Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#24 '2001: Практичная бухгалтерия - Школа бухгалтера: Урок 16 (Часть 2)

Школа бухгалтера: Урок 16 (Часть 2)
Касса и кассовые операции. Оплата труда

1. Касса и кассовые операции

2. Оплата труда

Практика

Задание №16

Ответы на задание Школы бухгалтера №12

Урок ведут: Олег ЗГУРСКИЙ, Владимир ПАНТЕЛЕЕВ


Предыдущие уроки "Школы бухгалтера"

1. Касса и кассовые операции

Продолжение.

Кассовая книга и отчет кассира при использовании технических средств

На предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовую книгу можно вести в электронном виде, с использованием компьютерных средств.

Программное обеспечение, при помощи которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и возможность распечатывания документов. "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" по форме и содержанию должны быть идентичны бумажным формам кассовой книги, утвержденной приказом Минстата (см. предыдущий урок).

Записи в кассовой книге осуществляются путем введения необходимой информации с первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров, ведомостей и т.д.).

Записи в кассовую книгу в электронном виде нужно делать до начала следующего рабочего дня. Они должны содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Страницы электронной кассовой книги должны нумероваться автоматически, в порядке роста, с начала года.

На распечатке документа "Вкладного листа кассовой книги" за последний день месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за данный месяц, а в случае распечатывания в конце года - их общее количество за год.

После распечатывания "Вкладного листа кассовой книги" и "Отчета кассира" кассир обязан проверить правильность составления документов, подписать их и передать "Отчет кассира" вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию, под роспись принявшего бухгалтера во "Вкладном листе кассовой книги".

С целью обеспечения сохранности и удобства использования "Вкладные листы кассовой книги" в течение года должны храниться кассиром отдельно за каждый месяц.

После окончания календарного года (или по необходимости) "Вкладной лист кассовой книги" формируется в подшивки в хронологическом порядке, например, помесячно или поквартально и т.д. Все подшивки за год формируются в одну книгу, в которой общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

В соответствии с Положением №72, книга должна скрепляться печатью предприятия. В данном Положении ничего не сказано о методе скрепления книги (опечатывание всей книги или же просто на ней где-то должен стоять оттиск печати). Считаем, что оттиск печати нужно ставить рядом с подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера, заверяющих количество листов в кассовой книге.

После окончания календарного года кассовую книгу на электронных носителях (дисках, дискетах и т.д.) нужно передать для хранения в архив предприятия, где она должна храниться в течение 36 месяцев, то есть 3 года.

Зачисление наличных денежных средств на текущий счет в банке и другие поступления в банк через кассу предприятия

Как известно, расходные кассовые операции - это не только выдача из кассы наличных денежных средств работникам предприятия или другим физическим лицам. К кассовым операциям относятся, например, зачисление находящегося в кассе излишка денежных средств на текущий счет предприятия, сдача депонированных сумм, выручки и пр. Рассмотрим подробнее ситуации, при которых наличные денежные средства, находящиеся в кассе предприятия, вносятся сотрудником предприятия в кассу банка.

Согласно Положению №72, все наличные денежные средства, превышающие лимит кассы предприятия, должны сдаваться в банк для зачисления их на текущий счет. Для передачи денежных средств и других поступлений из кассы предприятия для зачисления на текущий счет в банк бухгалтер или кассир предприятия оформляют РКО (расходный кассовый ордер)

В соответствии с Инструкцией №1, прием денег банком от предприятий в уплату любых платежей производится согласно заполненному работником предприятия объявлению на внесение наличности с выдачей кассиром банка лицу, вносящему данные наличные денежные средства в банк, квитанции. Квитанция, выданная кассиром банка, и будет документом, подтверждающим прием наличных денежных средств банком от предприятия

Взносы предприятия для зачисления на счета различных фондов также принимаются банком согласно заполненному работником предприятия объявлению на внесение наличности, на котором, кроме подписи ответственного исполнителя банка, должна быть также виза главного бухгалтера (его заместителя) или начальника операционного отдела учреждения банка.

Другие поступления денег в кассу банка оформляются приходными кассовыми ордерами (банковскими) с выдачей подписанных кассиром банка копий приходных кассовых ордеров. На полученном приходном кассовом ордере обязательно должен стоять оттиск печати кассира банка. Копия приходного кассового ордера (банковского), полученная лицом, вносящим наличные денежные средства в банк, будет документом, подтверждающим внесение наличных денежных средств предприятия.

Выдача наличных денежных средств на предприятии несколькими кассирами

Некоторые предприятия имеют не одну, а несколько касс и, соответственно, несколько кассиров, осуществляющих кассовые операции. Кроме того, возможны ситуации, например в дни выдачи заработной платы, когда наличные денежные средства могут выдаваться не только кассирами, но и другими доверенными лицами предприятия.

В соответствии с Положением №72, с такими лицами, как и с кассирами, должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности на период выполнения ими обязанностей по выдаче и оприходованию наличных денежных средств.

При наличии на предприятии нескольких кассиров старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам или доверенным лицам (далее - кассирам) авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денежных средств под роспись в Книге учета принятых и выданных кассиром денег (типовая форма КО-5).

Данная книга ведется старшим кассиром в одном экземпляре на каждого подчиненного ему кассира.

Кассир в конце рабочего дня обязан отчитаться в получении аванса и наличных денежных средств, принятых или выданных по приходным и расходным документам, сдать остаток наличных денежных средств и кассовые документы по произведенным операциям старшему кассиру под роспись в Книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Если кассир получил аванс для оплаты труда работников предприятия, он должен отчитаться о его использовании не позднее последнего дня выдачи зарплаты, указанного на платежной (расчетно-платежной) ведомости, и в день отчета вернуть невыданную сумму, подлежащую в дальнейшем депонированию, старшему кассиру. В случае выдачи одним кассиром денежных средств по нескольким платежным (расчетно-платежным) ведомостям, он должен отчитываться по каждой ведомости не позднее дня, являющегося последним днем выдачи заработной платы по данной ведомости.

Например, кассир получил:

а) 05.03.2001 г. аванс на выплату зарплаты работникам бухгалтерии в соответствии с платежной ведомостью №1;

б) 06.03.2001 г. получил еще один аванс на выплату зарплаты работникам планового отдела согласно платежной ведомости №2;

в) 07.03.2001 г. - аванс для выплаты зарплаты работникам ремонтного цеха по платежной ведомости №3.

Заработная плата на предприятии выдается на протяжении 3 дней. В соответствии с данными условиями, кассир может отчитаться за первый аванс по платежной ведомости №1 до 08.03.2001 г. включительно и вернуть старшему кассиру сумму невыданной (депонированной) заработной платы по сданным вместе с отчетом платежным документам. До 09.03.2001 г. включительно он должен отчитаться за аванс по платежной ведомости №2 и вернуть старшему кассиру сумму невыданной (депонированной) заработной платы по сданным вместе с отчетом платежным документам и аналогично, до 10.03.2001 г., - по платежной ведомости №3.

Необходимо помнить, что если кассир выдал всю зарплату по платежной ведомости раньше указанного в ней срока, он обязан в тот же день, когда прекратил выдачу денежных средств, закрыть данную ведомость и в конце дня отчитаться перед старшим кассиром.

Наличные денежные средства кассиры сдают в опечатанных сумках, пакетах и т. п. старшему кассиру под роспись в Книге учета принятых и выданных кассиром денег с указанием сумм. Сумки, пакеты и др. с деньгами должны опечатываться собственноручно кассирами. Ни в коем случае нельзя доверять опечатывание другому лицу, чтобы предотвратить хищения наличных денежных средств у кассиров в момент опечатывания сумок.

Есть некоторые несоответствия формы и рекомендаций Минстата Украины к заполнению данных Книги учета принятых и выданных денежных средств.

Так, согласно приказу Минстата Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций" от 15.02.96 г. №51, Книга учета принятых и выданных кассиром денег применяется только для учета денег, выданных из кассы предприятия старшим кассиром доверенному лицу (или кассирам) для выплаты заработной платы и возврата имеющихся в наличии денег или оплаченных документов. Данное разъяснение несколько не отвечает самой форме Книги, поскольку в ней предусмотрена графа (графа 5), согласно которой кассиры могут проводить операции, связанные с оприходованием денежных средств, а также Положению №72, в котором также сказано, что данные работники могут осуществлять операции по оприходованию денежных средств.

Дабы избежать возможных осложнений, на наш взгляд, необходимо в должностных инструкциях кассиров (в особенности это касается доверенных лиц) указать возможность осуществления ими операций, касающихся оприходования денежных средств.

Учет в кассе материальных ценностей (документов и бланков)

Как известно, в кассе предприятия могут находиться не только наличные денежные средства, но и другие документы (например, почтовые марки, проездные документы, акции, облигации и т.д.). В данном разделе урока рассмотрим порядок оприходования документов в кассу предприятия, а также их выдачу из кассы.

При наличии в кассе предприятия бланков ценных бумаг, документов строгого учета и др. каждый из видов документов учитывается при его оприходовании и выдаче в определенных первичных документах бухгалтерского учета.

В соответствии с подпунктами 1.3.1 и 1.3.2 Правил изготовления бланков и документов, к бланкам ценных бумаг относятся: акции, облигации внутренних государственных и местных займов, казначейские обязательства государства, сберегательные сертификаты, приватизационные бумаги, другие бланки, предусмотренные действующим законодательством.

К бланкам документов строгого учета относятся:

- документы, удостоверяющие лицо, событие, образование, трудовой стаж и т. п. (паспорт, свидетельства о рождении, бракосочетании или расторжении брака, перемене фамилии, имени, отчества; трудовая книжка и вкладыш к ней; удостоверения водителя, служебные, военные, ветеранов, инвалидов; дипломы об образовании, присвоении звания; пенсионная книжка; пенсионные листки, листки временной нетрудоспособности);

- проездные документы (билеты на проезд на железнодорожном, морском, речном и воздушном транспорте; документы на перевозку грузов; военные проездные документы);

- знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками);

- документы, обслуживающие денежное обращение (книжки сберегательные, чековые, депозитные); чеки денежные, имущественные, расчетные; бланки финансирования, страхования; аккредитивы; марки налоговые, таможенные; поручения на выдачу средств, пенсий, имущества; сертификаты качества, на право вывоза и ввоза; полисы страхования; лицензии);

- бланки билетов тиражных и мгновенных лотерей.

В случае наличия данных документов в кассе кассир является материально ответственным лицом и ведет учет их оприходования, сбережения и выдачи другим лицам.

За потерю или порчу бланков строгого учета установлена повышенная материальная ответственность. В первичных документах бухгалтерского учета они учитываются как бланки строгой отчетности.

Для учета бланков строгой отчетности на предприятии должны использоваться первичные документы, утвержденные Приказом №67:

1. СЗ-1 "Приходно-расходная накладная №__ на бланки строгой отчетности";

2. СЗ-2 "Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности";

3. СЗ-3 "Акт на списание использованных бланков строгой отчетности";

4. СЗ-4 "Акт проверки наличия бланков строгой отчетности";

5. СЗ-5 "Карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности".

В данном уроке мы кратко охарактеризуем каждый документ и покажем порядок заполнения форм СЗ-1 и СЗ-2.

Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности (форма №С3-1)

Оприходование бланков строгого учета в кассу предприятия, их выдача из кассы происходит на основании типовой формы СЗ-1 "Приходно-расходная накладная №__ на бланки строгой отчетности". В данном документе обязательно должно быть указано наименование бланков, их количество, серия и номер, кем и кому они переданы, через кого. Одному лицу могут выдаваться несколько видов бланков строгого учета.

Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (форма №СЗ-2)

Данная книга предусмотрена для ведения учета бланков строгой отчетности на складе, в нашем случае - в кассе, и применяется всеми предприятиями. Она должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена сургучной печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Порядок опечатывания, нумерации и скрепления сургучной печатью аналогичен порядку, предусмотренному для кассовой книги (см. предыдущий урок).

Данные в книгу вводятся отдельно по каждому виду бланков строгого учета, для этого в ней выделяется одна или несколько страниц на каждый вид бланков. Данные в книгу заносятся с приходно-расходных накладных на бланки строгой отчетности на протяжении календарного года.

В данной форме не предусмотрен сальдовый учет бланков, что не дает возможности предприятию планировать закупки, изготовление бланков для следующих отчетных периодов (квартала, месяца). Для этого кассир может в отдельном регистре произвольной формы вести учет прихода, расхода и остатка бланков строгой отчетности за год, квартал, месяц.

Акт на списание использованных бланков строгой отчетности (форма №СЗ-3)

Акт применяется для списания использованных бланков строгого учета с подотчета материально ответственных лиц.

Списание с подотчета бланков строгого учета осуществляется на основании акта, составленного специально созданной комиссией.

В нормативно-правовых документах нет рекомендаций по организации работы комиссии, ведущей контроль за списанием бланков строгого учета. Поэтому при создании такой комиссии необходимо указать период, за который она должна проверять наличие бланков строгого учета и списывать использованные бланки с подотчетных лиц. Это может быть неделя, месяц, квартал и т.д.

Акт проверки наличия бланков строгой отчетности (форма №СЗ-4)

Данная форма первичного документа применяется для проверки фактического наличия бланков строгого учета при поступлении их в кассу предприятия.

При выявлении недостачи или испорченных бланков при их принятии в кассу специально созданная комиссия составляет акт в двух экземплярах, в котором указывается количество отсутствующих или испорченных бланков, их серии и номера.

Один экземпляр акта направляется поставщику в виде претензии за недостачу или предоставление испорченных бланков, если в этом однозначно виновен поставщик, а не доверенное лицо (подотчетное лицо, транспортная организация и т.д.).

Карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (форма №СЗ-5)

Карточка-справка применяется для ведения аналитического учета по выданным и использованным бланкам строгого учета. Она открывается на каждое материально ответственное лицо, осуществляющее учет бланков строгого учета, на каждый вид бланков отдельно.

Основанием для ведения карточки-справки служат первичные документы: приходно-расходные накладные, акты проверки наличия бланков и акты на списание использованных бланков строгой отчетности.

В кассе предприятия могут также храниться не только бланки строгого учета, но и, например, конверты или открытки без почтовых марок, некоторые регистры бухгалтерского учета, бланки векселей, гарантийные письма и т.д. Первичным документом, согласно которому будет происходить оприходование или выдача их из кассы предприятия, является Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма №М-11).

Данная накладная для случая, рассматриваемого в нашем уроке, используется для учета движения материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска структурным подразделениям своего предприятия, расположенным вне пределов его территории.

Накладная-требование выписывается в двух экземплярах и обязательно должна быть подписана главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.

В случае отпуска материальных ценностей структурным подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателям (руководителям, кладовщикам цеха, участка и т. п.), второй - кассиру и потом передается им в бухгалтерию предприятия.

В случае внутреннего перемещения материальных ценностей накладную-требование составляет кассир. Один экземпляр служит кассиру основанием для списания ценностей, а второй - выдается лицу, принимающему материальные ценности для их оприходования.

В случае отпуска материальных ценностей структурным подразделениям своего предприятия, расположенным вне пределов его территории, накладную-требование выписывают на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают в кассу как основание для отпуска материальных ценностей, второй - получателю материальных ценностей.

Продолжение следует.


Объявление на внесение наличности
PDF-38Kb


PDF-30Kb

  • Книга учета принятых и выданных кассиром денег

  • Приходо-расходная накладная


Приходо-расходная книга учёта бланков строгой отчётности
PDF-26Kb


Накладная - требование на видачу (внутреннее перемещение) материалов
PDF-32Kb


Подготовил Олег ЗГУРСКИЙ

Законодательная база к курсу

1. Приказ №144 - Приказ Минстата Украины от 22.05.96 г. №144 "Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате".

2. Приказ Минстата Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций" от 15.02.96 г. №51.

3. Приказ №67 - Приказ Минстата Украины от 11.03.96 г. №67 "Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности".

4. Положение 88 - "Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете", утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. №88, зарегистрированное в Минюсте Украины 05.06.95 г. под №168/704.

5. Правила изготовления бланков и документов - Правила изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета, утвержденные приказами Минфина Украины от 25.11.93 г. №98, СБУ от 15.11.93 г. №118, МВД Украины от 24.11.93 г. №740, зарегистрированными в Минюсте Украины 14.01.94 г. под №8/217.

6. Положение №72 - "Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине", утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. №72, зарегистрированным в Минюсте Украины 15.03.2001 г. под №237/5428.

7. Постановление №149 - Инструкция №4 от 20.06.95 г. "Об организации работы по наличному обороту учреждениями банков Украины", утвержденная постановлением Правления НБУ от 20.06.95 г. №149, в редакции постановления Правления НБУ от 13.10.97 г. №335.

8. Инструкция 1 - Инструкция №1 "Об организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утвержденная постановлением Правления НБУ от 07.07.94 г. №129, с последующими изменениями и дополнениями.


Читайте в следующих уроках "Школы бухгалтера":

В разделе "Безналичные расчеты. Расчеты посредством аккредитива"

  • Аккредитив - это форма расчетов, при которой банк-эмитент по поручению своего клиента (заявителя аккредитива) обязан осуществить платеж третьему лицу (бенефициару) за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги, а также предоставить полномочия другому (исполняющему) банку осуществить этот платеж на условиях, указанных заявителем в заявлении на выставление аккредитива.
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua