Дебет-Кредит
ДтКт українською
Украинский бухгалтерский еженедельник
#28 '2001: Практичная бухгалтерия - Школа бухгалтера: Урок 17 (Часть 1)

Школа бухгалтера: Урок 17 (Часть 1)
Учет операций с подотчетными лицами. Необоротные активы. Оплата труда

1. Учет операций с подотчетными лицами

2. Необоротные активы

3. Оплата труда

Урок ведут: Владимир ПАНТЕЛЕЕВ, Дмитрий ТУРЕЦКИЙ, Олег ЗГУРСКИЙ


Предыдущие уроки "Школы бухгалтера"

1. Учет операций с подотчетными лицами

В предыдущих уроках "Школы бухгалтера" были рассмотрены операции по приобретению ценностей, оплате услуг, расчетам с физическими лицами и предпринимателями, которые предприятия выполняют с привлечением подотчетного лица. На данном уроке мы завершаем изучение операций по покупке и оплате товаров и услуг с привлечением к расчетам подотчетного лица и приступаем к рассмотрению составления им отчета об использовании полученных денежных средств.

12.3.3. Порядок действий предприятия, если предприниматель-продавец не представил документы об освобождении от удержания подоходного налога

Если указанные в п. 12 Инструкции о подоходном налоге с граждан документы не были представлены (перечень документов был приведен в пп. 12.3.2 предыдущего урока), предприятие обязано удержать с получившего доход продавца-предпринимателя подоходный налог.

Поскольку в данном случае доход выплачивается не по месту основной работы физического лица, в соответствии с п. 3 ст. 7 Декрета №13-92, из сумм дохода подоходный налог начисляется по ставке 20%.

В связи с удержанием подоходного налога возникает необходимость заполнить и отправить в налоговые органы справки формы №2 и формы №8-ДР. Порядок заполнения этих форм налоговой отчетности для физических лиц - предпринимателей аналогичен такому порядку для физических лиц - не предпринимателей, рассмотренному в предыдущем уроке.

При расчетах с предпринимателями действует установленное Положением №72 ограничение в расчетах наличными денежными средствами (в настоящее время составляет 3 тыс. грн). Поэтому предприятию желательно придерживаться данного ограничения в наличных расчетах в течение одного дня с одним предприятием (предпринимателем) по одному или нескольким платежным документам.

В таблице 1 приведено отражение в бухгалтерском учете операций по приобретению ценностей (оплате услуг) через подотчетное лицо предприятия с продавцами-предпринимателями.

Рассмотрим наиболее распространенный вариант: подотчетному лицу предприятия выдаются наличные денежные средства для осуществления закупок у нескольких предпринимателей, в таблице 1 это операции 1 - 3.

Таблица 1

Бухгалтерский учет операций с подотчетными лицами при расчетах с физическими лицами - предпринимателями

№ п/п  Содержание операции   Дата  Корреспонд. счета Сумма, грн  
Д-т К-т
1. Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы предприятия на хозяйственные нужды (оплата услуг, приобретение запасов). В распоряжении руководителя о направлении подотчетного лица предусмотрены предполага-емые операции 16.10.2000 г. 3722 301 4500,00
Операция 1. Предприниматель, продающий предприятию через его подотчетное лицо запасные части, зарегистрирован в качест-ве плательщика НДС. После оплаты запасных частей и получения от предпринимателя документов на запасные части, документов, подтверждающих статус предпринимателя, и уплату им аванса подоходного налога, налоговой накладной, накладной и т. д. подотчетное лицо составляет авансовый отчет, на основании которого производится списание из подотчета работника указан-ной суммы по операции 1.
2. Приобретенные запасы по покупной стоимости без НДС оприходованы на склад предприятия 18.10.2000 г. 207 3722 1250,0
3. Отражена сумма налогового кредита по НДС по приобретенным ценностям 18.10.2000 г. 641 3722 250,00
Операция 2. Предприниматель продает предприятию инструменты и хозяйственный инвентарь. Предприниматель-продавец является плательщиком единого налога, представлено свидетельство об уплате единого налога, предприниматель не является пла- тельщиком НДС. Подотчетное лицо получило от продавца накладную, отрывной листок расчетной квитанции на полную сумму про- данных предпринимателем-"единоналожником" ценностей. На основании документов по операции 2 подотчетное лицо продолжает заполнять авансовый отчет по полученному авансу.
4. Приобретенные товары оприходованы на склад на основании накладной, сумма налогового кредита по НДС не начисляется 18.10.2000 г. 22 3722 1500,00
Операция 3. Предприниматель - плательщик единого налога оказывал услуги предприятию по ремонту его техники, оформлен
акт принятых услуг. Свидетельство об уплате единого налога предпринимателем не представлено.
5. Стоимость оказанных услуг в сумме 1500,00 грн с включением в нее суммы подоходного налога отнесена на затраты предприятия на основании акта приемки выполненных услуг. Открывается новый субсчет, например 3775 "Расчеты с прочими дебиторами-предпринимателями" 18.10.2000 г. 23 3775 1500,00
6. Начисляется сумма подоходного налога, возникшего в результате расчетов с предпринимателем перед предприятием по удержанию подоходного налога с предпринимателя, оказавшего услуги, в сумме 1500,00 х 0,2 = 300,00 грн 18.10.2000 г. 3775 641 - пдн 300,00
7. Выплата предпринимателю вознаграждения за оказанные услуги за исключением суммы удержанного подоходного налога. Списание с подотчетного лица предприятия задолженности по расчетам с предпринимателями. Используется счет 3775. Сумма выплат составит 1500 - 300 = 1200,00 грн 18.10.2000 г. 3775 3722 1200,00
8. Возврат подотчетным лицом части неиспользованного аванса на сумму 4500 (проводка 1 табл. 1) - 1500 (проводки 2 и 3) - 1500 (проводка 4) - 1200 (проводка 7) = 300,00 грн в кассу 18.10.2000 г. 301 3722 300,00

12.4. Расчеты по приобретению сельскохозяйственной продукции через подотчетное лицо предприятия

Оформление первичных документов

Сделки между предприятиями и продавцами сельскохозяйственной продукции могут совершаться в письменной или устной форме (ст. 42 ГК). При оформлении сделки по приобретению сельхозпродукции в письменной форме используют договоры, контракты, соглашения и т. д. Возможен вариант, при котором подотчетному лицу выдают бланки договоров (контрактов) и предоставляют полномочия заключать такие договоры.

При оформлении сделки в устной форме, например приобретение продукции на рынке или у физического лица на месте выращивания продукции, предприятие-покупатель (в нашем случае - подотчетное лицо этого предприятия) должно получить от продавца письменный документ, подтверждающий получение денег и основание их получения. Это предусмотрено статьей 43 ГК. Этим подтверждающим документом чаще всего является акт закупки. При приобретении сельскохозяйственной продукции подотчетному лицу предприятия необходимо требовать от продавца выполнения условий, установленных для продажи продукции сельского хозяйства.

В предыдущих уроках было рассмотрено оформление соответствующих документов бухгалтерского и налогового учета, которые могут использоваться и при приобретении продукции сельского хозяйства. При расчетах с продавцами с привлечением к расчетам подотчетного лица предприятия составляют соответствующие подтверждающие документы о продаже сельскохозяйственной продукции за полученные от подотчетного лица наличные средства: товарный чек, кассовый чек, счет-фактура, акт выполненных работ (оказанных услуг), закупочный акт, налоговая накладная (для плательщиков НДС) и т. д.

В этом уроке "Школы бухгалтера" остановимся на использовании специфических документов и проведении расчетов с продавцами такой продукции.

К таким специфическим документам можно отнести следующие:

1) справка администрации рынка о том, что данная продукция приобретена на этом рынке;

2) справки местных советов о происхождении приобретаемой продукции;

3) документы и подтверждения о соответствии продукции сельского хозяйства установленным ветеринарным и санитарным нормам (ветеринарные свидетельства, справки, разрешения госветнадзора и другие, а также наличие клейм на тушах животных, если продается продукция забоя).

При выплате вознаграждения гражданам за покупку у них продукции сельского хозяйства подоходный налог не удерживается. В соответствии с пунктом "є" ст. 5 Декрета №13-92, освобожденной от обложения подоходным налогом является продажа следующей продукции:

- продукции растениеводства и пчеловодства;

- скота;

- кроликов;

- нутрий;

- птицы - как в живом виде, так и продукции ее забоя в сыром виде и в виде продуктов первичной переработки.

Кроме того, для освобождения от удержания подоходного налога подотчетному лицу предприятия необходимо получить от продавца продукции справку местного совета о том, что покупаемая продукция выращена на подсобном участке продавца. Письмом ВАСУ №01-8/47 указано, что в случае отсутствия у граждан таких справок доходы, полученные от продаж такой продукции, облагаются налогом на общих основаниях.

Выплаты вознаграждения за приобретение продукции, не входящей в этот список (например, хомячки, рыба, мясо диких животных), даже при наличии справки местного совета о происхождении данной продукции облагаются подоходным налогом.

Проведение расчетов наличными при покупке продукции сельского хозяйства

Расчеты через подотчетное лицо с продавцами сельскохозяйственной продукции - физическими лицами, юридическими лицами, предпринимателями при приобретении такой продукции для нужд предприятия имеют две особенности: во-первых, эта цель выделена среди других для прогнозирования кассовых оборотов и для выдачи наличных средств из кассы, для подачи отчета о затраченных суммах на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья (кроме металлолома); во-вторых, для подачи отчета об использовании денежных средств на эту цель предусмотрен более длительный срок, чем для других целей, - 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денег под отчет.

При значительных объемах закупок сельхозпродукции на предприятии целесообразно открыть отдельный субсчет, например субсчет 3723 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению сельскохозяйственной продукции в национальной валюте", а также назначить ответственного работника предприятия для закупки сельхозпродукции (товаровед, экспедитор, уполномоченный и др.).

В таблице 2 приведены основные записи в бухгалтерском учете по расчетам по приобретению предприятием сельскохозяйственной продукции.

Справку по форме №2 не составляют, если продукция была приобретена непосредственно на месте выращивания (пп. 5.7 Инструкции №12).

Таблица 2

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетным лицом по приобретению сельскохозяйственной продукции

№ п/п  Содержание операции   Дата  Корреспонд. счета Сумма, грн  
Д-т К-т
1. Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы предприятия на приоб-ретение сельскохозяйственной продукции. Открыт отдельный субсчет 3723 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению сельскохозяйственной продукции в национальной валюте" 15.01.2001 г. 3723 301 1400,00
2. Выдача подотчетному лицу денежных средств на служебную командировку с целью закупки сельскохозяйственной продукции. Открыт отдельный субсчет 3721 "Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам в нацио- нальной валюте" 15.01.2001 г. 3721 301 150,00
3. Оприходованы сельскохозяйственные животные, приобретенные подотчетным лицом для предприятия у юридических лиц - плательщиков НДС. Животные в учете будут отражаться как животные на выращивании и откорме. Имеется налоговая накладная, которая вместе с другими подтверждающими данную покупку первичными документами приложена к авансовому отчету №15 подотчетного лица (приобретение сельхозпродукции) 19.01.2001 г. 213 3723 500,00
4. Отражена сумма налогового кредита по НДС по приобретенным животным 19.01.2001 г. 641 3723 100,00
5. Оприходована продукция сельского хозяйства, купленная подотчетным лицом у физического лица. Продукция выращена в личном подсобном хозяйстве физического лица. В под- тверждение данного факта от физического лица получена справка местного совета. Продукция приобретена на месте ее выращивания. Подоходный налог с выплаченного продавцу вознаграждения не удерживается. На основании акта закупки заполняется авансовый отчет №15 (приобретение сельхозпродукции) 19.01.2001 г. 212 3723 700,00
6. На основании авансового отчета №16 по служебной командировке часть затрат, связанных с командировкой подотчетного лица, отнесена на стоимость приобретенных животных (72 грн). Основание - требование ст. 9 П(С)БУ 9 "Запасы". Распределение затрат на командировку приведено в конце табл. 2 19.01.2001 г. 213 3721 72,00
7. На основании авансового отчета №16 часть затрат (100 грн) по командировке подотчетного лица отнесена на стоимость приобретенной продукции. См. расчет в конце табл. 2 19.01.2001 г. 212 3721 100,00
8. Отражена сумма налогового кредита в затратах подотчетного лица по служебной командировке 19.01.2001 г. 641 3723 20,00
9. Окончательный расчет по полученному авансу осуществляется в бухгалтерии. Подотчетное лицо представляет авансовый отчет как учетную единицу по таким расчетам. Используются подтверждающие документы, на основании которых выполнены записи по двум авансовым отчетам. По отчету №15 (приобретение животных): 1400 (проводка 1, табл. 2) - (500 + 100 + 700 = 1300, проводки 3, 4 и 5) = 100 грн. Итог по отчету №15 - подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятия неизрасходованные средства на сумму 100 грн. По отчету №16 (служебная командировка): 150 (проводка 2) - (72 + 100 + 20 = 192, проводки 6, 7 и 8) = - 42 грн. Итог по отчету №16 - предприятие должно компенсировать подотчетному лицу перерасход выданного аванса. Итоговый расчет подотчетного лица по двум авансовым отчетам - возврат подотчетным лицом остатка неиспользованных средств в кассу 100 - 42 = 58 грн 19.01.2001 г. 301 3723 58,00
Первоначальная стоимость купленной сельскохозяйственной продукции, по которой она зачисляется на баланс предприятия, составляет следующие величины из расчета: животные на выращивании и откорме (проводка 3) 500,00 грн + часть командировочных расходов (проводка 6, счет 213) 72 грн = 572, 00 грн. продукция сельскохозяйственного производства (проводка 5) 700,00 грн + часть командировочных расходов (проводка 7, счет 212) 100 грн = 700 + 100 = 800,00 грн. Для формирования полной стоимости приобретенной продукции с командировочными расходами составляются бухгалтерские справки.

13. Расчеты предприятия с подотчетным лицом по денежному авансу и оприходованным ценностям, оплате услуг, выполнению расчетов и прочее

На шестой стадии проведения расчетов по всем рассмотренным выше вариантам подотчетное лицо составляет и представляет в бухгалтерию отчетный документ - авансовый отчет об израсходованных средствах и возвращает остаток неизрасходованных на предусмотренные в задании цели денежных средств. Форма авансового отчета (типовая форма №807) в свое время была утверждена соответствующими инстанциями СССР. В соответствии с Постановлением №1545, в части, не противоречащей действующему законодательству Украины, форма авансового отчета может быть использована в качестве первичного документа для ведения бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях. Эта форма широко используется в системе документооборота Украины, ссылки на применение авансового отчета существуют в нормативных актах, например в Положении №72.

Данный отчетный регистр позволяет использовать его для журнально-ордерной формы учета (журнал 3, ведомость 3.2) и для заполнения мемориального ордера №8 "Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами" мемориально-ордерной формы учета. Авансовый отчет используется также при механизированной форме учета.

Указом №491/99 и Положением №72 предусмотрены финансовые санкции, которые могут применяться к предприятию за нарушения норм регулирования наличного оборота, возникающие при расчетах с подотчетным лицом. Эти санкции были рассмотрены в нашем уроке "Школы бухгалтера" в "ДК" №1/2001.

Санкции со стороны проверяющих органов применяются к предприятию, а не к подотчетному лицу. Поэтому предприятие для защиты своих законных имущественных интересов должно тщательно производить расчеты с подотчетным лицом. Подотчетное лицо должно быть уведомлено о необходимости подачи авансового отчета с соблюдением установленных для этого сроков. Желательно получить письменную расписку об ознакомлении работника со сроками подачи отчета по полученным средствам.

В связи со значительной ответственностью операций по выдаче денежных средств и отчету об их расходовании на предприятии целесообразно использовать внутренний нормативный документ, в котором регламентируются операции по расчетам с подотчетными лицами.

На предприятии в соответствии с графиком документооборота предусматривается определенный порядок выполнения операций по использованию авансового отчета: создание, проверка, обработка, срок подачи в бухгалтерию и передачи в архив.

В графике документооборота, утверждаемом руководителем или уполномоченным им лицом, дается детальное описание всех операций прохождения документов и денежных средств, связанных с использованием авансового отчета. В настоящем уроке "Школы бухгалтера" начнем ознакомление с последовательностью выполнения и содержанием основных операций с авансовым отчетом.

13.1. Авансовый отчет - документ об отчете подотчетного лица о расходовании полученных средств

Авансовый отчет - комбинированный документ бухгалтерского учета, выполняющий функции распорядительного, исполнительного и накопительного документа, в котором фиксируются полученные подотчетным лицом от предприятия наличные денежные средства для выполнения определенного задания предприятия (на командировку, на закупку сельскохозяйственной продукции и на прочие производственные потребности), на основании представления подтверждающих документов показывается сумма израсходованных средств.

После выполнения задания и по возвращении на предприятие подотчетное лицо заполняет авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. По форме авансовый отчет имеет две стороны: лицевую, на которой указаны сведения об организации, номер и дата отчета, сведения о подотчетном лице, информация о проведении расчетов и т. д., и обратную сторону, содержащую итоговые данные о величине израсходованных подотчетным лицом средств. В этом учетном регистре фиксируется признанная предприятием величина расходов подотчетного лица по выполнению задания направившего его предприятия (приобретение ценностей, осуществление расчетов, оплата услуг, служебная командировка и т. д.). Расходы могут осуществляться за счет наличных денежных средств, выданных предприятием подотчетному лицу авансом, и за счет использования собственных денежных средств подотчетного лица.

По авансовому отчету может быть как полное совпадение - подтверждение документами всей полученной суммы денежного аванса, так и осуществление расчетов - погашение предприятием превышения затрат подотчетному лицу или внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных полученных средств в кассу предприятия.

Продолжение следует.
Владимир ПАНТЕЛЕЕВ

Нормативная база к курсу

1. Закон Украины от 16.07.99 г. №996 "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

2. Закон Украины от 03.04.97 г. №168/97-ВР "О налоге на добавленную стоимость".

3. ГК. - Гражданский кодекс Украинской ССР.

4. Постановление №1545. - Постановление Верховной Рады Украины от 09.12.91 г. №1545-XII "О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР".

5. Указ №491/99. - Указ Президента Украины от 12.06.95 г. №436 "О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения наличности" в редакции Указа Президента Украины от 11.05.99 г. №491/99.

6. Декрет №13-92. - Декрет КМУ от 26.12.92 г. №13-92 "О подоходном налоге с граждан".

7. Инструкция №12. - Инструкция о подоходном налоге с граждан, утвержденная приказом ГНИ Украины от 21.05.93 г. №12.

8. Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. №291.

9. Приказ ГНА от 30.12.97 г. №473 "Об утверждении формы справки о суммах выплаченных доходов и удержанных из них налогов физических лиц (ф. №8-ДР) и Порядка заполнения и предоставления юридическими лицами всех форм собственности и физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности справки (ф. №8-ДР)".

10. Положение №72. - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. №72.

11. Письмо ГНАУ от 23.01.2001 г. №316/6/17-0516 "О включении в валовые расходы физическим лицом - субъектом предпринимательской деятельности стоимости товаров, подтвержденных только кассовым чеком".

12. Ветеринарно-санитарные правила для рынков, утвержденные приказом Главного государственного инспектора ветеринарной медицины Украины от 06.04.96 г. №23.

13. Письмо ВАСУ №01-8/47. - Письмо ВАСУ от 02.04.2000 г. №01-8/47 "О практике разрешения отдельных категорий споров по материалу ВАСУ".

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua