Дебет-Кредит
Украинский бухгалтерский еженедельник
#30 '2001: Практичная бухгалтерия - Официальная страница таможни

Семинар за границей: полезное и приятное

Как отразить в бухучете семинар, который состоится этим летом за границей (в программу семинара входит также культурный отдых участников), читайте в консультации заместителя начальника Управления организации таможенного контроля Государственной таможенной службы Украины Сергея СЕМКИ.

Редактор рубрики Виктория АХТЫРСКАЯ


Отражение расходов на командировку за границу в бухгалтерском учете рассмотрим на условном примере.

Руководитель предприятия направлен на семинар, тематика которого соответствует хозяйственной деятельности предприятия. Стоимость семинара, в которую включаются проезд в обе стороны, проживание в гостинице с трехразовым питанием, услуги фирмы, проводящей семинар, и т. п., составит 5600 грн (сумма НДС за проезд и услуги - 600 грн условно). За границей работник находился 9 дней, а на территории Украины - один день (дата выезда). После возвращения руководитель вовремя предоставил авансовый отчет.

Как определить смету расходов

Поскольку проезд и проживание предприятие оплачивает предварительно, остается рассчитать сумму суточных, которую необходимо выдать руководителю.

Допустим, что на дату приобретения валюты и выдачи аванса обменный курс НБУ составил 0,7 грн за 1 франк и 5,4 грн за 1 доллар.

Определим, какую сумму суточных следует выплатить руководителю за один день в долларах:

88,2 : 6,3 = 14 долларов в день, где

88,2 грн - норма суточных за границей при трехразовым питании;

6,3 грн - прогнозный курс доллара на 2001 год.

Затем определяем норму суточных во франках:

14 х (5,4 : 0,7) = 108 франков, где

14 - сумма суточных на 1 день в долларах;

5,4 - курс НБУ на дату выдачи аванса, грн/дол.;

0,7 - курс НБУ на дату выдачи аванса, грн/дол.

За 9 дней командировки за границей работнику выдать:

9 х 108 = 972 франка.


Можно ли отнести расходы, связанные с поездкой на семинар, к составу валовых расходов?

Порядок включения расходов предприятия в состав валовых расходов регулирует статья 5 Закона о прибыли. В соответствии с пп. 5.4.8, предприятие может отнести к составу валовых расходов любые расходы на командировку, но при условии подтверждения соответствующими документами связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия. То есть если проводится конференция или семинар, то их тематика обязательно должна совпадать с направлением хозяйственной деятельности предприятия. В свою очередь, хозяйственная деятельность предприятия определяется учредительными документами.

В приведенном примере отнести расходы по командировке на семинар по тематике международных стандартов к валовым расходам можно будет в том случае, если одним из видов хозяйственной деятельности предприятия, приведенных в уставе, будет, к примеру, предоставление консультаций по международным стандартам.

Предприятие продаёт французкие духи и даёт консультации по применению изделий французкой косметики для омолаживания, правильному пользованию косметикой, обучает правилам макияжа и т. п.
(опреелено уставом)
Директор едит не семинар "Новые достижения в косметической отрасли Франции, важные вопросы применения французкой косметики" Бухгалтер едет на семинар "Международные стандарты бухгалтерского учёта"

В расходы

Тематика семинара соответствует хозяйственной деятельности предприятия, поэтому и расходы на командировку во Францию будут относиться к составу валовых расходов предприятия.

Из прибыли

Тематика семинара не соответствует хозяйственной деятельности предприятия. Следовательно, при поездке на такой семинар все расходы предприятие понесет за счет своей прибыли.

Корреспонденции счетов и дальнейшие расчеты приведены в таблице:

№ п/п Содержание хозяйственной операции Д-т К-т Сумма, грн
1 Перечисление денежных средств на приобретение иностранной валюты: 0,8 х 972 + 7,78 + 11,66 = 797,04, где 7,78 - сбор в Пенсионный фонд (1%); 11,66 - комиссионные банка (1,5%) 334 311 797,04
2 Начислен и уплачен пенсионный сбор за приобретение валюты 92
651
651
334
7,78
7,78
3 Зачислена приобретенная валюта на валютный счет предприятия по курсу НБУ 0,7 х 972 = 680,4, где 0,7 - курс НБУ 312 334 972 фр. 680,4 грн
4 Отражено удержание банком комиссионных 685 334 11,66
5 Списаны уплаченные комиссионные на расходы предприятия 92 685 11,66
6 Отнесена курсовая разница на расходы предприятия. Курсовая разница равна: 0,7 х 972 - 0, 8 х 972 = -97,2 (поскольку она отрицательная, то ее следует отнести на расходы предприятия) 1 945 334 97,2
7 В конце отчетного периода списаны расходы по курсовой разнице на уменьшение финансового результата 79 945 97,2
8 Осуществлена оплата семинара, куда входит оплата билетов, проживания и т. п. 377 2 311 5600,00
9 Отражена сумма налогового кредита по НДС (билеты и услуги) 641 377 600,00 (число условное)
10 Списаны расходы на оплату билетов, проживание и т. п. на расходы предприятия 92 377 5000,00
11 Поступила в кассу валюта на оплату суточных 302 312 972 фр. 680,4 грн
12 Поступили в кассу гривни для оплаты суточных 301 311 18
13 Оплачены суточные в валюте и гривнях 372
372
302
301
972фр/680,4 18 грн
14 На основании предоставленного авансового отчета списана сумма суточных на расходы предприятия. В соответствии с П(С)БУ 21, пересчитать валюту в гривни необходимо по курсу НБУ, действовавшему на момент выдачи аванса работнику, т. е. 0,7 грн за франк. Считаем, что, поскольку в нашем случае расходы на командировку состоят только из суточных, то их можно отнести на расходы после выдачи работнику (п. 7 П(С)БУ 16) 92 372 680,4 + 18 = 698,4
15 В конце отчетного периода расходы на командировку списаны на уменьшение финансового результата предприятия 79 92 5717,84

1Предположим, что на момент приобретения курс НБУ составлял 0,7 грн за франк, а валюта в коммерческом банке приобретена по курсу 0,8 грн за франк.

2Как известно, для отражения уплаты аванса применяется счет 371 "Расчеты по авансам выданным". Мы считаем, что, поскольку все расчеты за семинар производятся в течение нескольких дней, такое отражение операций только усложнит работу бухгалтера. Поэтому предложили наиболее простые корреспонденции счетов.


Мы рассмотрели классический пример, когда предприятие выдает работнику суточные расходы копейка в копейку. В этом случае работник не должен возвращать неизрасходованные средства в кассу предприятия, и предприятие не задолжало перед ним. Но очень часто предприятия выдают аванс, превышающий смету расходов на командировку. Рассмотрим корреспонденции счетов при условии, что предприятие выдало работнику не 972 франка, а 1000. Тогда в операциях 1 - 7 необходимо показать приобретение валюты в размере 1000 франков. В кассу предприятия также поступает 1000 франков и выдается подотчетному лицу 1000 франков - операции 11 и 13 таблицы.

При возвращении из командировки работник должен вернуть неизрасходованную сумму франков в кассу предприятия. Пересчет суммы в гривни, которую необходимо вернуть, производят по курсу, сложившемуся на момент предоставления авансового отчета работником. Но сумма расходов на командировку, которая будет отнесена на расходы предприятия на основании представленного работником авансового отчета, рассчитывается по курсу, действовавшему на момент выдачи аванса (П(С)БУ 21) (в нашем случае по курсу 0,7 грн за франк).

Допустим, на дату предоставления авансового отчета курс НБУ составлял 0,71 грн за 1  франк. Руководитель должен вернуть в кассу предприятия 1000 фр. - 972 фр. = 28  фр.

Особо обращаем ваше внимание на то, что пересчет суммы по представленному авансовому отчету в налоговом учете будет совершенно иным. Так, сумму в валюте по расходам на командировку следует пересчитывать в гривни по курсу НБУ, действовавшему на момент утверждения авансового отчета по возвращении из командировки, а сумма суточных вообще не пересчитывается - она относится к валовым расходам в пределах установленных норм.

То есть в нашем случае на валовые расходы по утвержденному авансовому отчету будет отнесена только сумма суточных расходов, поскольку другие расходы входили в стоимость семинаре: 9 х 88,2 + 18 = 811,8 грн. Покажем порядок отражения в бухгалтерском учете возврата сумм неиспользованных средств.

Содержание хозяйственной операции Д-т К-т Сумма, грн
После представления авансового отчета и расчета суточных, которые составляют 972 франка сумма суточных отнесена на расходы предприятия. В соответствии с П(С)БУ 21, пересчитать франки в гривни необходимо по курсу НБУ, действовавшему на дату уплаты аванса, в нашем случае - 0,7 грн за франк, т. е. 680,4. Прибавим к этой сумме суточные по Украине 18 грн, получим 698,4 грн 92 372 698,4
Возврат в кассу 28 франков. Но переводить в гривни валюту необходимо уже по курсу, действовавшему на момент составления авансового отчета и возврата средств, в нашем случае 0,71 грн за франк 0,71 х 28 = 19,88 302 372 28 фр.
19,88 грн
Поскольку курс увеличился, то у предприятия возникает положительная курсовая разница, которую следует отнести к доходу: 28 фр. х (0,71 - 0,7) 372 714 0,28

В дальнейшем расходы по семинару, отраженные на счете 92, списываются на уменьшение финансового результата.

Бывают ситуации, когда предприятие не выдает работнику аванс на командировку. Тогда необходимо рассчитать только суточные (в других ситуациях рассчитываются также расходы на командировку по курсу НБУ, действовавшему на момент представления авансового отчета). В такой ситуации не будут происходить операции по закупле валюты (№1 - 7) и операции по выдаче денежных средств (№11 - 13). Для расчета суточных нужно умножить дневную норму суточных для командировки за границу на число дней пребывания за границей и прибавить норму суточных за пребывание на территории Украины: 88,2 х 9 + 18 = 811,8 грн.

№ п/п Содержание хозяйственной операции Д-т К-т Сумма, грн
14 Отнесена на расходы сумма суточных 92 372 811,8
15 Выданы денежные средства из кассы предприятия на погашение задолженности по командировке 372 301 811,8
16 Списание расходов по семинару, отраженных на счете 92, на уменьшение финансового результата      

Если вы используете 8-й класс счетов, то...

расходы, связанные с командировкой на семинар, следует отражать по дебету счета 84 "Прочие операционные расходы". В конце отчетного периода эти расходы списываются с кредита счета 84 "Прочие операционные расходы" в дебет счета 79 "Финансовые результаты".

Если вы используете 8-й и 9-й классы счетов, то...

сначала расходы на командировку на семинар необходимо отразить по дебету счета 84 "Прочие операционные расходы", затем списать их с кредита счета 84 в дебет счета 92 "Административные расходы". Суммы, отраженные на дебете счета 92, списываются с кредита этого счета в дебет счета 79 "Финансовые результаты".

© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua