Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#08-09 '2001: Практичная бухгалтерия - Школа бухгалтера: урок 14-й (часть 1)

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 14-й. Часть первая.

3. Учет операций с подотчетными лицами

Продолжение. Начало см. в уроке 13 ("ДК" №1 за 2001 г.).

В предыдущем уроке мы установили, что расчеты с привлечением подотчетных лиц совершаются с определенной последовательностью и предполагают шесть основных операций:

1. Получение задания от руководителя.

2. Получение денежного аванса для оплаты расходов.

3. Направление работника на другое предприятие.

4. Оформление документов на полученные ценности, работу и услуги на другом предприятии.

5. Передача полученных ценностей материально ответственным лицам своего предприятия.

6. Составление отчета об использовании полученных денежных средств, проведение полного расчета в бухгалтерии.

11. Отражение в учете получения и возврата денежного аванса подотчетным лицом

Начиная со второго этапа (см. последовательность операций в начале урока), расчеты с подотчетным лицом отражаются в бухгалтерском учете.

При выдаче наличных денежных средств возникает дебиторская задолженность подотчетного лица перед предприятием, которая погашается после:

1. Представления подотчетным лицом авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, признания указанных расходов обоснованными и утверждения авансового отчета руководителем предприятия.

2. И/или возврата остатка неиспользованных подотчетным лицом наличных денежных средств в кассу предприятия.

3. И/или удержания остатка неиспользованных подотчетным лицом денежных средств из его заработной платы.

Оперативный учет получения и возврата наличных денежных средств ведется в Журнале контроля (см. предыдущий урок).

Ежемесячные обороты и задолженность по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете при журнально-ордерной форме учета отражаются в журнале-ордере №7. Заполнение данного учетного регистра будет рассмотрено в следующих уроках.

Расчеты с подотчетными лицами относятся к расчетам предприятия по текущей дебиторской задолженности. Для таких расчетов в бухгалтерском учете используется субсчет 372 "Расчеты с подотчетными лицами". Сальдо этого субсчета может быть как дебетовым, так и кредитовым. Для обеспечения требуемой точности по данному субсчету могут открываться субсчета третьего порядка, например: "Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам в национальной валюте 3721", "Расчеты с подотчетными лицами по командировкам в иностранной валюте 3722", "Расчеты по расходам на хозяйственные нужды 3723" и другие субсчета.

Предприятию необходимо учитывать ограничения выдачи средств наличными. Как предусмотрено Указом Президента №436 и инструкцией №21, предприятия могут осуществлять выдачу наличных денежных средств на хозяйственные нужды из кассы за счет остатка выручки в кассе при отсутствии налоговой задолженности. Об ответственности за превышение установленных сроков использования наличных и выдачу их без полного отчета о ранее полученных средствах указано в конце предыдущего урока.

В таблице 1 рассмотрено отражение в бухгалтерском учете основных операций при получении средств в подотчет и возврате их из подотчета.

Окончательный расчет подотчетного лица по полученным денежным средствам завершается составлением им авансового отчета.

Отражение в бухгалтерском учете урегулирования возможных вариантов отношений подотчетного лица с предприятием и проведение полного расчета с ним будет рассмотрено в следующих уроках темы.

Таблица 1

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами при получении денежных средств из кассы и с текущего счета

№ п/п   Содержание операции   Дата   Корреспонд. счета Сумма, грн  
Д-т К-т
1 Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетному лицу в национальной валюте на служебную командировку. Открыт субсчет 3721 "Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам в национальной валюте". При отсутствии у предприятия налоговой задолженности наличные выдаются из остатка средств в кассе 17.10.2000 3721 301 500,00
2. Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетному лицу в национальной валюте на хозяйственные нужды (приобретение товара). Открыт субсчет 3723 "Расчеты с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды". У предприятия отсутствует задолженность по налогам, наличные выданы из остатка выручки в кассе 17.10.2000 3723 301 1500,00
3. Получены денежные средства с текущего счета в банке для выдачи подотчетному лицу на хозяйственные нужды 16.10.2000 301 311 450,00
4. Выданы наличные денежные средства из кассы подотчетному лицу на хозяйственные нужды 16.10.2000 3723 301 450,00
5 Выданы наличные денежные средства подотчетному лицу на хозяйственные нужды по денежному чеку с текущего счета в банке 27.09.2000 3723 311 582,00
6. Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу (1) для перечисления почтовым переводом другому подотчетному лицу (2), находящемуся в командировке 28.09.2000 3723 301 1025,06
7. Перечислены наличные денежные средства, полученные подотчетным лицом (1) подотчетному лицу (2), находящемуся в служебной командировке, почтовым переводом с уведомлением о вручении через отделение "Укрпочта" (см. проводку 6 табл. 1) 28.10.2000 333 3723 958,00
8 Получены подотчетным лицом (2), находящимся в командировке, из кассы почтового отделения "Укрпочта" перечисленные ему командировочные, о чем свидетельствует полученное предприятием уведомление "Укрпочты" 29.09.2000 3721 333 958,00
9. Отнесена на затраты стоимость услуг "Укрпочты" по пересылке наличных подотчетному лицу 2 (см. проводки 7 и 9 табл. 1) 28.10.2000 92 3723 67,06
10. Перечислены наличные денежные средства подотчетному лицу на хозяйственные нужды гарантированным платежным поручением с текущего счета в банке. Как вариант, наличные денежные средства могут перечисляться на командировочные расходы 29.09.200 3723 311 777.00
11.   Получены денежные средства в валюте с валютного счета предприятия
для выдачи средств в валюте командированному за пределы Украины и оприходованы в кассу в долларах США (320 долларов США по курсу 1$ - 5,56 грн)  
2.10.2000   302   312   1779,20
320 $
12.   Выданы командированному из кассы наличные денежные средства в иностранной валюте. Открыт субсчет 3722 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте, долларах США"   2.10.2000   3722   302   1779,20
320 $
13. Затраты по служебной командировке подотчетного лица, целью которой было приобретение товаров, отнесены на стоимость приобретенного товара без НДС. В соответствии с п. 9 ПСБУ 9, такие затраты включаются в себестоимость запасов 20.10.2000 281 3721 403,00
14. Отражена сумма налогового кредита по НДС в затратах по командировке 20.10.2000 641 3721 45,00
15. Возврат неиспользованных денег (остатка наличности) подотчетным лицом в кассу предприятия 20.10.2000 301 3721 52,00
16. В случае если подотчетное лицо в установленный срок не возвратило деньги, сумма задолженности удерживается из его заработной платы 20.10.2000 661 3721 52,00
  Проводка 16, вариант 2. Подотчетное лицо перерасходовало полученные деньги: вместо 500,00 грн израсходовано 569,00 грн. Имеется разрешение руководителя о погашении допущенного подотчетным лицом перерасхода.        
17. Подотчетному лицу возмещен перерасход денег 20.10.2000 3721 301 69,00
  Вариант 3. Подотчетное лицо после окончания командировки остаток наличности в течение 3-х дней не возвратило в кассу. По результатам проверки обслуживающего учреждения банка такое нарушение норм по регулированию оборота наличных было установлено. На предприятие наложены штрафные санкции в размере 25% от невозвращенной в установленные сроки суммы 52,00 х 0,25 = 13 грн. Для отражения штрафных санкций на счете 64 "Расчеты по налогам и платежам" открывается субсчет 6422 "Расчеты по уплате финансовых санкций"*        
18 Начислен штраф за несвоевременное возвращение наличных денег. Свыше 3-х дней, 25 % 26.10.2000 948 6422 13,00
19 Перечислена с текущего счета предприятия в банке сумма штрафа в бюджет 27.10.2000 6422 311 13.00
  * Урегулирование отношений с подотчетным лицом может включать возложение на него части обязательств перед государством, возникших по вине подотчетного лица. Варианты таких расчетов подробно рассмотрены в конце занятий по нашей теме.        

12. Направление подотчетного лица на другое предприятие и выполнение им предусмотренных заданием действий

Третий этап отношений (см. последовательность операций в начале урока) предполагает осуществление действий по привлечению подотчетного лица к решению задач предприятия.

Партнерами предприятия при участии подотчетного лица могут быть как юридические, так и физические лица. В такой же последовательности рассмотрим выполнение операций с участием подотчетного лица.

Исходя из сути сделки, на предприятие-продавец могут направляться несколько работников предприятия-покупателя: подотчетное лицо для осуществления денежных расчетов, материально ответственное лицо с доверенностью на получение ценностей, водитель (или водитель-экспедитор) автотранспорта для перевозки ценностей. Каждый из них выполняет функции, зафиксированные в его должностных обязанностях или предусмотренные распоряжением руководителя. Эти должностные обязанности по распоряжению руководителя могут быть возложены на одного или нескольких работников с наделением их соответствующими полномочиями.

Ограничимся рассмотрением первого из указанных выше работников - подотчетного лица предприятия.

Чаще всего встречается вариант, когда подотчетным лицом, на которое возлагается обязанность регулярной закупки ценностей, является работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности (снабженец, экспедитор и т.д.).

Но возможны варианты привлечения для разовых поручений в качестве подотчетного лица работника, с которым на момент привлечения в качестве подотчетного договор о материальной ответственности отсутствует. Считаем, что при этом варианте интересы предприятия могут быть ущемлены.

Одним из условий сохранения имущества предприятия является наличие четко определенных формулировок в установлении отношений с подотчетным лицом и фиксация его ответственности перед предприятием в соответствующих внутренних документах предприятия. Для этого с таким работником заключается договор о его материальной ответственности.

Оплата наличными, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций №21, предусматривает, что предприятие-продавец должно представить предприятию-плательщику платежный документ, подтверждающий выплату наличными, - товарный чек, счет-фактуру, акт выполненных работ, акт оказанных услуг и т.д., налоговую накладную (если продавец является плательщиком НДС). Обязанность представления таких документов и полученных ценностей (результата оказанных услуг) на свое предприятие при осуществлении оплаты ложится на подотчетное лицо. На работника - подотчетное лицо возлагается также ответственность за сохранность выданных ему наличных денег, приобретенных ценностей и совершение расчета с продавцом.

На подотчетное лицо возложено получение ценностей, а доверенности для получения таких ценностей у него нет: оплата предусмотренных к продаже ценностей произведена немедленно, все документы на оплату представлены покупателю, поэтому дублировать полномочия этого лица для получения ценностей доверенностью нет необходимости.

Если после оплаты приобретенных ценностей происходит задержка с их получением (негабаритный груз, сложности доставки, задержка оформления документов и т.д.), все процедуры осуществляет на следующий день то же подотчетное лицо. Передача обязанностей по предоставлению отчета и расчетам с предприятием данного подотчетного лица другому работнику не предусмотрена. Перенос сроков получения грузов и другие исключения из правил недопустимы.

Как указывалось выше, для получения ценностей на другое предприятие могут направляться иные лица: работник предприятия - материально -ответственное лицо и/или водитель транспортного средства. В случае если привлечение таких работников не сопровождается получением ими наличных средств и, соответственно, не предусмотрено составление отчета об их использовании, такие лица не являются подотчетными и отношения с ними в наших уроках рассматриваться не будут.

Для урегулирования отношений с работниками, направленными руководителем на выполнение задания в качестве подотчетного лица, и защиты имущественных интересов предприятия целесообразно сопровождать такое направление внутренними документами, предусмотренными служебными обязанностями таких лиц, специальным положением о внутригородских командировках, служебных командировках в пределах Украины, за границу и т.п.

Пример составления такого документа - Распоряжения о направлении работника для выполнения задания приводится ниже (см. рис.1).


Предприятие Мария

Распоряжение о направлении работника для выполнения задания

" 1 " ноября 2000 г. №132__ г. Сватово Луганской обл.

Работника (цу) предприятия

Куценко О.И., товароведа
______________________________________________________________________

Фамилия, инициалы, должность

направить

оптовая база "Огонек"
______________________________________________________________________

место выполнения задания

для осуществления покупки бумаги:

для ксерокса XEROX PERFORMER А 4 - 2 пачки,

для факса XEROX - 2 пачки,

бумага XEROX SYMPHONY цветная - 3 пачки.

приводится цель с точным указанием наименования ценностей, их качества, ассортимента, цены и других характеристик

Выданы документы договор купли-продажи №12 от 25.10.2000 г.

Маршрут движения ________________________________

Разрешается (запрещается) пользоваться услугами маршрутных такси.

Предоставляется служебный транспорт предприятия Микроавтобус Газель.

Задолженность по ранее полученным в подотчет наличным деньгам отсутствует:
______________________________________________________________________

В подотчет

2.11.2000 г.

дата получения наличных

выдан денежный аванс в сумме 123,00 грн.

Руководитель __________________Н.Бондарчук

(подпись)

О необходимости сохранности и доставки полученных ценностей на предприятие, получении расчетных документов, выписанных на предприятие при приобретении ценностей, представлении документов в бухгалтерию (на склад) и сроках представления авансового отчета об использовании выданных под отчет наличных денег ознакомлен.

С распоряжением ознакомлен (на):

товаровед ________Куценко О.И.___

Должность, подпись, фамилия, инициалы подотчетного лица

Далее в наших уроках рассмотрим содержание третьего этапа операций, т.е. варианты операций, при которых приобретение ценностей через подотчетное лицо сопровождается движением наличных денег.

12.1. Расчеты с юридическими лицами через подотчетное лицо предприятия

Основанием для осуществления операций по приобретению ценностей и оплате услуг между юридическими лицами, как правило, является договор в письменной или устной форме, в котором может быть предусмотрено, что расчеты между партнерами осуществляются наличными денежными средствами, то есть возможно осуществление расчетов через подотчетное лицо предприятия.

Регламентация формы деловых отношений между сторонами предусмотрена нормами хозяйственного законодательства Украины. В соответствии с Гражданским кодексом (далее - ГК), сделки между сторонами могут заключаться в устной или простой письменной форме (ст. 42, 44 ГК). Договор между сторонами (ст. 153 и 154 ГК) считается заключенным, если соглашение между ними заключено по всем существенным условиям. Подтверждением такого соглашения может быть как один документ (договор, контракт, соглашение и т.д.), так и обмен письмами, телеграммами, телефонограммами, другими документами, подписанными уполномоченными представителями сторон.

Таким образом, для обеспечения правовой базы отношений между партнерами не обязательна полная письменная форма договора, обязательно наличие подтвержденных сторонами документов о соглашении по наиболее важным вопросам. Соблюдение предусмотренной формы отношений между предприятиями необходимо прежде всего для установления деловых отношений. Наличие такой формы необходимо также и для подтверждения правомочности отнесения расходов на командировки к составу затрат, о чем речь будет идти в следующих уроках.

В дальнейшем в наших уроках мы еще раз укажем на необходимость документального оформления договоров.

12.1.1.Приобретение запасов и товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у юридического лица через подотчетное лицо предприятия

12.1.1.1. Оформление первичных документов

Направленному на предприятие-продавец подотчетному лицу могут быть выданы документы о наличии деловых отношений между сторонами - договоры, контракты, копии счета-фактуры продавца и др.

На предприятии-продавце подотчетному лицу предъявляются ценности и оформляются следующие документы на отгрузку этих ценностей покупателю:

1. Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей (форма М-20).

2. Налоговая накладная.

3. При использовании транспорта заполняется товаротранспортная накладная (форма 1-ТН).

4. В перечень документов входит также акт купли-продажи ценностей. Необходимость составления такого первичного документа состоит в том, что целый ряд условий купли и продажи товара не предусмотрен реквизитами приведенных выше документов и их уместно отразить в акте. Эти условия касаются качества товара, условий доставки, предпродажного, послепродажного, гарантийного обслуживания и иных условий.

В кассу продавца подотчетное лицо вносит наличные деньги, взнос оформляется приходным кассовым ордером, в ордере указываются фамилия, имя и отчество подотчетного лица, а также наименование организации, которую это лицо представляет; квитанция к приходному кассовому ордеру остается у доверенного лица.

В бухгалтерии предприятия-продавца оформляются накладная и налоговая накладная на предприятие-покупатель.

Приобретение ценностей в магазине сопровождается получением подотчетным лицом в кассе кассового чека, товарного чека, других документов об оплате ценностей. В бухгалтерии (если эту работу выполняет не кассир магазина) выписывается накладная, налоговая накладная, другие документы о передаче ценностей и наличии расчетов по НДС. В данных документах указывается наименование организации-покупателя и ее реквизиты. Отметим, что налоговая накладная при покупке не выписывается, если объем разовой продажи товаров (работ, услуг) не превышает 20 грн (п. 7.2.6 Закона об НДС).

Если подотчетное лицо для приобретения ценностей командируется в другой населенный пункт, оформляются документы, подтверждающие его нахождение в командировке, а также перемещение ценностей: командировочное удостоверение с отметками, проездные документы самого работника, оплата (страховка) багажа, документы о наличии деловых отношений между партнерами и т.д. и понесенные при этом затраты. По возвращении на направившее его предприятие и выполнении поручения подотчетное лицо составляет авансовый отчет о расходовании полученных средств. Такому порядку не противоречит практика некоторых предприятий о составлении двух отдельных авансовых отчетов: по командировке и по приобретению ценностей.

Урегулирование возникающих задолженностей при пребывании в служебных командировках будет рассмотрено в следующих уроках.

Инструкцией для бюджетных учреждений №125 предусмотрено, что при получении запасов материально ответственное лицо предприятия на документе поставщика или на акте о приемке запасов должно расписаться в получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение. Данный порядок может действовать и для коммерческих организаций.

Полученные подотчетным лицом ценности доставляются на предприятие и сдаются им на склад и/или на хранение материально ответственному лицу. Такая операция оформляется записями в Журнале учета поступивших грузов (форма №М-1), составлением приходного ордера (форма №М-4). Кладовщик при приемке полученных от подотчетного лица ценностей на сопровождающих их документах - накладных, актах и др., приложенных к авансовому отчету подотчетного лица, - проставляет отметки о приемке со ссылкой на номер приходного ордера.

В любом случае факт приемки на предприятие приобретенных подотчетным лицом ценностей должен оформляться документом, имеющим юридическую силу для предприятия. При сдаче ценностей не на склад или при отсутствии на предприятии склада должен быть составлен соответствующий документ, например, акт приемки ценностей, составленный органом предприятия, имеющим соответствующие полномочия.

Такие полномочия руководителем могут быть возложены на специальную комиссию по приемке (оценке) ценностей, на постоянно действующую инвентаризационную комиссию или на иной орган предприятия. Установленный порядок и полномочия соответствующего органа могут быть предусмотрены как отдельным распоряжением руководителя в отношении расчетов с подотчетными лицами, так и в приказе об учетной политике предприятия. Наличие такого акта или отметка кладовщика о приемке ценностей на склад дает основание бухгалтерии принять авансовый отчет от подотчетного лица.

12.1.1.2. Определение стоимости приобретенных запасов

Выданный подотчетному лицу денежный аванс из кассы в подотчет означает только увеличение дебиторской задолженности предприятия, активы его при такой операции не увеличились.

При оприходовании материальных ценностей, приобретенных за счет денежных средств, выданных в подотчет на административно-хозяйственные нужды, следует руководствоваться имеющейся правовой базой, стандартами бухгалтерского учета 9 "Запасы" и 16 "Расходы".

В первоначальную стоимость запасов, приобретенных за плату, входят суммы, уплаченные поставщику (продавцу) в соответствии с договором.

Затраты на служебную командировку, непосредственно связанную с приобретением ценностей, в нашем случае запасов, в соответствии с п. 9 стандарта 9 "Запасы", входят в первоначальную стоимость запасов как затраты на приобретение таких запасов и доведение их до состояния, в котором они пригодны для использования.

Расходы подотчетного лица на оплату служебных командировок и на приобретение ТМЦ, в соответствии с п.7 стандарта 16 "Расходы", отражаются в составе затрат того периода, в котором они были осуществлены. Моментом отражения затрат по расчетам с подотчетным лицом является представление подотчетным лицом в бухгалтерию отчетного документа о затраченных денежных средствах - авансового отчета. Именно в этот момент происходит увеличение активов или уменьшение обязательств и формирование первоначальной стоимости запасов. При получении наличных из кассы такого уменьшения обязательств или увеличения активов не происходит.

Для отнесения понесенных затрат на стоимость запасов предприятие устанавливает принятые им критерии, например, стоимость приобретенных запасов. Разрешение на отнесение конкретной величины затрат в соответствии с такими критериями дает руководитель своей подписью на авансовом отчете.

Описание процедур по учету операций с подотчетными лицами может быть изложено в соответствующих регламентирующих документах самого предприятия. Такими документами могут быть приказ об учетной политике предприятия с выделенным в нем разделом о расчетах с подотчетными лицами или отдельный приказ руководителя о таких расчетах. В этих документах определяются условия отнесения затрат по командировке к стоимости материалов или на административные и иные расходы, порядок оформления первичных учетных документов, образцы таких документов и т.д., указанные выше процедуры выполняются бухгалтером самостоятельно. Пример такого приказа о порядке оформления расчетов с подотчетными лицами будет приведен в одном из следующих уроков.

Отражение в бухгалтерском учете операций по приобретению запасов с помощью подотчетного лица изложено в таблице 2. При осуществлении проводок использовались счета бухгалтерского учета, указанные в табл.1 настоящего урока. Получение средств подотчетным лицом аналогично операциям в табл.1 и в табл. 2 не приведено.

Таблица 2

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами при приобретении запасов и товарно-материальных ценностей

№ п/п   Содержание операции   Дата   Корреспонд. Счета Сумма, грн
Дт Кт
  Рассмотрим варианты списания на стоимость приобретенных запасов затрат на служебную командировку, непосредственно связанную с их покупкой. Таких вариантов может быть три        
Вариант 1. На стоимость запасов относится стоимость приобретенных ценностей и полная величина расходов на командировку
1 Оприходованы на склад полученные производственные запасы от подотчетных лиц на основании авансового отчета №1 по приобретению запасов, без НДС 19.10.2000 201 3723 1000,00
2 Отражена сумма налогового кредита по НДС 19.10.2000 641 3723 200,00
3 Списаны командировочные расходы на стоимость запасов на основании авансового отчета №2 по командировочным расходам 19.10.2000 201 3721 175,00
4 Начислена сумма налогового кредита по НДС в затраты по командировке 19.10.2000 641 3721 15,00
Вариант 2. Руководителем принято решение отнести на стоимость запасов часть стоимости расходов по командировке, равную 100,00 грн, оставшуюся часть стоимости отнести на расходы предприятия по сбыту
5 Списана часть командировочных расходов на стоимость запасов на основании авансового отчета №2, отнесена на стоимость приобретенных запасов 19.10.2000 201 3721 90,00
6 Начислена сумма налогового кредита по НДС в затраты по командировке 19.10.2000 641 3721 10,00
7 Командировочные расходы работника предприятия отнесены в прочие операционные расходы 19.10.2000 84 3721 62,50
8 Списаны операционные расходы на расходы на сбыт 19.01.2000 93 84 62,50
9 Начислена сумма налогового кредита по НДС в затраты по командировке 19.01.2000 641 3721 12,50
Вариант 3. Руководителем принято решение расходы на командировку в полной сумме отнести на административные расходы
10 Списаны командировочные расходы работников аппарата управления предприятия 19.10.2000 84 3721 175,00
  на административные расходы   92 84  
11 Начислена сумма налогового кредита по НДС в затраты по командировке 19.10.2000 641 3721 15,00

Первоначальная стоимость запасов, по которой они зачисляются на баланс предприятия, по рассмотренным выше вариантам составляет:

Вариант 1 1000,00 грн + 175,00 = 1175,00 грн

Вариант 2 1000,00 грн + 90,00 = 1090,00 грн

Вариант 3 1000,00 грн = 1000,00 грн

При оформлении отношений между партнерами с помощью договоров мены (бартерные операции) возможны следующие два варианта:

1. Движение наличных денег отсутствует (обмениваются запасы с одинаковой стоимостью). Оформление сделки и сопровождение обмениваемых товаров осуществляет экспедитор, товаровед, доверенное лицо предприятия без возложения на него обязанностей по проведению расчетов. При этом варианте расчеты с использованием подотчетного лица возникают как элемент затрат в форме оплаты командировочных расходов при направлении работника в командировку для осуществления обмена продукцией, имеющей одинаковую справедливую стоимость.

2. Предполагается частичная денежная доплата одной или другой стороной за совершенную сделку. Подотчетное лицо или передает остаток денег в оплату, или принимает их как разницу по сделке. Возможен вариант, когда это же лицо принимает товаросопроводительные документы. Наличие доверенности у лица, получающего ценности, в т.ч. оплаченные наличными, обязательно.

Выполнение расчетов с подотчетным лицом при проведении бартерных операций в бухгалтерском учете по второму рассмотренному выше варианту отражается следующим образом (см. табл. 3).

Исходные данные для примера:

Предприятие А обменивает кирпич общей стоимостью 11400 грн с НДС на запасные части стоимостью 12600 грн у предприятия Б. Условиями соглашения предусмотрено, что остаток стоимости (11400 - 12600 =1200 грн) по сделке вносится наличными через подотчетное лицо. В таблице показаны бухгалтерские проводки у предприятия А.

Таблица 3

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами при осуществлении бартерных (товарообменных) операций по обмену запасами

№ п/п Содержание операции Дата Корреспонд. Счета Сумма, грн
Дт Кт
1. Отгружены запасы - 57 тыс. кирпича (кирпич по 200 грн за 1 тыс. =
= 11400 грн), в т.ч. НДС
10.10.2000 361 701 11400,00
2. Отражены налоговые обязательства по НДС 10.10.2000 701 641 1900,00
3. Списана на материальные расходы учетная стоимость отгруженной продукции 10.10.2000 80 205 9000,00
4. Списана на финансовый результат сумма полученного дохода 10.10.2000 701 791 9500,00
5. Списана на финансовый результат себестоимость реализованной продукции 10.10.2000 791 901 9000,00
6. Выданы в подотчет экспедитору наличные для командировочных расходов. Открыт субсчет "Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам" 16.10.2000 3721 301 72,00
7. Выданы в подотчет экспедитору наличные для осуществления расчетов с партнером 1200,00 грн. Открыт субсчет 3723 "Расчеты с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды" 16.10.2000 3723 301 1200,00
8. Перечислены средства транспортной организации на услуги по перевозке купленных запчастей 16.10.2000 371 311 240,00
9. Отражена сумма налогового кредита по НДС по услугам транспортной организации 16.10.2000 641 644 40,00
10. Оприходована доставленная подотчетным лицом полученная продукция (запчасти для автомобилей), без НДС 19.10.2000 207 631 9500,00
11. Начислена сумма налогового кредита по НДС по полученной продукции 19.10.2000 644 631 1900,00
12. Получены запасные части на стоимость выданного денежного аванса подотчетному лицу. Оформлен авансовый отчет на 1200 грн, сумму полученных средств для расчетов с подтверждающими документами об оплате 19.10.2000 207 3723 1000,00
13. Отражен налоговый кредит по НДС по полученной продукции 19.10.2000 641 3723 200,00
14. Списана стоимость услуг транспортной организации на себестоимость приобретенных запчастей 19.10.2000 207 631 200,00
15. Начислена сумма налогового кредита по НДС по услугам транспортной организации 19.10.2000 644 631 40,00
16. Перевод аванса транспортной организации в зачет задолженности 19.10.2000 631 371 240,00
17. На стоимость запчастей списаны расходы по командировке экспедитора 18 х 4 = 72 грн 19.10.2000 207 3721 72,00
Сформирована стоимость обмененных запасных частей: 10500 + 200 +72 = 10772 грн
18. Произведен зачет задолженностей участников бартерной операции 20.10.2000 631 361 12600,00


ПО СУТИ:

Предприятию необходимо учитывать ограничения выдачи средств наличными. Как предусмотрено Указом Президента №436 и инструкцией №21, предприятия могут осуществлять выдачу наличных денежных средств на хозяйственные нужды из кассы за счет остатка выручки в кассе при отсутствии налоговой задолженности. Об ответственности за превышение установленных сроков использования наличных и выдачу их без полного отчета о ранее полученных средствах указано в конце предыдущего урока.

Если после оплаты приобретенных ценностей происходит задержка с их получением (негабаритный груз, сложности доставки, задержка оформления документов и т.д.), все процедуры осуществляет на следующий день то же подотчетное лицо. Передача обязанностей по предоставлению отчета и расчетам с предприятием данного подотчетного лица другому работнику не предусмотрена. Перенос сроков получения грузов и другие исключения из правил недопустимы.

Инструкцией для бюджетных учреждений №125 предусмотрено, что при получении запасов материально ответственное лицо предприятия на документе поставщика или на акте о приемке запасов должно расписаться в получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение. Данный порядок может действовать и для коммерческих организаций.

Продолжение следует.
Владимир ПАНТЕЛЕЕВ

Законодательная база курса

1. Гражданский кодекс Украинской ССР.

2. Указ Президента Украины от 12.06.1995 г. №436 "О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования оборота наличных" в редакции Указа Президента Украины от 11.05.99 г. №491/99.

3. Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденный постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г. №21 с изменениями и дополнениями.

4. Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная Приказом Минфина от 30.11.99 г. №291.

5. Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная Приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. №59 (в редакции Приказа Минфина Украины от 10.06.99 №146), зарегистрированная в Министерстве юстиции Украины 29.06.99 г. под №418/37111.

6. Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений. Утверждена Приказом Госказначейства Украины от 08.12.2000 г. №125.

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua