Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#45 '2000: Практичная бухгалтерия - Школа бухгалтера: Урок 12-й.

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 12-й. Часть вторая.
Касса и кассовые операции, учет запасов

6. Учет запасов

Продолжение. Начало в уроке №6,"ДК" №17, уроке №7,"ДК" №20, уроке №8, "ДК" №22, уроке №9, "ДК" №26, уроке №10, "ДК" №29 , уроке №11, "ДК" №40.

От "первички" до отчетности

Предыдущие уроки мы посвятили знакомству с первичной документацией по учету запасов, ее назначением и порядком оформления. Напомним, что в соответствии со статьей 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. №996-ХіV основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты свершения хозяйственных операций. В связи с этим значение первичных документов для бухгалтерского учета трудно переоценить, и мы в этом убедились. Именно по этой причине первичные документы, как правило, имеют типовую форму и утверждаются Минстатом, Минфином и т. д.

Кроме первичных документов, также строго определены и утверждены формы финансовой и налоговой отчетности. Бухгалтер не имеет права использовать не утвержденные бланки первичных или отчетных документов или каким-либо образом их изменять. Однако от первичных документов до отчетности необходимо пройти длинный путь, который в большей степени никоим образом не определен. Кроме того, этот путь может быть разным, что зависит от вида деятельности предприятия, вариантов поступления и использования запасов и т. д.

В Законе Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" по этому поводу сказано, что информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, и все. А как правильно на практике пройти этот путь от "первички" до отчетности, для многих бухгалтеров остается неразрешимой задачей.

Пробуя ее решить, некоторые бухгалтеры пытаются приспособить к современным условиям и требованиям журнально-ордерную форму учета или еще более древнюю мемориально-ордерную, изобретают что-то свое, и в результате получается такое, что и пером не описать. Не готов наш бухгалтер к такой свободе, не всегда у него хватает знаний решить данную проблему. Примеров этому можно привести достаточно много, один из них - это формы бланков счетов-фактур и то, в каком порядке они используются предприятиями на данный момент. Об этом и о многих других вопросах, связанных с прохождением пути от "первички" до отчетности, и будет идти наш дальнейший разговор. Начнем мы его с источников поступления запасов на склад предприятия.

Источники поступления запасов

Запасы, которые зачисляются на баланс предприятия, могут быть:

1) приобретены за плату у посторонних юридических или физических лиц;

2) произведены собственными силами;

3) получены в виде взноса в уставный капитал предприятия;

4) получены предприятием на безвозмездной основе;

5) приобретены в результате обмена на аналогичные запасы;

6) приобретены в результате обмена или частичного обмена на неаналогичные запасы.

Каждый из указанных вариантов предполагает свой порядок оформления документов и отображения операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Приобретение за плату у юридических лиц

В первом случае, когда запасы приобретаются за плату у юридических лиц, все должно начинаться с договора. Однако, как показывает практика, так происходит далеко не всегда. Очень многие предприятия недооценивают значение договоров, считают, что их разработка, утверждение и подписание - это лишняя трата времени, в связи с чем практикуют приобретение запасов (и не только запасов) путем оплаты выставленных поставщиком счетов. То есть в данном случае предприятие действует по следующей схеме (на примере приобретения товаров, пооперационно):

1. Определяется поставщик (далее - предприятие "А"), который предлагает необходимый вид товара соответствующего качества, устраивающий покупателя по цене.

2. На предприятие "А" направляется доверенное лицо предприятия-покупателя (далее - предприятие "Б"), которое осматривает товар и принимает решение о его покупке.

После чего должен идти переговорный процесс между предприятием "А" и предприятием "Б", во время которого определяются перечень товаров, объем поставки, цены, условия поставки, условия оплаты и многое другое. Все это отображается в договоре, который подписывается обеими сторонами и на основании которого в дальнейшем можно предъявить претензии другой стороне, если она не выполняет условия договора. Однако если договор заключается в устной форме, а именно такой вариант мы рассматриваем, то предприятие, как покупатель, так и поставщик, теряет такую возможность и уже не застраховано от обмана и возможных потерь.

Тем не менее, многие предпочитают рисковать, и их следующие действия таковы:

3. Определив объем покупки, доверенное лицо предприятия "Б" заявляет об этом представителю предприятия "А", уполномоченному выписывать покупателям счета на оплату.

1-я, 2-я и 3-я операции документально не оформляются и в бухгалтерском и налоговом учете не отображаются.

Следующая операция:

4. Представитель предприятия "А" выписывает расчетный документ на оплату и передает его доверенному лицу предприятия "Б".

Несмотря на то, что в данном случае оформляется расчетный документ (счет), в бухгалтерском и налоговом учете он не отображается.

Оформление счета-фактуры

Заполнение счета-фактуры осуществляет поставщик, исходя из имеющейся информации о проведении операции. Рассмотрим процедуры заполнения счета-фактуры и затем заполним эту форму на примере. Отметим, что для учета операций и их контроля осуществляется регистрация данных документов в специальном регистре - журнале регистрации счетов-фактур, рассмотренном ниже.

Данный документ относится к исполнительным, оправдательным бухгалтерским документам. Его форма не утверждена, и предлагаемый вам образец мы сформировали с учетом практики применения счетов-фактур и требований, которые к ним предъявляются. Образец включает в себя минимум обязательной, необходимой для осуществления расчетов, информации и может быть дополнен другими реквизитами, необходимыми для конкретного предприятия и по конкретным расчетам.

На основе счета-фактуры у плательщика формируется величина стоимости материальных ценностей, называемая фактурной стоимостью. В зависимости от принятой методики включения в эту цену железнодорожного тарифа возможны две разновидности формирования стоимости ценностей: цена франко-вагон-станция отправления, т. е. когда железнодорожный тариф включается в фактическую стоимость товара сверх договорной цены и оплачивается покупателем, и цена франко-вагон-станция назначения, при которой тариф оплачивается поставщиком за счет своих средств, как в рассмотренном далее примере.

В графе "Поставщик" приводится сокращенное наименование предприятия-поставщика в соответствии с его учредительными документами, приводится идентификационный код, далее указывается его юридический адрес, реквизиты счета в обслуживающем учреждении банка, на который будут поступать средства плательщика (чаще всего это текущий счет).

В графе "Грузоотправитель" указываются сведения об организации, которая будет сдавать груз к перевозке перевозчику. Эту функцию может осуществлять третья организация по доверенности поставщика, сдавшая груз перевозчику для перевозки грузополучателю. Если отправку груза осуществляет сам поставщик, в сведениях об грузоотправителе указывается "Он же".

При выборе конкретных путей сообщения (способа отгрузки) по отправке груза железнодорожным, воздушным, водным транспортом или комбинированным способом, в позиции формы "Станция отправления" поставщиком указывается соответственно станция, аэропорт, пристань отправления.

Поставщик в своем экземпляре счета указывает характеристику склада, с которого будет отгружаться товар, номер складской операции, присвоенный данному покупателю шифр, если это постоянный покупатель.

В графе "Распоряжение об оплате или отказ от акцепта" руководителем или лицом, уполномоченным подписывать расчетно-платежные документы плательщика (в нашем случае предприятие "Б"), на экземпляре плательщика при принятии решения: оплатить или отказать по обоснованным мотивам, делается распорядительная запись о согласии (акцепте) или несогласии (отказе от акцепта) на оплату данного счета.

В графах о плательщике указываются основные сведения о нем:

сокращенное наименование плательщика, указанное в его учредительных документах, приводится идентификационный код, далее указывается его юридический адрес, реквизиты текущего счета в обслуживающем учреждении банка.

В графе "Грузополучатель" приводятся сведения об организации, которой будет выдан груз в пункте получения (станции назначения). Этой стороной отношений может быть как сам отправитель, так и получатель, а также и другая организация, определенная сторонами. При отправке товара железнодорожным, воздушным, водным транспортом указывается соответственно станция, аэропорт, пристань назначения. Кроме того, здесь приводятся сведения о физических параметрах груза - число мест, вес.

Далее в счете-фактуре сообщаются сведения о договоре (договоре-заказе, заказе) на отгрузку, отпуск (указывается его номер и дата заключения), далее дата отгрузки и способ отправления (воздушным, железнодорожным и т. д. транспортом, номер квитанции или накладной перевозочных документов на отгруженные товары). Если покупатель получает товар со склада поставщика и самостоятельно доставляет его до места назначения, в данной графе указывается "Вывоз транспортом покупателя".

Графа "Дополнение" содержит, как правило, условия оплаты данного счета плательщиком, предусмотренные договором или по устной договоренности. Например, "Счет подлежит оплате в течение 5 дней (или 5 банковских дней) с даты его выписки" или "Оплатить до (дата)". Здесь же возможно указание номера и даты доверенности, а также фамилии и инициалов доверенного лица покупателя, получившего товар, если товар был отпущен до выписки счета-фактуры.

Далее в счете-фактуре приводится информация о продукции, товарах, работах или услугах, которые отгружаются, отпускаются и которые необходимо оплатить. По каждой единице или учетной однородной группе указываются обязательные показатели (см. заполненный бланк счета). Итоговая величина в графе "Сумма счета" дает возможность определить стоимостный показатель единицы (партии) продукции, отгружаемой плательщику денег по данному счету-фактуре. Для поставщика-плательщика НДС делается расчет суммы налога по установленной ставке и в результате определяется общая сумма, подлежащая оплате по данному счету.

Должностными лицами, подписывающими счет-фактуру, формой бланка определены руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Однако в связи с отсутствием в Законе "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" конкретных должностных лиц, которые должны подписывать первичные бухгалтерские документы, предприятие имеет право самостоятельно устанавливать перечень таких лиц для конкретных документов. Для счета-фактуры (напомним, форма не утверждена Минстатом Украины) такими лицами могут быть:

первая подпись:

- руководитель или его заместитель;

- главный экономист;

- руководитель отдела сбыта (коммерческого отдела) и т. д.;

вторая подпись:

- главный бухгалтер или его заместитель;

- старший бухгалтер;

- бухгалтер отдела реализации и т. д.

Возможны варианты, когда на счете ставится одна первая или одна вторая подпись.

Печать на счете-фактуре не ставится.

Счет-фактура выписывается в том количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников расчетов. Как правило, в операции участвуют только две стороны, поэтому счет-фактура выписывается в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, другой передается покупателю.

Сведения из заполненного счета-фактуры, до передачи его плательщику заносятся в учетный регистр - журнал регистрации счетов-фактур.

Данный регистр выполняет несколько функций. Во-первых, позволяет вести учет выписанных счетов, сохранять хронологический порядок выписки. Во-вторых, записи в нем дают возможность определять количество выписанных документов за определенный период, например, за месяц, и таким образом контролировать величину возникновения и погашения обязательств по отправке товаров.

Записи в журнале целесообразно осуществлять в последовательности, в которой заполняются сами счета-фактуры и исходя из степени важности информации для поставщика.

На следующей странице приводится предлагаемая форма "Журнала регистрации счетов-фактур", заполненная на основе рассмотренного ранее примера по заполнению счета-фактуры.

В последней графе "Примечания" по усмотрению предприятия могут приводиться сведения о характере отношений - договор или устная договоренность, порядок расчетов, грузоотправитель, отметки об оплате счета, отправке груза и т. д.

Форма "Журнал регистрации счетов-фактур" также не утверждена, и предлагаемый вам образец может быть дополнен другими реквизитами, исходя из степени важности информации для поставщика.

5. Доверенное лицо предприятия "Б" передает один экземпляр счета руководителю своего предприятия, который, в свою очередь, передает его в бухгалтерию с распоряжением на счете-фактуре "Оплатить". До оплаты больше никаких операций не производится.

6. Предприятие "Б" перечисляет денежные средства со своего счета на счет предприятия "А", в соответствии с выписанным счетом-фактурой.

Практика предприятий Украины показывает, что зачастую для поставщика товара (предприятие "А") недостаточно предъявления копии платежного поручения с отметкой банка о перечислении ему денежных средств, ему необходимо подтверждение о поступлении средств плательщика на его текущий счет, о чем свидетельствует выписка банка со счета. Поэтому реально процедуры оформления и отгрузки приобретенного товара начинаются после поступления денег на счет поставщика.

Журнал регистрации счетов-фактур

Регистрационный № Дата Покупатель товара Вид товара Сумма по счету, грн в т. ч. НДС Примечания
1 2 3 4 5 6
17 5.10.2000 ООО Запад, Харьков Зерно пшеницы товарной 64800 Отправка железной дорогой со ст. Новоалексеевка
           
           

7. Дальнейшее развитие событий во многом определяется условиями договора или устной договоренностью сторон. Исходя из практики предпринимательства, на следующем этапе оформления общих товаросопроводительных документов и отгрузки товаров возможны следующие варианты:

Вариант А. Получение товара только после полной оплаты всей суммы стоимости товара.

7.1. Наиболее распространенная форма расчетов предполагает, что после получения сообщения о поступлении всех денежных средств на счет поставщика, предприятия "А", доверенное лицо предприятия "Б", оформив доверенность на получение товаров (см. урок №6), направляется на предприятие "А".

Если в соответствии с договором товар доставляется покупателю поставщиком, то в этом случае доверенность не оформляется.

7.2. Предприятие "А", проверив и приняв доверенность, выписывает накладную-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов по форме М-11 и отпускает доверенному лицу предприятия "Б" указанный в ней товар. При этом, во-первых, в счете-фактуре, в доверенности, в платежном документе покупателя и в накладной-требовании формы М-11 должен быть указан один и тот же товар; во-вторых, количество товара, указанное в накладной-требовании формы М-11, не должно превышать количество, указанное в доверенности. На следующей странице приведен образец заполненной накладной, форма М-11.

Если товар доставляется автотранспортом, в этом случае вместо формы М-11 оформляется товаротранспортная накладная (см. урок №№9 и10).

7.3. Оформление документов по приему запасов на предприятие.

Поступившие на предприятие грузы регистрируются в "Журнале учета грузов" форма М-1. В этом документе (см. урок №7, "ДК" №20) регистрируются транспортные документы, связанные с получением грузов по железной дороге, водным транспортом и т. д., и их дальнейшее оприходование на склад предприятия.

При прибытии партии товара с доверенным лицом предприятия-покупателя (экспедитором, работником службы снабжения и т. п.) на склад предприятия, работником склада проверяется наличие полученного от поставщика и прибывшего на данный склад товара. Устанавливается его соответствие физическим свойствам, указанным в документах предприятия-поставщика по отправке товара (количество, вес, объем, комплектность и т. д.), путем просчета, промера, взвешивания и т. п. При нормальных условиях результаты таких измерений должны совпадать с данными, указанными в расходных документах предприятия-поставщика. Поступившим товарам присваивается номенклатурный номер, указываются, если необходимо, номера технических паспортов и прочее. В документах также должны совпадать данные о должностных лицах, принявших ценности от поставщика и предъявивших ценности на склад покупателя.

На основе полученной при приемке информации заполняется форма М-4 "Приходный ордер". Документ заполняется в день поступления ценностей и сохраняется у работника склада. При соблюдении указанных выше требований товар поступает на склад и размещается на предусмотренных для данного вида ценностей местах хранения.

В случае установления работником склада отклонений в характеристиках поступающего товара (количество, несоответствие документам, договору и т. д.) заполняется форма М-7 "Акт о приемке материалов". Этот документ составляется работниками постоянной приемной комиссии плательщика с участием представителей поставщика или перевозчика, имеющих соответствующие полномочия. В состав комиссии входит работник - материально ответственное лицо, который принимает груз. Составленный акт, отображающий реальные параметры поступившего товара, заверяется руководителем предприятия или уполномоченным лицом предприятия плательщика. Акт служит документом для оприходования ценностей на склад. Принятые по данному документу ценности поступают на склад.

При поступлении груза на склад без документов составляется акт по форме М-7, отдел снабжения выписывает приказ складу на прием груза без документов, зав. складом сдает приказ в бухгалтерию вместе с составленными актами.

В случаях оформления формы М-7 приходный ордер М-4 не составляется.

Ниже приводится заполненный приходный ордер, форма М-4.

При заполнении позиций формы М-4 о цене единицы изделия и общей стоимости принятых на склад ценностей используется стоимость единицы без учета НДС.


ПО СУТИ:

От первичных документов до отчетности необходимо пройти длинный путь, который в большей степени никоим образом не определен. Кроме того, этот путь может быть разным, что зависит от вида деятельности предприятия, вариантов поступления и использования запасов и т. д.


Пример заполнения счёта-фактуры
(PDF-41.1Kb)


Типовая форма №М-11
НАКЛАДНОЕ-ТРЕБОВАНИЕ НА ОТПУСК (ВНУТРЕННЕЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ) МАТЕРИАЛОВ
(PDF-40.9Kb)


Типовая форма №М-4
ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР
(PDF-34.7Kb)


Схема приобретения запасов путём оплаты выставленных поставщиком счётов
(PDF-83.9Kb)

В. КАРЕВ, В. ПАНТЕЛЕЕВ

Продолжение следует.

Законодательная база

1. Приказ Минфина от 20.10.99 г. №246 "Об утверждении Положения (стандарта) бухгалтерского учета №9 "Запасы", зарегистрированный в Минюсте 02.11.99 г. под №751/4044.

2. Закон Украины от 16.07.99 г. №996-ХіV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

3. Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная Приказом Минфина №291 от 30.11.99 г.

4. Приказ Минстата №193 от 21.06.96 г. "Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов".

5. Правила изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, утвержденные приказом Минфина от 25.11.93 г. №98, СБУ от 15.11.93 г. №118, МВД Украины от 24.11.93 г. №740 и зарегистрированные Минюстом 14.01.94 г. под №8/217.

6. Инструкция НБУ о безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины, утвержденная Постановлением КМУ от 02.08.1996 г. №204.

© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua