Нове число  Дебет-Кредит
Український бухгалтерський тижневик
#22 '2000: Практична бухгалтерія - Школа бухгалтера: Облік запасів

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА: Урок 8-й

3. Облік запасів

Продовження (початок див. в уроці №6 "ДК" №17, "ДК" №20).

Продовжимо ознайомлення з типовими формами документів з обліку запасів. Наступна форма - М-14.

Форма М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі" призначена для відображення залишків запасів на складі підприємства на кінець облікового періоду.

Заповнюється на підставі даних форми М-12 "Картка складського обліку матеріалів", в якій після кожного запису з прибутку або видатку запасів, що враховуються в ній, виводиться залишок на складі. Але спочатку бухгалтерія перевірить відповідність усіх записів у формі М-12 наявним первинним документам і підтвердить правильність виведення залишку запасів на кінець місяця. А відтак залишок переноситься з форми М-12 "Картка складського обліку матеріалів" у форму М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі". Відповідність залишків запасів у "Картці складського обліку матеріалів" й у "Відомості обліку залишків матеріалів на складі" підтверджує особа, відповідальна за перевірку даних картки і відомості. Як правило, це працівник бухгалтерії.

Форма М-14 призначена не тільки для обліку залишку запасів на складі, а й для контролю за відповідністю їх фактичних залишків розрахунковим нормам запасів, які необхідні для безперебійної роботи підприємства. Якщо фактичний залишок запасу нижчий за рівень розрахованої норми, складається типова форма М-18 "Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу".

Форма М-15 "Акт про приймання обладнання" використовується для оформлення надходження на склад підприємства обладнання, призначеного не для експлуатації, виробництва продукції, надання послуг тощо, а для встановлення, монтажу на об'єкті, що будується.

Ця типова форма призначена для обліку запасів, але обладнання для встановлення, по своїй суті, відноситься до необоротних матеріальних активів.

У зв'язку з цим виникає певна суперечність. Адже в старому Плані рахунків таке обладнання відносилося до складу виробничих запасів і відображалося по рахунку 07 "Будівельні матеріали й обладнання для встановлення". Тим часом як у новому Плані рахунків, відповідно до Інструкції з використання Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, обладнання для встановлення перевели до складу необоротних матеріальних активів з відображенням по рахунку 15 "Капітальні інвестиції", субрахунок 151 "Капітальне будівництво". Але порядок оформлення надходження на склад такого обладнання і використання типової форми бланка, призначеного для обліку запасів, не змінився. Це стосується не тільки типової форми М-15 "Акт про приймання обладнання", але й форм М-15а "Акт приймання-передачі обладнання для монтажу", М-17 "Акт №__ про виявлені дефекти обладнання" і М-26 "Картка обліку обладнання для встановлення".

Комісія перевіряє відповідність фактично отриманого обладнання супровідним документам та умовам договору

Акт форми М-15 складається і підписується комісією, призначеною керівником підприємства або уповноваженим ним органом, до складу якої обов'язково повинен бути включений представник постачальника або транспортної організації, а також матеріально відповідальна особа, комірник підприємства. Комісія перевіряє відповідність фактично отриманого обладнання супровідним документам та умовам договору, замовлення, комплектність обладнання, а також чи немає якихось пошкоджень, може випробувати обладнання, здійснити пробне включення, і за відсутності дефектів, відхилень, порушень, тощо підписує акт і передає обладнання комірнику (завідуючому складом) підприємства.

Якщо надалі при випробуваннях або монтажі обладнання будуть виявлені будь-які дефекти, вони оформляються окремим "Актом №__ про виявлені дефекти обладнання" (форма М-17).

Якщо монтаж обладнання провадить підрядна, монтажна організація, і обладнання, призначене для монтажу, передається такій підрядній, монтажній організації для встановлення на об'єкті, що будується, складається окремий акт типової форми М-15а "Акт приймання-передачі обладнання для монтажу". Акт складається у двох примірниках, підписується і завіряється печаткою представника замовника і представника підрядної, монтажної організації. Крім того, акт підписує матеріально відповідальна особа підрядної, монтажної організації, якій обладнання, призначене для монтажу, передається на відповідальне зберігання. Один примірник акта типової форми М-15а передається підрядній, монтажній організації.

Форма М-16 "Матеріальний ярлик" застосовується для характеристики, позначення запасів, що знаходяться у місцях зберігання. Заповнюється "Матеріальний ярлик" комірником підприємства, причому на кожен номенклатурний номер - окремий бланк. "Матеріальний ярлик" закріплюється на полиці, стелажі, ящику, контейнері тощо, тобто у місці зберігання відповідного виду запасу або на самому запасі, і є для нього своєрідним паспортом. Це полегшує контроль за збереженням запасів, сприяє їх швидшому пошуку, спрощує ідентифікацію запасу і виключає можливість виникнення пересортиці.

Форма М-17 "Акт №__ про виявлені дефекти обладнання" застосовується у разі виявлення дефектів обладнання, призначеного для монтажу, при його ревізії, монтажі або випробуваннях. Акт складається у трьох примірниках комісією у складі представників замовника, підрядчика і заводу-виготовлювача. Вони підписують акт, завіряють його своєю печаткою і отримують на руки по одному примірнику. Для підприємства-замовника акт може бути надалі підставою для пред'явлення претензій заводу-виготовлювачу.

Норму запасу матеріальних цінностей встановлює плановий відділ спільно з відділом поставок

Форма М-18 "Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу" використовується для контролю за відхиленням фактичного залишку запасів від встановлених норм запасу. Норму запасу матеріальних цінностей встановлює плановий відділ спільно з відділом поставок за основними технологічними матеріалами і, як правило, в кількості, яка може забезпечити безперервну роботу підприємства у період між поставками таких матеріалів. Довідку складає в одному примірнику комірник на підставі даних форми М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі". Він же зобов'язаний своєчасно повідомити відділ поставок про відхилення фактичного залишку запасу від норми запасу.

Форма М-19 "Матеріальний звіт" призначений для обліку наявності і руху запасів, що знаходиться на будівельній дільниці у матеріально відповідальних осіб (бригадирів, начальників цехів, майстрів, комірників тощо). Використовують форму М-19 будівельні організації або підприємства, що здійснюють будівництво господарським способом.

Форму М-19 "Матеріальний звіт" складає матеріально відповідальна особа в одному примірнику.

У "Матеріальному звіті" мають вказуватися всі запаси, які значилися у підзвітній сумі матеріально відповідальної особи на початок місяця, незалежно від того, був на даний вид запасу будь-який рух (прибуток або видаток) чи ні. Ці дані беруться з "Матеріального звіту" за попередній місяць з колонки "Залишок на кінець місяця" і переносяться у "Матеріальний звіт" поточного місяця в колонку "Залишок на початок місяця". Якщо це перший "Матеріальний звіт" матеріально відповідальної особи (бригадира, начальника цеху тощо), то в колонці "Залишок на початок місяця" ставиться риска.

Далі у "Матеріальному звіті" зазначаються надходження і видача, списання запасів. Крім загальної суми списання тих чи інших видів запасів на витрати виробництва, у "Матеріальному звіті" зазначається списання окремо по кожному об'єкту або виробництву, а також на інші цілі. Відтак виводиться залишок щодо кожного окремого найменування запасів на кінець місяця.

Підстава для записів щодо прибутку і видатку запасів - належно оформлені первинні документи

Підстава для записів щодо прибутку і видатку запасів - належно оформлені первинні документи. Надалі вони разом з "Матеріальним звітом" здаються у бухгалтерію підприємства для перевірки зазначених даних. Перелік доданих до "Матеріального звіту" первинних документів зазначається на його титульному аркуші. Крім того, на ньому зазначається загальна кількість доданих документів (цифрами і літерами). У момент передачі "Матеріального звіту" разом з доданими до нього первинними документами у бухгалтерію підприємства матеріально відповідальна особа ставить на титулі "Матеріального звіту" підпис, підтверджуючи здачу зазначених первинних документів, а бухгалтер ставить підпис, підтверджуючи прийом цих документів.

"Матеріальний звіт" заповнюється матеріально відповідальною особою за підсумками діяльності за місяць тільки в кількісному вираженні.

Ціна і вартість запасів, що надійшли, вибули або списані, проставляється бухгалтерією безпосередньо у "Матеріальному звіті". Після чого з'являється можливість визначити вартість запасів, використаних на виконані або ще не завершені роботи.

Запропонований порядок заповнення "Матеріального звіту" не позбавлений вад, а тому на практиці він заповнюється дещо інакше.

По-перше, заповнення "Матеріального звіту" матеріально відповідальною особою тільки в кількісному вираженні створює деякі проблеми з ідентифікацією запасів. Наприклад, на підприємстві, яке не використовує для обліку запасів номенклатурні номери (а таких у малому бізнесі - більшість), виключення вартісної характеристики запасу призводить до того, що відрізнити один вид запасу від іншого ми можемо тільки за найменуванням і одиницею вимірювання. Одиницю вимірювання як характеристику запасу, що допомагає його ідентифікувати, також можна виключити, оскільки стосовно однорідних запасів вона, як правило, одна і та ж.

Отже, залишається тільки найменування запасу. Але однакові за найменуванням запаси можуть мати різну ціну. В результаті може виникнути ситуація, коли матеріально відповідальна особа при заповненні "Матеріального звіту" об'єднає однакові за найменуванням, але різні за ціною запаси. Бухгалтерія у цьому випадку не спроможна визначити, за якою конкретно ціною списувалися запаси. Така схема запрограмована на виникнення пересортиці у матеріально відповідальної особи.

Якщо при інвентаризації виявиться така пересортиця, щодо кількісного обліку жодних проблем не виникне. Однакову кількість запасів, яких бракує, і надлишок запасів, що виникли в один і той же час щодо однорідного виду запасів, закривають одне одним без проблем. Але з вартістю так не виходить. Відповідно до пункту 11.12 Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. №69, у випадку якщо при закритті недостачі надлишками, що виникли при пересортиці, вартість запасів, яких бракує, більша вартості надлишків запасів, то різниця, яка виникає при цьому, повинна бути віднесена на винну особу.

Ось так матеріально відповідальна особа, не здійснивши жодного порушення або розкрадання, може бути поставлена в ситуацію, коли їй доведеться погашати суму недостачі стосовно пересортиці, що виникла.

Стає цілком зрозумілим, чому на практиці матеріально відповідальні особи в "Матеріальному звіті" зазначають не тільки кількість запасу, але і його ціну, тобто ведуть кількісно-сумовий облік.

Головою постійно діючої інвентаризаційної комісії, як правило, призначається керівник підприємства або його заступник

По-друге, складання "Матеріального звіту" в одному примірнику і подальше його передавання разом з усіма первинними документами в бухгалтерію підприємства призводить до того, що на руках у матеріально відповідальної особи не залишається жодного документа, що підтверджує здійснення нею тих чи інших операцій, виконання робіт тощо. Тож на практиці матеріально відповідальні особи, як правило, складають "Матеріальний звіт" у двох примірниках. Перший примірник, разом з доданими первинними документами, передається у бухгалтерію, а другий, без первинної документації, залишається у матеріально відповідальної особи. Бухгалтер ставить підпис, який підтверджує прийняття "Матеріального звіту" і доданих до нього документів як на першому, так і на другому примірнику "Матеріального звіту". Матеріально відповідальна особа також підписує і перший, і другий примірник.

Форма М-21 "Інвентаризаційний опис №__" складається при знятті натуральних залишків запасів, що знаходяться у матеріально відповідальних осіб (бригадирів, начальників цехів, майстрів, комірників тощо).

Для інвентаризаційної роботи на підприємствах розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії. Головою постійно діючої інвентаризаційної комісії, як правило, призначається керівник підприємства або його заступник. До її складу включаються керівники структурних підрозділів, головний бухгалтер, інженери, технологи, механіки, товарознавці, виконавці робіт, економісти та інші досвідчені працівники, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни і первинний облік. Якщо кількість об'єктів, що підлягають інвентаризації, дуже велика й одна комісія не спроможна швидко та якісно здійснити інвентаризацію, то наказом керівника створюються робочі інвентаризаційні комісії. Головою робочої інвентаризаційної комісії призначається, як правило, заступник керівника підприємства, інші вимоги до складу робочої комісії збігаються з вимогами до постійно діючої комісії.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії провадять вибіркові інвентаризації у міжінвентаризаційний період

Постійно діючі інвентаризаційні комісії провадять вибіркові інвентаризації у міжінвентаризаційний період, основна мета яких:

1) контроль за збереженням запасів;

2) перевірка дотримання матеріально відповідальними особами правил зберігання запасів;

3) перевірка дотримання матеріально відповідальними особами правил провадження первинного обліку.

Крім того, постійно діючі інвентаризаційні комісії:

- перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць;

- обгрунтованість пропозицій щодо заліку пересортиці запасів;

- розглядають письмові пояснення осіб, які допустили недостачу або псування цінностей чи інші порушення;

- за дорученням керівника підприємства провадять повторні суцільні інвентаризації;

- інші профілактичні заходи, спрямовані на посилення контролю за збереженням запасів.

Повторні контрольні інвентаризації провадить постійно діюча інвентаризаційна комісія за участю членів робочої інвентаризаційної комісії, які провадили першу інвентаризацію, і матеріально відповідальних осіб, які відповідають за збереження цінностей, щодо яких здійснювалася інвентаризація.

Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформляються Актом контрольної перевірки інвентаризації цінностей, затвердженим наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. №69. Контрольні перевірки реєструє бухгалтерія у спеціальній Книзі реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій, затвердженій тим же наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. №69.

Основна робота з проведення інвентаризації лягає на робочі інвентаризаційні комісії, до функцій яких входить:

1) здійснювати інвентаризацію запасів;

2) спільно з бухгалтерією підприємства брати участь у визначенні результатів інвентаризації;

3) розробляти пропозиції щодо обліку недостач і надлишків з пересортиці, а також списання недостач у межах норм природного убутку, а також наднормативних недостач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і недостачам тощо.

Інвентаризація може бути проведена як загалом по підприємству, так і по одній окремій матеріально відповідальній особі, дільниці, підрозділу підприємства. Інвентаризація може бути повною, по всіх запасах, необоротних засобах, коштах, розрахунках тощо, або вибірковою, тільки по запасах або тільки з окремих видів запасів. Допускається складання групових інвентаризаційних описів малоцінних і швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких заведено особові картки) з їх розпискою в описі.

Інвентаризація може бути ініційована власником або керівником підприємства

Інвентаризація може бути ініційована власником підприємства або керівником підприємства, вона може бути як запланованою, так і раптовою. Крім того, обов'язково має бути проведена у випадках:

1) передачі майна державного підприємства в оренду;

2) приватизації майна державного підприємства;

3) перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;

4) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких провадилася не раніше 1 жовтня звітного року;

5) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

6) при встановленні фактів крадіжки або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

7) за розпорядженням судово-слідчих органів;

8) у разі техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

9) при передачі підприємств і їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не провадитися у разі передачі підприємств і їх структурних підрозділів в межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;

10) у разі ліквідації підприємства;

11) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності у разі зміни керівника колективу (бригадира) або вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади);

12) у разі отримання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або при отриманні від покупця претензії щодо недовантаження товарів провадиться вибіркова інвентаризація тих запасів, на які заявлено зазначені претензії;

13) а також в інших випадках, передбачених законодавством.

У випадках коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і запаси, що не належать підприємству і облік яких провадиться на позабалансових рахунках.

При інвентаризації запасів усі вони повинні бути перераховані, переміряні, переважені і занесені до форми М-21 "Інвентаризаційний опис".

Запаси, що є в дорозі, відвантажені, але не оплачені у строк покупцями, та інші запаси, що є на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), відображаються в окремому "Інвентаризаційному описі" на підставі документів, що підтверджують здавання цих запасів на відповідальне зберігання або їх відвантаження покупцям.

Після закінчення інвентаризації "Інвентаризаційний опис" підписують усі члени комісії

При інвентаризації незавершеного виробництва, незавершеного капітального будівництва і незавершеного ремонту:

1) в інвентаризаційних описах зазначаються найменування заділу, стадія або міра їх готовності, кількість або обсяг робіт;

2) сировина, матеріали і куповані напівфабрикати, що є біля робочих місць і не зазнають обробки, до опису незавершеного виробництва не включаються, а фіксуються в описах матеріальних цінностей або в окремих описах;

3) кількість сировини і матеріалів, що входять до складу неоднорідної маси або суміші у незавершеному виробництві, визначається технічними розрахунками в порядку, передбаченому галузевими інструкціями з питань планування, обліку і калькулювання собівартості продукції.

Форму М-21 комісія заповнює в одному примірнику при інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням і матеріально відповідальною особою або групою осіб, на зберіганні яких знаходяться цінності. Після закінчення інвентаризації "Інвентаризаційний опис" підписують усі члени комісії, які несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення в інвентаризаційні описи даних про фактичні залишки запасів.

Крім того, "Інвентаризаційний опис" підписує матеріально відповідальна особа, підтверджуючи, що всі запаси, перераховані в інвентаризаційному описі, комісією перевірені і в його присутності прийняті на відповідальне зберігання.

Після того як форму М-21 підпишуть всі члени комісії і матеріально відповідальна особа, вона передається в бухгалтерію для звірки з даними бухгалтерського обліку і складання "Звіряльної відомості".

"Звіряльна відомість" використовується для відображення результатів інвентаризації запасів, за якими виявлено відхилення від облікових даних. У ній зазначається кількість і сума надлишків і недостач за кожним найменуванням, видом запасу окремо. Відтак здійснюється регулювання надлишків і недостач за рахунок додаткових записів в обліку (наприклад, виправлення помилкових записів), закриття пересортиці (взаємний залік надлишків і недостач внаслідок пересортиці є допустимим тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що надлишки і недостачі були утворені в один і той же період, що перевіряється, і однією і тією ж особою, яку перевіряють). І лише після цього виводиться остаточна недостача або надлишки в кількісному і сумарному вираженні.

"Звіряльну відомість" складає в одному примірнику і підписує бухгалтер підприємства. Вона зберігається у бухгалтерії. З підсумками "Звіряльної відомості" під розписку ознайомлюється матеріально відповідальна особа.

Затверджені результати інвентаризації відбиваються у бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше, ніж за грудень звітного року

Затверджені результати інвентаризації відбиваються у бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше ніж за грудень звітного року.

У пояснювальній записці до річного бухгалтерського звіту наводяться відомості про результати проведених у звітному році інвентаризацій за формою "Відомості результатів інвентаризації", затвердженою наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. №69.

Форма М-23 "Акт №__ про використання давальницької сировини" використовується для оформлення використання запасів, як правило, відкритого зберігання, які належать замовнику, але використовуються будівельною або монтажною організацією, що виконує роботи. На підставі форми М-23 робляться відповідні позначки у картках складського обліку М-12.

Форма М-26 "Картка обліку обладнання для встановлення" використовується для поточного обліку надходження на склад обладнання, призначеного для монтажу, його передавання монтажній організації і в монтаж. Форму М-26 складає бухгалтерія або відділ підприємства, який відповідає за облік такого обладнання або за капітальне будівництво.

P. S. В уроці 7 ("ДК" №17, стор. 47) була допущена помилка у визначенні вартості бланків довіреності для її відображення на забалансовому рахунку 08 "Бланки суворої звітності". Відповідно до наказу Міністерства фінансів України "Про квартальний бухгалтерський звіт підприємства" від 19.02.98р. №37, вартість одного бланка довіреності для обліку на забалансовому рахунку 08 "Бланки суворої звітності" визначена в розмірі 1гривня 50 копійок.

Просимо вибачення за надруковану недостовірну інформацію.

Продовження теми


Суттєво:

У "Матеріальному звіті" мають вказуватися всі запаси, які значилися у підзвітній сумі матеріально відповідальної особи на початок місяця, незалежно від того, був на даний вид запасу будь-який рух (прибуток або видаток) чи ні.

Запропонований порядок заповнення "Матеріального звіту" не позбавлений вад, а тому на практиці він заповнюється дещо інакше.

Якщо кількість об'єктів, що підлягають інвентаризації, дуже велика й одна комісія не спроможна швидко та якісно здійснити інвентаризацію, то наказом керівника створюються робочі інвентаризаційні комісії.

У випадках коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і запаси, що не належать підприємству і облік яких провадиться на позабалансових рахунках.


Інвентарізація може бути ініційована власником або керівником підприємства, вона може бути як запланованою, так і раптовою. Крім того, обов'язково має бути проведена у випадках (PDF - 101Kb):


Законодавча база
© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua