Регістри бухгалтерського обліку на малому підприємстві. Урок 19

Заповнення і зберігання з допомогою Excel

Володимир ЛАВРЄНОВ

Регістри бухгалтерського обліку повинні використовувати всі малі підприємства. Однак запропоновані Мінфіном регістри досить громіздкі, і заповнення їхньої паперової форми вимагає часу. Використовуючи Журнал господарських операцій ("ДК" №12, від 19.03.2001 р.) ми можемо розв'язувати задачі, які ставляться перед більшістю регістрів.

Формування аналітичних даних.
Аналіз синтетичного рахунка

Журнал господарських операцій може слугувати комбінованим регістром аналітичного і синтетичного обліку, на підставі якого ви визначите наявність коштів і їхніх джерел на певну дату і складете бухгалтерську звітність.

Кожне підприємство самостійно визначає міру деталізування аналітичної інформації. У наведеному Журналі застосовуються субрахунки першого порядку. Для виконання функцій групування й аналізу даних за госпопераціями використовуватиметься керуючий модуль "Аналіз синтетичного рахунка" (мал. 1) і Excel-функція "Фільтр".

Малюнок 1

У книзі "Баланс" на аркуші "ЖурналОп" введіть 6 додаткових рядків для модуля і два стовпчики для керуючих фільтрів (А12, В12)¹.

Для визначення оборотів за синтетичним рахунком, записаним у комірку I3, введіть дві формули масиву (не забудьте про Ctrl-Shift-Enter):

Ці формули запускатимуться двома елементами керування - кнопками "По дебету", "По кредиту", тому у формули введено аргументи G5=1, G6=1, що є перемикачами режимів у макросах (ми запишемо їх пізніше). імена, що використовуються у формулах (ДатаОпер, ВсегоЖ), мають бути вже введені вами до книги "Баланс" (див. "ДК" №12), а нове ім'я "Рах" має подібну до них формулу - "=ЖурналОп!$A$13:$A$113" (порівняйте, ім'я "ДатаОпер" має формулу "=ЖурналОп!$D$13:$D$113").

Тепер запишіть формули:

Ці формули скопіюйте в інші комірки стовпчиків A і В. Вони дадуть можливість групувати в Журналі дані за ознаками, зазначеними в керуючому модулі.

Комірки стовпчиків А і В є допоміжними і використовуються для автоматичної фільтрації даних Журналу, отож, загалом, можуть бути приховані.

Що вміє робити модуль "Аналіз синтетичного рахунка"

Для керування функціями модуля використовуються п'ять кнопок, кожна з яких запускає однойменний макрос.

Натисненням на кнопку "По дебету" або "По кредиту" підраховується відповідно дебетовий або кредитовий оборот синтетичного рахунка (комірка I3) за період, зазначений в комірках G4 і I4. При цьому в Журналі будуть відображені тільки операції, що мають кореспонденції відповідно або з дебетом вибраного рахунка, або з кредитом (мал. 1).

Якщо ви натиснете на кнопку "Всі операції рахунка", в Журналі будуть показані тільки операції, в яких є кореспонденція з рахунком, що аналізується. Причому якщо встановити певний період, відфільтровуватимуться операції за рахунком у рамках цього тимчасового інтервалу (мал. 2). Щоб побачити всі операції за вибраним рахунком за весь період, встановіть у комірках G4 і I4 відповідно дату першого і останнього рядка Журналу.

Кнопка "Всі операції періоду" дозволить вам відсортувати всі операції, але тільки в межах вибраного періоду.

Кнопка "Весь журнал" відкриє всі записані вами операції й очистить модуль від заздалегідь введених початкових даних.

Як автоматизувати аналіз господарських операцій

Щоб кожна із зображених кнопок виконувала своє призначення, треба зв'язати з нею макрос і записати його. Перш ніж це зробити, створіть 5 кнопок і відповідно надпишіть їх. Після цього виділіть комірки A12:I12 і в меню "Данные" - "Фильтр" виконайте команду "Автофильтр".

Тепер можна розпочинати створення макросів. Оскільки більшість дій під час їх запису однакові, розглянемо процедуру на прикладі одного макросу "По_дебету".

Малюнок 2

Після присвоєння імені макросу починаємо запис:

Крок 1. Виділіть ПКМ одну з кнопок (не "По дебету"!) і змініть зображення напису на формат Arial Cyr, обычный, 10, Авто. Те ж саме повторіть для інших кнопок (крім "По дебету").

Крок 2. Виділіть ПКМ кнопку "По дебету" і змініть на ній зображення напису на формат Arial Cyr, полужирный, 10, Авто².

Крок 3. Виділіть комірки G6 і G8 і видаліть з них дані, натиснувши Del.

Крок 4. Виділіть комірку G5 і введіть символ "1" (він використовується в наведених вище формулах).

Крок 5. Клацніть на стрілці автофільтра (комірка А12) і виберіть критерій "Непустые".

Крок 6. Клацніть на стрілці автофільтра (комірка В12) і виберіть критерій "Все". Те саме повторіть для автофільтрів у комірках D12, F12, G12 (виберіть критерій "Все").

Крок 7. Встановіть курсор на комірку А1 (цієї дії можна не виконувати) і зупиніть запис.

Тепер, використовуючи модуль "Аналіз синтетичного рахунка", ви зможете отримати аналітичну інформацію за будь-яким рахунком.

Наприклад, вам потрібно отримати інформацію про операції за рахунком 31 за липень 2001 року, причому зробити аналіз тільки дебетових оборотів цього рахунка.

Для цього:

- в комірку I3 введіть "31";

- в комірку G4 - дату початку періоду, що аналізується (01.07.01), в I4 - останню дату періоду (31.07.01);

- натисніть кнопку "Всі операції рахунка";

- натисніть на стрілку автофільтра в комірці F12 (мал. 3), в якій виберіть рядок з потрібним рахунком (311).

Малюнок 3

Після цих дій у Журналі залишаться тільки операції за дебетом субрахунка 311.

Фактично таким оригінальним способом ми відтворили дані облікового регістра Журналу №1 "Відомість дебетових оборотів за рахунком 31 "Рахунки в банках".

Як розумієте, тепер для вас не становитиме жодних труднощів отримати відомості за будь-яким регістром бухгалтерського обліку, який запропонований до застосування Мінфіном. Користуйтеся!

Використовуючи наведену таблицю, запишіть макроси для інших кнопок.

---

Примітки:

¹ У цій статті використовуються дані (назви книг, аркушів, імена комірок тощо), про створення яких розповідалося в уроці №8, "ДК" №12 від 19.03.2001 р.

²Два перші кроки можна не виконувати, якщо ви не хочете автоматично виділяти активні й неактивні кнопки.

³Для кожного макросу встановіть формат напису кнопки, що відповідає активності кнопки.

Наступний урок