Дебет-Кредит
Український бухгалтерський тижневик
#8 '2000: Практична бухгалтерія - Школа бухгалтера: теорія

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА: урок 2-й.
Трудові відносини. Кадри
(продовження)

2. Кадри

А тепер розпочнемо аналіз того, що стосується бухгалтера у законодавстві про працю та кадровому обліку.

Для забезпечення правильної організації обліку особового складу та використання ним робочого часу на підприємствах повинен вестися кадровий облік, функції якого покладаються, як правило, на відділ кадрів. Однак на підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тисяч документів на рік, такого структурного підрозділу може не існувати, тому всі операції, пов'язані з його роботою, доводиться виконувати, зазвичай, бухгалтеру. Тим паче, що взаємозв'язок кадрового обліку й бухгалтерського очевидний як на малих, так і на великих підприємствах.

Слід зауважити, що впроваджені нові уніфіковані форми документів розроблялись з урахуванням переходу України на міжнародну систему обліку й придатні для використання як в автоматизованих системах, так і в умовах застосування традиційних методів обробки документації.

Далі пропонуємо схему: "Перелік типових форм обліку особового складу й використання робочого часу".

Перелік затверджених наказами №253 та №277 типових форм обліку особового складу й використання робочого часу:

П-1. "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"

П-2. "Особова картка"

П-3. "Алфавітна картка"

П-4. "Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи"

П-5. "Наказ (розпоряд-ження) про переведення на іншу роботу"

П-6. "Наказ (розпоряд-ження) про надання відпустки"

П-7. "Список про надання відпустки"

П-8. "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)"

П-9. "Книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них"

П-10. "Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них"

П-11. "Акт на списання бланків трудових книжок або вкладок до них"

П-12. "Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати"

П-13. "Табель обліку використання робочого часу"

П-14. "Табель обліку використання робочого часу"

П-15. "Список осіб, які працювали в надурочний час"

П-16. "Листок обліку простоїв"

Характеристика та правила заповнення типових форм

Верхня частина всіх наведених типових форм містить обов'язкові реквізити:

а) назву підприємства;

б) ідентифікаційний код ЄДРПОУ (Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України);

в) код УКУД (Українського класифікатора управлінської документації).

П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"

Типова форма П-1 заповнюється на підставі письмової заяви від особи, яка працевлаштовується.

У ній повинно бути вказано:

1) адресат, на ім'я якого складається заява, як правило, це керівник підприємства;

2) відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

3) назва документа (заява) і текст, в якому особа викладає прохання прийняти її на певну посаду (професію) до певного структурного підрозділу (відділу) підприємства;

4) перелік додатків (копій документів);

5) дата, підпис заявника.
Форма П-1 заповнюється у відділі кадрів.

Заповнення лицьового боку:

1) номер та дата складання наказу (розпорядження);

2) прізвище та ініціали особи, яку приймають на роботу;

3) умови прийняття на роботу;

4) відділ (цех), категорія, професія, посада, тарифний розряд, табельний номер;

5) форма і система оплати праці, умови праці, тривалість робочого дня;

6) підпис керівника та підпис працюючого.

До моменту остаточного підписання керівником й працівником наказу, він, завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, в разі потреби може бути для робітника скеруванням на переговори й перепусткою до структурного підрозділу для ознайомлення з умовами роботи. Для цього використовується зворотний бік наказу.

Заповнення зворотного боку:

1) відділ (цех, дільниця), куди скеровується особа для ознайомлення з умовами роботи;

2) керівник структурного підрозділу зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну;

3) підпис працівника про згоду на умови праці;

4) підтвердження відповідними службами підприємства (якщо існують) проекту наказу;

5) медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки.

Лише після цього підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) доводиться до відома працівника під розписку.

На підставі підписаного наказу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку - форму П-2 "Особова картка", робить відповідні записи у трудовій книжці. Бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ. Це може бути "Особова картка з заробітної плати" працівника, книга обліку заробітної плати або інший розрахунковий документ, який надалі використовується для розрахунку нарахувань, утримань і видачі заробітної плати працівнику.

П-2 "Особова картка"

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Як ми вже зазначали, вона оформляється на підставі наказу в обов'язковому порядку. Деякі дані, які стосуються працівника і необхідні бухгалтеру для здійснення розрахунків, можна знайти саме в "Особовій картці", наприклад, наявність дітей або стажу роботи тощо.

В "Особовій картці" з лицьового боку вказується:

1. Номер документа, стать особи, табельний номер.

2. У розділі I. "Загальні відомості":

а) прізвище, ім'я та по батькові; рік, місяць, число народження; місце народження; серія, номер паспорта, ким і коли його видано; домашня адреса; родинний стан (на підставі паспорта працівника);

б) загальний та безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дата і причина звільнення з нього (на підставі записів у трудовій книжці);

в) освіта, спеціальність та кваліфікація за дипломом, номер та дата одержання диплома (на підставі диплома);

г) дата заповнення картки й особистий підпис працівника, на якого оформлено картку.

3. У розділі II. "Відомості про військовий облік" заносяться дані на підставі військового квитка.

Зворотний бік "Особової картки" заповнюється протягом усього терміну роботи працівника на підприємстві. На ньому вказується:

1. У розділі III. "Призначення і переведення" - дані про нові призначення і переведення робітника, а саме: дата призначення або переведення, назва структурного підрозділу підприємства у разі переведення або назва професії у разі нового призначення, відповідно новий розряд або оклад, наказ (розпорядження) (форми П-1, П-5, П- 8), на підставі якого проводиться переведення або призначення, його номер та дата. З цими записами, підписавшись в "Особовій картці", ознайомлюється власник трудової книжки.

2. У розділі VI. "Відпустки" - вид відпустки, за який період, дата початку та закінчення, на підставі яких наказів (форми П-6, П-7), їх номер й дата.

3. Додаткові відомості - будь-яка корисна інформація (наприклад, про проходження навчання на курсах підвищення кваліфікації тощо).

4. Надалі в момент звільнення працівника в "Особовій картці" вказується дата, причина звільнення, на підставі наказу (форма П-8), його номер й дата. З цим записом працівник ознайомлюється, підписавшись у картці.

5. Наприкінці "Особової картки" вказується дата видачі трудової книжки й ставиться підпис власника про її отримання.

П-3 "Алфавітна картка"

На великих підприємствах на кожного працівника заводиться додатково алфавітна картка. Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству загалом, і картки в ній розкладаються за алфавітним порядком.

(Від редакції: порядок заповнення і реквізити деяких типових форм не наводяться, оскільки багато в чому повторюються і нескладні у заповненні.)

П-4 "Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи"

Якщо на підприємстві працюють науковці, то разом з формою П-2 заповнюється форма П-4.

П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу"

Застосовується при оформленні переведення працівника з одного структурного підрозділу до іншого.

Видається на підставі заяви. У відомостях про себе заявник зазначає займану ним посаду, своє прізвище та ініціали. У заяві працівник може не вказувати домашньої адреси й телефону.

Заповнення лицьового боку:

1. Номер та дата складання наказу (розпорядження).

2. Прізвище та ініціали особи, яку переводять на іншу роботу.

3. Умови переведення.

4. Дані про попередню та нову роботу: відділ, професія, табельний номер, % надбавки до заробітної плати тощо.

5. Форма і система оплати праці, умови праці, тривалість робочого дня.

6. Підпис керівника та підпис працівника.

Заповнення зворотного боку:

1. Результати медичного огляду.

2. Позначка про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки тощо, з підписами посадових осіб, які проводили інструктаж.

3. Довідка про нездані матеріально-майнові та інші цінності.

Наказ візують керівники структурних підрозділів попереднього й нового місць роботи й підписує керівник підприємства. Його заповнюють у двох примірниках - один залишається у відділі кадрів, а інший передається до бухгалтерії. На підставі форми П-5 відділ кадрів робить позначки в особовій картці форми П-2 та трудовій книжці.

П-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"

Оформлюючи щорічну відпустку та інші види відпусток, які надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток, заповнюють уніфіковану форму П-6. Підставою для наказу є заява, в тексті якої обов'язково зазначають дату початку відпустки.

Заповнення лицьового боку:

1. Номер та дата складання наказу (розпорядження).

2. Прізвище та ініціали особи, якій надається відпустка.

3. Відділ (цех), категорія, професія, посада, тарифний розряд, табельний номер.

4. Умови праці.

5. Термін відпустки.

6. Підписи керівника, начальника структурного підрозділу, відділу кадрів та працівника.

Заповнення зворотного боку

1. Дані про виплати за 12 останніх місяців.

2. Середній заробіток.

3. Нарахування і утримання.

4. Всього до видачі за платіжною відомістю (видатковим ордером) із зазначенням номера документа.

5. Підпис бухгалтера.

Заповнену належним чином форму підписує керівник підприємства.

Форма заповнюється у двох примірниках - один залишається у відділі кадрів, а інший передається бухгалтерії для здійснення розрахунків належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки роблять позначку: "без оплати". На підставі форми П-6 відділ кадрів робить позначки у формі П-2.

П-7 "Список про надання відпустки"

На великих підприємствах, коли відпустки надаються одразу групі працівників, замість форми П-7, доцільно застосовувати форму П-6.

П-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)"

Наказ заповнюється на підставі заяви, поданої працівником. Форма заповнюється відділом кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, яких звільняє вищий орган управління.

Заповнення лицьового боку:

1. Номер та дата складання наказу (розпорядження).

2. Прізвище та ініціали особи, з якою припиняють трудові відносини.

3. Відділ (цех), категорія, професія, посада, тарифний розряд, табельний номер.

4. Умови праці, причини та підстава для звільнення.

5. Кількість заборгованих днів відпустки.

6. Підписи керівника та працівника.

7. Довідка про нездані матеріальні цінності.

8. Заява працівника у разі звільнення за власним бажанням.

Заповнення зворотного боку:

1. Дані про всі види виплат за 12 останніх місяців.

2. Середній заробіток.

3. Нарахування і утримання з усіх виплат за попередній та поточний місяці, компенсація за невикористану відпустку, сума вихідної допомоги.

4. Всього сума до видачі за платіжною відомістю (видатковим ордером).

5. Борг працівника та номер прибуткового ордера, за яким він сплачений.

6. Підпис бухгалтера.

Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, на підставі іншого бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником.

П-9 "Книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них"

Зносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства. Вона має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

П-10 "Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них"

Реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них із записом серії і номера, що видані працівникам вперше. У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник ставить підпис в особистій картці (форма П-2) і у книзі обліку.

Книга ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який оформлює прийняття і звільнення працівників. Вона має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

П-11 "Акт на списання бланків трудових книжок або вкладок до них"

Складається на зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них.

П-12 "Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати"

П-13 "Табель обліку використання робочого часу"

П-14 "Табель обліку використання робочого часу"

Залежно від специфіки роботи підприємство визначає, якими видами типових форм табеля слід користуватися.

Форми П-12 та П-13 застосовуються на підприємствах для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер, який наводиться у всіх документах з обліку праці та її оплати. У разі звільнення працівника його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому та повинен залишатися вільним не менше 3-х років.

Табелі складаються (готуються) за декілька днів до початку розрахункового періоду на підставі табелів за минулий місяць в одному примірнику. Після відповідного оформлення передаються до бухгалтерії.

Позначка у табелі про причини неявок на роботу чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності тощо).

На титульній сторінці форми П-12 містяться умовні позначення, кожне з яких має свій буквений та цифровий код для занесення даних у табель за кожний день.

Облік використання робочого часу здійснюється у табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень від норм (запізнень, неявок тощо).

Форма П-13 застосовується в умовах автоматизованої системи управління підприємством. Вона пристосована до різних умов організації виробництва й може бути доповнена необхідними даними.

Умовні позначення відпрацьованого часу, наведені на титульному аркуші форми П-12, застосовуються і при заповненні форми П-13.

Форма П-14 призначається тільки для обліку використання робочого часу працівників з твердим місячним окладом чи ставкою.

Дані обліку часу надурочних робіт та часу простоїв вносяться до форми П-14 на підставі форм П-15, П-16.

П-15 "Список осіб, які працювали в надурочний час"

Використовується для обліку часу, який відпрацьовано надурочно, та оплати роботи в надурочний час. Заповнюється в одному примірнику майстром або іншими посадовими особами, які відповідальні за облік робочого часу, та передається в бухгалтерію.

П-16 "Листок обліку простоїв"

Аркуш обліку простоїв з позначкою про час простоїв використовується для запису в табелі.

Облік часу простоїв здійснюється на підставі аркушів обліку простоїв.

Послідовність оформлення та зберігання документів про прийняття працівника на роботу

Від особи, яка працевлаштовується, необхідно отримати заяву, в якій має бути зазначено: адресат, відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону), назва виду документа (заява), текст, перелік додатків (копій документів), дата, підпис заявника. Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами є підставою для видання наказу (розпорядження) за формою П-1. Підписаний та завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, наказ, в свою чергу, є підставою для заповнення форм П-2, П-3, П-4 та трудової книжки.

Після заповнення всіх необхідних документів формується особова справа. Особова справа - це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника. Вона містить: опис документів, що зберігаються в особовій справі, заяву форми П-2, форму П-4 "Алфавітна картка" та інші документи, регламентовані вимогами правил діловодства (анкету, автобіографію, копії документів про освіту (кваліфікацію), витяги з наказів, характеристики (якщо надавалися під час прийняття на роботу), довідки тощо. Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначаються: назва підприємства (організації, установи), номер особової справи, прізвище та ініціали працівника, на якого оформлено особову справу, правила користування особовою справою.

Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника.


Трудова книжка

Трудова книжка - це основний документ про трудову діяльність працівника. На сьогодні використовуються трудові книжки старого та нового зразка, які мають абсолютно однакову юридичну силу. Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають. Заповнюються трудовi книжки i вкладки до них у вiдповiдних роздiлах українською i росiйською мовами.

Ведуться трудові книжки на всіх працівників підприємств, установ організацій (надалі - підприємств) усiх форм власностi, якi пропрацювали на них понад 5 днiв, включаючи осiб, якi є спiввласниками (власниками) пiдприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних i тимчасових працiвникiв, а також позаштатних працiвникiв за умови, що вони пiдлягають державному соцiальному страхуванню.

На працiвникiв, якi працюють на умовах трудового договору у пiдприємцiв, що не мають прав юридичної особи, а також на працiвникiв, якi працюють в окремих громадян по їх обслуговуванню (як домашнi робiтницi, няні, водії, охоронці тощо), трудовi книжки не ведуться. Їх робота пiдтверджується довiдкою органiзацiї, за участю якої було укладено трудовий договiр мiж наймачем i працiвником, а також довiдкою про сплату внескiв до фонду державного соцiального страхування.

При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку, - без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.

Для оформлення трудової книжки, занесень відповідних записів до неї, особи, які вперше стають до роботи, повинні подати:

1. паспорт;

і додатково, якщо є:

2. диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку;

3. військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства України, військовослужбовці, звільнені зі збройних сил колишнього СРСР і Збройних сил держав - учасниць СНД, подають військовий квиток;

4. звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані подати довідку про звільнення.

Після подання цих документів працівник підприємства, відповідальний за ведення обліку кадрів на першiй сторiнцi (титульному аркушi) трудової книжки записує такі реквізити: прiзвище, iм'я та по батьковi i дату народження. Пiсля зазначення дати заповнення трудової книжки працiвник своїм пiдписом на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки засвідчує правильнiсть внесених вiдомостей, тут же ставить свій підпис особа, вiдповiдальна за видачу трудових книжок. Пiсля цього ставиться печатка пiдприємства (або печатка вiддiлу кадрiв), на якому вперше заповнюється трудова книжка. Далі в розділі "Відомості про роботу" вноситься запис про прийняття на роботу.

Якщо працівник, який раніше не працював та через це не має трудової книжки, до моменту працевлаштування проходив навчання, то до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

а) про тривалість навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрах, пунктах тощо);

б) про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, наприклад, "Проходила навчання в (назва закладу) з 01.09.1993 р. до 15.07.1998 р.";

і тільки після цього вноситься запис - про прийняття на роботу.

Якщо працівник до прийняття на роботу на дане підприємство вже мав виробничий стаж і має трудову книжку, то в цьому разі у трудовій книжці роблять тільки один запис - про прийняття на роботу. Цей запис роблять у графі 3 розділу "Відомості про роботу", де як заголовок пишуть повну назву підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 "Порядковий №" ставиться порядковий номер запису, що вноситься. У графі 2 "Дата" зазначається дата прийняття на роботу. Запис обов'язково здійснюється арабськими цифрами,число і місяць - двозначними (01.03.1999 р.). У графі 3 пишуть: "Прийнятий (призначений) до ѕ цеху (відділу, підрозділуѕ)" і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робіт, професій, посад зазначають відповідно до "Класифікатора професій". У графі 4 "Підстава" записується дата та номер документа, на підставі якого здійснюється відповідний запис у графі 3.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, і засвідчуються окремо обидва тексти.

Протягом роботи на підприємстві у трудову книжку працівника можуть вноситися такі записи:

а) вiдомостi про переведення на iншу постiйну роботу в межах одного підприємства (оформлюються в такому ж порядку, як і прийняття на роботу);

б) звiльнення;

в) вiдомостi про нагородження i заохочення;

г) про нагородження державними нагородами України та вiдзнаками України, заохочення за успiхи в роботi та iншi заохочення вiдповiдно до чинного законодавства України;

д) вiдомостi про вiдкриття, на якi виданi дипломи, про використанi винаходи i рацiоналiзаторськi пропозицiї та про виплаченi у зв'язку з цим винагороди;

е) про присвоєння працівнику нового розряду (категорії);

ж) зміна назви підприємства (про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: "Підприємство (назва) з (дата) перейменоване на (назва)", а у графі 4 зазначається підстава для перейменування - наказ (розпорядження), його дата і номер);

з) про тривалість служби у складі Збройних сил України та інших військах (із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби, наприклад, "Проходив службу у складі Збройних сил України з 05.11.1997 р. до 20.12.1999 р.");

і) про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників);

к) про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (пункт Е ст. 56 Закону України "Про пенсійне забезпечення"), у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

л) про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям - вноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення;

м) тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації працівником.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказів (форми П-1, П-5, П-8), власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку у формі П-2, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).

Печаткою підприємства завіряються тільки ті записи у трудовій книжці, у яких йдеться про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. Записи при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідний пункт та статтю закону.

Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку в трудовій книжці, зазначається окремим рядком і тільки за бажанням працівника. У разі необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Заповнення трудової книжки при звільненні

Трудова книжка видається працівнику в день його звільнення.

Днем звільнення вважається останній день роботи. Наприклад, 25 липня 1999 р. - останній день роботи працівника. У трудовій книжці має бути зроблений запис: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення (25.07.1999 р.); у графі 3: "Звільнений у зв'язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП України" або "Звільнений за власним бажанням, ст.38 КЗпП України"; у графі 4 зазначається дата і номер наказу про звільнення.

Звільнення працівника може відбутися з причини:

1) з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг. Запис у графі 3 трудової книжки в цьому разі може бути: "Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України", "Звільнено за скороченням штатів, п.1 ст. 40 КЗпП України" тощо;

2) у разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств. Запис у графі 3 трудової книжки: "Звільнений у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України";

3) у разі переходу на виборну посаду. Запис у графі 3 трудової книжки: "Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України";

4) розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу. У цьому разі робиться посилання на відповідне рішення уряду України. Наприклад, у графі 3 записується "Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п.1 ст.40 КЗпП України" і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України;

5) у разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років. Відповідний запис у трудовій книжці роблять органи соціального забезпечення;

6) у разі смерті у графі 3 робиться запис: "Роботу припинено у зв'язку зі смертю", далі заповнюється графа 4 - зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

До видачі трудової книжки працівнику в неї повинні бути внесені всі записи.

Затримувати видачу трудової книжки або не видавати її працівнику, наприклад, з причини не відшкодування ним матеріального збитку, не можна. Працівник може звернутися до суду і ви будете змушені, по-перше, видати йому трудову книжку, по-друге, виплатити середній заробіток за весь час вимушеного прогулу, затримки. Крім цього, днем звільнення працівника вважатиметься день видачі йому трудової книжки з внесенням до неї відповідних виправлень, якщо ви вже встигли зробити запис про звільнення. Якщо працівника у день звільнення нема на роботі, обов'язково відішліть йому поштове повідомлення з вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Це буде хоч якимось свідченням того, що ви готові були її видати і не затримувати її видачу.

Працівник може вибрати, отримати трудову книжку особисто, при цьому він повинен поставити підпис в особистій картці форми П-2 й у книзі обліку форми П-10, або поштою.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.

Вкладка до трудової книжки

Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладкою, яка вшивається у трудову книжку. Заповнюється вона у такому ж порядку, як трудова книжка. Про видачу вкладки робиться позначка на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки, угорі ставиться штамп з написом "Видана вкладка" і тут же зазначаються серія і номер вкладки. Вкладка без трудової книжки недійсна.

Порядок здійснення виправлень у трудовій книжці

Виправлення виявлених помилок виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

Виправлені відомості мають повністю збігатися з оригіналом наказу або розпорядження. У разі втрати наказу або його невідповідності виправлення відомостей здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Покази свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладки) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо, наприклад, потрібно змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису й дати його внесення в графі 3 зазначають: "Запис за №ѕ недійсний, прийнято на посаду..." і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

Так само виправляються недійсні записи про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконності, встановленої органом з питань розгляду трудових спорів, і поновлення на попередній роботі. Наприклад: "Запис за №ѕ недійсний, поновлений на попередній роботі".

При зміні формулювання причин звільнення пишуть: "Запис за №ѕ недійсний, звільненийѕ", після чого зазначається правильне формулювання. У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається "Дублікат" трудової книжки, до якого не вноситься цей запис.

Змiна записiв у трудових книжках про прiзвище, iм'я, по батьковi i дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнiм мiсцем роботи на пiдставi документiв (паспорта, свiдоцтва про народження, про шлюб, про розiрвання шлюбу, про змiну прiзвища, iмені та по батьковi тощо) iз посиланням на номер i дату цих документiв.

Зазначенi змiни вносяться на першiй сторiнцi (титульному аркушi) трудової книжки. Однiєю рискою закреслюється, наприклад, колишнє прiзвище або iм'я, по батьковi, дата народження. Далі записуються новi данi з посиланням на вiдповiднi документи на внутрiшньому боцi обкладинки й засвідчуються пiдписом керiвника пiдприємства або спецiально уповноваженої ним особи та печаткою пiдприємства або печаткою вiддiлу кадрiв.

Дублікат трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше ніж через 15 днів після подання заяви, а в разі ускладнення - в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладку до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" у правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладка до неї заповнюється за загальними правилами. У розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до розділу "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 подається найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо в поданих працівником документах є відомості про переведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то до дубліката трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Якщо трудова книжка (вкладка до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладку до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: "Видано дублікат", а книжка повертається її власнику. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання

При виписуванні трудової книжки або вкладки до неї або дубліката трудової книжки власник чи уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після цього терміну такі трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

По закінченні кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, що одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них з додатком прибуткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт форми П-11.

Відповідальність

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладена на керівників підприємств.

За порушення встановленого порядку посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках -іншу відповідальність.


Кадрове діловодство

1. Закон України "Про колективні договори і угоди" №3356-Х11 від 01.07.93 р. (Із змінами, внесеними згідно з Законом України №607 від 17.12.96 р. Законом України №20/97-ВР від 23.01.97 р.).

2. Кодекс законів про працю.

3. Постанова КМУ "Про порядок повідомної реєстрації галузевих і регіональних угод, колективних договорів" №225 від 05.04.94 р.

4. Наказ Міністерства статистики України "Типові форми первинного обліку особового складу" №277 від 27.10.95 р.

5. Цивільний кодекс Української РСР.

6. Наказ Мінстату України "Про затвердження типових форм первинного обліку" №253 від 09.10.95 р.

7. Положение о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации. Утверждено Указом Президиума ВС СССР от 13.07.76 г.

8. Наказ Міністерства юстиції, фінансів, праці України від 28.06.93 р. №43 "Про затвердження Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій".

9. Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників. Затверджене Постановою Кабінету Міністрів України від 19.03.94 р. №170.

10. Постанова КМУ "Про застосування контрактної форми трудового договору з керівником підприємства, що є у державній власності" від 19.03.93 р. №203.

11. Постанова КМУ "Про Типову форму контракту з керівником підприємства, що є у загальнодержавній власності" від 02.08.95 р. №597.

12. Постанова КМУ "Про затвердження особливостей застосування типової форми контракту з керівником підприємства, яке знаходиться в загальнодержавній власності, при укладанні контрактів з директорами шахт Міністерства вугільної промисловості" від 24.02.97 р. №189.

13. Постанова КМУ "Про контрактну форму трудового договору з керівними та творчими працівниками державних театральних та концертно-видовищних закладів, підприємств і організацій культури" від 30.05.97 р. №511.

14. Постанова КМУ "Про затвердження переліку категорій та посад працівників залізничного транспорту, які працевлаштовуються за контрактною формою трудового договору" від 15.07.97 р. №764.

15. Постанова КМУ "Про створення Генерального реєстру контрактів з керівниками державних підприємств, установ, організацій та головами правлінь акціонерних товариств, контрольні пакети акцій яких належать державі" від 05.08.97 р. №846.

16. Закон Української РСР "Про затвердження Цивільного кодексу Української РСР" від 18.07.63 р. №1540-06.

17. Постанова Держкомпраці СРСР "Типові правила внутрішнього розпорядку" від 20.07.84 р. №213.

18. Наказ Держстандарту України "Класифікатор професій" від 27.07.95 р. №257.

19. Наказ Головного архівного управління КМУ "Про затвердження переліку типових документів" від 20.07.98 р. №41.

20. Лист комітету ВР від 27.12.99 р. №06-10/911.

21. Кодекс України про адміністративні правопорушення.

22. Постанова КМУ "Про трудові книги робітників" від 27.04.93 р. №301.

23. Наказ Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України "Інструкція про порядок ведення трудових книг на підприємствах, у закладах і організаціях" від 29.07.93 р. №58, із змінами і доповненнями, внесеними Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 р. №29.

Далі: ШКОЛА БУХГАЛТЕРА: урок 2-й. Завдання №2

© 2000 "Дебет-Кредит"
E-mail: debet-kredit@gc.kiev.ua