Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#47 '2000: Практичная бухгалтерия - Автоматизация бухучета: Excel

Автоматизация бухучета:
Бухгалтерский учёт с помощью Excel.
1-й урок

Вячеслав ВАРЕНЯ, Владимир ЛАВРЕНОВ

Утверждение, что без автоматизации бухгалтерского учета невозможно эффективно управлять современным предприятием, не подлежит сомнению. Тем не менее тысячи и тысячи бухгалтеров, умудренных богатым практическим опытом, особенно старшего поколения, испытывают дрожь от осознания своей неподготовленности к работе с любой компьютерной программой. Что бы вы подумали о человеке, преодолевшем пешком огромное расстояние и продолжающем идти далее, изнемогая от усталости, который при этом ведет за собой в поводу объезженную и оседланную лошадь? Да-да, именно эти мысли приходят в голову при виде бухгалтера, который пользуется компьютером как пишущей машинкой. Возникает огромное желание помочь такому бухгалтеру, тем более, что сделать это довольно просто.

Для решения оперативных задач бухгалтерского учета предлагаем вам воспользоваться возможностями программы Excel - приложения из пакета MS Office. Эта программа представляет собой электронные таблицы, дающие возможность автоматически производить всевозможные расчеты, а также обеспечивает интерактивную связь между данными различных документов, созданных вами в среде Excel (электронных таблиц), например, между "Табелем учета рабочего времени" и расчетом заработной платы рабочему-почасовику, между "Авансовым отчетом" и "Журналом-ордером №7" и т. д.

Это может существенно облегчить труд бухгалтера; например, вам достаточно будет проставить в "Табеле учета рабочего времени" отработанные дни или дни болезни, а все остальное машина сделает сама: и начислит заработную плату, и произведет удержание, выведет сальдо, составит проводки и сделает еще многое другое - все то, что вы запрограммируете.

Причем такое программирование несложно и не потребует от вас специальных знаний, а создав для себя "программу" один раз, вы сможете ею пользоваться столько времени, сколько вам необходимо, корректируя ее в соответствии с изменениями в законодательстве. Есть еще одно преимущество - расчеты, на которые вы ежедневно или ежемесячно тратите часы, машина произведет в считанные доли секунды. Настоятельно советуем вам потратить время на изучение данного материала. Таким образом вы в дальнейшем облегчите себе работу и сэкономите гораздо больше времени, чем потратили, а также сэкономите деньги, поскольку, создавая документы в Excel, бухгалтеру не нужно обращаться к разработчику программы - все необходимые корректировки он может сделать сам, что очень важно в условиях постоянно изменяющегося законодательства.

К тому же данная программа есть в любой оболочке Windows, а ее возможности настолько обширны, что могут решить подавляющее большинство вопросов по ведению бухгалтерского учета.

Вы думаете, это для вас сложно и недоступно? В этой статье мы постараемся убедить вас в обратном. Итак, знакомьтесь - Excel.

Как войти в Excel

Запустить программу Excel можно, нажав на ярлычок с соответствующей надписью на экране монитора или нажав кнопку "Пуск", расположенную в левом нижнем углу экрана монитора, войти в опцию "Программы" и щелкнуть левой кнопкой мыши (далее - ЛКМ) на подопции с соответствующим названием (см. рис. 1).

Результатом совершенных действий будет открытие окна программы, состоящего из определенного количества окон-листов. Они указаны в нижней части окна ("Лист1", "Лист2" и т. д.). Для того чтобы открыть тот или иной лист, необходимо установить курсор на выбранном вами листе и щелкнуть ЛКМ. Обратите внимание, что каждый лист расчерчен на строки, которые обозначены номерами (первая строчка - 1, вторая строчка - 2 и т. д.), и столбцы, обозначенные латинскими буквами (первая колонка - А, вторая колонка - В и т. д.). Таким образом, получается, что каждая клеточка окна Excel имеет свой адрес (имя), состоящий из буквы, обозначающей колонку, в которой находится данная ячейка, и цифры, обозначающей номер строки, в которой находится эта же ячейка. Например, С8.

В этих листах вы можете создавать любые таблицы, документы, производить необходимые расчеты, а также "связывать" листы и книги, состоящие из отдельных листов, между собой. О "связывании" - одной из важнейших возможностей Excel, позволяющей автоматически менять значение ячейки одного документа при изменении значения ячейки в другом документе, - более подробно мы расскажем дальше.

Чтобы ознакомление с программой Excel было интересным и необременительным для вас, мы предлагаем, используя этот материал, шаг за шагом самостоятельно создать расчетную ведомость по заработной плате за февраль (рис. 2). После того как создадите ее, вы убедитесь, что это не просто таблица с цифровыми значениями, а "живой организм", который будет немедленно отзываться на любое изменение его данных новыми результатами.

Теоретические аспекты программы Excel дополнительно можете уточнить в различных изданиях на эту тему. Наиболее популярные из них: серия книг "Компьютерная библиотека для деловых людей"; "Excel для пользователей", авт. А. Колесников; "Excel для "чайников".

Итак, приступаем к созданию рабочей книги под названием "Расчетная ведомость по заработной плате". Под рабочей книгой в программе Excel понимают файл, включающий определенное количество листов-окон.

Рабочая книга, в которой будет производиться расчет заработной платы, должна состоять из 24-х листов - по два листа на каждый месяц года (для расчета оплаты за 1-ю и за 2-ю половину месяца). Но вы по своему желанию можете либо увеличить количество рабочих листов, либо уменьшить.

После запуска программы Excel на экране монитора перед вами открывается рабочая книга (по умолчанию в строке заголовка главного окна вы увидите имя "Книга1") с определенным количеством листов. Для того чтобы установить в книге необходимое вам количество листов, нужно выполнить следующую операцию: открыть меню "Сервис", опцию "Параметры" , а в ней вкладку "Общие" и в окошке напротив надписи "Количество листов" указать нужное количество. В данном случае - 24.

Групповой режим ввода данных

Поскольку структура ведомости на всех листах будет одинаковой, нет необходимости создавать ее на каждом листе в отдельности или копировать из листа в лист.

Для этого необходимо использовать возможности группового ввода данных, что позволит избежать ошибки при заполнении ячеек и вводе формул в различных листах книги. При групповом вводе вся вводимая вами в рабочий лист информация (в т. ч. формулы) будет точно повторена (отображена) на всех рабочих листах книги.

Для инициализации группового ввода данных можно использовать два способа. Первый - щелкнуть ЛКМ на ярлычке рабочего листа (на рис. 2 он имеет название "ЗП февраль", а в создаваемой вами ведомости - "Лист1"). Нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее, щелкнуть ЛКМ на ярлычках всех остальных листов.

Второй способ группового ввода - щелкнуть правой кнопкой мыши (далее - ПКМ) на ярлычке листа и в появившемся окне выбрать опцию "Выделить все листы". Осуществив эти операции, можно вводить данные и функции в исходный рабочий лист. Закончить ввод данных с помощью группового режима можно, щелкнув ПКМ на ярлычке любого листа и в открывшемся контекстном меню выбрав опцию "Разгруппировать листы".

ВНИМАНИЕ! Групповой ввод данных удобно использовать в том случае, если вводимые данные должны полностью повториться в сгруппированных листах.

Чтобы присвоить рабочим листам "Лист1" и "Лист2" имена соответственно "ЗП февраль" и "Аванс февраль", дважды щелкните ЛКМ на ярлычке соответствующего рабочего листа и введите нужное имя.

Можно воспользоваться и другим способом.

В строке меню "Формат" выберите строку "Лист", затем строку "Переименовать", после чего ярлычок активного листа выделится - и можно вводить новое имя. Подтвердите ввод нажатием "ОК" (рис. 3).

Ввод текста в ячейку и создание таблицы

Итак, вы присвоили названия рабочим листам и сгруппировали их.

Для того чтобы создать таблицу, подобную изображенной на рис. 2, введите в строку 1 рабочего листа надписи "Таблица 1" и "Расчетная ведомость заработной платы". Для этого выберите ячейки в строке 1, в которые вы хотели бы поместить эти надписи.

Например, для надписи "Таблица 1" выбрана ячейка А1.

Установите курсор на данную ячейку и нажмите клавишу F2

или дважды щелкните на ней ЛКМ. После произведенных действий ячейка активизируется, в ней появится курсор, и она будет готова для ввода как текстовых, так и цифровых данных. После окончания ввода текста нажмите клавишу Enter. Обратите внимание, что в этом случае указатель ячейки переместится на ячейку вниз. Для того чтобы указатель остался на исходной ячейке, можно щелкнуть кнопкой ¦ ("галочка") в строке формул.

Аналогичным образом введите в ячейку С1 надпись "Расчетная ведомость заработной платы". Эта надпись не поместится в одной ячейке и будет автоматически наложена на ячейки D1, E1, F1 и G1. Именно наложена, а не введена в эти ячейки, то есть ячейки D1, E1, F1 и G1 фактически остаются незаполненными.

Если, например, в ячейку D1 ввести какие-либо данные, надпись в ячейке С1 будет обрезана.

При заполнении текста в строке 3 ведомости выполняются описанные выше действия.

Как видно на рис. 4, в строке 3 находится шапка таблицы 1. Названия некоторых столбцов таблицы 1 написаны в несколько строк.

Для того чтобы у вас была возможность переносить текст по словам в определенных ячейках, щелкните ЛКМ на номере строки 3 (см. рис. 4), и вся строка будет автоматически выделена. Затем войдите в меню "Формат", опцию "Ячейки", а затем во вкладку "Выравнивание" и, щелкнув ЛКМ в окошке с названием "Переносить по словам", нажмите кнопку "ОК".

Этот же принцип можно использовать для форматирования отдельно взятых ячеек, выполнив приведенные выше действия после выделения соответствующей ячейки (для этого щелкните на ней ЛКМ).

Для более компактного размещения таблицы введенный текст можно развернуть вертикально. Для этого установите курсор на нужную ячейку и один раз щелкните на ней ПКМ. Появится всплывающее окно, в котором выберите строку "Формат ячеек", после чего в появившемся окне выберите вкладку "Выравнивание", на которой в окне "Ориентация" установите слово "надпись" под нужным углом. После чего щелкните ЛКМ на кнопке "ОК".

Копирование ячеек. Относительная ссылка

Для того чтобы пронумеровать столбцы и строки таблицы, установите курсор в ячейку А5 и введите цифру 1 (рис. 5). Можно последовательно вводить порядковые номера строк и столбцов, однако мы используем более простой способ копирования.

Установите в ячейку А6 курсор и введите в нее следующее значение: =А5+1. Затем скопируйте содержимое ячейки А6 в остальные ячейки столбца, потянув нажатой ЛКМ за правый нижний угол ячейки А6 (курсор при этом превратится в черный крестик) до ячейки А15, и отпустите ЛКМ. Это даст вам возможность автоматически пронумеровать ячейки с А5 до А15. Этот прием можно также применить для нумерации столбцов (строка 4, рис. 2).

Сейчас вы применили прием копирования формул, о структуре и особенностях которых мы расскажем ниже.

ВНИМАНИЕ! При копировании данной формулы использована одна из важных возможностей программы Excel - относительная ссылка на ячейку. Щелкните ЛКМ, например, на ячейке А9 и в строке формул главного меню, и вы увидите, что в этой ячейке автоматически записана формула А8+1.

Ссылка на ячейку, например A1, позволяет Excel найти искомую ячейку, начав поиск с той ячейки, в которой эта ссылка находится. Относительная ссылка, подобно указанию, например, "пройдите два квартала прямо и затем один квартал направо", позволяет максимально кратко определить положение искомой ячейки относительно той ячейки, в которой эта ссылка находится.

То есть при переносе формулы на некоторое число позиций каждая содержащаяся в ней относительная ссылка на ячейку (в формуле А5+1 относительной ссылкой является А5) заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, что и формула. Попробуйте, например, скопировать ячейку А6 в ячейку В6. В результате в ней будет записана формула В5+1, а значение будет равно 1, так как относительная ссылка изменилась на В5, содержимое которой равно 0.

В следующем выпуске мы на примере заполнения расчетной ведомости зарплаты продолжим рассмотрение возможностей программы Excel (ввод данных в ячейку, абсолютная ссылка, форматирование, контекстное меню, использование функций).


Следующий урок

© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua