Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#20 '2001: Практичная бухгалтерия - Автоматизация бухучета: Excel

Автоматизация бухучета:
Бухгалтерский учёт с помощью Excel.
11-й урок

Заполнение, учет и хранение платежных документов с помощью EXCEL

Владимир ЛАВРЕНОВ


Предыдущие уроки "Автоматизации бухучёта: Excel"

Наверное, нет ни одного бухгалтера, который бы в своей практике не испытывал огорчения от того, что оператор банка не принял к выполнению подготовленные платежные документы. А причина в большинстве случаев была одна - неправильно или ошибочно заполнены те или иные реквизиты расчетного документа. Благо, если в банке можно воспользоваться печатной машинкой, да рядом находится директор с печатью.

А так приходится мчаться в офис и заново готовить злополучную платежку - если, конечно, это не последний день уплаты и вы успеваете исправить ошибки до конца операционного дня. Такие проблемы можно полностью исключить, если пользоваться надежной и удобной системой автоматической подготовки, учета и хранения расчетных документов с помощью Excel.

Система подготовки, учета и хранения расчетных документов

Каждый расчетный документ, который бухгалтер предоставляет в банк, должен соответствовать требованиям стандарта и содержать обязательные для данной формы реквизиты.

Условно их можно разделить на реквизиты плательщика, реквизиты получателя и реквизиты платежа. Систематизация таких данных и группирование их по определенным признакам позволит не только без труда автоматически заполнить практически любой расчетный документ, но и будет служить справочной базой платежей и контрагентов предприятия.

Схематично эта система создания платежного документа представлена на рисунке 1.

Рисунок 1.

Для заполнения расчетного документа данные из таблицы контрагентов переносятся в журнал регистрации. Из журнала необходимые для заполнения документа реквизиты автоматически заносятся в соответствующий документ, для чего достаточно будет ввести в него порядковый номер документа. Журнал регистрации является одновременно архивом созданных расчетных документов, и в случае необходимости любой из них можно будет быстро воссоздать и распечатать.

Платежное поручение. Создаем стандартную форму

Наиболее распространенным расчетным документом для безналичной формы оплаты является платежное поручение. Поэтому именно с создания этого документа мы и начнем.

Подготовка каждого документа начинается с бланка. Готовые бумажные бланки нас не устраивают, так как при печати практически невозможно точное попадание электронных данных в готовую бумажную форму. Другой путь - воспользоваться уже готовыми электронными бланками. Однако далеко не каждая специальная бухгалтерская программа может похвастаться точным соблюдением норм стандарта, и, что самое главное, - они не конвертируются в Еxcel. Бланки же в формате Еxcel - днем с огнем не найдешь.

Мы пойдем по самому надежному пути - создадим бланк платежного поручения сами.

Постановлением НБУ от 06.12.96 г. №316, согласованным с Госстандартом, были утверждены технические нормы обязательных элементов расчетных документов. При создании формы платежного поручения мы будем соблюдать приведенные в постановлении нормы.

Лист, на котором будет помещаться форма платежного поручения, назовем "Платеж".

Важный момент! Прежде чем приступить к созданию формы, установите параметры страницы. В меню "Вид" - "Колонтитулы" откройте в окне "Параметры страницы" вкладку "Поля" (рис. 2). Во всех ее окошках установите нулевые значения. Затем нажмите кнопку "Свойстваѕ" и вызовите окно "Поля печати". Во всех его окошках установите значения 5 мм. После этого можно закрывать окно "Параметры страницы", нажав кнопку ОК.

Рисунок 2.

Чтобы в точности воспроизвести стандартную форму платежного поручения, необходимо пересчитать приведенные в стандарте размеры в используемые в Excel параметры ячейки.

На рисунке 3 показан шаблон платежного поручения с разметкой по ячейкам (фоном закрашены ячейки, в которые будут вводиться формулы). Результаты расчета приведены в строке 1, где записаны размеры соответствующего столбца, а в столбце S - размеры соответствующих строк. Выдерживание указанных параметров позволит вам в точности воспроизвести стандартную форму платежного поручения.

При изменении размеров ячеек путем перетаскивания границы столбца или строки возможно неточное выдерживание необходимых параметров, поэтому рекомендуем воспользоваться "оконным" способом. Например, для изменения высоты строки 2 (рис. 3), в которой содержатся слова "Платіжне доручення №", выделите ее целиком, щелкнув ЛКМ по заголовку строки. Затем с помощью контекстного меню откройте окно "Высота строки" и установите нужное значение (рис. 3). Если несколько строк подряд имеют одинаковые значения, выделите их вместе (выделять необходимо заголовки строк) и с помощью того же окна установите необходимые значения.

Рисунок 3.

Аналогичным образом установите ширину столбцов.

Внимание! Вводимые значения, как и цифры, появляющиеся при изменении размеров ячейки с помощью перетаскивания границы столбца или строки, отображаются не в миллиметрах.

Эти значения указывают:

для ширины столбца - на среднее число символов стандартного шрифта (он используется в стиле "обычный"), необходимое для заполнения ячейки;

для высоты ячейки - на число пунктов (единица для определения размера шрифта). Заметим, что приведенные на рисунке 3 размеры строк и столбцов были рассчитаны для стиля Times New Roman 10. На ПК по умолчанию установлен стиль "обычный" (шрифт - Аrial Cyr 10), параметры которого вы можете проверить в окне "Стиль" (меню "Формат", рис. 4).

Рисунок 4.

Поэтому перед изменением размеров ячеек убедитесь, что параметры стиля "обычный", установленного на вашем ПК, соответствуют показанным на рисунке 4. В противном случае нажмите кнопку "Изменить" и отредактируйте их.

После того как вы на листе "Платеж" установили необходимые размеры ячеек, выделите весь лист и назначьте для всего текста платежного поручения такой формат:

шрифт - Times New Roman, начертание - обычный, размер - 10.

Исключение составляет название документа. Текст "ПЛАТіЖНЕ ДОРУЧЕННЯ №" выполняется ПРОПИСНЫМИ буквами полужирного начертания.

Если к тексту платежного поручения применить другой шрифт, вероятнее всего, текст, введенный в некоторые ячейки, не будет в них помещаться.

Теперь в ячейки бланка платежного поручения можно вводить необходимый текст.

Расположение отдельных строк на бланке можно проверить по рисунку 3.

Текст вводите в крайнюю левую из ячеек, которые он занимает.

Например, текст "Призначення платежу" введен в ячейку В23 (рис. 5).

Рисунок 5.

Тексты "код банку" можно ввести в любую из ячеек интервалов I10:K10 и I18:K18 с последующим их объединением и центрированием текстов по центру интервалов. Хотя можно просто ввести эти тексты соответственно в ячейки J10 и J18.

Для 8 групп ячеек ("Код за ЄДРПОУ", "код банку", "рах. №", "ДЕБЕТ", "КРЕДИТ", "СУМА") используйте обрамление полужирной линией.

Созданный бланк платежного поручения занимает половину стандартного печатного листа размером 210 х 297. Вторую половину листа используйте для копии платежки. Для этого начиная со строки №31 измените высоту строк, используя данные, приведенные в столбце U (рис. 3). После этого выделите ячейки А1:S32, скопируйте их и затем вставьте в ячейку А33. Если вам необходимо две копии, вставьте скопированный фрагмент еще раз в ячейку А65 (при этом не забудьте изменить размеры строк, как указано выше).

Еще одна деталь, на которую многие бухгалтеры не обращают внимание. Так как платежные документы должны создаваться, в основном, в трех экземплярах, то на всех тождественных экземплярах в правом верхнем углу должны быть помещены последовательные порядковые номера. Поэтому в ячейки S1, S33, S65 введите соответственно цифры 1, 2, 3.

На этом создание бланков платежного поручения закончено. В принципе, вы можете заполнять их и вручную, но, согласитесь, неразумно иметь машину и бежать за ней на своих на двоих. Лучше наберитесь терпения и автоматизируйте процесс их заполнения.

Группировка и классификация получателей платежей

Как было сказано выше, любой расчетный документ безналичного платежа должен содержать стандартный набор реквизитов, определенных Инструкцией о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 29.03.2001 г. №135. Стоит обратить внимание на одно из ее положений: "Если хотя бы один из указанных в п. 8 реквизитов (если они предусмотрены формой документа) не заполнен или заполнен с нарушением требований, установленных настоящей Инструкцией, то банк такой документ к выполнению не принимает". Это еще раз иллюстрирует то, насколько важно в точности соблюдать установленные требования к заполнению расчетных документов.

В процессе хозяйственной деятельности у каждого предприятия формируется определенный круг лиц (как физических, так и юридических), с которыми осуществляются безналичные расчеты. Рассматривая их с точки зрения подготовки расчетных документов, условно получателей платежей можно разделить на:

  • бюджетные организации;
  • контрагентов (участники хозяйственных договоров и т. п.).

В книге (назовем ее, например, "Документ"), в которой на листе "Платеж" вы уже создали бланки платежного поручения, присвойте листу 2 имя "Бюджет", а листу 3 - имя "Контрагент".

Откройте лист "Бюджет" и постройте на нем таблицу, в которой по видам платежей, уплачиваемых вашим предприятием, будут группироваться их получатели (рис. 6).

Рисунок 6.

При разработке структуры таблицы учитывалась практика систематизации бухгалтерами данных при подготовке платежных документов. Перечень платежей по налогам и сборам вы можете продолжить в соответствии с особенностями вашего предприятия.

Теперь выделите на листе "Бюджет" интервал ячеек А6:J20, в поле имен введите имя "Бюджет" и подтвердите ввод нажатием клавиши Enter (количество строк в выделенном интервале зависит только от количества платежей по налогам и сборам на предприятии).

На листе "Контрагент" создайте подобную по структуре таблицу "Перелік контрагентів", в которую вы будете вносить данные юридических и физических лиц - предпринимателей, с которыми ваше предприятие заключает хозяйственные соглашения и договоры (рис. 7).

Рисунок 7.

В эту же таблицу (в строку под №1) внесите соответствующие данные по своему предприятию. Как вы заметили, графа 2 (столбец В) осталась незаполненной. Соблюдение одинакового (по столбцам) расположения соответствующих реквизитов в обеих таблицах (например, номера расчетных счетов контрагентов и "бюджетных" получателей находятся в графах 8 и т. д.) даст возможность создать подобные формулы автоматического заполнения документов.

Как и на листе "Бюджет", на листе "Контрагент" выделите группу ячеек А6:Н20 и введите в поле имен имя "Контрагент". Если вы захотите увеличить количество данных, характеризующих то или иное предприятие, с целью использовать их для автоматического заполнения платежных документов, соответственно измените формулу в окне "Присвоение имени" (рис. 8). Для этого выберите из списка имен "Контрагент" и в поле "формула" отредактируйте ссылку, изменив в ней последний аргумент. Например: "=Контрагент!$A$6:$K$33".

Рисунок 8.

Журнал регистрации платежных документов. Структура

Регистром, из которого данные будут вноситься непосредственно в платежные документы, является Журнал регистрации платежных документов (рис. 9).

Рисунок 9.

Его функция не ограничивается только сбором необходимых реквизитов для того или иного документа. Журнал будет являться также архивом всех созданных вами платежных документов, и вы сможете воспроизвести любой из них, как только в этом возникнет необходимость. Предложенная система создания и хранения платежных документов позволяет отказаться от объемных архивов готовых документов, обеспечивая сохранение их реквизитов.

Откройте в книге "Документ" еще один лист, назовите его "Регистр", и создайте на нем Журнал регистрации платежных документов, используя форму, приведенную на рисунке 9.

Журнал состоит из 4-х блоков.

1-й блок - "Данные для заполнения".

Блок предназначен для внесения ключевых данных, на основании которых реквизиты платежного документа автоматически записываются в Журнал.

В графу 1 вводится порядковый номер платежного документа (нумерация должна быть "сквозная" цифровая и не должна содержать букв и разделительных знаков);

в графу 2 - дата выписки платежного документа (число, месяц, год). Графа должна быть сформатирована по формату "Дата";

в графу 3 - условное обозначение платежа (символ "К" вводится в ячейку, если осуществляется расчет по хозяйственному договору, "Б" - платежи в бюджет по обязательствам предприятия, символы "БК" - платежи в бюджет по обязательствам контрагентов предприятия);

в графу 4 - порядковый номер получателя платежа. Если в графу 3 введен символ "К", в ячейку графы 4 вводится порядковый номер получателя платежа из перечня контрагентов (лист "Контрагент"). Если в графу 3 введен символ "Б" или символы "БК" - порядковый номер платежа с листа "Бюджет");

в графу 5 - порядковый номер контрагента, за которого вносится платеж в бюджет. Ячейки этой графы заполняются, если в соответствующие ячейки графы 3 введены символы "БК".

2-й блок - "Получатель".

Данные из граф этого блока соответствуют реквизитам платежного поручения, раздела "Получатель". Все ячейки 2­го блока заполняются автоматически, после ввода данных в блок "Данные для заполнения".

3-й блок - "Коды бюджетных платежей".

Этот блок введен для того, чтобы учесть различные требования при заполнении в платежном поручении реквизита "Призначення платежу" в случае уплаты:

- платежей в бюджет и во внебюджетные фонды;

- платежей товарного и нетоварного характера по хозяйственным договорам.

Так, в первом случае порядок заполнения платежного документа определен постановлением Правления Нацбанка от 08.07.98 г. №267. Например, предприятие ООО "Галикон" уплачивает налог на прибыль за I квартал 2001 года. В этом случае в поле "Призначення платежу" должна быть внесена следующая запись:

*;18659654;11020100;01; податок на прибуток за і квартал 2001 р.,

где

* - служебный код;

18659654 - идентификационный код отправителя платежа - фирмы "Галикон";

11020100 - код платежа, в соответствии с классификацией доходов бюджета;

01 - код вида уплаты (01 - платеж, а 03 - доначисления по платежам за прошлый год);

податок на прибуток за і квартал 2001 р. - текст назначения платежа.

Если предприятие ООО "Галикон" осуществляет плату налога на прибыль за IV квартал 2000 года за фирму "Авантис", то в поле "Призначення платежу" будет внесена такая запись:

*;18659654;11020100;03;(28641008);
донарахування податку на прибуток за IV квартал 2000 р.,

где

28641008 - идентификационный код фирмы "Авантис".

Во втором случае (платежи по хозяйственным договорам) в поле "Призначення платежу" вносится только текст назначения платежа.

Все ячейки 3-го блока (кроме ячеек 14­й графы) заполняются автоматически после заполнения блока "Данные для заполнения".

Все графы 3-го блока должны иметь формат "Текст".

4-й блок - "Платеж".

Этот блок состоит из 5 граф:

в 16-ю графу вносится текст назначения платежа. Графа должна иметь формат "Текст" с вертикальным выравниванием "по верхнему краю", которое устанавливается во вкладке "Выравнивание" окна "Формат ячейки";

в 17-ю графу - сумма платежа цифрами. Установите для графы числовой формат с двумя десятичными знаками;

18-я графа (скрытая) предназначена для автоматического заполнения в платежном поручении реквизита "Сумма прописью" (это задание будет рассмотрено на следующем уроке);

в 19-ю графу вводится любой символ, если платеж осуществляется с выделением суммы НДС;

20-я графа заполняется автоматически, если в ячейку графы 19 введен какой-либо символ. В этом случае в ячейку вносится текст "в т. ч. ПДВ = ХХХ грн ХХ коп.", который добавляется к тексту назначения платежа из ячейки графы 16.

Данных, содержащихся в одной строке Журнала регистрации, достаточно для автоматического заполнения платежного поручения. Введите в ячейку платежного поручения его номер (число из графы 1 Журнала регистрации) - и документ готов (рис. 1).

Как заполнить Журнал регистрации

Итак, у вас есть сформированные перечни контрагентов и перечень платежей с необходимыми для заполнения платежных документов реквизитами. Ваша задача - используя эти данные, подготовить платежное поручение. Основным инструментом для выполнения этой задачи является Журнал регистрации. Как было сказано выше, для заполнения платежного поручения в Журнале достаточно заполнить 6 ячеек. Остальные заполняются автоматически с помощью формул.

Для того чтобы автоматически выбрать из упомянутых выше таблиц нужную информацию и занести ее в Журнал регистрации и платежный документ, будет использоваться функция массива "ВПР". Эта функция ищет значение в крайнем левом столбце массива (искомое значение) и возвращает значение в той же строке из указанного столбца массива.

Проиллюстрируем использование функции "ВПР" на примере. Пусть перед вами стоит задача: для платежного документа №1 в графу 6 Журнала регистрации записать наименование получателя (ячейка F6, рис. 10), которое содержится в Перечне контрагентов (предположим, что в графу 3 записан символ "К", и поэтому объектом поиска является таблица "Перечень контрагентов"). Запись наименования плательщика в Журнал осуществит формула

Рисунок 10.

=ВПР(D6;Контрагент;3;ЛОЖЬ),

где

D6 - искомое значение, которое должно быть найдено в первом столбце массива "Контрагент" (надо понимать, что в массиве "Контрагент" ищется не значение "D6", а содержимое ячейки D6 листа, в котором записана функция "ВПР");

Контрагент - массив, содержащий необходимые для поиска данные;

3 - номер столбца в массиве "Контрагент", в котором должно быть найдено соответствующее значение (именно в 3-м столбце массива "Контрагент" находятся наименования контрагентов);

ЛОЖЬ - при таком аргументе функция "ВПР" ищет точное соответствие содержимого ячейки D6 и содержимого в первом столбце массива "Контрагент". Если таковое не найдено, то возвращается значение ошибки "#Н/Д".

Теперь, если эту формулу, записанную в ячейку F6, скопировать в другие ячейки графы 6 Журнала регистрации, то достаточно будет в соответствующую ячейку столбца D ввести номер контрагента, и в ячейке графы 6 появится его наименование.

Полная формула, которая должна быть записана в ячейку F6 (учитывающая вид получателя платежа), следующая:

=ЕСЛИ(ИЛИ(ЕПУСТО(A6);ЕПУСТО(B6);ЕПУСТО(C6);ЕПУСТО(D6));””;

ЕСЛИ(C6=”К”;ВПР(D6;Контрагент;3;ЛОЖЬ);

ЕСЛИ(ИЛИ(C6=”Б ”;E6=”БК”);ВПР(D6;Бюджет;3;ЛОЖЬ)))).

На следующем уроке будет закончено внесение формул в Журнал и платежное поручение. Вы ознакомитесь с вариантом решения проблемы "Сумма прописью".


Следующий урок

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua