Дебет-Кредит
Український бухгалтерський тижневик
#18-19 '2000: Практична бухгалтерія - Знищення документів

Порядок знищення бухгалтерських документів

Руслан РЕБІЗАНТ, АФ "Контракти-Аудит" за сприяння Державного архіву Львівської області

У повсякденній роботі на підприємствах різних форм власності нагромаджується велика кількість документів, часто не потрібних у роботі. Однак не поспішайте їх викидати. Те, що вони не потрібні вам, ще не означає, що про них не згадають перевіряючі.

Якщо ви вже вирішили знищити непотрібну документацію, - робіть це так, щоб, позбувшись одних проблем, не вскочити в іншу халепу. Провести експертизу цінності документів, скласти їх опис та акт про знищення вам допоможуть експерти держархіву. Загалом порядок знищення документів не є складним, і будь-яке підприємство може все зробити самотужки. Про це читайте у матеріалі Руслана Ребізанта.

Михайло МІЩИШИН
Конт. тел. львівської редакції: (0322) 70-75-23
e-mail: misha-m@gc.lviv.ua


I. Ведення ділової документації на підприємстві

Номенклатура справ

Юридичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності українське законодавство зобов'язує забезпечити схоронність документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до розв'язання питання про можливість їх віднесення до Національного архівного фонду та повідомити одну із державних архівних установ про свою номенклатуру справ (перелік документів див. тут ).

Складання номенклатури справ - чи не найважливіший етап у веденні ділової документації на підприємстві. Порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передавання до архіву підприємства регулює Примірна інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. №1153.

Згідно з інструкцією, номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Розрізняють три види номенклатур справ: типова (встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом), примірна (встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер) та індивідуальна (складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів).

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписує керівник структурного підрозділу та обов'язково погоджують з керівником архівного підрозділу установи.

Після заповнення документи групують у справи, яким даються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):

перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник - передається в канцелярію установи;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Усі справи, включені до номенклатури справ, повинні мати умовне позначення - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу канцелярія зводить в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний (якщо є чітко встановлена в установі структура) або функціональний (за напрямами діяльності) принцип її внутрішньої побудови.

Зведену номенклатуру справ установи після остаточного доопрацювання погоджують з експертною комісією установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого її затверджує керівник установи.

Наприкінці діловодного року номенклатуру справ установи обов'язково закривають підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляють архівний підрозділ установи.

Зведену номенклатуру справ складають у 4-х примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами. Перший примірник зберігається у справі в канцелярії, другий - передається до архівного підрозділу, третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ, четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Формування справ

Після того як складено номенклатуру справ, їх формують. Під час формування справи необхідно групувати таким чином:

а) оригінали документів (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії);

б) документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ. Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі);

в) окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Після закінчення діловодного року або перед передаванням справи до архівного підрозділу установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку - ініціативний документ, а потім решта в логічній послідовності;

якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру справ;

документи, створені за допомогою персонального комп'ютера, групуються у справи на загальних підставах;

справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групують у різні справи.

Документи в особових справах групують у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Оперативне зберігання документів

Документи з часу створення (надходження) і до передавання їх до архівного підрозділу установи зберігають за місцем їх формування у справах.

Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою. Справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Справи у тимчасове користування стороннім установам видають з дозволу керівника установи. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання заборонено. Як виняток, вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Створення архівного підрозділу

Відповідно до статті 14 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. №3814-XII, об'єднання громадян, підприємства, установи і організації, засновані на колективній та приватній формах власності, мають право створювати архіви (архівні підрозділи) для постійного чи тимчасового зберігання документів, що нагромадилися за час їх діяльності, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ.

Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, затверджують їх засновники.

Архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, мають право обмежити доступ до документів Національного архівного фонду з метою забезпечення схоронності документів і захисту законних прав та інтересів власників документів або інших осіб. Обмеження встановлюються на вимогу власника документів або інших зацікавлених осіб з повідомленням Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.

Зазначені обмеження не поширюються на працівників суду, правоохоронних та контрольно-ревізійних органів, які виконують службові завдання, а також на інші випадки, передбачені чинним законодавством.

II. Передавання документів до архіву та їх знищення

Частина бухгалтерської документації знищується після 3-х років зберігання за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення спорів, слідчих і судових справ документи зберігають до ухвалення остаточного рішення.

Відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. №1153, завершені у діловодстві справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні бути здані до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можна передавати до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передавання до архівного підрозділу установи передбачає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передавання справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

Створення експертних комісій

Уся ділова документація, яка утворюється внаслідок діяльності господарюючих суб'єктів, може бути зарахована до Національного архівного фонду або знищена після проведення експертизи цінності.

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 р. №3814-XII, державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації незалежно від форм власності та об'єднання громадян створюють експертні комісії для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на затвердження експертно-перевірних комісій відповідних державних архівних установ.

Що таке експертна комісія (скорочено - ЕК)? ЕК є дорадчим органом. Рішення експертної комісії затверджують керівники установи, підприємства, після чого вони стають обов'язковими для виконання структурними підрозділами установи, підприємства.

Одним з основних завдань ЕК, відповідно до Типового положення про експертну комісію, затвердженого наказом Головархіву від 13.03.96 р. №9 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 10.04.96 р. за №173/1198, є організація і проведення спільно з діловодною службою та архівним підрозділом установи, підприємства щорічного добору документів для подальшого зберігання та знищення, здійснення контролю за організацією документів у діловодстві.

ЕК підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності та об'єднань громадян, складають їхні працівники та працівники держархіву. Головою ЕК призначають, як правило, заступників керівників підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян.

Засідання ЕК проводять не рідше одного разу на рік і вважають правомочними, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.

ЕК державних органів, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання на погодження в установленому порядку:

описів документів, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;

номенклатур справ поточного діловодства зазначених юридичних осіб;

актів про вилучення документів зазначених юридичних осіб, не віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду.

Опис документів та акт про знищення

За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ.

В установах, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання ЕК відповідного державного архіву.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного підрозділу установи здають зазначені документи до господарської служби установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи групують у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, елементи оформлення обкладинки не уточнюють.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів.

Описи справ ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передають на зберігання до державних архівів.

Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилають всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишають у державному архіві, а решту повертають установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складають у двох примірниках і оформляють так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання державний архів не затверджує.

Завершені у діловодстві справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передають до архівного підрозділу установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік передають до архівного підрозділу у 1997 році). Справи тимчасового строку зберігання передають до архівного підрозділу установи на розсуд керівника установи.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видавання справ у тимчасове користування.

Державні архівні установи перевіряють правильність добору документів до Національного архівного фонду (НАФ) і в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійного зберігання документів раніше призначених для тимчасового зберігання або до знищення.

Організації, які не створюють документи НАФ, знищують їх, якщо практична потреба в них відпала й терміни їх зберігання за Переліком вичерпані, за погодженням з державними архівними установами.

Призначені до знищення та включені до відповідних актів документи передають організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здавання документів оформляється приймально-здавальними накладними.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених Переліком термінів зберігання документів є незаконними і спричиняють відповідальність згідно з чинним законодавством.

Контроль за правильністю застосування цього Переліку провадять Головархів України та уповноважені ним державні архівні установи.

Терміни зберігання документів

Перелік типових документів, які створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів їх зберігання є основним нормативним документом при визначенні термінів їх зберігання та добору для включення до складу НАФ України або для знищення документів.

Перелік містить документи, які утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, що виконуються органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами (надалі - організації) в процесі своєї діяльності, а також документацію, що запроваджується в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств.

Терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 1998 році, розпочинається з 1 січня 1999 року.

Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - "В", обчислювати цей термін слід з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її завершення у діловодстві повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент завершення справи.

Позначка "Доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями.

Документація, яка не увійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має термін зберігання "Постійно" або позначку "ЕПК", за будь-яким відомчим переліком, залежно від результатів експертизи цінності, включається до НАФ або знищується після практичного використання.

Терміни зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.


Суттєво:

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Справи у тимчасове користування стороннім установам видають з дозволу керівника установи. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання заборонено. Як виняток, вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Частина бухгалтерської документації знищується після 3-х років зберігання за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення спорів, слідчих і судових справ документи зберігають до ухвалення остаточного рішення.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених Переліком термінів зберігання документів є незаконними і спричиняють відповідальність згідно з чинним законодавством.



Таблиця
Перелік типових документів, які створюються в діяльності підприємств із зазначенням термінів зберігання


© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua