Нове число  Дебет-Кредит
Український бухгалтерський тижневик
#26 '2000: Практична бухгалтерія - Школа бухгалтера: Каса і касові операції

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА: Урок 9-й

5. Каса і касові операції

Продовження, початок у "ДК" №20

Надходження грошей у касу

1. Поняття каси й операційної каси

Перш ніж продовжити тему касових операцій, необхідно чіткіше визначити поняття "каса".

Відповідно до положень, передбачених у Порядку ведення касових операцій у народному господарстві України (далі - Порядок), затвердженому постановою Правління НБУ від 11.11.98 р. №473, касою називається спеціально обладнане й ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки.

Керівники підприємств несуть у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність за належне обладнання приміщення каси і забезпечення всіх необхідних умов для надійного зберігання грошей у приміщенні каси.

Каса на підприємстві, як правило, одна, але у випадку якщо підприємства - юридичні особи мають відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів і виданням відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку, і розташовані окремо від юридичної особи, то незалежно від того, виділені ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, вони зобов'язані мати окрему касу. З метою повного обліку здійснюваних касових оборотів вказані підрозділи повинні також вести касову книгу, яка оформляється за зразком касової книги підприємства і видається цим підрозділам.

Доступ у приміщення каси особам, що не мають відношення до її роботи, забороняється. У період здійснення касових операцій у приміщенні каси повинен перебувати тільки касир, а двері в касу мають бути замкнені з внутрішнього боку.

Одне з основних призначень каси - тимчасове зберігання коштів. Відповідно до вимог Порядку, вся готівка на підприємствах зберігається, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - в комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати їх стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, ящиках тощо зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал комісія перевіряє наявність дублікатів ключів. У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про це органи внутрішніх справ і вживає заходів для негайної заміни замка металевої шафи. Зберігання в касі готівки й інших цінностей, які не належать даному підприємству, забороняється.

Перш ніж відкрити приміщення каси і металеві шафи, касир зобов'язаний оглянути цілість замків, дверей, віконних грат і печаток, пересвідчитися в справності охоронної сигналізації.

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або грат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє органи внутрішніх справ і вживає заходів з охорони каси до прибуття працівників міліції.

У цьому випадку керівник, головний бухгалтер або особи, які їх заміняють, а також касир підприємства після отримання дозволу органів внутрішніх справ перевіряють наявність коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка проводиться до початку касових операцій, і за її підсумками складається акт у чотирьох примірниках, що підписується всіма особами, які брали участь у перевірці. Перший примірник акта передається до органів внутрішніх справ, другий - у страхову компанію (якщо каса була застрахована), третій - у вищестоящу організацію (якщо така є), а четвертий залишається у підприємства.

Крім поняття "каса", існує поняття "операційна каса". Основна відмінність операційної каси від каси підприємства полягає в тому, що перша передусім призначена для збору виторгу від реалізації продукції, товарів, робіт або послуг. Для операційної каси не обов'язково виділяти окреме ізольоване приміщення, вона може знаходитися безпосередньо в торговому залі, салоні, кіоску тощо, тобто бути максимально наближеною до покупця, замовника з метою виконання своєї основної функції. В операційній касі, як правило, знаходиться належним чином зареєстрований електронний контрольно-касовий апарат (ЕККА), через який і здійснюється приймання виторгу.

Операційна каса не призначена для зберігання готівки, незважаючи на те що безпосередньо в грошовій скриньці ЕККА після виконання обнуляючого звіту може залишатися готівка, наприклад, розмінна монета.

Надалі при вивченні матеріалу необхідно чітко розмежовувати те, що належить до каси підприємства, і те, що належить до операційної каси.

2. Прибуткові касові документи

На минулому уроці ми говорили про те, що Порядок поділяє готівку, яка надійшла в касу підприємства, на два види:

1) готівка, що надійшла з поточного (розрахункового) рахунка підприємства в банку (як з основного, так і з додаткових);

2) готівка, що надійшла у вигляді виручки підприємства або приватного підприємця за реалізовану продукцію, товари, роботи або послуги.

Такий поділ зроблено виключно з метою обмежити використання отриманої в касу виручки на виплату заробітної плати у випадку, коли в підприємства є податкова заборгованість. Напевно, з цієї причини він не враховує всіх можливих варіантів надходження готівки в касу підприємства. Наприклад, у касу може бути здана зайво отримана сума відрядних або коштів, виданих підзвітній особі на господарські потреби підприємства, не використана ним за призначенням. Це може бути повернення працівником підприємства зайво отриманої суми заробітної плати, раніше виданого кредиту або позики, а також відшкодування збитку, заподіяного підприємству даним працівником тощо.

Причому готівка може надходити в касу підприємства як від фізичних осіб, працівників підприємства або громадян, які не працюють на підприємстві, так і від юридичних осіб. При цьому необхідно пам'ятати, що незалежно від того, фізична чи юридична особа вносить гроші в касу підприємства, у будь-якому випадку в прибутковому касовому ордері має вказуватися прізвище, ім'я і по батькові конкретного громадянина, який вносить готівку в касу підприємства від свого імені чи від імені юридичної особи. При необхідності назва юридичної особи вказується в прибутковому касовому ордері в розділі, в якому вказується підстава платежу.

Розглянемо основні можливі варіанти надходження готівки в касу підприємства і порядок оформлення касових документів.

3. Надходження виручки

Найбільш поширений вид надходжень - надходження виручки за реалізовану продукцію, товари, роботи або послуги.

Відповідно до вимоги Порядку, при здійсненні готівкових розрахунків, у тому числі і за реалізовану продукцію, товари, роботи або послуги, підприємства (індивідуальні підприємці) - одержувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям) - платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунки-фактури, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг тощо), який підтверджує здійснені платниками витрати готівки.

Готівкові розрахунки підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами повинні проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового або товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Якщо з усього переліку вказаних вище документів виділити тільки ті, які безпосередньо належать до касових операцій, що відображають надходження готівки в касу, то ми одержимо:

1) прибутковий касовий ордер;

2) касовий чек;

3) товарний чек.

Тепер - детальніше про кожний документ.

4. Прибутковий касовий ордер

Прибутковим касовим ордером типової форми КО-1, затвердженої наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій", оформляється надходження виручки безпосередньо в касу підприємства. Прибуткові касові ордери і квитанції до них мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів або іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом встановленого терміну зберігання документів. Аналогічні вимоги - і до заповнення видаткових касових документів.

У прибуткових касових ордерах вказується підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Вони підписуються головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Підпис головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, ставиться як на самому прибутковому ордері, так і на суміщеній з ним квитанції. Прибутковий касовий ордер має бути завірений печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата. Печатка (штамп) касира або відмітка касового апарата ставиться таким чином, щоб вони повністю або більша їх частина знаходилися на квитанції.

Належно оформлений прибутковий касовий ордер реєструється в журналі реєстрації прибуткових і витратних касових документів типової форми КО-3, затвердженої все тим же наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51. Таких журналів на підприємстві має бути щонайменше два, один окремий журнал - для реєстрації тільки прибуткових касових документів, а другий - для реєстрації тільки видаткових. У журналі вказуються дата, номер, призначення коштів і сума прибуткового касового ордера.

Наводимо приклад заповнення "Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів".

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі "Вкладний листок журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Після реєстрації прибуткового касового ордера він передається касиру для здійснення приймання грошей у касу. Передання прибуткового касового ордера з бухгалтерії в касу підприємства має здійснювати працівник бухгалтерії, оскільки видавання прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, які вносять або отримують гроші, забороняється.

При отриманні прибуткових касових ордерів касир зобов'язаний перевірити:

а) наявність і достовірність на документах підпису головного бухгалтера;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи в бухгалтерію для належного оформлення.

Якщо всі вимоги додержані і прибутковий ордер не має помарок, підчисток або виправлень, він приймається касиром до виконання.

У момент приймання грошових білетів і монет в касу касири підприємств зобов'язані керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 р. №152 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 16.04.99 р. за №242/3535.

Прибуткові касові ордери відразу ж після отримання за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи гасяться штампом або написом "Оплачено" з вказанням дати (число, місяць, рік). Після цього касир видає особі, яка внесла гроші в касу підприємства, квитанцію, яку відокремлює (відрізає) від прибуткового касового ордера. У квитанції має бути вказано:

1) підприємство, організація;

2) номер;

3) дата;

4) від кого прийнято;

5) підстава;

6) сума літерами.

Ці дані повинні повністю збігатися з аналогічними даними, вказаними в прибутковому касовому ордері.

Крім того, як уже говорилося вище, на квитанції повинен стояти підпис головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, а також касира, і вона має бути завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Відразу ж після отримання коштів у касу підприємства і видання квитанції особі, яка внесла гроші, касир зобов'язаний внести відповідний запис у касову книгу, в якій вказується:

1) номер прибуткового касового ордера;

2) прізвище й ініціали особи, яка внесла кошти в касу підприємства;

3) номер кореспондентського бухгалтерського рахунка;

4) сума коштів, що надійшли в касу.

Прибутковий касовий ордер, за яким були отримані кошти в касу підприємства і який відображений у касовій книзі, до кінця робочого дня, до закриття каси і касової книги, залишається у касира, який здійснив цю операцію, і переданню в бухгалтерію або іншим службам, працівникам підприємства, а також вилученню не підлягає. Про порядок передавання касових документів у бухгалтерію підприємства, про вилучення касових документів і про касову книгу ми розкажемо трохи пізніше, а поки що повернемося до оформлення надходження коштів у касу підприємства.

Звертаємо вашу увагу на те, що кошти можуть бути прийняті касиром за прибутковим касовим ордером тільки в день його оформлення. Якщо в день оформлення і надходження прибуткового касового ордера в касу підприємства особа, яка вказана в прибутковому касовому ордері і яка повинна була внести гроші в касу, не внесла їх до кінця робочого дня, до закриття каси, то такий прибутковий касовий ордер визнається недійсним і анулюється. Анулювання прибуткового касового ордера після закінчення робочого дня здійснює касир, який перекреслює його (як правило, хрест-навхрест або по діагоналі) і пише на ньому: "Анульовано". Такий же запис робиться в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми КО-3 в колонці "Примітка". Анульовані прибуткові касові ордери не знищуються, а передаються в бухгалтерію, де підшиваються в спеціальну папку анульованих документів і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року, в якому вони були виписані й анульовані.


Продовження теми


Приклад заповнення прибуткового касового ордера (PDF - 56.5Kb)

Робота з прибутковим касовим ордером (PDF - 159Kb)


____ТзОВ "Схід"___________
(підприємство, організація)
ідентифікаційний
код ЄДРПОУ ____12345678____
Типова форма №КО-3
Затверджена
наказом Мінстату України
від 15 лютого 1996 р. №51
Код за ДКУД ______________

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ПРИБУТКОВИХ ТА ВИДАТКОВИХ КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ 200 _ Р.

Прибутковий, видатковий документ Надійшло (витрачено) грошей Примітка  
Дата Номер на заробітну плату, премії, стипендії на відрядження та переміщення Виручка  
1 2 3 4 5 6 7
Залишок на    
- - - - - -
01.06.2000 333 - - 12,00 - -
           
           
           

Законодавча база

© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua