Нове число  Дебет-Кредит
  Український бухгалтерський тижневик
#04'2002: Практична бухгалтерія - Автоматично

Автоматизації бухобліку: Excel

Урок 23
Автоматизація бухгалтерського і податкового обліку основних засобів з допомогою EXCEL.

Володимир ЛАВРЄНОВ


Попередні уроки "Автоматизації бухобліку: Excel"

У формулі розрахунку місячної амортизації, наведеній на минулому уроці, одним із основних аргументів є переоцінена вартість об'єкта основних засобів. Можна сказати, що для коректного автоматичного розрахунку амортизації необхідна регулярна оцінка об'єкта ОЗ.

Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку встановлюють можливість переоцінки всього класу ОЗ на безперервній основі, якщо така переоцінка здійснюється своєчасно і за короткий проміжок часу. Реалізований у таблиці принцип також передбачає щомісячне визначення показників бухгалтерського і податкового обліку ОЗ. На цьому уроці буде розглянуто особливості обліку переоцінки.

Переоцінка за допомогою електронної таблиці

При переоцінці необхідно визначати справедливу вартість, яка, як правило, є ринковою ціною об'єкта ОЗ або визначається за допомогою експертної оцінки. Якщо даних про ринкову вартість ОЗ немає, то в цьому випадку об'єкти ОЗ оцінюються за поточною собівартістю придбання подібного активу. Дані таких оцінок заносяться в графу "Справедлива вартість" таблиці вручну (мал. 1)1. А ось висновок про необхідність переоцінки буде зроблено автоматично.

Для обліку даних переоцінки в таблиці виділено розділ "Переоцінка" (стовпчики Т:АВ, мал. 1).

Малюнок 1

Якщо переоцінка не проводиться, дані граф цього розділу збігаються з даними аналогічних граф розділу "Бухоблік". Однак якщо введене вручну значення справедливої вартості (D14, мал. 1) значно відрізнятиметься від залишкової вартості (R14), таблиця автоматично відреагує на це і буде вмить зроблено новий розрахунок усіх показників (U14:AB14). Оскільки методика їх розрахунку значно відрізняється від розрахунку показників розділу "Бухоблік", розгляньмо її детальніше на прикладі заповнення граф.

Символ переоцінки

У комірках цієї графи фіксується факт проведення переоцінки. індикаторами того, що на перше число поточного періоду зроблено переоцінку, служать символи "У" (уцінка) і "Д" (дооцінка), які з'являються в комірках відповідної графи. Запишіть у комірку U12 формулу:

"=ЕСЛИ(ИЛИ(A12=0;D12=0);0;ЕСЛИ((D12-R12)/D12>0,1;
"Д";ЕСЛИ((D12-R12)/D12<-0,1;"У";"")))".

Наприклад, експертною оцінкою встановлено, що на 1 січня 2001 р. справедлива вартість факсу Sharp FO50 становила 1750 грн. Оскільки введене у комірку D14 значення "1750" більш ніж на 10% перевищує значення залишкової вартості на цю ж дату (R14), в комірці U14 з'явиться символ "Д".

"У разі переоцінки об'єкта основних засобів на ту ж дату здійснюється переоцінка всіх об'єктів групи основних засобів, до якої належить цей об'єкт" (п. 16 Стандарту 7).

Вимогу Стандарту, викладену в п. 16, нескладно виконати, якщо використати в таблиці команду "Автофильтр" (меню "Данные" - "Фильтр").

Ось коли можна використати дані графи "Група ОЗ". Клацніть стрілку автофільтра (комірка L10, мал. 2) і зазначте код об'єкта ОЗ, для якого здійснюється переоцінка (для наведеного варіанта - 106). Потім за допомогою фільтра графи "Дата обліку" зазначте дату, на яку здійснюється переоцінка (1 січня 2001 р.). У результаті ви отримаєте доступ тільки до тих даних, які задовольняють вибрані параметри. А далі беріть до рук прайси, дані експертної оцінки, і вводьте їх у комірки графи "Справедлива вартість".

Малюнок 2

Індекс переоцінки

У пункті 17 Стандарту сказано: "індекс переоцінки визначається діленням справедливої вартості об'єкта, що переоцінюється, на його залишкову вартість".

У таблиці розрахунок індексу переоцінки відбувається тільки в тому випадку, якщо в сусідній комірці з'являється символ "Д" або "У". У будь-якому іншому випадку він дорівнює 1.

Ця умова забезпечується формулою, введеною у комірку V12:

"=ЕСЛИ(A12=0;0;ЕСЛИ(ИЛИ(И(U12="Д";R12>0,1); U12="У");D12/R12;1))"2.

У комірку V11 запишіть значення 1 (мал. 2).

Первісна вартість

Фактично в цю графу має записуватися переоцінена вартість, яка визначається множенням первісної вартості на індекс переоцінки. Однак такий варіант не підходить, якщо на момент переоцінки залишкова вартість дорівнюватиме нулю. Вихід із цього становища передбачено в п. 17 Стандарту 7:

"Якщо залишкова вартість об'єкта основних засобів дорівнює нулю, то його переоцінена залишкова вартість визначається додаванням справедливої вартості цього об'єкта до його первісної (переоціненої) вартості без зміни суми зносу об'єкта".

Однак тут у Стандарті неточність. У цьому випадку, вважаю, наведено формулу розрахунку переоціненої первісної вартості, а не залишкової. Перевірте самі: якщо до переоцінки залишкова вартість об'єкта основних засобів дорівнює нулю (Z27), отже, сума зносу дорівнює первісній (заздалегідь переоціненій) вартості (значення X27 дорівнює W27). Після переоцінки залишкова вартість має дорівнювати справедливій вартості (значення Z27 дорівнює D27, див. вставку на мал. 3). Для наведеного на мал. 3 прикладу переоцінена первісна вартість дорівнюватиме 2519,23 (2019,23 + 500).

Малюнок 3

Ця формула враховує цю особливість:

"=ЕСЛИ(V12<>1;V12*W11;ЕСЛИ(И(R12<0,1;D12>0);
D12+W11;W11))".

Введіть її у комірку W12.

У комірку W11 запишіть: "=P11*V11".

Переоцінена сума зносу

Стандарт встановлює, що переоцінена сума зносу об'єкта ОЗ визначається множенням суми зносу на індекс переоцінки. На відміну від даних графи "Місячна амортизація" (стовпчик Q), у комірках графи "Знос на початок періоду" записується знос наростаючим підсумком і показує сумарну амортизацію (тобто знос) на відповідну дату після переоцінки.

Формула в комірці Х12 проста: "=(X11+Q12)*V12".

Сума переоцінки і залишкова (переоцінена) вартість

Стандарт не встановлює такий показник, як сума переоцінки, однак її підрахунок допоможе вам контролювати правильність визначення додаткового капіталу і зміни доходів і витрат від переоцінки.

Y12: "=ЕСЛИ(И(R12<0,1;D12>0);D12;D12-R12)".

Запишіть у комірку Z12 формулу переоціненої залишкової вартості: "=W12-X12".

Зміна додаткового капіталу

Один із найвідповідальніших етапів при переоцінці - визначення суми зміни додаткового капіталу (ДК). Розберімо рекомендації Стандарту на прикладах, використовуючи наведену в таблиці 1 загальну формулу розрахунку зміни ДК (вона має бути введена у комірку АА12):

Для зручності розуміння вона розбита на логічні частини. При записі цієї формули внесіть усі (!) символи, наведені в таблиці 1.

Отже, згідно зі Стандартом 7, додатковий капітал при переоцінці змінюється в п'яти випадках, а саме:

1) при першій переоцінці, якщо при цьому проводиться дооцінка (мал. 4). При цьому сума дооцінки залишкової вартості включається до складу ДК. У прикладі (мал. 4) на момент переоцінки (01.01.2001 р.) залишкова вартість - 1516,67, переоцінена ЗВ - 1700,00, збільшення ДК - 183,33.

Малюнок 4

2) при подальшій дооцінці, якщо сума попередніх дооцінок перевищує суму попередніх уцінок (мал. 5).

Малюнок 5

Виконання цих двох умов забезпечує фрагмент №1 формули (див. таблицю 1):

Таблиця 1

Фрагменти формули
1 ЕСЛИ(ИЛИ(И(U12="Д";СУММ($Y$11:Y11)>=0);
2 (U12="У";СУММ($Y$11:Y11)>0;ABS(Y12)<СУММ ($Y$11:Y11)));Y12;
3 ЕСЛИ(И(U12="Д";СУММ($Y$11:Y11)<0; Y12>ABS(СУММ($Y$11:Y11)));
Y12-ABS(СУММ($Y$11:Y11));
4 ЕСЛИ(И(U12="У";СУММ($Y$11:Y11)>0; ABS(Y12)>СУММ($Y$11:Y11));-СУММ($Y$11:Y11);
5 0)))

"ЕСЛИ(ИЛИ(И(U12="Д";СУММ ($Y$11:Y11)>=0);".

Зверніть увагу на аргумент "СУММ($Y$11:Y11)". Такий запис підсумовує дані стовпчика починаючи з фіксованої комірки $Y$11 до комірки поточного рядка.

У прикладі дооцінки (Y18=236,36, мал. 5), яка була проведена 01.05.2001 р., передували дві переоцінки (дооцінка Y14=183,33 та уцінка Y16=138,46). Тому вся сума подальшої дооцінки йде на збільшення ДК (АА18=236,36);

3) при подальшій уцінці, якщо сума попередніх дооцінок перевищує суму попередніх уцінок, а величина уцінки менша від цього перевищення (мал. 5)3.

Фрагмент №2 забезпечує виконання цієї умови:

"И(U12="У";СУММ($Y$11:Y11)>0;
ABS(Y12)<СУММ ($Y$11:Y11)));Y12;".

У ньому використана функція абсолютної величини ABS для порівняння від'ємних значень переоцінки (суми уцінок) і додатних (суми дооцінок).

Наприклад, уцінка, проведена 01.03.2001 р.,4 менша, ніж попередні переоцінки (для спрощення наведено тільки дооцінку, Y14). Тому додатковий капітал буде зменшений на всю суму такої уцінки.

4) при подальшій дооцінці, якщо сума попередніх уцінок перевищує суму попередніх дооцінок, а величина дооцінки більша від цього перевищення.

Фрагмент №3 забезпечує виконання цієї умови:

ЕСЛИ(И(U12="Д";СУММ($Y$11:Y11)<0;
Y12>ABS(СУММ($Y$11:Y11))); ABS(СУММ($Y$11:Y12);.

Стандарт дає трохи заплутаний розрахунок додаткового капіталу. Для цього випадку годиться проста формула: при дооцінці додатковий капітал збільшиться на суму всіх переоцінок, включаючи поточну дооцінку. Наприклад, 5 травня 2001 р. була проведена дооцінка на суму 318,18 грн (Y18, мал. 6), при цьому в попередніх переоцінках уцінки перевищували дооцінки на 55,13 грн (дооцінка Y14=183,33, уцінка Y16= 238,46). Сума всіх переоцінок дорівнює 263,05 грн (183,33 - 238,46 + 318,18).

Малюнок 6

Перевірте: згідно зі Стандартом, для цього варіанта перевищення попередніх уцінок над попередніми дооцінками збільшують доходи на 55,13 грн (238,46 - 183,33), інша ж частина поточної дооцінки збільшує ДК (318,18 - 55,13 = 263,05).

5) при подальшій уцінці, якщо сума попередніх дооцінок перевищує суму попередніх уцінок, а величина уцінки більша від цього перевищення.

При цьому додатковий капітал зменшується на величину перевищення суми попередніх дооцінок над сумою попередніх уцінок. Забезпечує виконання цієї умови фрагмент формули №4:

"ЕСЛИ(И(U12="У";СУММ($Y$11:Y11)>0;
ABS(Y12)>СУММ ($Y$11:Y11));-СУММ($Y$11:Y11)".

Наприклад, 01.03.2001 р. була проведена уцінка на суму 238,48 грн. (Y16, мал. 6), при цьому попередні дооцінки перевищували суму попередніх уцінок на 183,33 грн (Y14). Отже, додатковий капітал зменшиться тільки на 183,33 грн (АА16, мал. 6).

Усі інші варіанти переоцінки додатковий капітал не змінюють.

Як переоцінка впливає на витрати і доходи

Зміна цих показників відображається в графі "Включення до витрат або доходів" ($АВ:$AB):

"Сума уцінки залишкової вартості об'єкта основних засобів включається до складу витрат, крім випадків, що наведені в пункті 20" (п. 19 Стандарту 7).

При уважному прочитанні Стандарту 7 неважко побачити, що величина зміни доходів або витрат від проведеної переоцінки дорівнює різниці між сумою переоцінки і зміною додаткового капіталу. Визначення додаткового капіталу ми детально розглянули в попередньому розділі, в якому були проаналізовані обмеження пункту 20 Стандарту. Це твердження проілюстроване на мал. 6.

Проведена 1 березня 2001 р. уцінка на суму 238,46 грн призвела до зменшення додаткового капіталу на суму 183,33 грн, а також до збільшення витрат періоду на суму 55,13 грн (комірка АВ16, мал. 6).

Проведена 1 травня 2001 р. дооцінка на суму 318,18 грн привела до збільшення доходів періоду на суму 55,13 грн (комірка АВ18).

Тому у комірку АВ12 введіть просту формулу:

"=Y12-AA12".

Що станеться при вибутті переоцінених ОЗ

Ми розглянули варіанти розрахунку зміни додаткового капіталу в звітному періоді. Для визначення загальної величини ДК наростаючим підсумком використовується графа "Додатковий капітал" (стовпчик S), у якій відображаються підсумкові дані на перше число місяця.

"При вибутті об'єктів основних засобів, які раніше були переоцінені, перевищення сум попередніх дооцінок над сумою попередніх уцінок залишкової вартості цього об'єкта основних засобів включається до складу нерозподіленого прибутку з одночасним зменшенням додаткового капіталу" (п. 21 Стандарту 7).

Для того щоб в таблиці автоматично відрізняти виведення з експлуатації об'єкта ОЗ від його вибуття або ліквідації, використовується графа "Вартість реалізації"5.

Для забезпечення цих вимог введіть у комірку S12 формулу:

"=ЕСЛИ(A11=0;0;ЕСЛИ(И(ЕЧИСЛО(G11)=ИСТИНА;
СУММ ($Y$11:Y11)>0);

S11-СУММ($Y$11:Y11);S11+AA11))".

Наприклад, 12 вересня 2001 р. об'єкт ОЗ був виведений з експлуатації (F22, мал. 7).

Малюнок 7

Для фіксації цієї події введіть у відповідну комірку графи "Вартість реалізації" числове значення (якщо це продаж - вартість реалізації, якщо ліквідація - нульове значення). При цьому на 01.10.2001 р. ДК зменшиться на 263,05 грн - суму всіх переоцінок цього об'єкта (СУММ(Y11:Y22), мал. 7).

Погодьтеся, з використанням електронної таблиці вимоги Стандарту стають і зрозумілішими, і наочнішими. З аналізу табличної переоцінки можна зробити два очевидні висновки:

- якщо внаслідок усіх переоцінок об'єкт ОЗ було дооцінено (Y14:Y18, мал. 7) - на цю ж суму зміниться додатковий капітал (АА14:АА18). При цьому збільшення витрат за весь період дорівнюватиме збільшенням доходів (АВ14:АВ18);

- якщо внаслідок всіх переоцінок об'єкт ОЗ було уцінено (Y14:Y16, мал. 7) - на цю ж суму збільшаться витрати (АА14:АА16). При цьому додатковий капітал не зміниться (АА14:АА16).

Виправлення у формулах

У всіх формулах, наведених на минулому уроці, в яких є аргумент "R11<=J11", замініть його аргументом "А12=0". Змініть формули в комірках:

А12 - "=ЕСЛИ(ИЛИ(ЕЧИСЛО(G11)=ИСТИНА;R11-0,1<=J11);0;A11)";
F12 - "=ЕСЛИ(ИЛИ(A12=0;E12>0);0;F11)";
I12 - "=ЕСЛИ(A12=0;0;ЕСЛИ(ИЛИ(J11<>J12;K11<>K12;V11<>1);
I11-O11;I11)).

Це дасть можливість "обнулити" останній рядок таблиці при вибутті об'єкта ОЗ або досягненні залишковою вартістю розміру ліквідаційної вартості.


Примітки:

1 Для компактності стовпчики E, F, G, H приховано.

2У формули цього матеріалу включено аргумент "R12>0,1", який фактично зрівнює значення комірки з нулем. Це викликано тим, що при розрахунку амортизації ОЗ використовуються методи, що не дозволяють залишковій вартості досягти "абсолютного нуля".

3Знак "-" (мінус) перед значенням у комірках Y16, АА16, АВ16 (мал. 6) означає, відповідно, що це сума уцінки, розмір зменшення додаткового капіталу, розмір витрат.

4 Для більшої наочності в наведених прикладах автор відійшов від вимоги Стандарту проводити переоцінку на дату балансу.

5Дані цієї графи використовуватимуться також при автоматизації податкового обліку ОЗ.


Наступний урок

© 2002
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua