Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#01 '2001: Практичная бухгалтерия - Школа бухгалтера: урок 13-й (часть 1)

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 13-й. Часть первая.

 

Деньги плати наличными - Будем друзьями отличными.
Виллем ЭЛСХОТ

2. Учет операций с подотчетными лицами

1. Значение расчетов с подотчетными лицами

Операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. Реформа бухгалтерского учета практически не затронула данный вид расчетов, неизменными остались правовая база таких операций, круг документов и регистров учета, оформляемых при этом, и многое другое.

В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций - с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Отметим, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т.д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Изложение материала урока построено следующим образом: вначале по этапам оформления документов рассмотрены расчеты с подотчетными лицами при выдаче средств на административно-хозяйственные нужды и на закупку сельскохозяйственной продукции, затем отдельно рассмотрены расчеты по служебным командировкам по Украине и за рубеж.

2. Определение статуса подотчетного лица предприятия

Рассмотрим вначале, кто для предприятия является подотчетным лицом.

Подотчетное лицо - доверенное лицо предприятия, которому предприятие предоставило такой статус (статус - (лат. status) правовое положение, состояние).

Статус подотчетного лица - совокупность прав и обязанностей физического лица, находящегося в определенных отношениях с предприятием - работника данного предприятия, должностного лица, владельца предприятия. В понятие статуса входят права и обязанности лица, предусмотренные для участника трудовых, административно-правовых отношений.

Выполнение обязанностей подотчетного лица предполагает осуществление следующих операций:

- получение задания;

- получение денежного аванса для оплаты расходов, связанных с выполнением полученного задания. Подотчетному лицу также могут быть выданы расчетная чековая книжка для расчетов с партнерами и доверенность на получение ценностей;

- направление на другое (другие) предприятие для выполнения задания (получения ценностей, услуг, работ и при необходимости их оплата) в том же населенном пункте, в котором расположено предприятие, место основной работы подотчетного лица, либо вне места основной работы, т.е. в служебной командировке;

- оформление документов на получение ценностей, услуг, работ и их оплату, с указанием в документах реквизитов предприятия, направившего (командировавшего) подотчетное лицо;

- передача ценностей материально ответственному лицу своего предприятия, а документов на их получение и оплату - в бухгалтерию. Если работник был командирован, то в этом случае в бухгалтерию сдаются документы, подтверждающие его командировочные расходы (билеты, квитанции и пр.);

- составление отчета об использовании полученных денежных средств и урегулирование возникших денежных отношений (возврат остатка неиспользованных по назначению наличных денежных средств, получение дополнительных наличных денежных средств в покрытие произведённого перерасхода, признанного обоснованным, и др.).

Статус подотчетного лица предприятия в зависимости от цели его направления нормативной базой установлен не для всех категорий работающих.

В командировку может направляться физическое лицо, с которым отношения данного предприятия регулируются трудовым договором (соглашением, контрактом) на постоянной основе или в качестве совместителя. То есть, если с таким работником отношения предприятия регулируются гражданско-правовыми договорами, он не может направляться в служебную командировку от данного предприятия. Что касается совместителя, то он может иметь два командировочных удостоверения по направлению в командировку (скорее всего, в один пункт и, видимо, для достижения одной цели) - одно с основного места работы, второе - с работы по совместительству (Инструкция о служебных командировках №146).

3. Привлечение в качестве подотчетного лица не работника предприятия

На валовые расходы предприятия, в соответствии с Законом о налогообложении прибыли, п. 5.4.8. статьи 5, относятся затраты на командировки физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с плательщиком налога и лицами, являющимися членами руководящих органов плательщика налога. В отношении последней категории имеется неясность. Точное нормативное определение, кто является не работником предприятия, членом его руководящих органов, - отсутствует. Поскольку законодатель и органы исполнительной власти этот вопрос не регламентируют, бремя его упорядочения ложится на предприятие.

Под управлением (или менеджментом) в более узком значении подразумевается процесс руководства, направление какой-либо деятельности. В более широком понимании, управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулировки и достижения целей фирмы.

Исходя из учредительных документов конкретного предприятия, к этой категории лиц, по нашему мнению, могут относиться должностные лица руководящих и исполнительных органов предприятия, не состоящие в его списочном составе. Круг этих лиц может быть различным для предприятий с различным организационно-правовым статусом, и зафиксирован в их учредительных документах. Например, в открытых акционерных обществах ими могут быть члены исполнительного органа - правления ОАО (председатель, заместитель, члены правления, главный бухгалтер, секретарь). Персональный состав такого органа утверждается общим собранием акционеров.

В отношении направления в командировку членов Ревизионной комиссии предприятия - не работников данного предприятия следует учитывать следующее. Контроль, ревизия - это элементы системы наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям. Члены ревизионной комиссии занимаются проверкой выполнения управленческих решений. Если в функции этого органа, зафиксированные в положении о нем, входят функции управления, или в учредительных документах данного предприятия указано, что ревизионная комиссия или иной орган являются органами его управления, то расходы на командировку таких сотрудников предприятие может относить к валовым расходам.

Из изложенного выше следует, что организация - плательщик налога, может отнести к своим валовым расходам затраты на командировку не работника, члена руководящих органов при соблюдении следующих условий:

  • в функции органа предприятия, членом которого состоит направляемый в командировку сотрудник, прямо входит управление (обязательно зафиксированное в положении об этом органе);
  • организация направляет его от своего имени;
  • отправляет от места постоянной работы (места, где постоянно работает командированный) в другую организацию или в свое структурное подразделение, расположенное в ином населенном пункте. В исходный пункт - место постоянной работы этот сотрудник возвращается.

Разумеется, предприятие должно иметь гарантии целевого использования средств и возврата неиспользованных средств в отношении всех лиц, направленных в служебную командировку, включая не работающих на нем. Поскольку такие гарантии нормативными актами Украины о трудовых отношениях не урегулированы, предприятию целесообразно регламентировать отношения с такими подотчетными лицами.

Кодексом законов о труде регулируются отношения владельца или уполномоченного им органа только с работниками предприятия. Для определенности отношений с направляемыми в командировку лицами рассматриваемой в этом разделе урока категории, целесообразно на время командировки заключать с ними два договора: трудовой договор - на определенный срок или на время выполнения определенной работы, что предусмотрено ст. 23 КЗоТ, и договор о полной материальной ответственности.

4. Права и обязанности подотчетного лица

Для упорядочения учета командировок и устранения конфликтов с проверяющими органами при отнесении затрат на командировки к расходам предприятия, целесообразно внутренним распорядительным документом установить перечень лиц предприятия, которые не являются его работниками, но являются членами его руководящих органов и могут быть направлены в служебную командировку предприятием. Таким документом может быть приказ об учете операций с подотчетными лицами.

(Составление такого распорядительного документа предприятия рассмотрим в следующих уроках.)

Статус подотчетного лица предприятия предусматривает, с одной стороны, право предприятия требовать возмещения денежных затрат и нанесенного предприятию ущерба по вине такого лица, и с другой - право лица требовать от предприятия возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными предприятием приобретать материальные ценности для него.

В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности как подотчетного лица, так и предприятия перед таким лицом.

В соответствии со ст. 134 Кодекса законов о труде предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества предприятия, переданного работнику под отчет.

Приобретение статуса подотчетного лица может входить в его служебные обязанности, может совмещаться с материальной ответственностью. Приобретение такого статуса может определяться служебными обязанностями такого лица.

При направлении работника предприятия в служебную командировку специального предоставления ему статуса подотчетного лица не предполагается: он приобретает такой статус автоматически при получении денежного аванса из кассы предприятия на основании распоряжения руководителя; статус подотчетного лица заканчивается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от предприятия денежным средствам. В случае если цель командировки предполагает расчеты за получение ценностей для предприятия, с ним заключается договор на материальную ответственность. На практике же чаще бывают ситуации, когда в командировку, предполагающую приобретение ценностей, направляется материально ответственное лицо.

5. Операции с подотчетными лицами - шаг за шагом

Основные операции по расчетам с подотчетными лицами предприятия представлены в таблице 1. Таких операций в обычных условиях может быть шесть. На малых и небольших предприятиях отдельные операции, особенно на начальных стадиях расчетов, могут не иметь четких границ и быть объединены.

6. Получение задания подотчетным лицом

Первый этап отношений начинается с определения - в качестве кого и где будет привлекаться подотчетное лицо за пределами данного предприятия (см. таблицу 1 ). Цель, для достижения которой направляется подотчетное лицо, определяет руководитель предприятия.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя предприятия о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. (Этот документ рассмотрим в следующих уроках.)

Далее руководитель отдает распоряжение о привлечении подотчетного лица (см. таблицу 1). Руководитель предприятия отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выдаче ему денежного аванса для этих целей. Такое распоряжение может быть как в устной, так и письменной форме.

Задание для направления в служебную командировку выдается руководителем в письменном виде.

7. Значение безупречного заполнения первичных документов для расчетов с подотчетными лицами

Рассмотренная выше начальная операция с подотчетными лицами не имеет связи с бухгалтерским учетом на предприятии.

Учитывая, что в учете нет мелочей, отметим большое значение именно этой первой операции. Осуществляемые при её проведении процедуры - издание приказов, выдача распоряжений, установление цели привлечения подотчетного лица, заключение договора о материальной ответственности в необходимых случаях, составление должностных инструкций, формулирование служебных обязанностей работника, установление сроков привлечения работника, расчеты сумм денежных средств, заполнение удостоверений, регистров, журналов, ведомостей и т.п. - предполагают соблюдение известных правил оформления документов.

При проверках контролирующих органов первичные документы, не относящиеся на стадии их составления непосредственно к ведению бухгалтерского учета, также являются объектом ревизии. От последовательного и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учетных процедур. Ошибки и неточности, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно.

Поэтому в дальнейшем изложении материала урока внимание уделено отражению операций с подотчетными лицами в бухгалтерском учете и составлению документов и регистров, на основании которых эти операции совершаются.

8. Выдача денежного аванса подотчетному лицу под отчет

Наличные деньги под отчет выдаются на следующие цели:

- на административно-хозяйственные нужды;

- на закупку сельскохозяйственной продукци;

- на расходы по служебным командировкам.

Распоряжение руководителя (приказ, служебная записка, устное распоряжение, указание, расчет и т.д.) является основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу, т.е. происходит второй этап отношений. Эта стадия отношений находит отражение в бухгалтерском учете (см. таблицу 1).

Таблица 1

Последовательность операций по расчетам с подотчетным лицом предприятия

Операции Основные первичные документы, оформляемые при осуществлении операций с подотчетными лицами
1. Получение задания подотчетным лицом для данного предприятия Утверждение списка лиц, получающих наличные денежные средства на хозяйственные нужды. Оформление отношений работника с предприятием, работник - член руководящего органа - приказ об оформлении расчетов с подотчетными лицами. Устное или письменное распоряжение, приказ о служебной командировке.
Оформление, при необходимости, доверенности предприятия. У
тверждение расчета суммы необходимых денежных средств для выполнения задания. Оформление командировочного удостоверения и регистрация его в журнале регистрации служебных командировок
2. Получение денежного аванса для оплаты расходов Расходный кассовый ордер с указанием цели расходования средств или платежная ведомость. Регистрация в журнале контроля подотчетных сумм
3. Направление работника на другое предприятие Приобретение проездных документов, оформление документов на провоз багажа или иного груза и других документов, необходимых для проезда до места назначения командировки
4. Оформление документов на полученные ценнос- ти, работы или услуги на другом предприятии:
- передача полученных под отчет наличных в уплату за ценности, работы или услуги;
- получение ценностей, работ или услуг;
- выполнение задания по служебной командировке
Оформление квитанций (в том числе к приходному кассовому ордеру), кассо-вого чека, акта закупки, товарного чека, накладной на отпуск ТМЦ, акта купли-продажи, акта выполненных работ, товаротранспортной накладной, налоговой накладной.
Выполнение предусмотренных заданием действий на другом/других предприятиях. Возможно на данном этапе получение перечисленной заработной платы командированным лицом по его заявлению
5. Возвращение работника из командировки. Передача материальных ценностей материально ответственному лицу своего предприятия:
- передача документов на их получение и оплату в бухгалтерию предприятия;
- передача документов, подтверждающих командировочные расходы подотчетного лица в бухгалтерию предприятия
Приобретение проездных документов, оформление документов на провоз багажа или иного груза и других документов, необходимых для проезда от места командировки до места постоянной работы командированного работника.
Акт приемки, приходный ордер, авансовый отчет и передача с ними всех сопроводительных документов,подтверждающих осуществленные расходы, в бухгалтерию и/или на склад
6. Составление отчета об использовании полученных денежных средств:
- составление отчета о выполнении задания;
- утверждение авансового отчета подписью руководителя;
- получение перерасходованных наличных денег или возврат неизрасходованных наличных денег;
- бухгалтерские операции по расчетам с подотчетным лицом
Отчет о проделанной работе в командировке. Утверждение и отражение в Журнале-ордере №7 по кредиту субсчета 372 "Расчеты с подотчетными лицами" авансового отчета подотчетного лица.
Полный расчет с подотчетным лицом по авансовому отчету и в связи с этим оформление приходного (на возврат неиспользованных денежных средств) или расходного (на покрытие произведенного и признанного перерасхода денежных средств подотчетным лицом) кассового ордера.
Отражение осуществлённых операций бухгалтерскими проводками с занесением их в Главную книгу

Денежный аванс - это денежная сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчетному лицу в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100 % от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант - выполнение задания подотчетным лицом, а затем расчет с ним предприятия на основании авансового отчета. (Эти варианты и их комбинации рассмотрим в следующих уроках.)

Выдача денежного аванса под отчет может осуществляться из следующих источников:

- из кассы предприятия, при этом возможны два варианта:

а) выдача наличных денежных средств из кассы предприятия за счет остатка в кассе или поступившей выручки;

б) выдача наличных денежных средств из кассы предприятия за счет полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счета предприятия в банке на командировочные расходы в национальной или иностранной валюте, хозяйственные нужды, закупку сельскохозяйственной продукции, закупку товаров, оплату услуг и выполненных работ;

- по денежному чеку с текущего или валютного счета в учреждении банка; при этом в бланк денежного чека заносятся паспортные данные подотчетного лица как получателя денежных средств по чеку;

- денежным (почтовым или телеграфным) переводом через учреждение связи в место нахождения подотчетного лица;

- с помощью гарантированного платежного поручения через банк (этот вариант выдачи описан в Школе бухгалтера в "ДК" №42/2000 г.).

Отметим, что три последних источника, т.е. получение средств исключительно из учреждений банка, предусмотрены для предприятий, имеющих налоговую задолженность (п. 4.5 Порядка №21).

Из кассы предприятия подотчетному лицу в соответствии с распоряжением руководителя может выдаваться денежный аванс только на указанные в распоряжении цели (возможен вариант выдачи аванса одновременно для решения производственных вопросов предприятия и на командировочные расходы, если это предусмотрено руководителем).

Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера, в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе - приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

Второй вариант - это выдача средств под отчет, на служебные командировки по платежно-расчетным (платежным) ведомостям, без оформления кассовых ордеров.

Выдача средств лицам, которые отсутствуют в списочном составе (совместители, исполнители трудовых договоров (контрактов), члены органов управления и др.) может осуществляться или по расходным кассовым ордерам на каждого такого работника или по отдельной ведомости. Порядок устанавливается руководителем предприятия.

Неиспользованные суммы наличных, выданные под отчет на хозяйственные нужды (п.7 Порядка №21), должны быть возвращены подотчетным лицом в кассу предприятия не позже следующего дня после их выдачи. Возврат оформляется приходным кассовым ордером.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета данного отчетного лица по ранее выданным под отчет суммам. Факт наличия задолженности подотчетного лица устанавливается бухгалтерией.

9. Возможности применения к предприятию финансовых санкций

Использование в расчетах наличных денег предполагает от предприятия соблюдения установленных государством норм наличного оборота. При нарушении таких норм могут применяться финансовые санкции.

Штрафные санкции за нарушение норм регулирования оборота выданных наличных под отчет в соответствии с Указом Президента №436, п.1, абзац 5, применяются за следующие нарушения:

- за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных денег. Эти сроки, установленные Порядком ведения кассовых операций №21, составляют:

а) по командировкам - 3 рабочих дня после возвращения из командировки;

б) на закупку сельскохозяйственной продукции, заготовку вторичного сырья и металлолома - 10 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

в) на все другие производственные (хозяйственные) нужды - следующий рабочий день после выдачи наличных под отчет;

- за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах.

Штрафные санкции предусматривают взимание с предприятий (предпринимателей), допустивших эти два нарушения, штрафа в размере 25% выданных под отчет сумм.

При использовании подотчетным лицом выданных ему наличных средств должна соблюдаться установленная в Украине предельная величина расчетов наличными (3 тыс. грн) в течение одного дня с одним предприятием (предпринимателем), установленная Порядком ведения кассовых операций №21, п.1, абзац 5). При превышении расчетов сверх этой суммы средства в размере превышения прибавляются к фактическим остаткам наличных в кассе (п. 7, абзац 4 Порядка №21).

10. Контрольный документ за движением наличных денег, выданных подотчетным лицам

В связи с повышенной ответственностью расчетов с подотчетными лицами для оперативного учета получения и возврата денежных средств на предприятии желательно иметь специальный учетный регистр, например, Журнал контроля выдачи и возврата денежных средств подотчетном лицам (см. рис. 1).


Рисунок 1

Предприятие "Маяк" ________________

Журнал
контроля выдачи и возврата денежных средств подотчетными лицами в ноябре 2000 г.

Сведения о работнике, получившем деньги Сведения о размере полученных средств Сведения о возврате наличных
№ п/п Дата Ф.И.О. подотчетного лица Цель выдачи Приказ № Сумма, грн № авансового отчета Дата Сумма, грн Примечания
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. 2 Мельникова Т.А. командировка 155 129.00 239 14 2,60 -
2. 2 Малинин Е.Н. приобрет. канц. прин. - 23.00 221 03 - -
3. 3 Куценко О.И. расчеты по приобре- тению материалов - 20000.00 222 06 - -

Бухгалтер______________________________

Работник бухгалтерии, ведущий такой журнал:

- отслеживает погашение задолженности работником полученных наличных средств;

- информирует администрацию о наличии сумм за подотчетными лицами, по которым отсутствует отчет по выданным ранее деньгам при оформлении заявки на получение наличных в банке;

- подтверждает отсутствие задолженности конкретного лица по ранее полученным деньгам для получения новой суммы денежных средств.

Отметка этого работника бухгалтерии ставится на приказе (распоряжении) руководителя на выдачу наличных денег подотчетному лицу. Записи в этом регистре корреспондируют с записями в счетах бухгалтерского учета, прежде всего по кассе.

Владимир ПАНТЕЛЕЕВ

Просмотреть блок-схему:
Выполнение обязанностей подотчетного лица предполагает осуществление следующих операций:
PDF-118Kb


ПО СУТИ:

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Из кассы предприятия подотчетному лицу в соответствии с распоряжением руководителя может выдаваться денежный аванс только на указанные в распоряжении цели (возможен вариант выдачи аванса одновременно для решения производственных вопросов предприятия и на командировочные расходы, если это предусмотрено руководителем).


Законодательная база курса

1. Кодекс законов о труде Украины, утвержденный Законом Украины №322-VIII от 10.12.71 г.

2. Закон Украины от 22.05.97 г. №283 "О налогообложении прибыли предприятий".

3. Закон Украини "Об оплате труда" от 24.03.95 г.

4. Указ Президента Украины от 12.06.1995 г. №436 "О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования оборота наличных средств" в редакции Указа Президента Украины от 11.05.99 г. №491/99.

5. Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденный постановлением Правления Национального банка Украины от 02.02.95 г. №21 с изменениями и дополнениями.

6. Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. №59 (в редакции приказа Минфина Украины от 10.06.99 №146), зарегистрированная в Министерстве юстиции Украины 29.06.99 под №418/37111.

7. Об утверждении Методических рекомендаций по проверке расходов на командировки. Приказ ГлавКРУ Украины от 21.03.2000 г. №24.

8. Инструкция от 20.06.95 р. №4 "Об организации работы по наличному обороту учреждениями банков Украины". Утверждена постановлением Правления НБУ от 20.06.95 г. №149.

9. Образцы документов, необходимых для создания ОАО и их функционирования в послеприватизационный период. Утверждены решением ФГИ Украины от 5.05.96 г. №71-р.

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua