Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#12 '2001: Практичная бухгалтерия - Эксклюзив: командировки

Командированный! А у тебя есть именной документ, подтверждающий расходы на проживание?

Владимир ПАНТЕЛЕЕВ


О расчетных документах

Письмо Минфина Украины от 14.02.2001 г. №041-407-107/12-157

Министерство финансов рассмотрело письмо относительно документов, подтверждающих расходы работника на наем жилья во время командировки, и сообщает.

Согласно подпункту 5.4.8 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий", документами, подтверждающими расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), наем других жилых помещений, являются счета из гостиниц (мотелей), или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.

Учитывая указанное, а также положения Закона Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" и действующего законодательства по вопросам служебных командировок, по мнению Министерства финансов, документом, подтверждающим расходы на наем жилого помещения, должен быть расчетный документ (напечатанный регистратором расчетных операций или заполненный вручную), в котором указана фамилия работника, направленного в командировку, срок проживания и стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице (мотеле), или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.

Заместитель министра В. МАТВИЙЧУК

История вопроса

При расчете аванса денежных средств и приеме отчета направленного в командировку работника предприятия первоочередное внимание уделяется документальному подтверждению соответствующих расходов.

Принадлежность осуществленных командированным работником фактических затрат направившему его предприятию должна подтверждаться соответствующими первичными документами. Правовое поле в отношении содержания этих документов в свое время регламентировалось документами Госкомтуризма и Госстроя Украины.

Обязательных форм счетов гостиниц не определено

В Письме Минфина Украины от 27.04.2000 г. №16-102-56/11-2563 "О возмещении затрат на командировки" высказывалось мнение этого ведомства о том, что подтверждающим документом для возмещения затрат на наем жилого помещения может стать документ, в котором указывается фамилия работника, направляемого в командировку, срок и стоимость проживания. В этом письме делалась ссылка на Приказ Госкомтуризма и Госстроя Украины от 30.12.97 г. №65/63 "Об утверждении форм документов строгой отчетности и первичного учета в гостиницах Украины и Порядка использования и заполнения форм документов строгой отчетности и первичного учета в гостиницах Украины".

Однако в настоящее время, согласно приказу Госкомтуризма и Госстроя Украины от 24.07.2000 г. №160/1261, указанные выше формы учета и отчетности и порядок их заполнения отменены. Таким образом, после такого решения единственным нормативным документом, регламентирующим требования к содержанию и форме документов по подтверждению проживания командированного в гостинице, является Закон Украины от 21.12.2000 г. №2156-III "О внесении изменений в Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг".

Суть дела

В связи с такими обстоятельствами возникает несколько вопросов.

Во-первых, следует ли субъектам предпринимательской деятельности руководствоваться письмом Минфина Украины от 27.04.2000 г. №16-102-56/11-2563 в связи с отменой нормативных актов, на которые в нем имелась ссылка?

Во-вторых, каким документом должны подтверждаться оказанные гостиницей услуги для компенсации работнику предприятия соответствующей суммы денежных средств и отнесению ее на валовые затраты?

В-третьих, какие реквизиты должен содержать этот документ?

Определенную ясность вносит комментируемое письмо Минфина Украины от 14.02.2001 г. №041-407-107/12-157.

Суть нововведения

Содержание этого письма Минфина затрагивает интересы двух сторон получения и оказания услуг по проживанию работника.

Первой стороной является предприятие, работник которого пользуется соответствующими услугами по размещению и проживанию и для подтверждения факта получения услуг обязан получить от гостиницы соответствующий документ. Подпунктом 5.4.8 Закона Украины от 22.05.97 г. №283/97 "О налогообложении прибыли предприятий" предусмотрено наличие у командированного счетов гостиниц, мотелей о проживании работника и оказании ему услуг, связанных со служебной командировкой. Однако форма и обязательные реквизиты таких документов, составляемых гостиницей, которые бы позволили гарантированно отнести расходы к валовым затратам предприятия, нормами налогового законодательства не установлены.

Второй стороной является предприятие, оказывающее гостиничные услуги работнику по его размещению, бронированию, проживанию, телефонной и иной связи, хранению его вещей, стоянке автомобиля и т. д. В соответствии с Законом Украины от 21.12.2000 г. №2156-III "О внесении изменений в Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" (далее - Закон №2156), передача прав собственности от продавца покупателю, т. е. факт предоставления услуг, осуществляется на основании составляемого этой стороной расчетного документа.

В соответствии с Законом №2156, расчетным является документ установленной формы и содержания, подтверждающий факт оказания услуг и получения взамен денежных средств. Расчетными документами могут быть такие документы: кассовый чек, товарный чек, расчет, квитанция, проездной документ и т. д.

Гостиница должна выдать кассовый чек, но в нем нет фамилии командированного

Гостиницы, мотели не входят в число оказывающих услуги предприятий, оговоренных Перечнем отдельных форм и условий ведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, при которых разрешено производить расчетные операции без применения регистраторов расчетных операций с использованием расчетных книжек и книг учета расчетных операций, утвержденным постановлением КМУ от 23.08.2000 р. №1336 (см. "ДК" №6/2001). Поэтому в них расчетные операции должны сопровождаться выдачей кассового чека.

Поскольку форма кассового чека не предусматривает заполнения сведений о потребителе услуг, для получения документа, на основании которого можно учитывать затраты, по нашему мнению, можно составить отдельный документ, например квитанцию об оказанных услугах с указанием в ней необходимых сведений (фамилии проживающего, времени проживания, содержания и стоимости оказанной услуги про проживанию работника и иных услуг в гостинице).

Использование же товарного чека в определенных случаях предусмотрено Приказом ГНА Украины от 12.01.2000 г. №614 "Об утверждении нормативно-правовых актов к Закону Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг".

На практике могут возникать определенные противоречия, когда, например, работники гостиниц из-за нежелания выполнять не предусмотренную их служебными обязанностями работу будут отказываться от проставления вручную в документах предусмотренных письмом №16-102-56/11-2563 дополнительных реквизитов. Отметим, что такой отказ не имеет юридических оснований, поскольку Законом №265/95 предусмотрено заполнение расчетного документа не только машинным способом, но и вручную.

Запись от руки на кассовом чеке, даже заверенная печатью, не предусмотрена Законом №2156, потому не имеет юридической силы для предприятия.

Не забывайте получить в гостинице подтверждение проживания

Важно указать несколько практических последствий выполнения рекомендаций, содержащихся в комментируемом письме Минфина №041-407-107/12-157. Указание в документе фамилии командируемого работника предприятия имеет отношение, разумеется, не только к отражению расходов в составе валовых расходов, т. е. налоговому учету, но и к формированию затрат предприятия (ведение бухгалтерского учета), а также проведению расчетов с подотчетным лицом предприятия. При этом возможна оплата стоимости проживания по более высоким расценкам, чем указано в расчетном документе, например, предприятие самостоятельно устанавливает более высокую предельную величину расходов на наем жилья для своего работника.

Такие затраты попадают в объект обложения подоходным налогом с соответствующими начислениями подоходного налога командированного работника и проведением отчислений (и удержаний) в социальные фонды. Такие расчеты предстоит осуществить бухгалтерии предприятия при отсутствии указанной в письме Минфина №041-407-107/12-157 отметки на документе в отношении полной величины указанных в нем затрат.

Целесообразно проинструктировать командируемых работников о том, чтобы при предоставлении им услуг они требовали расчетные документы от администрации гостиницы и чтобы в соответствующих расчетных документах, прилагаемых к отчетам о служебных командировках, проставлялась фамилия работника, сроки проживания и стоимость услуг, которые ему оказаны. Уведомления об осведомленности работника о дополнительных требованиях к такому документу могут быть зафиксированы в приказе о направлении работника в служебную командировку, приказе (инструкции) об оформлении расчетов с подотчетным лицом и др. Бухгалтеры, принимающие авансовые отчеты, теперь будут контролировать наличие первичного документа с указаниями в подлиннике.

Кроме того, требования по отражению в расчетных документах по предоставлению работ (оказанию услуг) фамилии физического лица - субъекта предпринимательской деятельности предусмотрено и соответствующим письмом налогового ведомства - см. комментарий в "ДК" №8-9/2001, с. 119-120. По нашему мнению, данное требование распространяется и на работников предприятия.

Наши рекомендации

Комментируемое письмо Минфина носит рекомендательный характер в отношении подтверждения затрат, входящих в валовые расходы предприятия.

Для устранения повода к возможному предъявлению претензий к предприятию со стороны проверяющих органов относительно занижения налогооблагаемой прибыли рекомендуем согласиться с мнением Минфина, высказанном в комментируемом письме №041-407-107/12-157, и получать от оказавших им услуги предприятий документы, удостоверяющие факт оказания услуг, с записью в них сведений о работнике предприятия.


Счет формы №4-г с чеком ЭККА служит "железным" основанием для списания расходов на гостиничные услуги при командировках

Для того, чтобы, в соответствии с подпунктом 5.4.8 Закона Украины от 22.05.97 г. №283/97-ВР "О налогообложении прибыли предприятий", списать на валовые расходы издержки на командировку физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком или являющихся членами руководящих органов налогоплательщика, в пределах фактических расходов командированного лица, на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счетам расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), необходимо иметь соответствующие документы.

Несмотря на отсутствие для гостиниц обязательных документов, в которых указана фамилия командированного лица, выход у гостиниц и бухгалтеров есть.

Дело в том, что существует Инструкция о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг в ГП "Укркоммунобслуживание" (гостиничный комплекс "Предслава"), утвержденная приказом Госстроя Украины от 13.10.2000 г. №230 (см. "Документы для работы" №49/2000). В соответствии с приказом, утвержденные формы документов первичного учета рекомендуются для применения гостиничными предприятиями Украины независимо от подчинения и формы собственности.

Приказом предусмотрена выдача гражданам, в том числе и командированным, формы №4-г "Счет", применяемой при оформлении расчетов с гражданами за основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице. Форма используется при любой форме обработки документа (электронной, ручной) и при любом виде расчета (наличном, безналичном). Разумеется, это рекомендация (Инструкция даже не зарегистрирована в Министерстве юстиции), но для того, чтобы не потерять клиентов, которыми являются командированные, гостиницы должны активно пользоваться Инструкцией. Поэтому проблема, описанная в письме Минфина, легко решается при помощи счета формы №4-г, который определен Инструкцией.

Гостиницы, не желающие пользоваться данной Инструкцией, могут применять форму счета (форма №4-Г) из отмененного Приказа Государственного комитета строительства, архитектуры и жилищной политики Украины и Государственного комитета Украины по туризму от 30.12.97 г. №63/53 "Об утверждении форм документов строгой отчетности и первичного учета в гостиницах Украины и Порядка использования и заполнения форм документов строгой отчетности и первичного учета в гостиницах Украины", но не как бланка строгого учета, а обычного первичного документа. Имеются неединичные случаи использования квитанций времен СССР или самостоятельно разработанных форм квитанций (счетов). Главное - чтобы эти документы были заверены гостиницей, тогда никаких проблем при списании гостиничных услуг на валовые расходы возникнуть не должно.

Виталий МОСЕЙЧУК
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua