала 2001 г. (соответственно, амортизация объекта за этот квартал - в АЕ16:АЕ18 и балансовая стоимость - в AG16:AG18), а вот суммы улучшений, проводимых в I квартале, должны записываться в ячейках AF15:AF17.

Несоблюдение этой особенности заполнения графы приведет к неправильному определению балансовой стоимости.

Балансовая стоимость

В бухгалтерском учете основных средств расчетной базой является остаточная стоимость объекта ОС, для налогового учета базой расчета амортизации является балансовая стоимость.

На дату ввода в эксплуатацию первоначальная стоимость объекта ОС в бухучете и балансовая стоимость в налоговом учете совпадают. Поэтому в ячейку AG11 введите формулу: "=D11".

Для расчета балансовой стоимости объекта ОС используйте формулу (ячейка AG12):

"=ЕСЛИ(AC12=0;0;ЕСЛИ(И(МЕСЯЦ(C12)=1;
ВПР(ГОД(C12)-1;ИндН;4)<>0);

(AG11+СУММ(AF10:AF12)-AE12)*ВПР(ГОД(C12)-1;ИндН;3);
ЕСЛИ(AC10=AC12;AG11-AE12+СУММ(AF9:AF11)-
СУММ(G11:G$12);AG11-AE12)))"2
.

Она дает возможность ежемесячно рассчитывать балансовую стоимость объекта всех налоговых групп, в том числе учитывая проведенную индексацию. Автоматизация расчета индексации будет рассмотрена на следующем уроке.

Особенности учета объектов ОС группы 2 и группы 3

Основная особенность налогового учета, используемая в электронной таблице, - расчет налоговой амортизации и балансовой стоимости для каждого объекта ОС этих групп. Это позволяет контролировать наличие объектов в группе, определять ее балансовую стоимость на момент реализации отдельного объекта ОС, упрощает заполнение Декларации о прибыли (приложения "М").

Определение в электронной таблице балансовой стоимости группы 2 (3) осуществляется суммированием балансовых стоимостей входящих в них объектов ОС. Эта операция производится в начале отчетного периода путем отбора данных таблицы по двум фильтрам - "Дата учета" и "Группа ОС" (раздел "Налоговый учет"). Если в течение предыдущего отчетного периода была проведена реализация объекта ОС группы 2 (3), таблица заполняется следующим образом:

- в графе "Дата вывода из эксплуатации" установите дату реализации объекта, соответствующую периоду учета (ячейка F26, рис. 4);

- в ячейку графы "Стоимость реализации" введите сумму продажи (G26, рис. 4). В результате балансовая стоимость объекта ОС на начало следующего отчетного периода уменьшится на стоимость продажи (фактически произойдет уменьшение балансовой стоимости всей группы);

- отфильтруйте данные в таблице, установив в фильтрах "Дата учета" и "Группа ОС" соответствующие критерии (рис. 4).

Рисунок 4

Согласно пп. 8.4.4 Закону, "в случае вывода из эксплуатации основных фондов групп 2 и 3 в связи с их продажей балансовая стоимость группы уменьшается на сумму стоимости продажи таких основных фондов... Если сумма стоимости основных фондов равняется или превышает балансовую стоимость соответствующей группы, ее балансовая стоимость приравнивается к нулю, а сумма превышения включается в валовой доход налогоплательщика соответствующего периода".

Поэтому рассмотрим три основных варианта расчета балансовой стоимости группы при продаже одного объекта.

Вариант 1 - стоимость продажи объекта ОС меньше балансовой стоимости данного объекта.

Например, в первом квартале 2002 г. (15.01.2002 г., F26, рис. 4) реализован принтер RL по цене 250 грн. Так как согласно Закону база для определения размера амортизации не меняется в течение всего периода, амортизация на этот объект ОС будет начисляться весь I квартал без вычета стоимости реализации. В таблице балансовая стоимость объекта на начало следующего квартала составит 39,68 грн (296,12 (AG28) - 6,44 (AE29) - 250,00 (G26), рис. 4).

Так как объект продан, а его балансовая стоимость "осталась", для расчета балансовой стоимости группы на начало II квартала она пропорционально распределяется на объекты группы. Такой подход дает возможность соблюсти требования Закона - при продаже уменьшать балансовую стоимость всей группы и обеспечить автоматический учет каждого объекта группы.

После введения в ячейку графы "Стоимость реализации" суммы продажи объекта ОС начиная со следующего квартала дальнейший расчет налоговых показателей по данному объекту прекращается (А30:AG28, рис. 4). Остаточная балансовая стоимость пропорционально перераспределяется между другими объектами группы. Для этого введите в ячейку АF155 (первый объект группы 2 в данной выборке) формулу, показанную на рис. 4, и скопируйте ее в соответствующие ячейки других объектов группы.

Вариант 2 - стоимость реализации объекта ОС группы 2 (3) больше его балансовой стоимости.

Например, в I квартале 2002 г. (F26, рис. 5) продали принтер RL за 300 грн (G26). Если бы он не был реализован, на начало II квартала его балансовая стоимость достигла бы 289,68 грн [296,12 (AG28) - 6,44 (АЕ29)]. Учитывая факт реализации, в ячейку AG29, в которой рассчитывается балансовая стоимость объекта на начало II квартала, будет записана отрицательная величина (AG29, рис. 5) - "остаток" балансовой стоимости реализованного объекта. Это значит, что балансовой стоимости объекта недостаточно, чтобы компенсировать сумму его реализации. На эту величину будет уменьшена балансовая стоимость объектов группы, оставшихся в эксплуатации.

Рисунок 5

Напомню: после окончательного вывода из эксплуатации объекта ОС (ликвидация, продажа, пр.), что отражается в заполнении ячейки графы "Стоимость реализации", автоматический учет этого объекта прекращается. Поэтому "остаток" (AG29, рис. 5) должен быть перераспределен на другие объекты группы с помощью формулы, приведенной в варианте 1, - "=AG$29*AG155/(AG$155+ AG$187)". Если в группе осталось больше объектов, количество слагаемых в скобках соответственно возрастет.

Вариант 3 - стоимость реализации объекта ОС группы 2 (3) больше балансовой стоимости всей группы.

В этом случае ситуация будет аналогична предыдущей - ячейка с балансовой стоимостью реализованного объекта будет иметь отрицательное значение (AG29, рис. 6). Эта величина может превышать балансовую стоимость оставшихся в эксплуатации объектов группы, и поэтому необходимо соответствующая корректировка.

"Если сумма стоимости основных фондов (в связи с их продажей. - В. Л.) равна или превышает балансовую стоимость соответствующей группы, ее балансовая стоимость приравнивается к нулю, а сумма превышения включается в валовой доход налогоплательщика соответствующего периода" (пп. 8.4.4 Закона).

Определите балансовую стоимость оставшейся группы объектов на начало следующего отчетного периода с помощью функции "Автосуммирование" (Сумма=175,7925, фрагмент "До корректировки", рис. 6).

Рисунок 6

В приведенном примере "некомпенсированный" остаток (AG29, рис. 6) превышает полученную сумму. Поэтому, выполняя требование пп. 8.4.4 Закона, балансовую стоимость группы необходимо приравнять к нулю. Для этого для каждого оставшегося в эксплуатации объекта группы на дату реализации вручную введите отрицательное значение балансовой стоимости этих объектов. Выражаясь бухгалтерским языком, сторнируйте их (AF155, AF187, рис. 6).

После этой корректировки их балансовая стоимость (как и всей группы) станет равной нулю. В отличие от проданного объекта, для любого из оставшихся объектов группы налоговые расчеты автоматически возобновятся при условии увеличения его балансовой стоимости (например вследствие ремонта, модернизации и т. п.).

Вот как это происходит в таблице. После продажи объекта ОС в I квартале 2002 г. по цене, превышающей балансовую стоимость всей группы, балансовая стоимость каждого объекта была приравнена к нулю (AF187, AG190, рис. 7).

Рисунок 7

Начиная со II квартала на оставшиеся в эксплуатации объекты амортизация начисляться не будет (АЕ191). Если, например, 15.06.02 г. (Е192)3 предприятие израсходовало 20 грн на ремонт факса, то чтобы "реанимировать" таблицу, в ячейку графы "Расходы на улучшение" нужно будет ввести сумму понесенных расходов (AF192). В результате на начало III квартала балансовая стоимость этого объекта автоматически увеличится на 20 грн (AG193) и начисление амортизации для него, а следовательно, и для всей группы, возобновится (АЕ194).

Как видите, с помощью электронной таблицы можно всегда иметь под рукой актуальные данные не только по бухгалтерскому учету. На следующем уроке вы ознакомитесь с автоматизацией расчета налоговых последствий от проведения индексации, валовых доходов и расходов от реализации, составления проводок при переоценке объекта ОС.


Примечания:

1 Здесь и далее в статье под Законом имеется в виду Закон Украины от 22.05.97 г. №283/97-ВР "О налогообложении прибыли предприятий".

2Для расчета балансовой стоимости в формуле учитывается результат от возможной индексации. Присвоение имени "ИндН" будет рассмотрено на следующем уроке.

3Для данного случая заполнение ячейки графы "Дата начала эксплуатации" необязательно и носит информативный характер. На корректность вычислений это не влияет.


Следующий урок

© 2002
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua