Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#02 '2001: Практичная бухгалтерия - Автоматизация бухучета: Excel

Автоматизация бухучета:
Бухгалтерский учёт с помощью Excel.
4-й урок

Автоматизация составления финансовой отчетности малого предприятия

Владимир ЛАВРЕНОВ

Продолжение. Начало см. "ДК" №№47, 49, 52.



Следующий урок


На предыдущих уроках вы ознакомились с общими возможностями программы Excel на примере создания упрощенной ведомости расчета заработной платы. В дальнейшем вы получите возможность с помощью школы Excel создать на своем компьютере более совершенную систему расчета зарплаты. Накануне сдачи годовой отчетности автор предлагает вам использовать оригинальный способ составления финансовой отчетности малого предприятия.

Как построить электронную учетную пирамиду

Проблемы в ведении бухгалтерского учета, будь то с помощью компьютера или ручным способом, каждый раз особенно сильно проявляются с приближением времени сдачи отчетности. Именно в этот период многим бухгалтерам, как студентам перед экзаменом, катастрофически не хватает "одного дня", чтобы заполнить баланс или проверить правильность определения базы налогообложения.

У "счастливых" обладателей компьютерных бухгалтерских программ проблемы могут вдруг возникнуть по другой причине: из-за несоответствия настроек в программе появившимся накануне изменениям в законодательстве или сбоя в работе программы. Рассчитывать в таком случае на быструю помощь сервисной службы разработчика программы, естественно, не приходится. И бухгалтер, вооруженный современной компьютерной программой, вынужден вручную заполнять отчетные формы.

На предприятиях, стоящих в стороне от передовых технологий, в бухгалтерском учете проблем еще больше. Малейшая ошибка в вычислениях - и неправильно определен финансовый результат, не строится баланс. Поиски таких ошибок всегда отнимают немало времени.

Решение проблемы лежит, можно сказать, на поверхности. Нужно самостоятельно автоматизировать, используя возможности Excel, отдельные участки своего бухгалтерского хозяйства, наиболее трудоемкие и зависящие от внешних факторов. Кстати, такое решение не помешает и владельцам бухгалтерских программ (не секрет, что огромное их количество является "пиратским" и их надежность оставляет желать лучшего).

В данном уроке мы начнем создание Excel-евского варианта бухгалтерского учета. Чтобы эта работа вызвала у читателей не только теоретический, но и практический интерес, начнем ее с создания финансовой отчетности, с того участка работы, который вызывает у бухгалтера наибольшую заботу.

Чтобы с самого начала представлять, каким путем можно достичь поставленной цели, взгляните на рис. 1.

Рисунок 1.

На нем изображена так называемая учетная пирамида, на которой стрелками показано движение данных, используемых для создания финансовой отчетности. Однако в Excel мы будем строить ее нетрадиционным способом - сразу с вершины, то есть с баланса. Автор не предлагает никакой новации в области ведения бухучета. Это делается с одной лишь целью - уже на первом этапе автоматизации учета средствами Excel увидеть результат своей работы - созданную в Excel финансовую отчетность.

Для этого сначала потребуется создать в Excel форму баланса и инструмент для его автоматического заполнения - рабочий лист баланса. После того как они будут связаны формулами, уже на этом этапе вы почувствуете преимущества и возможности Excel, а самое главное - сможете составить баланс вашего предприятия. На втором этапе вы сможете автоматизировать заполнение рабочего листа, создав Excel-евскую главную книгу.

И, наконец, на третьем этапе вы получите в свое распоряжение электронный журнал хозяйственных операций, который даст возможность связать воедино всю конструкцию учетной пирамиды и превратить ее в единое электронное здание.

Первый этап автоматизации составления отчетности. Создание формы баланса и рабочего листа

Итак, начинаем с составления финансовой отчетности малого предприятия.

Предлагаемая схема автоматизации позволит читателям постепенно перейти от "ручного" составления баланса и отчета о финансовых результатах к более надежному и быстрому способу с помощью Excel. Более того, она дает возможность органично соединить ведение бухгалтерского учета на бумажных носителях - регистрах с созданной вами автоматизированной системой подготовки отчетности.

Чтобы составление баланса было предельно понятным и давало возможность визуально контролировать правильность внесенных в баланс данных, на первом этапе вместе с формой баланса создадим рабочий лист баланса (см. рис. 1).

Итак, перед вами открытая рабочая книга программы Excel. Для автоматизации заполнения финансовой отчетности вам потребуется несколько рабочих листов, которые вы будете последовательно создавать. Сначала создайте два рабочих листа, которые будут называться, например, "РЛОтчет" (рабочий лист отчета) и "Отчет" (на нем будет создана форма финансового отчета). Эти имена нужно ввести в ярлычки рабочих листов "Лист1" и "Лист2".

В предыдущих статьях вы уже познакомились с приемами переименования рабочих листов. Напомню, для переименования листа щелкните ПКМ (правая кнопка мышки) на ярлычке листа, в появившемся контекстном меню (рис. 2) выберите строку "Переименовать", после чего введите в ярлык нужное имя и подтвердите этот ввод нажатием клавиши "ОК".

Рисунок 2.

Внимание! Присваивайте рабочим листам лаконичные имена, с понятной вам аббревиатурой, так как в дальнейшем они будут использоваться в расчетных формулах и их проще будет найти в списке имен.

А теперь переходим к созданию самой формы баланса.

Предвижу ваши мысли о сложности создания в Excel формы баланса. Однако, смею заверить, это не только не сложно, но и достаточно увлекательно. Дело в том, что Excel тем и хорош, что он является интегрированной частью системы MS Windows, возможности которой широко используются многими другими программами. Кто имеет на своем компьютере СD-ROM, для быстрого составления в Excel формы баланса может воспользоваться информационно-поисковой справочной системой "ЛИГА:Закон".

Как это сделать? Надеюсь, вы без труда найдете в "ЛИГЕ" стандарт №25 "Финансовый отчет субъекта малого предпринимательства" и то место в нем, где помещена форма баланса.

Для того чтобы ввести в создаваемую вами форму баланса, например, название формы "Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва", необходимо скопировать этот фрагмент в буфер обмена (Сlipboard) и поместить его в нужную ячейку листа "Отчет". Выделите в окне открытого документа фрагмент, который нужно скопировать, щелкните ПКМ в любом месте открытого окна документа "ЛИГИ", и в появившемся контекстном меню выберите строку "Скопировать в Clipboard" (см. рис. 3).

Рисунок 3.

После этого опять перейдите в Excel, лист "Отчет". Активизируйте в нем ячейку А1, щелкните на ней ПКМ и в появившемся контекстном меню выберите строку "Вставить".

Несколько проще операцию вставки скопированного фрагмента в выбранную ячейку можно осуществить, если после активизации целевой ячейки (А1) щелкнуть ЛКМ на пиктограмме "Вставить" (рис. 4).

Рисунок 4.

В результате этих действий в ячейке А1 появится строка "Фінансовий звіт", а в ячейке В1 - "суб'єкта малого підприємництва". Копирование других данных из "Лиги" и внедрение их в рабочий лист Excel аналогично.

Внимание! Копирование разделов таблицы баланса выполняйте отдельно по каждому столбцу таблицы, поочередно выделяя их и копируя в буфер обмена, а затем вставляя в соответствующие ячейки рабочего листа баланса.

Для максимального сходства с формой баланса, приведенного в стандарте №25, и соответствия формулам, которые мы будем использовать в дальнейшем, введите скопированные фрагменты в ячейки, показанные на рис. 5. После копирования всех разделов формы баланса рабочий лист "Отчет" примет вид, представленный на рис. 5.

Рисунок 5.

Для придания листу "Отчет" стандартной формы баланса используйте необходимые средства форматирования.

Отмечу только некоторые особенности форматирования введенных данных:

- текст, введенный в ячейки F5:F12, нужно будет выровнять по правому краю. С этой целью выделите эти ячейки и на панели форматирования щелкните ЛКМ на кнопке "По правому краю" ;

- расположите текст в "шапке" формы баланса (А19:G20) по центру соответствующих столбцов таблицы баланса. Для этого с помощью контекстного меню вызовите вкладку "Формат ячеек" и установите опции, как показано на рис. 6.

Рисунок 6.

- выделите ячейки А19:D19 и объедините их. То же произведите с ячейками А20:D20.

Может оказаться, что при вставке фрагмент занял на листе неправильное положение (рис. 7). Например, графа "Код строки" заняла положение на одну ячейку ниже положенного. В этом случае щелкните ПКМ на ячейке Е20 и в появившемся меню выберите строку "Удалить...". Затем в окне "Удаление ячеек" установите переключатель на строке "ячейки, со сдвигом вверх" и нажмите кнопку "ОК" (рис. 7).

Рисунок 7.

Если вы захотите проверить, поместится ли созданная форма баланса на печатном листе, щелкните на кнопке "Предварительный просмотр" . После закрытия окна просмотра на листе появятся пунктирные линии (рис. 5), которые укажут границы документа, доступные при его печати.

Переходим к созданию инструмента, с помощью которого мы будем автоматизировать заполнение финансового отчета. Назовем его "Рабочий лист финансового отчета". Из своей практики бухгалтеры знают, что заполнение тех или иных статей отчетности иногда вызывает затруднения, связанные с определением входящих в ее статьи счетов, суммарного результата по статье, соответствием данной выборки отчетному периоду.

Поэтому структура рабочего листа (РЛ) должна удовлетворять следующим условиям:

- в РЛ должны присутствовать счета, которые включены в статьи отчетности;

- счета, включенные в РЛ, должны быть сгруппированы по отчетным периодам;

- счета, включенные в РЛ, должны быть сгруппированы по статьям.

Автор предлагает использовать следующую структуру РЛ, которая показана на рис. 8.

Рисунок 8.

Рабочий лист отчета состоит из 4-х основных частей:

"Код строки" - столбец А, "Дата баланса" - столбец В, "Составляющие статей" - начиная со столбца D и далее, в зависимости от количества используемых субсчетов, и последний раздел "Всего" - крайний правый столбец L. Использование такой структуры позволит бухгалтеру составить баланс предприятия как с помощью Excel, так и ручным способом, используя данные учетных регистров.

Глядя на предложенную форму РЛ, вы без труда составите его самостоятельно.

Однако, прежде чем заполнять ячейки, определите, какие счета и субсчета, используемые вами при составлении бухгалтерских проводок, будут входить в соответствующие статьи баланса. Определите максимальное количество составляющих, входящих в одну статью баланса. Предположим, для малого предприятия будет достаточно 8 таких составляющих, которые расположатся в ячейках столбцов D:K.

В ячейки "шапки" рабочего листа (строка 4, рис. 8) введите соответствующие названия его частей.

Каждая статья баланса занимает на РЛ определенный массив ячеек, причем структура такого блока одинакова для всех статей. Например, статья "Незавершенное строительство" занимает массив А5:L12 (8 строк и 12 столбцов) .

Внимание! В дальнейшем вы сможете увеличить количество столбцов блока "Составляющие статей", добавив в него необходимое их количество.

Для построения рабочего листа потребуется создать и заполнить 16 таких блоков для актива баланса и 15 блоков - для пассива.

Чтобы эта работа не была утомительной для вас, создайте сначала первый блок и затем скопируйте его необходимое число раз.

Итак, заполняем первый блок рабочего листа, для этого:

- выделите ячейки С5, С6 и объедините их, используя опцию "Объединение ячеек" в окне "Формат ячеек";

- выделите ячейки D5:K5 и, вызвав через контекстное меню окно "Формат ячеек", установите в нем опции, показанные на рис. 9. Это даст возможность разместить введенный текст более компактно, развернув его по вертикали;

- ячейки А7:А12 и D6:K6 отформатируйте в числовом формате, установив в окне "Формат ячеек" на вкладке "Число" формат "Числовой" с числом десятичных знаков 0 (см. рис. 9);

- ячейки В7:В12 отформатируйте в формате даты, установив в окне "Формат ячеек" на вкладке "Число" формат "Дата";

- ячейки D7:L12 отформатируйте в числовом формате, установив число десятичных знаков 2;

- в ячейки В7:В11 и С7:С11 введите текст, показанный на рис. 9;

- выделите ячейки А7:С12, D5:L12 и наложите на них сетку.

Рисунок 9.

Первый блок для копирования готов.

Теперь выделите массив ячеек А5:L12 и скопируйте его, щелкнув ЛКМ на пиктограмме "Копировать" в панели инструментов (очерчено на рис. 8). Скопированные ячейки будут очерчены бегущей пунктирной линией. Затем щелкните ПКМ на ячейке А13, и в появившемся контекстном меню щелкните ЛКМ на строке "Вставить" (или щелкните ЛКМ на соответствующей пиктограмме). В результате таких действий в ячейках А13:L20 появится копия первого блока.

Аналогичную операцию сделайте для каждой статьи баланса, устанавливая курсор для вставки копии в первую ячейку под скопированным блоком.

После того как вы создали таблицу рабочего листа, можно вводить данные по каждой статье баланса.

Внимание! Код строки баланса введите во все ячейки соответствующего блока (например, для статьи "Незавершенное строительство" код строки 20 введите в ячейки А7:А12, см. рис. 8).

Для заполнения текстовых ячеек (например, ячейки С13:К13 на рис. 8) можно использовать прием копирования фрагмента из программы "Лига", с которым вы познакомились выше. С этой целью откройте План счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина от 30.11.99 г. №291, выделите фрагмент с необходимым названием счета или субсчета, скопируйте его в буфер обмена (Сlipboard) и вставьте в нужную ячейку рабочего листа.

На заполнение всех текстовых ячеек потребуется определенное время, но зато вы получите удобный инструмент для заполнения баланса не только в автоматическом, но и в ручном режиме.

Внимание! Обязательно введите в ячейки, расположенные под названиями счетов и субсчетов, соответствующие им номера для всех статей баланса (например, на рис. 8 это ячейки D6:K6, D14:K14). Желательно, чтобы это были субсчета второго порядка.

В дальнейшем мы будем использовать их номера для автоматизации заполнения рабочего листа.

Создание структуры таблицы

Вас, наверное, ввело в замешательство то, что созданная таблица рабочего листа получилась достаточно объемная - более 250 строк, заняв несколько экранных страниц. Для того чтобы сделать ввод данных в такой документ более быстрым и обеспечить удобный контроль полученных результатов, Excel предоставляет в наше распоряжение возможность структурировать созданный документ.

После того как вы структурируете рабочий лист, информация, помещенная в нем, станет намного удобнее для восприятия. Структура даст возможность легко регулировать количество отображаемых на экране данных, скрывая те из них, которые в данный момент не используются или затрудняют просмотр нужных разделов.

Структура может быть создана автоматически и вручную.

Автоматическое создание структуры предполагает предварительное внесение в таблицу элементов структуры, которые Excel сможет распознать и автоматически структурировать документ. К такому элементу относится прежде всего функция суммы (СУММ). Так как на этом этапе построения рабочего листа в ячейки еще не вводились формулы, мы создадим структуру вручную, а автоматическое структурирование РЛ разберем позже.

Структурирование таблицы рабочего листа может быть проведено или по отдельным статьям баланса, или по разделам баланса, можно создать структуру актива и пассива баланса, а можно объединить все эти уровни. Excel дает возможность создать до 8 уровней структуры.

Разбивка данных в структуре может производится как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении. Созданный рабочий лист имеет большой размер по вертикали, поэтому для удобства пользования им создадим вертикальные группы структуры.

Для того чтобы объединить в группу данные, которые относятся, например, к блоку "Незавершенное строительство", выделите ячейки А5:L11. В меню "Данные" выберите строку "Группа и структура", в открывшемся окне - строку "Группировать", а в меню "Группирование" нужно будет выбрать метод группировки. Так как мы выбрали вертикальное направление структуры, то в этом меню нужно активизировать окошко "строки" (см. рис. 10).

Рисунок 10.

В результате этих действий выделенные строки таблицы будут объединены в группу и слева от них появятся символы структуры. С левой стороны от выделенных ячеек - вертикальная полоска (линейка уровня) с кнопкой внизу. С правой стороны от линейки уровня - точки (указатели отдельных значений уровня). Под линейкой уровня - кнопка скрытия уровня. Над линейкой уровня, слева от строки столбцов, - кнопки номеров уровней (см. рис. 10). Если теперь щелкнуть на кнопке скрытия уровня, строки с 5 по 11 свернутся и в окне рабочего листа за строкой №4 будет следовать строка №12.

Структурирование таблицы рабочего листа можно продолжить на все ее блоки.

Для лучшего восприятия данных, помещенных в рабочем листе, не лишним будет объединение в две группы статей актива баланса и пассива.

Выделите ячейки А5:L143 (адрес последней ячейки у вас может быть другим) и сгруппируйте их приведенным выше способом. Вы увидите, что количество уровней структуры увеличилось до трех - появилась еще одна линейка уровня с кнопкой скрытия группы справа от строки №144. Щелкните на ней - и все ячейки статей актива баланса скроются, а на кнопке управления появится знак "+", символизирующий изменение ее назначения. Теперь для того, чтобы отобразить все скрытые элементы статей актива, достаточно щелкнуть ЛКМ на кнопке со знаком "+" или на кнопке с цифрой 3 (рис. 11).

Рисунок 11.

Может возникнуть ситуация, когда в группу были объединены лишние ячейки или, наоборот, недостаточное количество. В этом случае нужно ее разгруппировать. Для этого выделите ячейки соответствующей группы. Например, для разгруппирования ячеек блока "Уставный капитал" необходимо выделить ячейки А145:L151 (рис. 11).

Затем в меню "Данные" выберите строку "Группа и структура", в открывшемся окне - строку "Разгруппировать".

Внимание! Выбор строки "Удалить структуру" приведет к ликвидации всех созданных групп.

Надеюсь, что вы не очень утомились, однако в любом случае не забудьте сохранить ваши опыты на диске, прежде чем выйдете из программы Excel. Сохраните "Книгу1", например, под именем "Баланс".

На следующем уроке мы продолжим рассмотрение способа автоматизации составления финансовой отчетности. Вы познакомитесь с операциями присвоения имен группам ячеек, с особенностями применения формулы массива.


Анонс. Читайте в "ДК" N3

  • Бюджет-2001 рассчитан на уплату задолженности по Иннофонду
  • Римма Грачёва. Учёт НДС на счетах 641, 643, 644
  • Леонид Гуйда. Как правильно выбрать учётную политику предприятия
  • Законодательные новости

Следующий урок

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua