Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#45 '2000: Практичная бухгалтерия - Школа бухгалтера: Урок 12-й.

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 12-й. Часть вторая.
Касса и кассовые операции, учет запасов

1. "Касса и кассовые операции"

2. Учет запасов

Практика

Урок ведут: В. КАРЕВ, В. ПАНТЕЛЕЕВ


Темы предыдущих уроков: "Школы бухгалтера"


Первые четыре части урока напечатаны в "ДК" №42.

5. "Касса и кассовые операции"

Продолжение. Начало в уроке №8, "ДК" №22, уроке №9,"ДК" №26, уроке №10, "ДК" №29, уроке №11, "ДК" №36.

Лица, имеющие право получать денежные средства из кассы банка

Как правило, денежные средства из кассы банка получает кассир предприятия (порядок оформления чека на получение денежных средств - см. урок №11). Но это вовсе не означает, что другие работники предприятия не могут привлекаться к выполнению данной операции. Привлечение других работников предприятия может быть вызвано разными причинами, например, в случае вынужденной временной замены кассира, когда исполнение его обязанностей возлагается на другого работника, или в случае, если на предприятии, где по штатному расписанию не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут выполняться бухгалтером или другими работниками, а также в случае, если кассир по причине занятости не может покинуть свое рабочее место и т. д.

При этом необходимо помнить, что с работником, на имя которого оформляется чек на получение денежных средств из кассы банка, должен быть заключен договор о его полной материальной ответственности. После заключения такого договора предприятие может доверить ему не только получение денежных средств из кассы банка, но и доставку их в кассу предприятия. Кроме того, необходимо учесть рекомендации, данные НБУ в приложении 2 к Порядку №334, в котором сказано, что нежелательно доверять выполнение операций по хранению и транспортированию денежных средств лицам, которые:

- ранее привлекались к уголовной ответственности за намеренные преступления, у которых судимость не погашена или не снята в установленном порядке; по приговору суда лишены права заниматься вышеупомянутыми видами деятельности;

- страдают хроническими психическими заболеваниями;

- находятся на специальном медицинском учете из-за алкогольной или наркотической зависимости.

К слову сказать, аналогичные требования желатель-но предъявлять и к тем гражданам, которых предполагается принять на работу или назначить на должность, связанную с ведением кассовых операций и обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации.

Транспортирование денег

После получения наличных из кассы банка (данная операция подробно рассматривалась в уроке №11) работник предприятия, получивший деньги, должен в тот же день доставить их в кассу предприятия и сдать кассиру, оформив данную операцию приходным кассовым ордером (см. урок №9). Возникает вопрос: а как доставить?

Порядок транспортирования оборотных средств урегулирован приложением 2 к Порядку №334. В соответствии с требованиями приложения 2, идти пешком, ехать попутным или общественным транспортом запрещено, следовательно, работнику, получившему деньги из банка, должно быть предоставлено транспортное средство. Интересно, что, в соответствии с пунктом 1.9 Постановления №1094, транспортное средство - это устройство, предназначенное для перевозки людей и (или) грузов, а также установленного на нем специального оборудования или механизмов.

Исходя из этого определения (и в пункте 1.9 это подтверждено) велосипед также является транспортным средством. Я думаю, что разработчики Порядка №334 под "транспортным средством" все-таки подразумевали автомобиль, то есть "механическое транспортное средство" в соответствии с определением понятий все в том же пункте Постановления №1094, и не рекомендую вам перевозить деньги на велосипеде.

Кроме транспортного средства, работнику, доставляющему денежные средства из кассы банка в кассу предприятия, должна быть предоставлена охрана. Сколько должно быть охранников, будут ли они штатными работниками предприятия или это будут работники милиции или отдела охраны подразделений Государственной службы охраны при органах внутренних дел - все это определяет руководитель предприятия, в обязанности которого входит как обеспечение охраны, так и предоставление транспортного средства такому работнику.

На малых предприятиях охранник и водитель транспортного средства - это, как правило, одно лицо.

Учитывая статистические данные преступлений, связанных с разбойными нападениями на инкассаторов и должностных лиц, осуществляющих транспортировку денежных средств и ценностей, Нацбанк в приложении 2 дает рекомендации кассиру, лицам из его сопровождения и водителю транспортного средства, если таковое предоставляется руководителем предприятия, которые они должны выполнять во время транспортирования средств, а именно:

- не разглашать маршрут движения и размер перевозимых средств и ценностей;

- не впускать в салон транспортного средства посторонних лиц, не имеющих разрешения руководителя предприятия и (или) подразделения Государственной службы охраны при органах внутренних дел;

- не посещать магазины, рынки и подобные места;

- не выполнять любые поручения, не связанные с транспортированием средств, и отвлекаться любым другим способом от доставки по назначению денег и ценностей.

Требования, указанные выше, относятся к предприятиям всех форм собственности, которые самостоятельно, без привлечения инкассаторских служб посторонних предприятий, транспортируют денежные средства из касс банков в кассу предприятия и в обратном направлении.

Сдача денежных средств в кассу предприятия

Работник предприятия, доставивший денежные средства в кассу предприятия, сдает их кассиру. Кассир, пересчитав денежные средства, оформляет в установленном порядке приходный кассовый ордер на общую сумму полученных денежных средств (порядок оформления - см. урок №9), после чего отделяет (отрывает) квитанцию от приходного кассового ордера и выдает ее работнику, сдавшему деньги.

Практика показывает, что при оформлении приходного кассового ордера, особенно в тех случаях, когда именно кассир предприятия получает деньги из кассы банка, доставляет и сдает их в кассу предприятия, то есть самому себе, допускается характерная для многих ошибка. В строке "Принято от" указывается "Получено из банка", а в строке "Основание" - "Получено по чеку №__" (указываются три последние цифры чека, по которому были получены денежные средства из кассы банка). Напомним, что в строке "Принято от" обязательно должна указываться фамилия и инициалы лица, внесшего деньги в кассу, в данном случае лица, на имя которого был выписан чек и которое, получив деньги по данному чеку, доставило их и сдало в кассу. И неважно, кассир это, бухгалтер или другое должностное лицо предприятия. Кроме этого, в строке "Основание" желательно указывать не только номер чека, но еще и целевое назначение полученных из банка денежных средств. Например:


Принято от ______________Пантелеевой Н.И.
___________________________________________________________________
Основание __Получено из банка по чеку №000, в том числе заработная плата за ___вторую половину июня 1000,00 грн, и на покупку канцелярских товаров 200,00___грн. ------ Всего: Одна тысяча двести_-----грн_00__коп.
(буквами)


Почему мы обращаем на это ваше внимание?

Во-первых, потому, что необходимо осуществлять контроль выполнения работником, на имя которого выписан чек, поручения предприятия получить из кассы банка и доставить в кассу предприятия денежные средства в сумме, указанной в чеке. Этот контроль осуществляется, как правило, главным бухгалтером следующим образом. В чеке и в корешке чека (образец корешка чека смотри ниже, рис. 1) при его выписке, кроме всего прочего, указывается фамилия и инициалы работника, которому выдается чек, и сумма, которую он должен получить по данному чеку из кассы банка. Чек, как было сказано ранее (см. урок №11), отделяется от корешка чека и под роспись в корешке чека работника, на имя которого выписан чек, выдается ему для предъявления в банк. Корешок же чека остается в чековой книжке. Таким образом, главный бухгалтер в любой момент, открыв чековую книжку, может определить, кому, когда и на какую сумму были выданы чеки.

Рис. 1.

Корешок чека

АА0000000

На 1200,00

“08”июля__2000_г.

ЧЕК ВЫДАН

Пантелеевой Н.И.

(кому)

Подписи:

Цой

(первый)

Вергун

(второй)

ЧЕК ПОЛУЧИЛ

08”_июля__2000г.

Пантелеева

(подпись)

Рис. 2.

ОПРИХОДОВАНО
по кассе,
кассовый ордер

№ __126________
от “_08”_июля__2000_г.

Главный (старший)
бухгалтер

Вергун_

Допустим, работник выполнил поручение предприятия и сдал в кассу полученные из кассы банка денежные средства, а кассир предприятия оформил приходный ордер на полученную сумму денежных средств. Главный бухгалтер предприятия, получив отчет кассира, должен сверить фамилию и инициалы работника, номер чека и сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с данными, указанными в чеке. Если все совпадет, то на обратной стороне корешка чека (см. рис. 2) главный бухгалтер проставляет номер и дату приходного кассового ордера, которым были оприходованы денежные средства, полученные из банка, и ставит свою подпись.

Вариант, когда сумма в корешке чека не совпадает с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, будет рассматриваться позже.

Во-вторых, потому, что необходимо осуществлять контроль за целевым использованием средств, полученных из банка.

Нельзя денежные средства, полученные из банка на выплату заработной платы, использовать на оплату командировочных или на покупку товара и т. д. Денежные средства должны использоваться строго на те цели, на которые были получены и которые были указаны в чеке, на его обратной стороне. Например:

Сим- вол Цели расходов Сумма    
40 Заработная плата 1000--------- 00  
  На оплату канцелярских товаров 200---------- 00  
46 Закупка сельхозпродуктов      
50 Пенсии, помощь и страховое возмещение      

Если после получения денежных средств из банка в кассу предприятия их использование по назначению по каким-либо причинам невозможно или возможно, но только частично, то не использованные по назначению денежные средства должны быть полностью возвращены в банк в сумме, превышающей лимит остатка наличности в кассе.

Однако для того, чтобы контролировать целевое использование средств, необходимо иметь документ, в котором бы указывалось, на какие цели и в какой сумме получались денежные средства из банка.

Такие данные, как мы уже говорили, указываются на обратной стороне чека. Но чек, в случае получения по нему денежных средств из кассы банка, остается в банке. Поэтому необходимо при оприходовании денежных средств, полученных из банка, в приходном кассовом ордере в строке "Основание" указывать их целевое назначение, иначе вы просто забудете, на какие цели вы их получили, и, как следствие, в такой ситуации возможно нецелевое использование средств.

Если вы по какой-либо причине потеряли информацию о целевом назначении полученных денежных средств, ее можно восстановить. Есть еще один документ, в котором указывается целевое назначение средств, полученных по чеку из кассы банка, - это выписка банка о наличии и движении денежных средств по счету предприятия. В ней рядом с суммой денежных средств, списанных со счета предприятия на определенные цели (зарплата, командировочные, хознужды и т. д.) и выданных работнику предприятия по чеку из кассы банка, указывается соответствующий код. Зная коды, вы легко сможете восстановить информацию о целевом назначении средств, полученных по чеку из кассы банка.

Не забывайте, что Порядок №334 требует: "Предприятия и индивидуальные предприниматели должны предоставлять обслуживающему учреждению банка (по его требованию) отчетные платежные и расчетные документы (кассовые и товарные чеки, квитанции к доходным кассовым ордерам, налоговые накладные, договоры купли-продажи, акты закупок, счета-фактуры и т. п.), которые подтверждали бы совершенные целевые расходы наличных".

Аннулирование неиспользованного чека

В заключение необходимо рассмотреть еще одну ситуацию, которая связана с получением наличных денежных средств по чеку со счета предприятия в банке. В случае если работник предприятия по каким-либо причинам не получил из кассы банка денежные средства по оформленному на его имя и выданному ему чеку, он должен вернуть его в тот же день в бухгалтерию предприятия. Поскольку контроль за использованием чеков, как правило, осуществляет главный бухгалтер, именно ему и возвращается неиспользованный чек. Главный бухгалтер обязан проверить наличие в чеке контрольной марки (см. правый верхний угол лицевой стороны чека - урок №11, "ДК" №36, с. 51), и если она оторвана от чека, приклеить ее к чеку, а сам чек приклеить к корешку чека в чековую книжку, от которого он был оторван при его оформлении и выдаче работнику. После этого на не использованном по назначению, возвращенном чеке главный бухгалтер делает надпись "Аннулирован" и оставляет его вместе с чековой книжкой у себя на хранении.

В таком же порядке аннулируется чек, в котором при его оформлении была допущена ошибка.

Если контрольная марка к выписанному чеку, сам выписанный чек или чековая книжка потеряны или похищены, об этом необходимо немедленно сообщить правоохранительным органам и в банк, который вас обслуживает и который вам выдал данную чековую книжку.

Бухгалтерские проводки, отображающие поступление в кассу предприятия денежных средств со счета предприятия в банке, наверное, самые простые:

а) Д-т 301 К-т 311 - поступление в кассу предприятия наличных денежных средств в национальной валюте с текущего счета предприятия;

б) Д-т 302 К-т 312 - поступление в кассу предприятия наличных денежных средств в иностранной валюте с текущего валютного счета предприятия.

Если на предприятии используется несколько видов валюты, то желательно субсчета 302 и 312 разделить на субсчета второго порядка, соответствующие видам валюты. Например:

1. 3021 - наличные доллары США в кассе предприятия;

2. 3022 - наличные немецкие марки в кассе предприятия; и т. д.

3. 3121 - текущие счета предприятия в долларах США;

4. 3122 - текущие счета предприятия в немецких марках; и т. д.

В этом случае проводка будет, например:

в) Д-т 3021 К-т 3121 - поступление в кассу предприятия наличных долларов США с текущего валютного счета предприятия в долларах США.

Поступление выручки в кассу предприятия

Следующим, наиболее весомым источником поступления денежных средств в кассу предприятия является выручка, полученная от реализации товаров, продукции, работ или услуг. Выручка может поступать в кассу как непосредственно от покупателей и заказчиков, так и от кассиров операционных касс, которые расположены в пунктах реализации товаров, продукции работ или услуг (в магазинах, киосках, обособленных производственных подразделениях и т. д.).

По операциям приема выручки в кассу предприятия очень важно четко определиться с вопросом, необходимо ли использовать по данным операциям электронный контрольно-кассовый аппарат (ЭККА) или товарно-кассовую книгу (ТКК), или их можно осуществлять без использования ЭККА и ТКК.

В статье 1 Закона №227/96-ВР по этому поводу сказано, что ЭККА и ТКК не применяются при проведении расчетов в кассах на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности, где проводятся эти операции с оформлением доходных и расходных кассовых ордеров с выдачей соответствующих квитанций, подписанных и заверенных печатью в установленном порядке. И в этой же статье, в самом ее начале, говорится, что предприятия, учреждения и организации всех форм собственности и граждане - субъекты предпринимательской деятельности, совершающие расчеты с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг за наличные, обязаны проводить расчеты с потребителями через надлежащим образом зарегистрированные ЭККА. Первое утверждение явно противоречит второму.

В первом случае получается, что предприятия, которые всем своим покупателям и заказчикам оформляют приходные кассовые ордера и выдают квитанции, подписанные и заверенные печатью, на сумму полученных от них наличных денежных средств в оплату товаров, продукции, работ или услуг, могут, например, осуществлять торговлю любыми не запрещенными законодательством к реализации товарами без использования ЭККА. Ведь нет же никаких оговорок ни по форме собственности, ни по видам деятельности, ни по номенклатуре товаров или услуг, никаких - можно, и все!

А во второй приведенной выдержке из закона для предприятий торговли, общественного питания и услуг, торгующих за наличные денежные средства, такая возможность категорически исключается. Вот уж воистину: "Не верь глазам своим".

И что же делать в такой ситуации бухгалтерам торговых предприятий, предприятий общественного питания или услуг? Естественно, идти по пути наименьшего сопротивления налоговиков, то есть использовать ЭККА. И только в случаях, предусмотренных Приказом №24, не использовать ЭККА, но при этом обязательно использовать ТКК. Порядок приема выручки с использованием ЭККА и ТКК будет подробно рассматриваться позже, а сейчас мы возвращаемся к кассовым операциям без использования ЭККА и ТКК.

Итак, выручка в кассу предприятия непосредственно от покупателей и заказчиков может поступать только по предприятиям, не осуществляющим торговли, не работающим в сфере общественного питания и услуг. Порядок оформления приходных кассовых ордеров при этом никоим образом не меняется. Как правило, такие приходные кассовые ордера составляются на основании договоров, нарядов-заказов, квитанций, накладных и прочее, которые оформляются, выписываются в нескольких экземплярах, один из которых прилагается к приходному кассовому ордеру и указывается в строке "Приложение" (см. урок №9, "ДК" №26, с. 28).

Бухгалтерские проводки, отображающие поступление выручки в кассу предприятия

Выручка, поступающая в кассу предприятия, может быть как предварительной оплатой, так и последующей.

Возьмем для примера оплату готовой продукции предприятия. Если в кассу поступают наличные денежные средства в национальной валюте в виде предварительной оплаты готовой продукции на сумму 1200,00 гривен, в том числе НДС 200,00, составляются следующие бухгалтерские проводки:

г) Д-т 301 К-т 681 1000,00;

д) Д-т 301 К-т 641 200,00;

е) Д-т 643 К-т 681 200,00.

Если в кассу поступают наличные денежные средства в национальной валюте в виде последующей оплаты уже отгруженной, переданной готовой продукции на сумму 2400,00 гривен, в том числе НДС 400,00, составляется следующая бухгалтерская проводка:

ж) Д-т 301 К-т 361 2400,00.

Аналогичная проводка составляется в случае получения оплаты с одновременной отгрузкой готовой продукции.

Если поступившая в кассу выручка одновременно является частично предварительной оплатой готовой продукции, а частично - последующей, то часть, являющаяся предоплатой, отображается проводками "г", "д" и "е", а часть, являющаяся последующей оплатой, - проводкой "ж".

Валерий КАРЕВ

Продолжение следует.


ПО СУТИ:

Кроме транспортного средства, работнику, доставляющему денежные средства из кассы банка в кассу предприятия, должна быть предоставлена охрана. Сколько должно быть охранников, будут ли они штатными работниками предприятия или это будут работники милиции или отдела охраны подразделений Государственной службы охраны при органах внутренних дел - все это определяет руководитель предприятия, в обязанности которого входит как обеспечение охраны, так и предоставление транспортного средства такому работнику.


Законодательная база

1. Постановление Правления НБУ от 02.02.95 г. №21 в редакции Постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. №334 "Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте на Украине" (в тексте - Порядок №334).

2. Постановление Правления НБУ от 20.06.95 г. №149 в редакции постановления Правления НБУ от 1310.97 г. №335 "Об утверждении "Инструкции об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины" (в тексте - Постановление №335).

3. Правила определения платежеспособности банкнот и монет Национального банка Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 31.03.99 г. №152 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 16.04.99 г. под №242/3535 (в тексте - Постановление №152).

4. Приказ Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. №41 "Об утверждении Перечня типовых документов", зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 г. под №576/3016 (в тексте - Перечень №41).

5. Указ Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" (в редакции от 11.05.99 г. №491/99) (в тексте - Указ №491).

6. Приказ Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. №51 "Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций" (в тексте - Приказ №51).

7. Приказ Государственной налоговой администрации Украины от 31.12.98 г. №660 "О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке регистрации и применения электронных контрольно-кассовых аппаратов при расчетах наличностью в сфере торговли, общественного питания и услуг", зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 02.03.99 г. под №131/3424 (в тексте - Приказ №660).

8. Приказ Министерства финансов Украины, Министерства статистики Украины от 25.02.97 г. №48/53 "Об утверждении Формы товарно-кассовой книги и Порядка регистрации и ведения товарно-кассовой книги при расчетах наличностью в сфере торговли, общественного питания и услуг" (в тексте - Приказ №48/53).

9. Закон Украины от 06.06.96 г. №227/96-ВР "О применении электронных контрольно-кассовых аппаратов и товарно-кассовых книг при расчетах с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг" (в тексте - Закон №227/96-ВР).

10. Приказ Минстата Украины от 22.05.96 г. №144 "Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате" (в тексте - Приказ №144).

11. Постановление КМУ от 31.12.93 г. №1094 "Об утверждении Правил дорожного движения" (в тексте - Постановление №1094).

12. Приказ Министерства экономики Украины от 12.03.98 г. №24 "Об утверждении Перечня отдельных форм деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, специфика которых позволяет осуществлять расчеты с потребителями без применения электронных контрольно-кассовых аппаратов с использованием товарно-кассовых книг", зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 20.03.98 г. под №183/2623 (в тексте - Приказ №24).

© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua