Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#05 '2001: Практичная бухгалтерия -Школа бухгалтера: урок 13-й (часть 2)

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 13-й. Часть вторая.

3. Касса и кассовые операции

Продолжение. Начало см. в уроке 8, "ДК" №22, уроке 9, "ДК" №26, уроке 10, "ДК" №29, уроке 11, "ДК" №36, уроке 12, "ДК" №45

Расходные кассовые документы

В предыдущих уроках мы рассмотрели варианты поступления денежных средств в кассу предприятия и документы, которыми оформляются данные поступления. Как известно, денежные средства могут не только поступать в кассу, но и выдаваться из кассы.

В сегодняшнем уроке рассмотрим выдачу денежных средств из кассы и, соответственно, оформление данной операции необходимыми кассовыми документами.

Порядок выдачи денежных средств из кассы на предприятии регулируется вторым пунктом Инструкции №334.

Данной Инструкцией предусмотрено, что оформление выдачи может проводиться несколькими документами. К таким документам относятся:

1) расходный кассовый ордер;

2) платежная ведомость;

3) расчетно-платежная ведомость.

Применение расходного кассового ордера

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером формы №КО-2, утвержденным приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. №51.

Выдача наличных денежных средств с применением расходного кассового ордера осуществляется в таких случаях:

1. Выдача денежных средств одному лицу:

а) лицу, являющемуся штатным сотрудником предприятия;

б) лицу, которое не является штатным сотрудником предприятия;

2. Оформление одного расходного кассового ордера на общую сумму выданных денежных средств по платежной или расчетно-платежной ведомости;

3. При выдаче денежных средств из кассы предприятия работнику предприятия, как правило кассиру, для внесения их в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия.

Заполнение расходного кассового ордера и выдача денежных средств из кассы

Расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерией четко, разборчиво, без исправлений и помарок чернилами или пастой шариковых ручек темного цвета. Возможно применение и других пишущих средств, а также механических пишущих средств (печатных машинок, принтеров и пр.) при условии, что записи, произведенные такими пишущими средствами, будут сохраняться на документах в течение установленного срока хранения таких документов.

В расходном кассовом ордере должны быть указаны такие обязательные реквизиты:

Название предприятия

В данной строке расходного кассового ордера обязательно должно стоять наименование предприятия, из кассы которого выдаются наличные денежные средства.

В данную строку вносится полное название предприятия или же сокращенное, если это предусмотрено уставом предприятия. Например: смотрите на рис. пункт 1.

Общество с ограниченной ответственностью "Восток"

(підприємство, організація)

или:

_______ООО "Восток"______

(підприємство, організація)

Идентификационный код предприятия

Указывается идентификационный код предприятия, присвоенный ему при регистрации в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины. смотрите на рис. пункт 2

Ідентифікаційний
код ЄДРПОУ 12345678

Если у предприятия имеется штамп с указанием наименования предприятия и его идентификационного кода, то вместо записи от руки указанных реквизитов, в данных строках может быть поставлен оттиск такого штампа.

Номер документа

При заполнении расходного кассового ордера в колонке "Номер документа" указывается его порядковый номер, соответствующий номеру, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

Решением руководителя предприятия в бухгалтерии может использоваться форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов №КО-3а.

Данные формы отличаются между собой тем, что форма №КО-3 предусматривает графы, в которых указывается дата, номер, целевое использование выданных наличных денежных средств, остаток на определенную дату и общая сумма выданных наличных денежных средств за определенный период. Данная форма ведется отдельно для приходных и расходных кассовых ордеров.

В форме №КО-3а указывается только дата документа, номер и сумма, которая была выдана из кассы предприятия; данная форма предусматривает регистрацию в одном регистре приходных и расходных кассовых ордеров.

Регистрация расходных кассовых документов может осуществляться с использованием технических средств. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", которая заполняется за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств по целевому назначению.

Образцы заполнения журналов "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" форм №КО-3 и КО-3а показаны ниже.

Дата составления

Одним из обязательных реквизитов при заполнении расходного кассового ордера является дата его составления, указанная в специальной графе ордера. смотрите на рис. пункт 3

При заполнении данной графы необходимо помнить, что дата, проставленная в расходном кассовом ордере, должна соответствовать дате, под которой данный ордер зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Корреспондирующий счет

Данный реквизит предоставляет информацию о корреспонденции бухгалтерских счетов при выдаче наличных денежных средств и для внесения данной бухгалтерской записи в соответствующие обобщающие регистры (кассовые книги, журналы-ордера и т.д.). смотрите на рис. пункт 4

Корреспондирующие счета могут быть разными в зависимости от того, какая выплата производится из кассы предприятия. Это может быть счет 373 - при выдаче наличных денежных средств получателю в подотчет; 661 - выплата заработной платы; 311 - если денежные средства через работника предприятия передаются в обслуживающий банк для зачисления на текущий счет предприятия и т.д.

Код аналитического учета и код целевого назначения

Данные графы расходного кассового ордера заполняются лишь в том случае, если на предприятии разработана и утверждена специальная система кодирования всех хозяйственных операций, в том числе и соответствующих выплат из кассы. В ином случае в данных графах ставится прочерк.

Допустим, кодом аналитического учета 07 отражается выдача заработной платы работникам предприятия, работающим на строительно-монтажном участке №7, а кодом целевого назначения 661-143 отражается выдача заработной платы, начисленной за сверхурочные работы. В этом случае колонки 5 и 7 будут заполнены следующим образом: смотрите на рис. пункт 5

Сумма

Сумма, подлежащая выдаче, в расходном кассовом ордере указывается бухгалтерией предприятия дважды: один раз цифрами, второй раз - прописью. Что касается суммы в графе 6 расходного кассового ордера, то она указывается цифрами.

Учитывая ошибки, допускаемые бухгалтерами при заполнении данного реквизита, хотим дать несколько рекомендаций по его заполнению.

Во-первых, сумму необходимо указывать в копейках, причем гривны от копеек должна отделять запятая.

Во-вторых, первую цифру необходимо записывать вплотную к черте, ограничивающей колонку, в которой указывается сумма цифрами, так, чтобы перед ней, слева, нельзя было поместить никакой другой цифры. Данная рекомендация не является требованием Инструкции, однако практика показывает, что в определенных ситуациях ее выполнение позволяет предприятию избежать хищений из кассы. смотрите на рис. пункт 6

Лицо, получающее денежные средства

Данная графа указывает получателя денежных средств при выдаче их из кассы предприятия. смотрите на рис. пункт 7

Видати Приходько Роману Андреевичу

(прізвище, ім'я, по батькові)

В случае выдачи денежных средств по доверенности, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств (доверителя) бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество доверенного лица, фактического получателя денег. При этом необходимо помнить, что доверенным лицом не может быть сотрудник бухгалтерии или кассир данного предприятия.

Например, работник предприятия Приходько Роман Андреевич по состоянию здоровья не может получить из кассы предприятия причитающуюся ему материальную помощь, поэтому доверил ее получение Удовенко Евгению Васильевичу. В этом случае в строке "Выдать" будет указано:смотрите на рис. пункт 7

Видати Приходько Роману Андреевичу, Удовенко Евгению Васильевичу

(прізвище, ім'я, по батькові)

Если расходный кассовый ордер оформляется на общую сумму выданных из кассы денежных средств по платежной или расчетно-платежной ведомости, то в данной графе необходимо указать, что денежные средства выдавались работникам предприятия или, например, давальщикам сырья и т.д. смотрите на рис. пункт 7

Видати работникам предприятия

(прізвище, ім'я, по батькові)

Основание для выдачи денежных средств

Данные этой графы указывают основание для выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Таким основанием может быть приказ или устное распоряжение руководителя о выдаче заработной платы, материальной помощи, премии, подотчетных сумм и т.п. смотрите на рис. пункт 8

Підстава: Приказ руководителя от 20.11.2000 р.
№56 о выдаче материальной помощи

Если расходный кассовый ордер оформляется на общую сумму выданных из кассы денежных средств по платежной или расчетно-платежной ведомости, то данная графа будет выглядеть так:смотрите на рис. пункт 8

Підстава: Распоряжение руководителя о выплате зароботной платы за вторую половину
ноября 2000 г.

Сумма, выдаваемая по расходному кассовому ордеру

В данной графе расходного кассового ордера указывается сумма, которая выдается из кассы предприятия получателю наличных денежных средств. Данная сумма должна быть указанна прописью и с большой буквы.

Документы, которые прилагаются к расходному кассовому ордеру

В данной графе указываются документы, которые связаны с осуществлением выплаты из кассы и прилагаются к ордеру.

К расходному кассовому ордеру могут прилагаться заявки на выдачу денег, счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, доверенности и другие документы. смотрите на рис. пункт 9

Додаток: доверенность, Приказ руководителя №56 от 20.11.2000 р.

При выдаче денег доверенному лицу кассир обязан внимательно прочитать содержание доверенности, чтобы выяснить, имеет ли право фактический получатель получать денежные средства (в доверенности обязательно должно быть указано, за кого, какие именно денежные средства получает доверенное лицо и за какой период). Образец заполнения доверенности приведен ниже.

Расходные документы сразу же после выдачи денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются оттиском штампа "Оплачено" или аналогичной надписью с указанием даты (число, месяц, год).

Подписи руководителя и главного бухгалтера

Одним из последних обязательных реквизитов, которые заполняются в бухгалтерии предприятия, являются подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера. смотрите на рис. пункт 10

Если к расходному кассовому ордеру прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи денежных средств из кассы и в них есть разрешительная подпись руководителя предприятия, то подпись на самом ордере не обязательна.

В период отсутствия на работе руководителя или главного бухгалтера расходный кассовый ордер имеют право подписывать лица - работники предприятия, которым руководителем или владельцем предприятия предоставлено право подписи кассовых документов.

После того, как расходной кассовый ордер подписан и зарегистрирован, он передается в кассу для осуществления платежа. Передача расходного кассового ордера производится непосредственно из бухгалтерии предприятия в кассу.

Выдача расходных документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается.

Во время получения расходного кассового ордера из бухгалтерии, кассир обязан проверить:

а) наличие и соответствие подписей главного бухгалтера и руководителя предприятия;

б) правильность оформления расходного кассового ордера;

в) наличие перечисленных в расходном кассовом ордере приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам может проводиться только в день их составления и только лицу, указанному в ордере, за исключением рассмотренных ситуаций выдачи денежных средств из кассы по доверенности и оформления расходного кассового ордера по выданным денежным средствам согласно платежным (расчетно-платежным) ведомостям.

Данные документа, удостоверяющего личность получателя

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен потребовать предъявить документ, удостоверяющий личность получателя1, записать его наименование и номер, когда и кем выдан и занести эти данные в соответствующую графу. смотрите на рис. пункт 11

За Паспорт, НС 019319, 16.06.1995 г., п. г. т. Чернобай

(найменування, номер, дата та місце видачі документа, який посвідчує особу отримувача)

Данная строка может и не заполняться в случае, если наличные денежные средства получает штатный сотрудник предприятия, хорошо известный кассиру, который не в первый раз получает денежные средства из кассы предприятия.

Подпись лица - получателя денежных средств

После предъявления получателем денежных средств документа, удостоверяющего его личность, он должен собственноручно указать в расходном кассовом ордере полученную сумму (гривен - прописью, копеек - цифрами), дату получения данной суммы и расписаться в получении денежных средств.смотрите на рис. пункт 12

Заполнение данной графы кассиром или бухгалтером запрещается.

При заполнении данной графы необходимо помнить, что сначала кассир сообщает получателю денежных средств сумму, которую он получает, потом дает ему расходный кассовый ордер для заполнения данной графы и только потом выдает наличные денежные средства.

Подпись кассира

После заполнения всех реквизитов и выдачи наличных денежных средств получателю кассир ставит свою подпись о выполнении данной операции. После выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия кассиром по расходному кассовому ордеру данный кассовый ордер регистрируется в кассовой книге.смотрите на рис. пункт 13

Теперь рассмотрим в целом образец заполнения расходного кассового ордера, доверенности и журналов регистрации.

(Продолжение следует.)

О. ЗГУРСКИЙ

Примечания:

1Документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина Украины, вид на жительство лица без гражданства, военный билет Министерства обороны Украины, служебное удостоверение военнослужащего Вооруженных сил Украины, Национальной гвардии Украины, Службы безопасности Украины, Пограничных войск Украины, Управления государственной охраны Украины, удостоверение работника инкассации Национального банка Украины и другие документы, удостоверяющие личность.


Законодательная база курса

1. Инструкция о Порядке ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденная постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. №21 в редакции постановления Правления НБУ от13.10.97 г. №334 (в тексте - Инструкция №334).

2. Инструкция №4 от 20.06.95 г. "Об организации работы по наличному обороту учреждениями банков Украины", утвержденная постановлением Правления НБУ от 20.06.95 г. №149, в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. №335 (в тексте - Постановление №149).

3. Правила определения платежности банкнот и монет Национального банка Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 31.03.99 г. №152 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 16.04.99 г. под №242/3535 (в тексте - Постановление №152).

4. Перечень типовых документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. №41 и зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 г. под №576/3016 (в тексте - Перечень №41).

5. Разъяснение Главной государственной налоговой инспекции Украины "Об исполнении Указа Президента Украины от 12.06.95 г. №436 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию оборота наличности" от 27.07.95 г. №16-311/10-3554 (в тексте - Разъяснение №16).

6. Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. №291 (далее - Инструкция №291).

7. Приказ Министерства статистики Украины от 22.05.96 г. №144 "Об утверждении типичных форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате" (в тексте - Приказ №144).

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua