Дебет-Кредит
Український бухгалтерський тижневик
#06 '2000: Практична бухгалтерія - Автоматизація бухобліку "1С:Бухгалтерія"

6-й урок. Авансовi звiти

    Автоматизація бухобліку "1С:Бухгалтерія"


Ми продовжуємо цикл уроків школи автоматизації бухгалтерського обліку з допомогою програми "1С:Бухгалтерія". У минулих уроках ("ГК" №№42, 43, 46,47,49, 51, 01/2000) ми зрозуміли переваги автоматизованого ведення бухобліку над звичайним, визначили структуру плану рахунків та з'ясували, як пристосувати програму під специфіку саме вашого підприємства. Ми вже знаємо, як вносити залишки для тих підприємств, які вже вели бухгалтерський облік (у новостворених підприємств залишків не буває), а також заповнили список значень субконто.

Під час минулого, четвертого, уроку, ми вивчили, як за допомогою програми "1С:Бухгалтерія" зробити на комп'ютері те, що в першу чергу робить бухгалтер, - рознести грошові документи по касі і банку. І в п'ятому - розглянули документи, що не формують проводок, проте вкрай необхідні для бухгалтера.

ТЕМИ ПОПЕРЕДНІХ УРОКІВ


Програма пропонує декiлька видiв документiв, що створюють авансовi звiти. Розглянемо по черзi кожен з них.

Як ви пам'ятаєте, для створення будь-якого документа необхiдно, перебуваючи в "Журналi операцiй", натиснути кнопку "Ввести документ" або клавiші - Alt + F9 i зi списку документiв, що з'явиться в окремому вiкнi, вибрати потрiбний (малюнок 1)

Надалi, щоб не повторюватись, зазначимо, що кожен з документiв має власний номер, який є унiкальним, i дату, за якою цей звiт створюватиме проводки. Звернiть увагу, що це - дата проведення документа по бухгалтерiї, а не дата його затвердження керiвником пiдприємства. Для кожного авансового звiту вибирається пiдзвiтна особа зi списку субконто "Працiвники". Кожен з документiв створює друковану форму, що надається до коригування.

Авансовий звiт

Авансовий звiт (скорочена назва - АЗ) дає змогу створювати проводки для рахунка 70.01 ("Розрахунки з пiдзвiтними особами") в кореспонденцiї тiльки з одним вибраним рахунком, що, в свою чергу, не дозволить вам записати в дебет 68.02 ("Розрахунки по ПДВ") жодної суми. Цей документ створювався колись для вiдображення витрат на вiдрядження, а ПДВ з квитків тодi не відшкодовувався. На сьогодні не рекомендується для використання (малюнок 2)

Авансовий звiт з вибором рахункiв

Авансовий звiт з вибором рахункiв (скорочена назва - АЗР). На вiдмiну вiд попереднього, дає змогу створювати проводки для рахунка 70.01 в кореспонденцiї з декiлькома рахунками. Проте для видiлення, наприклад, ПДВ, його доведеться внести окремим рядком у документ. Не пристосований для потреб податкового облiку, тобто не дає змоги створювати проводки транзитом через рахунок 18 (малюнок 3)

Авансовий звiт з вибором рахункiв розширений

Авансовий звiт з вибором рахункiв розширений (скорочена назва - АЗП). Найбiльш зручний з перелiчених вище документiв, тому його заповнення ми розглянемо докладнiше. У шапцi документа, крiм номера, дати i прiзвища пiдзвiтної особи, є поле "Призначення платежу", що проставляється у вiдповiдному мiсцi друкованої форми авансового звiту, а також поле "Вид дiяльностi", де пропонується для вибору "Список субконто-ПДВ". З цього списку вибирайте четверту позицію - "Дiяльнiсть" (малюнок 4)

У табличнiй частинi номер рядка пропонується автоматично, далi довiдково ви проставляєте дату документа, що вноситься до авансового звiту, навіть якщо це добовi. Текст заповненої графи "Змiст виплат" з'явиться в друкованiй формi авансового звiту, а також в журналi операцiй як розшифрування цiєї проводки. У графi "Сума без ПДВ" ви проставляєте потрiбну суму, далi вам пропонується у вiдповiднiй графi сума разом з ПДВ, а графа "ПДВ" вираховується як рiзниця двох попереднiх, що дуже зручно для багатьох пiдзвiтних документiв, які мiстять ПДВ в частинi, що відрізняється вiд 1/6, наприклад залiзничних квитків, матерiальних цiнностей, оприбуткованих актами закупівель тощо. У графi "Рахунок витрат" ви вказуєте той бухгалтерський рахунок, де збираєтеся облiковувати витрати авансового звiту. Це може бути 20.02 (який запропонований на початку), 23.01, 24.01, 25.01, 26.01, 44.01 тощо. Нагадуємо, що якщо ви забули номер бухгалтерського рахунка, то при заповненнi цього поля натисніть клавiшу F4 або кнопочку в кiнцi поля (малюнок 5)


Зауваження

Не варто використовувати рахунок 20.01, бо програмою на цьому рахунку пропонується облiковувати витрати, залишки за якими пiдлягають коригуванню на кiнець звiтного перiоду з точки зору податкового облiку. Крiм цього, на рахунку 20.01 ведеться аналiтика за видами готової продукцiї, тобто вам вiдразу ж доведеться визначити, до якого виду продукцiї вiдносяться витрати цього рядка авансового звiту, що здебільшого i неможливо, i некоректно.


Графа "Аналiтика рахунка витрат" пропонується до заповнення лише в тому випадку, якщо для обраного витратного рахунка ведеться аналiтичний облiк, наприклад, за видами готової продукцiї, як це зроблено для 20.01.

При заповненнi графи "Вид операцiї" ви побачите вiкно зi списком субконто "Види операцiй", з якого i виберете необхiдний (малюнок 6)

У графi "Рахунок облiку" ви вибираєте той субрахунок рахунка 18 "Валовi витрати", на якому збираєтеся накопичувати описанi витрати. На початку пропонується 18.ЖI, що вiдповiдає останньому рядку додатка "Ж" декларацiї про прибуток пiдприємства з назвою "Іншi витрати". При заповненнi декларацiї програма автоматично проставить у цьому рядку всi суми, які ви вiднесли до субрахунка 18.ЖI. Якщо ви хочете зiдентифiкувати цi витрати iнакше, то, натиснувши клавiшу F4 або кнопочку в кiнцi цiєї графи, ви отримаєте план рахункiв, якщо ж пам'ятаєте номер рахунка, то можете набирати його з клавiатури.

Графа "Аналiтика рахунка облiку" заповнюється лише в тому випадку, якщо в планi рахункiв передбачено ведення аналiтичного облiку по цьому субрахунку рахунка 18 (малюнок 7)


Зауваження

Для рахунка 18 створено субрахунки вiдповiдно до рядків декларацiї про прибуток та додаткiв до неї. Коректно вiдносячи витрати до вiдповiдних субрахункiв, ви полегшите собi заповнення декларацiї про прибуток.


Натискаючи кнопку "Документ", можна прочитати i вiдредагувати друковану форму авансового звiту. До неї необхiдно додати дату затвердження звiту та кiлькiсть документiв, що до цього звiту додаються. (малюнок 8) Порядок редагування друкованої форми документа описано в темi 5 "Документи, якi не здiйснюють проводок".

Авансовий звiт валютний

Авансовий звiт валютний. Валютних варiантiв авансових звiтiв, так само, як i гривневих, є три. На сьогодні рекомендується до використання "Авансовий звiт валютний з вибором рахункiв розширений" (АЗПВ) (в переліку документів вказано саме таку абревіатуру), який вiдрiзняється вiд гривневого лише можливiстю вибору виду валюти, в якiй проводиться операцiя: долар, марка тощо, а сума, яка в ньому проставляється, вказується в друкованiй формi в цiй же iноземнiй валютi.

При заповненнi графи "Валюта" пропонується наявний список валют. Початково це найбiльш уживанi долар США, нiмецька марка i росiйський рубль, крім гривнi, звичайно. Для цих валют в українськiй версiї передбачено друк назв літерами. Якщо ви використовуєте iншу валюту, то самостiйно поповнiть цей список. Процедура поповнення спискiв однакова, як ви пам'ятаєте, для них усiх. Крiм того, для коректного вiдображення такої подiї ви повинні записати валютний курс НБУ на день здiйснення операцiї. Для цього перед формуванням документа або пiд час цього в роздiлi "Операцiї" головного меню виберiть пiдроздiл "Валюти". (малюнок 9)

Далi курсором виберiть потрiбну вам валюту, "мишкою" натиснiть кнопочку "Курси", перед вами з'явиться вiконечко з курсами вибраної вами валюти. (малюнок 10)

Запишiть нову дату i курс валюти.

Пiсля створення запишiть i проведiть документ. Програма веде повноцiнний валютний об-лiк. Вiдкривши оборотно-сальдову вiдомiсть, ви побачите операцiї як у валютi, так i у гривневому еквiваленті. (малюнок 11)


Зауваження

При оприбуткуваннi матерiальних цiнностей не варто користуватися описаними вище авансовими звiтами, бо жоден з них не передбачає введення кiлькостi матерiальних цiнностей. Для вiдображення таких операцiй програма пропонує окремi документи з назвами, наприклад "Матерiали прихiд 71", "МШП прихiд 71", "Товари прихiд 71" тощо.


ТЕМИ ПОПЕРЕДНІХ УРОКІВ

  • Вступний урок "ГК" №42
    Чому і як потрібно автоматизувати бухгалтерію

  • Перший урок "ГК"№43
    Основні елементи, які використовуються у роботі з програмою "1С:Бухгалтерія"

  • Другий урок "ГК"№№46,47
    Настроювання плану рахунків, організація аналітичного обліку
    Константи, довідники, план рахунків "ГК"№46
    Внесення залишків, заповнення списку значень субконто "ГК"№47

  • Третій урок "ГК" №49
    Термінологія програми, способи внесення інформації, режими роботи, види операцій
  • Четвертий урок "ГК" №51
    Рознесення грошових документів по касі і банку: прибутковий і видатковий ордери, касові валютні документи, банківська виписка

  • П'ятий урок "ГК" №1/2000
    Документи, якi не здiйснюють проводок

Компанія "ДИСК" конт. тел.: (0322) 42-61-66 (044) 241-91-23
www.disk.lviv.ua; E-mail: [email protected]
© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua