Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#08-09 '2001: Практичная бухгалтерия - Школа бухгалтера: урок 14-й (часть 1)

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 14-й. Часть первая.

2 .Касса и кассовые операции

Продолжение. Начало см. в уроке 8, "ДК" №22, уроке 9 ("ДК" №26), уроке 10 ("ДК" №29), уроке 11 ("ДК" №36), уроке 12 ("ДК" №45 за 2000 г.), уроке 13 ( "ДК" №5 за 2001 г).

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия согласно платежным и расчетно-платежным ведомостям

Как известно из предыдущего урока, оформление выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия производят согласно расходным кассовым ордерам (далее - РКО).

Однако использование РКО при выплате наличных денежных средств нескольким получателям нерационально, поскольку их оформление требует больших затрат времени. Поэтому рациональнее использовать другие расчетные документы, позволяющие выдавать наличные денежные средства нескольким получателям по одному документу. К ним относятся: платежные (типовая форма №П-53) или расчетно-платежные (типовая форма №П-49) ведомости (далее - ПВ и РПВ). Данные типовые формы ведомостей утверждены приказом Минстата Украины от 22.05.96 г. №144.

ПВ и РПВ имеют еще одно значительное преимущество перед РКО - он действителен только в течение дня его выписки. А выплата денежных средств по ПВ и РПВ может производиться в течение нескольких дней.

РПВ и ПВ отличаются тем, что ПВ используется только как платежный документ, а расчет выплат производится в каком-либо другом документе (например, расчетная ведомость, расчет выплаты заработной платы и т.д.), в то время как РПВ объединяет и расчет выплаты и используется как платежный документ.

Необходимо отметить, что предприятиям, исполнительным органам сельских, городских и районных рад для выплаты полученных в банке денежных средств для зарплаты, пенсий, стипендий, командировочных, дивидендов, установлен срок 3 рабочих дня, включая день получения денег в банке; для коллективных сельскохозяйственных предприятий, предприятий железнодорожного транспорта и морских портов для проведения таких выплат работникам отдаленных подразделений - 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Поэтому выплата заработной платы работникам предприятия, пенсий, стипендий, пособий, командировочных, оплата за выполненные работы наемным работникам и т.п., как правило, производится по ПВ или РПВ, хотя использование РКО в данных случаях Инструкцией 334 не запрещено.

При осуществлении выплат по ведомостям одним из недостатков является то, что не сохраняется конфиденциальность о сумме предназначенных получателю выплат. Чтобы устранить этот недостаток, рекомендуем поступать следующим образом: составлять ведомости по структурному признаку (аппарат управления, производственные подразделения, охрана и т.д.); при выдаче наличных денежных средств кассир может применять трафарет, позволяющий получателю видеть только свою строчку в ведомости и не видеть остальные.

Предметом нашего дальнейшего рассмотрения будет порядок оформления ПВ и РПВ и выдача согласно им наличных денежных средств из кассы предприятия.

Применение ведомостей имеет определенные сложности, поэтому ведение кассовых операций рассмотрим поэтапно, в соответствии с порядком документооборота. Первый этап - оформление и регистрация ведомости в бухгалтерии предприятия; второй этап - выдача наличных денежных средств по ведомости кассиром; третий этап - дооформление ведомости кассиром и возврат ее в бухгалтерию; четвертый этап - окончательное урегулирование выплат по ведомости.

Платежная и расчетно-платежная ведомости относятся к первичным документам бухгалтерского учета кассовых операций. В соответствии с пунктом 2.4 Положения 88, первичные документы для предоставления им юридической силы и доказательности должны иметь такие обязательные реквизиты: название предприятия или учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), код формы, дату и место составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном выражении), должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа.

Платежная ведомость

Первый этап - оформление и регистрация ведомости в бухгалтерии предприятия

ПВ составляется и проверяется работниками бухгалтерии, в обязанности которых входит составление и проверка документов (обязанности по составлению и проверке ведомостей должны быть предусмотрены должностными инструкциями для бухгалтеров) и которые после оформления ведомости передают ее в кассу для осуществления соответствующих выплат. Исходя из этого, работниками бухгалтерии в ведомости заполняются следующие реквизиты.

Название предприятия, производящего выплату наличных денежных средств. Корреспондирующий счет, коды аналитического учета и целевого назначения

Указанные реквизиты заполняются так же, как и аналогичные реквизиты в РКО

Структурное подразделение, работникам которого производятся выплаты

Данная графа ПВ заполняется в том случае, если на предприятии предусмотрено осуществление выплат наличных денежных средств работникам предприятия из кассы отдельно по каждому имеющемуся структурному подразделению с оформлением на них отдельных ведомостей. Например:

Цех, отдел, участок

бухгалтерия

В случае если на предприятии не предусмотрено осуществление выплат работникам из кассы наличными денежными средствами отдельно по каждому имеющемуся структурному подразделению, в данной графе проставляется прочерк.

Дата и место составления платежной ведомости

Данный реквизит не предусмотрен формой ведомости, но чтобы она соответствовала пункту 2.4. Положения №88, на ней обязательно должны быть дата и место составления документа.

31 октября 2000 г. г. Киев.

Номер платежной ведомости. Период, за который производится выплата наличных денежных средств

Платежная ведомость № 23

За ноябрь 2000 г.

Нумерация ПВ предусмотрена для того, чтобы осуществлять контроль за выплатами, которые производились согласно ей. В соответствии с пунктом 18 Инструкции 334, расчетные документы должны регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Пример заполнения "Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов" был приведен в предыдущем уроке. При регистрации ПВ в журнале нужно указывать только ее номер и дату. При этом необходимо учитывать то, что в строке "Дата" указывается дата начала выдачи наличных денежных средств согласно данной ведомости (в нашем случае это 01.11.2000 г.).

В связи с тем, что Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов не отражает полностью данные ПВ, рекомендуем вести на предприятии отдельный бухгалтерский регистр, в котором бы учитывались данные ПВ.

Такой регистр должен содержать следующую информацию: номер ПВ; дату составления ПВ; фамилию, имя, отчество бухгалтера, составившего ПВ; фамилию, имя, отчество бухгалтера, проверившего правильность составления ПВ; дату начала выплат согласно данной ПВ; сумму, выданную по ПВ; дату окончания выплат согласно данной ПВ; примечания. Рекомендации по ведению такого бухгалтерского регистра не предусмотрены Инструкцией №334, но их выполнение позволит выявить виновных в случае неправильного составления ПВ и в конечном итоге выдачу согласно ей наличных денежных средств их получателям.

Порядковый и табельный номера получателя денежных средств

В данных графах ПВ указываются порядковый номер получателя и его табельный номер.

№ п/п Табельный номер
1 00002
2 00023
3 00010
4 00015

Табельные номера проставляются при оформлении ведомости лишь в том случае, если выплаты производятся штатным работникам предприятия. В ином случае в данной графе должен стоять прочерк.

Фамилия, имя, отчество получателя денежных средств

Рекомендуем в данной графе ПВ указывать полностью фамилию имя и отчество получателя наличных денежных средств. Указывать в ведомости инициалы получателя не запрещено, но не желательно, поскольку на одном и том же предприятии могут работать однофамильцы или родственники.

Фамилия, имя, отчество
Вербицкий Александр Павлович
Цой Андрей Петрович
Удовенко Евгений Васильевич
Приходько Роман Андреевич

Сумма, подлежащая выдаче из кассы согласно платежной ведомости, получателям денежных средств

В данной графе ПВ нужно проставить цифрами сумму, которая должна быть выплачена из кассы.

Учитывая ошибки, допускаемые бухгалтерами при заполнении данного реквизита, даем несколько рекомендаций по его заполнению.

Неправильно:
Сума
634,45
634,45
479,45
324,45

Правильно:
Сума
634,45
634,45
479,45
324,45

Во-первых, сумму необходимо указывать в гривнах с копейками, причем гривны от копеек должна отделять запятая.

Во-вторых, первую цифру суммы необходимо записывать вплотную к черте, ограничивающей колонку, в которой указывается сумма цифрами, так, чтобы перед ней, слева, нельзя было поместить никакой другой цифры.

Данные рекомендации не являются требованием Инструкции, однако практика показывает, что в определенных ситуациях их соблюдение позволяет предприятию избежать хищений из кассы.

Подписи ответственных лиц

В ПВ обязательно должны стоять подписи лиц, ответственных за оформление документа. К ним относятся:

- работник бухгалтерии, составивший ПВ;

- работник бухгалтерии, проверивший составление ПВ до передачи ее в кассу.

Ведомость составил: бухгалтер Петров В.А.

Ведомость проверил: гл. бухгалтер Цой А.П.

Как видно из формы ПВ, в данных графах не предусмотрено указание должностей и фамилий лиц, ответственных за составление первичного документа, хотя это предусмотрено пунктом 2.4 Положения №88. Дабы не нарушать данное положение и во избежание конфликтов на предприятии относительно заполнения данного реквизита с проверяющими органами, рекомендуем работникам предприятия самим дописывать в ПВ должности и фамилии.

Разрешающая подпись руководителя и главного бухгалтера предприятия

Перед началом выдачи денежных средств на титульной странице ПВ ставится разрешительная подпись руководителя и главного бухгалтера предприятия о выдаче денег с указанием суммы прописью и сроков выдачи денежных средств.

В период отсутствия на работе руководителя или главного бухгалтера право подписи кассовых и расчетных документов имеют лица - работники предприятия, которым такое право предоставлено руководителем или собственником предприятия. Перечень таких должностей целесообразно указать в приложении к приказу об учетной политике предприятия.

Рассмотрим порядок заполнения данных реквизитов в платежной ведомости:

При заполнении данной графы рекомендуем, в соответствии с пунктом 2.4 Положения №88, дописывать фамилии лиц, которые ставят разрешительную подпись на ПВ.

Согласно Приказу №144, при заполнении ПВ после последней записи необходимо сделать итоговую строку для общей суммы по ведомости. Итоговые строки могут быть введены также в конце каждой страницы, если ведомость состоит из нескольких листов.

№ п/п Табельный номер Фамилия, имя, отчество Сумма Роспись в получении Примечания
Итого ------ ---------- 2072,80 -----  -----

Данным приказом также предусмотрено, что в случае составления документа при помощи вычислительной техники форма ПВ может печататься без строк.

Все перечисленные реквизиты ПВ должны обязательно быть заполнены, в ином случае в данных графах должны стоять прочерки, чтобы избежать дописок.

После того как работником бухгалтерии оформлены все вышеперечисленные реквизиты ПВ и на ней поставлена разрешающая подпись руководителя и главного бухгалтера, она передается кассиру для осуществления выплат по ней.

Второй этап - выдача кассиром или раздатчиком наличных денежных средств по платежной ведомости

Кассир при получении ПВ обязательно должен проверить правильность ее оформления. Если вышеперечисленные реквизиты не заполнены или заполнены с нарушениями, ПВ возвращается кассиром обратно в бухгалтерию для ее дооформления или переоформления. При правильном оформлении всех реквизитов кассир может приступить к выдаче наличных денежных средств из кассы получателям согласно ведомости.

При выдаче наличных денежных средств по ведомости необходимо помнить, что сначала кассир ознакамливает работника предприятия с суммой, которую он получает, дает ему платежную ведомость для подписи о получении заработной платы и только потом выдает деньги. Желательно, чтобы кассир предупреждал о необходимости пересчета полученных наличных денежных средств получателем немедленно после их получения.

Роспись получателя денежных средств в получении денег

В данной графе ПВ каждый получатель в предусмотренной против его фамилии суммы причитающихся ему наличных денежных средств ставит свою подпись о получении денег из кассы предприятия. При этом необходимо помнить, что подпись о получении наличных денежных средств должна быть сделана только собственноручно получателем чернилами или шариковой ручкой темного цвета. Кассир может отметить место подписи получателя определенным значком.

Как и при выдаче наличных денежных средств по РКО, возможны случаи, когда наличные денежные средства получает другое физическое лицо по доверенности (пример оформления доверенности см. в предыдущем уроке). При получении денег доверенным лицом подпись о получении наличных денежных средств в ПВ ставится фактическим получателем, а сам бланк доверенности приобщается к РКО, который будет оформлен бухгалтерией по данной ведомости. Необходимо отметить, что выдача наличных денежных средств по ПВ согласно доверенности производится только по оригиналам доверенностей для данного получения наличных.

Роспись в получении
подпись
подпись
подпись

Рассмотрим реквизиты ПВ, которые заполняются кассиром.

Примечания

В данной графе ПВ указываются документы, связанные с осуществлением выплат из кассы. К таким документам относятся заявки на выдачу денег, доверенности и другие документы.

В графе "Примечания" указываются также данные документа, удостоверяющего личность получателя; это объясняется тем, что при выдаче денег по ПВ кассир должен потребовать предъявить документ, удостоверяющий личность получателя, записать его наименование и номер, когда, кем и где выдан и занести данные в указанную графу. В ситуации, когда наличные денежные средства получает штатный сотрудник предприятия, хорошо известный кассиру и не первый раз получающий денежные средства из кассы предприятия, данная графа может и не заполняться.

В случае если наличные денежные средства выдавались по доверенности, в данной графе ставится отметка "Доверенность".

Примечания
Паспорт, НС №123456, г Киев
---------
--------
Доверенность

При выдаче наличных по ПВ подотчетным лицам (на командировку, хозяйственные нужды и др.) желательно иметь разрешительную запись работника бухгалтерии о полной отчетности подотчетных лиц перед предприятием по ранее выданным наличным, данные которой также могут вписываться в указанную графу.

Третий этап - дооформление ведомости кассиром и возврат ее в бухгалтерию

По истечении установленных сроков выдачи наличных денежных средств, указанных в ПВ, кассир обязан дооформить платежную ведомость. Далее рассмотрим реквизиты ПВ, которые заполняются или дооформляются кассиром.

Роспись получателя денежных средств в получении денег

В графе "Роспись в получении" ПВ против фамилии работника, которому не осуществлена выплата из кассы, кассир обязан поставить оттиск штампа "Депонировано" или сделать такую запись от руки.

Сумма Роспись в получении
634,45 подпись
634,45 Депонировано
479,45 подпись
324,45 подпись

Слово "депонировано" рекомендуется писать чернилами красного или какого-нибудь другого цвета, отличающегося от того, каким заполнена ПВ, что упростит подсчет сумм депонированных и выданных денежных средств кассиром и проверку данных сумм бухгалтером. Запись сумм, которые не были выданы, рекомендуется обводить чернилами красного или какого-либо другого цвета, отличающегося от того, которым заполнена ПВ, что также упростит подсчет сумм депонированных и выданных денежных средств.

Данные рекомендации не предусмотрены Инструкцией №334, однако практика показывает, что их выполнение позволяет точно определить суммы выданных и депонированных сумм и избежать ошибок при заполнении ПВ, а в дальнейшем и кассовой книги по выданным денежным средствам согласно ПВ из кассы предприятия.

Суммы, которые были выплачены и депонированы согласно ведомости

Кассир прописью и цифрами указывает фактические суммы выплаченных и депонированных наличных денежных средств из кассы предприятия.

Учитывая допускаемые кассирами ошибки при заполнении данного реквизита, даем несколько рекомендаций по его заполнению.

Во-первых, сверить суммы,указанные прописью, с данными самой ПВ и реестром депонируемых сумм и суммами, указанными в данной графе цифрами.

Во-вторых, запись необходимо делать начиная сразу же после слов "гривен" и "депонировано", чтобы не было возможности сделать дописки.

В-третьих, суммы выплаченных и депонированных наличных денежных средств необходимо указывать прописью с большой буквы.

Данные рекомендации не предусмотрены нормативными документами Украины, но их соблюдение поможет избежать ошибок и хищений денежных средств из кассы предприятия.

После того, как все реквизиты заполнены, кассир должен засвидетельствовать своей подписью суммы, выданные согласно платежной ведомости, и суммы, подлежащие депонированию.

Выплату произвел: кассир Вергун О.К. Проверил бухгалтер:

Следующее действие кассира - составление реестра депонируемых сумм. Этот реестр имеет произвольную форму, в нем кассир указывает фамилии работников предприятия, не получивших денежные средства, и суммы, подлежащие депонированию. В конце реестра кассир выводит общую сумму депонированных наличных денежных средств, которая должна соответствовать сумме, указанной на ПВ.

На некоторых предприятиях предусмотрено, что денежные средства по ПВ может выдавать не только кассир, но и другое уполномоченное лицо. Например, в структурных подразделениях денежные средства выдает не кассир, а сотрудник данного подразделения, при этом выдача денег кассиром и уполномоченным на это лицом по одной ведомости запрещается. Если деньги выдавались не кассиром, а уполномоченным лицом, то внизу ведомости дополнительно делается запись:

"Деньги по ведомости выдавал _________________________ ________ ".

(должность, фамилия, имя, отчество) (подпись)

Выдача наличных иными работниками, кроме кассира (их называют раздатчиками), имеет свои особенности:

- круг таких лиц ограничен, их перечень установлен письменным распоряжением руководителя;

- с раздатчиками заключается договор о полной материальной ответственности, как и с кассиром;

- раздатчик выдает деньги только по платежной ведомости или РПВ.

Четвертый этап - окончательное урегулирование выплат по ведомости

После того как ПВ была полностью оформлена кассиром, он передает ее в бухгалтерию вместе с реестром депонированных сумм. При поступлении ПВ работник бухгалтерии проверяет правильность ее оформления кассиром. Если ведомость кассиром оформлена правильно, работник бухгалтерии заверяет ее своей подписью. Далее он оформляет один РКО на общую сумму выданных наличных денежных средств согласно данной ведомости и передает его в кассу, при этом на ПВ ставится оттиск штампа или делается аналогичная надпись работника бухгалтерии, где должны быть указаны номер данного РКО и дата его выписки.

Выплату произвел: кассир Вергун О.К.

Проверил бухгалтер: бухгалтер Петров В.А

При получении кассиром РКО он должен записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денежных средств согласно переданному из бухгалтерии в кассу РКО.

При составлении РКО необходимо иметь в виду, что он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3 или №КО-3а) только после закрытия ведомости.

Суммы, подлежащие депонированию, предприятие должно сдать в обслуживающий его банк для зачисления их на текущий счет. Для зачисления этих сумм на текущий счет предприятия в бухгалтерии оформляется РКО на общую сумму депонированных денежных средств согласно платежной ведомости или реестру депонированных сумм.

Депонированные суммы выдаются банком по первому требованию предприятия. Получение депонированных денежных средств из банка производится в общем порядке получения денежных средств в банке, который приведен в предыдущих уроках. При получении из обслуживающего банка ранее депонированных сумм в бухгалтерии для оприходования их в кассу предприятия оформляется один приходный кассовый ордер. Выплата данных сумм их получателям может оформляться РКО на каждого получателя или платежной ведомостью в случае, если выплата производится нескольким получателям наличных денежных средств.


Пример оформления Платёжной Ведомости

Продолжение следует.
Олег ЗГУРСКИЙ

Законодательная база курса

1. Инструкция "О порядке ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине", утвержденная постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. №21, в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. №334 (в тексте - Инструкция №334).

2. Инструкция №4 от 20.06.95 г. "Об организации работы по наличному обороту учреждениями банков Украины", утвержденная постановлением Правления НБУ от 20.06.95 г. №149, в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. №335 (в тексте - Постановление №149).

3. Приказ Министерства статистики Украины от 22.05.96 г. №144 "Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате" (в тексте - Приказ №144).

4. Инструкция №1 "Об организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утвержденная постановлением Правления НБУ от 07.07.94 г. №129 с последующими изменениями и дополнениями).

5. Приказ Министерства статистики Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций" от 15.02.96 г. №51.

6. Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. №88 и зарегистрированное в Министерстве юстиции Украины 05.06.95 г. под №168/704 (в тексте - Положение №88).

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua