Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#33 '2000: Практичная бухгалтерия - Командировка

Командировка за границу

Андрей КУТНЫЙ,
бухгалтер-эксперт консалтинговой группы "ДК"

(Продолжение. Начало в "ДК" №28/2000.)



Тематические подборки и статьи, напечатанные в предыдущих номерах "ДК"

  • Отображение дебиторской задолженности согласно ПБУ 10 - "ДК" №6.
  • Подоходный налог с граждан - "ДК" №6.
  • Торговля по новому плану счетов - "ДК" №7.
  • Трансформация счетов и статей баланса - "ДК" №7.
  • Отображение дохода согласно ПБУ 15 - "ДК" №8.
  • Составление примечаний к финотчетности - "ДК" №9.
  • Выплата дивидендов по-новому - "ДК" №9.
  • Взаимосвязанность форм отчетности в новом бухучете - "ДК" №10.
  • Налоговые векселя на таможне - "ДК" №11.
  • Списание запасов - "ДК" №12.
  • Бухучет расходов согласно ПБУ 16 - "ДК" №11.
  • Работа с аудиторами - "ДК" №13.
  • Типовые проводки по новому плану счетов - "ДК" №13.
  • Учет налога на прибыль - "ДК" №14.
  • Отчетность эмитентов - "ДК" №14.
  • Формирование финансовых результатов на счетах класса 7 - "ДК" №15.
  • Учет обязательств ПБУ 11 - "ДК" №15.
  • Финансовая отчетность субъектов малого предпринимательства и иностранных представительств согласно ПБУ 25 - "ДК" №17.
  • Когда и как лучше переходить на уплату единого налога - "ДК" №17.
  • Содержание объектов бухгалтерского учета по видам счетов - "ДК" №18-19.
  • Порядок уничтожения бухгалтерских документов - "ДК" №18-19.
  • Новая методика определения стоимости ввезенной иномарки - "ДК" №20.
  • Операции с иностранной валютой - "ДК" №21.
  • Торговая наценка и торговая скидка - "ДК" №21.
  • Переоценка основных фондов и нематериальных активов - "ДК" №22.
  • Все индексации основных средств - "ДК" №22.
  • Совместная деятельность (начало) - "ДК" №24.
  • Работа с оффшором - "ДК" №25.
  • Инвестиции - "ДК" №27.
  • Филиалы - "ДК" №28.
  • Гудвилл: новый актив и новые проводки - "ДК" №30.
  • Распределение прибылей, полученных от совместной деятельности - "ДК" №31.
  • Формування первісної вартості товарів відповідно до ПБО 9 - "ДК" №31.
  • Пять методов амортизации в соответствии с ПБУ 7 - "ДК" №31.
  • Две большие курсовые разницы - "ДК" №32.
  • Как сформировать баланс по новому плану счетов - "ДК" №32.

Почему мы возвращаемся к теме "Командировка"

В 28-м номере "ДК" опубликован материал о командировках в пределах Украины.

Сегодня предлагаем вашему вниманию материал, который, продолжая эту тему, освещает требования по оформлению документов при командировке работника за границу, возмещение работнику осуществленных в командировке расходов, а также возможности предприятия по отнесению указанных расходов к составу валовых.

Во второй части статьи приведены извлечения из документов, содержащих положения, общие для командировки как в пределах Украины, так и за границу, и опубликованные в уже упомянутом 28-м номере. Сделано это ради полноты раскрытия темы и удобства пользования нижеприведенным материалом.

Общие положения

Командировка за границу осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия после утверждения задания, в котором определяются цель выезда, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению представляется его копия с переводом) и смета расходов.

Предприятие, командирующее работника, регистрирует лицо, отбывающее в командировку, в специальном журнале по форме согласно приложению 1 к Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу (см. приложение "А" ).

За откомандированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время пребывания в пути. Средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. По желанию откомандированного работника ему пересылается почтовым переводом заработная плата по месту командировки за счет предприятия, которое его отправило.

На время командировки лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том предприятии, которое его откомандировало. В случае направления работника в командировку одновременно с основной работы и работы по совместительству средний заработок сохраняется за ним на обеих должностях, а расходы для возмещения расходов на командировку распределяются между предприятиями, направившими работника в командировку, по согласию между ними.

Сроки командировки, выходные и праздничные дни

Срок командировки определяется руководителем, но не может превышать 60 календарных дней.

Отметки в удостоверении о командировке о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего служебного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложено обязанности осуществлять регистрацию лиц, отбывающих в командировку и прибывающих из нее.

Форма удостоверения о командировке утверждена приказом ГНА от 28 июля 1997 г. №260, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 14 августа 1997 г. под №311/2115 (см. приложение "Б" ).

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки, не предоставляются.

Если работник специально откомандирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то в соответствии со статьями 72 и 107 Кодекса законов о труде такому работнику предоставляется другой день отдыха или производится оплата в двойном размере следующим образом:

1) работникам со сдельной оплатой труда - по двойным сдельным расценкам;

2) работникам, труд которых оплачивается по почасовым или дневным ставкам, - в размере двойной часовой или дневной ставки;

3) работникам, получающим месячный оклад, - в размере одинарной часовой или дневной ставки свыше оклада, если работа в праздничный и нерабочий день осуществлялась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере двойной часовой или дневной ставки свыше оклада, если работа осуществлялась свыше месячной нормы.

Если работник отбывает в командировку в выходной день, то ему по возвращении из командировки в установленном порядке предоставляется другой день отдыха (компенсация двойной оплатой Кодексом законов о труде или Инструкцией о служебных командировках не предусмотрена).

Возмещение суточных

Пунктом 1 Норм возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу, утвержденных постановлением КМУ от 23.04.99 г. №663, установлены следующие предельные нормы суточных расходов в зависимости от включения в счет гостиницы стоимости питания:


п/п
Наличие в счетах гостиниц расходов на питание Сумма суточных, грн
1 Питание не включено 231
2 Одноразовое питание 185
3 Двухразовое питание 128
4 Трехразовое питание 81

Перерасчет предельных норм суточных расходов, установленных в гривнах, в доллары США осуществляется по прогнозному официальному обменному курсу национальной валюты Украины к доллару США на текущий год. В течение 2000 года прогнозный обменный курс составлял: с 01.01.2000 г. по 29.05.2000 г. - 4 грн за $1, с 30.05.2000 г. по настоящее время - 5,78 грн.

В случае необходимости авансирования денежными средствами в национальной валюте страны, куда командируется работник, перерасчет предельной нормы, рассчитанной в долларах США, в валюту страны, куда командируется работник, осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному согласно установленному Национальным банком Украины официальному обменному валютному курсу национальной валюты Украины к этим валютам и доллару США на день выдачи аванса.

Расчет суточных расходов на примере командировки в Германию

Пример:

Расчет суточных расходов на примере командировки в Германию осуществляется в следующем порядке:

- перерасчет предельной нормы суточных расходов, определенной в гривнах, - в доллары США (231 грн : 5,78 = $39,97);

- перерасчет определенной в долларах США предельной нормы суточных расходов в валюту страны командировки по курсу на день выдачи аванса: при официальном обменном курсе Национального банка Украины по состоянию на 16.06.2000 г. 2,648253 грн за 1 DM и 5,438400 грн за $1 - предельная норма суточных расходов составляет 82,04 DM за сутки ($39,97 х (5,438400 : 2,648253) = 82,04 DM).

Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, то допускается применение арифметического правила округления до полной единицы.

Фактическое время пребывания в командировке за границей определяется:

а) в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, - по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в заграничном паспорте или документе, заменяющем его;

б) в случае командировки в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, - согласно отметкам отправляющей стороны и принимающей стороны в удостоверении о командировке.

В случае отсутствия вышеупомянутых отметок суточные расходы откомандированному работнику не возмещаются.

Выезд в командировку за границу и возвращение в Украину в один и тот же день считается одним днем командировки.

1.7. Суточные расходы за время пребывания в командировке возмещаются в границах предельных норм:

а) за каждый день командировки, включая день выезда и приезда;

б) в случае включения расходов на питание в счета на наем жилого помещения и в случаях, когда откомандированные работники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране пребывания (дороге), - в границах предельных норм с учетом количества раз питания в сутки. В зависимости от количества раз питания в сутки на протяжении командировки перерасчет осуществляется за каждые сутки отдельно;

в) если дата выезда в командировку в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, или дата возвращения из них не совпадает с датами согласно отметкам в заграничном паспорте или документе, заменяющем его, то суточные расходы за время проезда через территорию Украины возмещаются в соответствии с порядком, предусмотренным для командировок в пределах Украины (т. е., если в удостоверении о командировке работника дата выбытия в командировку проставлена 10 числа месяца, а отметка в паспорте о пересечении границы - 11 числа, то суточные по командировке за 10 число возмещаются как по командировке в пределах Украины, а с 11 - в размерах, предусмотренных при командировке за границу);

г) если командированный, находясь в пути в страну, с которой не установлен или упрощен пограничный контроль, или возвращаясь из такой страны, имеет транзитную остановку на территории Украины, то возмещение расходов на командировку за период проезда через территорию Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.

В случае отсутствия такой остановки суточные расходы возмещаются за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, - по нормам, установленным для командировок за границу.

Если принимающая сторона обеспечивает откомандированного за границу работника дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну назначения и назад и на наем жилого помещения) или суточных расходов, то отправляющая сторона выплату ему суточных расходов уменьшает на сумму дополнительно предоставленных денежных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной больше или равна установленным нормам суточных расходов, то отправляющая сторона выплату суточных расходов не производит.

Проезд к месту командировки и в командировке

Откомандированному работнику возмещаются расходы на проезд к вокзалу, аэропорту или пристани и с вокзала, аэропорта или пристани (если эти пункты расположены за чертой города) в местах отправления, назначения и пересадки (включая предварительный заказ билетов, пользование постельными принадлежностями в поездах, оплату аэропортных сборов, перевозку багажа), а также расходы на проезд по месту командировки в городском транспорте (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи и т. п. (кроме такси) при условии, что работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения.

В случае необходимости передвижения по стране командировки руководитель предприятия может определить командированному работнику вид транспорта, которым он может пользоваться. Если такое предложение не поступает, работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта.

Расходы за пользование такси или аренду автотранспорта могут быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия.

В случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом.

Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. В связи с тем, что расходы на горюче-смазочные материалы и другие указанные выше расходы, связанные с использованием автомобиля, прямо предусмотрены Инструкцией о служебных командировках, они будут выступать расходами на командировку при получении наличности в банке и при отчете подотчетным лицом, а не хозяйственными расходами - как при командировке в пределах Украины.

Проживание по месту командировки

Откомандированному возмещаются расходы на оплату счетов за проживание в гостиницах (мотелях) или наем других жилых помещений, а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, белья, обуви), за пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером.

Временная нетрудоспособность во время командировки

С разрешения руководителя может приниматься во внимание задержка в командировке (в случае заболевания или по другим причинам, не зависящим от работника) продолжительностью более суток, но не более 60 календарных дней. Необходимость задержки должна быть подтверждена справкой дипломатического или консульского учреждения Украины за границей.

Другие возмещения и ограничения

Кроме указанных выше расходов, работнику возмещается стоимость:

- телефонных разговоров;

- оформления заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), комиссионных (в случае обмена валютных средств), обязательного страхования, других документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Инструкцией о служебных командировках запрещено:

- направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался за израсходованные денежные средства в предыдущей командировке;

- возмещать работнику расходы на алкогольные напитки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, а также суммы "чаевых", за исключением случаев, когда суммы таких "чаевых" включаются в счета в соответствии с законами страны пребывания.

Кроме того, владелец (или уполномоченное им лицо) в соответствии с подпунктом 5.4.8 пункта 5.4 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования денежных средств, предоставленных на командировку (возмещение суточных расходов, расходов на наем жилого помещения, на бытовые услуги, транспортные расходы и другие расходы). Указанное должно быть оформлено соответствующим приказом (распоряжением) по предприятию или определено в приказе (распоряжении) о командировке.

За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

Дополнительные ограничения при командировке государственных служащих и других лиц, командированных предприятиями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств

В первую очередь следует отметить, что Нормами возмещения расходов для государственных служащих в зависимости от страны командировки предусмотрены другие (в основном более низкие) нормы суточных расходов, по сравнению с работниками негосударственных предприятий, а также установлены предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения за сутки.

Суточные расходы за время пребывания в командировке государственным служащим возмещаются:

а) за каждый день пребывания в командировке, включая день выезда и приезда, - по нормам, установленым для страны, куда откомандирован работник;

б) в случае осуществления командировок в несколько стран в течение суток - в размере среднего арифметического от норм, установленных для этих стран;

в) при направлении в командировку в две или более стран - по нормам, установленным для соответствующих стран, со дня пересечения границы соответствующей страны.

г) если откомандированный за границу работник согласно условиям приглашения обеспечивается принимающей стороной бесплатным питанием в стране командировки (в пути) или если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения без определения конкретной суммы, то суточные расходы возмещаются в размерах: 80 процентов - при одноразовом, 55 процентов - при двухразовом, 35 процентов - при трехразовом питании;

г) расходы на питание, стоимость которого определена и включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или в проездные документы, оплачиваются камандированным за счет суточных.

Государственному служащему возмещаются расходы:

- на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования - только по тарифу 2-го класса (на самолетах - экономического, на судах - 2-го или туристического класса). Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, то каюты 1-й, 2-й и 3-й категорий считаются каютами 1-го класса, а каюты других категорий - 2-го (туристического) класса. Стоимость проезда по железным дорогам в странах Азии и Африки возмещается по тарифам 1-го класса;

- на бронирование мест в гостиницах - в размере не более 50 процентов стоимости места за одни сутки;

- на бытовые услуги, стоимость которых включена в счета об оплате за наем жилого помещения (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, белья, обуви), но не более 10 процентов от нормы суточных расходов, установленной для страны, куда командируется работник;

- на пользование постельными принадлежностями в поездах;

- на пользование в гостиницах холодильником и телевизором (пользование кондиционером Инструкцией о служебных командировках или Нормами возмещения расходов для госслужащих не предусмотрено);

- на наем жилого помещения во время командировки в случае транзитной остановки, а также вынужденной задержки в пути - в границах предельных норм, определенных для страны, где произошла остановка.

В каждом конкретном случае в согласованных с руководителем размерах возмещаются расходы на:

- проезд откомандированного работника в мягком вагоне, на судах морского флота в каютах, которые оплачиваются по 1 - 4-й группам тарифных ставок, на судах речного флота в каютах 1-й и 2-й категорий, а также воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса;

- перевозка до 30 кг багажа, кроме багажа, стоимость перевозки которого включена в стоимость билета на тот вид транспорта, которым пользуется работник;

- служебные телефонные переговоры;

- пользование такси или аренду автотранспорта.

Важно то, что с разрешения руководителя государственному служащему или работнику предприятия, которое полностью или частично финансируется из государственного бюджета, могут быть возмещены фактические расходы, превышающие предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения, на проезд и служебные телефонные переговоры. При этом указанные расходы и расходы на такси или наем автотранспорта относятся к компенсационным и не включаются в совокупный налогооблагаемый доход такого работника.

Государственным служащим и работникам вышеупомянутых предприятий, учреждений и организаций, находящимся за границей длительный срок и получающим заработную плату в иностранной валюте, и работникам дипломатических учреждений Украины, находящимся за границей в долгосрочной командировке и получающим выплаты в иностранной валюте, в случае командировки в пределах страны пребывания суточные расходы возмещаются в размере 80 процентов норм суточных расходов, определенных в приложении к этому постановлению для данной страны. В случае командировки в пределах страны пребывания сроком на одни сутки суточные расходы возмещаются в размере 50 процентов указанных норм.

Порядок выдачи денежных средств на командировку и отчетность за использованные денежные средства

Предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами в национальной валюте страны, куда командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы с соблюдением требований Национального банка Украины о вывозе иностранной валюты за границу. Работника ознакомливают со справкой-расчетом на выданный ему аванс и с действующими положениями об отчетности за его использование.

Для получения наличности иностранной валюты в банк подается составленная в произвольной форме заявка-расчет, в которой указываются:

- дата и номер приказа;

- фамилия, имя, отчество лиц, командируемых за границу;

- срок командировки;

- расчет расходов.

В соответствии с Порядком перемещения валюты через таможенную границу Украины, установленным НБУ и Таможенным комитетом 14.03.93 г. №19029/381 с изменениями и дополнениями (извлечение из Порядка приведено в приложении "Г" ), гражданам, откомандированным за границу по служебным делам на срок до 30 дней, разрешается вывозить иностранную валюту до $300 на сутки, но общая сумма не может превышать $9000. Кроме того, разрешается вывозить на покрытие транспортных расходов до $1000, а общая сумма вывозимой валюты в таком случае не может превышать $10000. Уполномоченный банк предоставляет разрешение на вывоз иностранной валюты откомандированным за границу в сумме в соответствии с расчетом по форме 01.

Если сумма расходов на командировку превышает установленные нормы вывоза иностранной валюты, то для осуществления расчетов за границей используется пластиковая карточка одной из международных платежных систем. Порядок использования пластиковых карточек определен в Положении о введении пластиковых карточек международных платежных систем в расчетах за товары, предоставленные услуги и при выдаче наличности, утвержденном постановлением правления НБУ от 24.02.97 г. №37 (текст Порядка см. в приложении "Д" на с. 27) и Положении о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденном постановлением Правления НБУ от 24.09.99 г. №479 (извлечение из текста Положения см. в приложении "Е" ).

Если работник получил аванс на командировку за границу и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу предприятия указанные денежные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс.

После возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в командировке денежных средствах. Типовая форма авансового отчета приведена в приложении "В" (PDF-29Kb) .

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возврату работником в кассу предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс, но не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки; в случае применения корпоративных пластиковых карточек международных платежных систем - не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20 рабочих дней.

В пределах этих сроков руководитель предприятия (в случае отсутствия - его заместитель) обязан принять решение об утверждении авансового отчета.

Вместе с авансовым отчетом представляются документы (в оригинале), подтверждающие стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). К отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте, заверенная отделом кадров или руководителем предприятия.

В случае невозвращения работником остатка денежных средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в принудительном порядке в размерах, предусмотренных Законом Украины от 06.06.95 г. №217/95 "Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей".

Так, статьей 2 данного Закона предусмотрено, что задолженность работников предприятия в случае невозвращения в установленный срок аванса, выданного в иностранной валюте на служебную командировку или хозяйственные нужды, и в других случаях несдачи иностранной валюты, полученной под отчет, взыскивается в сумме, эквивалентной тройной сумме (стоимости) валютных ценностей, перечисленной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день погашения задолженности.

Взысканные суммы направляются на возмещение убытков предприятия, а остаток перечисляется в государственный бюджет Украины.

Аналогичную позицию о взыскании с работника задолженности занимает и Государственная налоговая администрация в своем письме от 17.04.96 г. №22-113/10-2595 "О невозвращении работником остатка валютных средств, полученных на командировку за границу".

Возвращение остатков валютных средств

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные денежные средства или если по уважительным причинам не получены денежные средства на командировку, то выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины на день погашения задолженности, но не позднее 3-х рабочих дней.

То есть расчет осуществляется в следующем порядке: если работник прибыл из командировки 1 июля, представил авансовый отчет 2 июля, а погашение задолженности проведено 3 июля, то расчет задолженности должен быть проведенный по курсу НБУ по состоянию на 3 июля.

Если работнику возмещают задолженность позднее 3-дневного срока, то расчет задолженности производится по курсу НБУ на 3-й рабочий день после возвращения из командировки без перечисления по курсу на дату фактического погашения.

Например, если работник вернулся из командировки 1 июля, а расчет с ним произведен 20 июля, сумма задолженности определяется по курсу НБУ, установленному на 3-й день после возвращения из командировки, т. е. по состоянию на 4 июля.

В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны командировки перерасчет расходов, осуществленных в командировке и подтвержденных документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному Национальным банком Украины на день утверждения авансового отчета.

Налоговый и бухгалтерский учет

В соответствии с подпунктом 8 пункта 4 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" (в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. №283) в валовые расходы налогоплательщика включаются расходы на командировку физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком или являющихся членами руководящих органов налогоплательщика, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (включая перевозку багажа) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки, оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений, телефонных счетов, оформления заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательного страхования, расходов на устный и письменный переводы, других документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Указанные расходы могут быть включены в состав валовых расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т. п.

Обратите внимание на то, что при командировках за границу в случае необходимости передвижения по стране командировки предусмотрена возможность возмещения работнику, с разрешения руководителя, стоимости пользования такси и аренды автотранспорта.

По нашему мнению, при наличии счета за указанные услуги, стоимость их можно относить к составу валовых расходов, ведь Законом Украины "О налогообложении прибыли предприятий" отнесение этих расходов к составу валовых расходов не запрещено.

Не включается в состав расходов налогоплательщика наличность, израсходованная на цели, определенные подпунктами 5.3.1 и 5.4.4 данной статьи, а также на цели, не связанные с возмещением личных расходов физического лица, находящегося в командировке.

Не разрешается относить к составу расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы "чаевих", за исключением случаев, когда суммы таких "чаевих" включаются в счет в соответствии с законами страны пребывания, а также платы за зрелищные мероприятия.

Несмотря на то, что Инструкцией о служебных командировках прямо предусмотрена возможность отбытия в заграничную командировку на служебном автомобиле, расходы на горюче-смазочные материалы, а также связанные со стоянкой и парковкой такого автомобиля, в соответствии с подпунктом 10 пункта 4 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" к составу валовых расходов не относятся, а возмещаются за счет прибыли предприятия. Исключение составляют предприятия и организации, основной деятельностью которых является предоставление платных услуг по туристическому или транспортному обслуживанию посторонних граждан или организаций.

Дополнительно к валовым расходам относятся не подтвержденные документально (при наличии отметок таможни в заграничном паспорте и принимающей стороны в командировочном удостоверении) расходы на питание и финансирование других личных нужд физического лица (суточных расходов), понесенных в связи с его командировкой, в границах предельных норм, устанавливаемых Кабинетом Министров Украины за каждый полный день командировки, включая день отъезда и приезда. Суммы суточных расходов свыше установленных норм возмещаются за счет прибыли предприятия.

Любые расходы на командировку могут быть включены в состав валовых расходов налогоплательщика при наличии подтверждающих документов о связи такой командировки с основной деятельностью такого налогоплательщика - приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью налогоплательщика; заключенного договора (контракта); других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие лица, командированного стороной, в переговорах, конференциях или симпозиумах, проводимых по тематике, совпадающей с основной деятельностью налогоплательщика.

Поэтому накануне или во время командировки необходимо заключить с фирмой, куда командируется работник, хотя бы договор о намерениях.

По запросу представителя налогового органа налогоплательщик должен обеспечить за собственный счет перевод отчетных и подтверждающих документов, изданных на иностранном языке.

Суммы и состав расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, определяются Кабинетом Министров Украины. Сумма суточных для таких категорий физических лиц не может превышать сумму, установленную абзацем вторым этого подпункта для других командированных лиц. Владелец или уполномоченное им лицо может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования денежных средств, предоставленных на командировку.

Не относятся к составу валовых расходов также возмещенные командированному работнику расходы, не предусмотренные Инструкцией о служебных командировках или в размерах, превышающих установленные Кабинетом Министров нормы.

Кроме того, не включается в состав расходов налогоплательщика наличность, израсходованная:

- на цели, не связанные с ведением основной деятельности, а именно на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха (ограничения не касаются организаций, основной деятельностью которых является организация приемов, презентаций и праздников по заказу и за счет других лиц);

- приобретение лотерей, участие в азартных играх;

- финансирование личных нужд физического лица, находящегося в командировке.

Если во время командировки планируется осуществление предпродажных (представительских) расходов, в том числе и на организацию приема, наличность командированному работнику на эти цели следует выдавать как на хозяйственные нужды и возмещать по авансовому отчету. Однако принимая во внимание требования подпункта 4 пункта 4 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", такие расходы, осуществленные в наличной форме, не могут быть отнесены к составу валовых расходов.

К аналогичному выводу приходит и Государственная налоговая администрация в Письме от 07.10.99 г. №5654/6/15-0216 "Вопрос включения в состав валовых расходов расходов на проведение представительских мероприятий".

На что необходимо обратить внимание при командировании работника за границу

В связи с выдачей командированным работникам валютных средств, отличием между фактическим курсом иностранной валюты и "прогнозным официальным курсом", изменением курса иностранной валюты необходимо обратить внимание на следующее:

Курсовые разницы

В соответствии с подпунктами 3 и 6 пункта 3 статьи 7 Закона Украины, любая задолженность налогоплательщика или перед налогоплательщиком, основная сумма которой выражена в иностранной валюте, отображается в налоговом учете дебитора или кредитора путем перерасчета суммы такой задолженности в гривны по официальному валютному (обменному) курсу НБУ, действовавшему на дату ее возникновения, и не подлежит перечислению в связи с изменением обменного курса гривны в течение отчетного периода.

В случае если такая задолженность продается (погашается) в течение отчетного периода, стоимость такой задолженности определяется путем перерасчета ее суммы в гривны по официальному валютному (обменному) курсу Национального банка Украины, действовавшему на дату такой продажи (погашения).

При этом положительная или отрицательная разница между результатом такого перерасчета и балансовой стоимостью иностранной валюты или задолженности включается соответственно в валовые доходы или валовые расходы налогоплательщика - кредитора или в валовые расходы или валовые доходы налогоплательщика - дебитора по результатам отчетного периода.

Расчет курсовых разниц и порядок их отображения в налоговом и бухгалтерском учетах рассмотрим на условных примерах.

Рассмотрим несколько примеров, когда предприятие командировало работника административного состава за границу

Пример 1. Предприятие командировало работника административного состава за границу на два дня с 5 по 6 июня 2000 г. и выдало ему аванс в размере $200 (курс НБУ на дату выдачи аванса - 5,1 грн за 1$). Расходы работника в командировке составляли $150. На дату представления авансового отчета и возврата валюты курс НБУ составил 5,5 грн за $1.

Пример 2. Предприятие командировало работника административного состава за границу на два дня и выдало ему аванс в размере $200 (курс НБУ на дату выдачи аванса - 5,1 грн за $1). Расходы работника в командировке в соответствии с авансовым отчетом составляли $260. На дату представления авансового отчета и возврата валюты курс НБУ составил 5,5 грн за $1.

Бухгалтерские проводки к примеру 1

№ п/п Содержание операции Сумма, грн Бухгалтерский учет по старому плану счетов Бухгалтерский учет по новому плану счетов Налоговый учет
Д-т К-т Д-т К-т ВВ ВД
1 Полученная в банке валюта оприходована в кассу предприятия - $200 1020
(5,1 х 200)
50/2 51/2 302 312 - -
2 Выдан работнику аванс - $200 1020 ($200) 71 50/2 372 302 - -
3 Предъявлен работником авансовый отчет на сумму $150 825
(5,5 х 150)
20 (26, 44) 71 92 372 825 -
4 Возвращена работником неиспользованная наличность - $50 275
(5,5 х 50)
50 71 302 372 - -
5 Отображена курсовая разница 80 (825 + 275 - 1020) 71 80 372 714 - 80

Бухгалтерские проводки к примеру 2

№ п/п Содержание операции Сумма, грн Бухгалтерский учет по старому плану счетов Бухгалтерский учет по новому плану счетов Налоговый учет
Д-т К-т Д-т К-т ВВ ВД
1 Полученная в банке валюта оприходована в кассу предприятия - $200 1020
(5,1 х 200)
50/2 51/2 302 312 - -
2 Выдан работнику аванс - $200 1020 ($200) 71 50/2 372 302 - -
3 Предъявлен работником авансовый отчет на сумму $260 1430
(5,5 х 260)
20 (26, 44) 71 92 372 1430 -
4 Возмещен работнику перерасход по командировке (возмещен в грн) 330
(5,5 х 60)
50 71 372 302 - -
5 Отображена курсовая разница 80 (5,5 х200- 5,1 х 200) 71 80 372 714 - 80

2. Отнесение на валовые расходы суточных расходов

Указанные выше бухгалтерские проводки возможны только при условии если фактический курс иностранной валюты ниже "прогнозного официального курса". Тогда, в соответствии с упомянутым выше подпунктом 5.4.8 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", суточные расходы полностью будут относиться к составу валовых расходов.

В случае если фактический обменный курс превысит "прогнозный официальный курс", суточные будут относиться к составу валовых расходов только в границах предельных норм, установленных КМУ (231 грн и, соответственно, в меньших размерах в зависимости от включенной в счет гостиницы стоимости питания). Разница между действующим обменным курсом и прогнозным курсом подлежит списанию за счет прибыли предприятия после уплаты налогов.

Пример 3. Работнику зачислены к возмещению суточные расходы за 5 дней заграничной командировки в сумме $199,85. Курс НБУ на дату представления авансового отчета составлял 6,1 грн за 1$.

В этом случае суточные расходы относятся: к составу валовых расходов в сумме 1155 грн (5 х 231) и за счет прибыли предприятия - в сумме 64,09 грн (199,85 х 6,1 - 1155).


ПО СУТИ

Если работник отбывает в командировку в выходной день, то ему по возвращении из командировки в установленном порядке предоставляется другой день отдыха (компенсация двойной оплатой Кодексом законов о труде или Инструкцией о служебных командировках не предусмотрена).

Если принимающая сторона обеспечивает откомандированного за границу работника дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну назначения и назад и на наем жилого помещения) или суточных расходов, то отправляющая сторона выплату ему суточных расходов уменьшает на сумму дополнительно предоставленных денежных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной больше или равна установленным нормам суточных расходов, то отправляющая сторона выплату суточных расходов не производит.

Нормами возмещения расходов для государственных служащих в зависимости от страны командировки предусмотрены другие (в основном более низкие) нормы суточных расходов, по сравнению с работниками негосударственных предприятий, а также установлены предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения за сутки.

С разрешения руководителя государственному служащему или работнику предприятия, которое полностью или частично финансируется из государственного бюджета, могут быть возмещены фактические расходы, превышающие предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения, на проезд и служебные телефонные переговоры. При этом указанные расходы и расходы на такси или наем автотранспорта относятся к компенсационным и не включаются в совокупный налогооблагаемый доход такого работника.

Если работник получил аванс на командировку за границу и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу предприятия указанные денежные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс.После возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в командировке денежных средствах.

Несмотря на то, что Инструкцией о служебных командировках прямо предусмотрена возможность отбытия в заграничную командировку на служебном автомобиле, расходы на горюче-смазочные материалы, а также связанные со стоянкой и парковкой такого автомобиля, в соответствии с подпунктом 10 пункта 4 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" к составу валовых расходов не относятся, а возмещаются за счет прибыли предприятия. Исключение составляют предприятия и организации, основной деятельностью которых является предоставление платных услуг по туристическому или транспортному обслуживанию посторонних граждан или организаций.

Если во время командировки планируется осуществление предпродажных (представительских) расходов, в том числе и на организацию приема, наличность командированному работнику на эти цели следует выдавать как на хозяйственные нужды и возмещать по авансовому отчету. Однако принимая во внимание требования подпункта 4 пункта 4 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", такие расходы, осуществленные в наличной форме, не могут быть отнесены к составу валовых расходов.


Основные нормативные документы по командировкам

Взаимоотношения работника, отбывающего в командировку, с предприятием и предприятия - с налоговым законодательством регулируют следующие основные нормативные документы:

1. Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" (в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. №283 с внесенными изменениями);

2. Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. №59 (в редакции приказа Минфина Украины от 10.06.99 г. №146), зарегистрированная в Министерстве юстиции Украины 29.06.99 г. под №418/3711;

3. Постановление КМУ от 23.04.99 г. №663 "О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу";

4. Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденный постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. №21 в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. №334 (с внесенными изменениями);

5. Порядок перемещения валюты через таможенную границу Украины, установленный НБУ и Таможенным комитетом 14.03.93 г. №19029/381.


Документы, регламентирующие порядок командировок

Приложение "А"
Журнал регистрации удостоверений о командировке


Приложение "Б"
Удостоверение о командировке

Приложение "В"
Бланк авансового отчета (PDF-29Kb)

Приложение "Г"
Порядок перемещения валюты через таможенную границу Украины (извлечение)

Приложение 1 форма 01
действительно в течение года без права передачи
Разрешение
Приложение "Д"
Положение о введении пластиковых карточек международных платежных систем в расчетах за товары, предоставленные услуги и при выдаче наличности
Приложение "Е"
Извлечение из Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденного постановлением Правления НБУ от 24.09.99 г. №479 и зарегистрированного в Минюсте Украины 22.11.99 г. под №802/4095

© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua