Нове число  Дебет-Кредит
Український бухгалтерський тижневик
#33 '2000: Практична бухгалтерія - Відрядження

Відрядження за кордон

Андрій КУТНИЙ,
бухгалтер-експерт консалтингової групи "ДК"

(Продовження. Початок у "ДК" №28/2000.)


Тематичні добірки та статті, надруковані в попередніх номерах "ДК"

  • Відображення дебіторської заборгованості згідно з ПБО 10 - "ДК" №6.
  • Прибутковий податок з громадян - "ДК" №6.
  • Торгівля за новим Планом рахунків - "ДК" №7.
  • Трансформація рахунків та статей балансу - "ДК" №7.
  • Відображення доходу згідно з ПБО 15 - "ДК" №8.
  • Складання приміток до фінзвітності - "ДК" №9.
  • Виплата дивідендів по-новому - "ДК" №9.
  • Взаємопов'язаність форм звітності у новому бухобліку - "ДК" №10.
  • Податкові векселі на митниці - "ДК" №11.
  • Списання запасів - "ДК" №12.
  • Бухоблік витрат згідно з ПБО 16 - "ДК" №11.
  • Робота з аудиторами - "ДК" №13.
  • Типові проводки за новим Планом рахунків - "ДК" №13.
  • Облік податку на прибуток - "ДК" №14.
  • Звітність емітентів - "ДК" №14.
  • Формування фінансових результатів на рахунках класу 7 - "ДК" №15.
  • Облік зобов'язань згідно з ПБО 11 - "ДК" №15.
  • Фінансова звітність суб'єктів малого підприємництва та іноземних представництв згідно з ПБО 25 - "ДК" №17.
  • Коли і як краще переходити на сплату єдиного податку - "ДК" №17.
  • Зміст об'єктів бухгалтерського обліку за видами рахунків - "ДК" №18-19.
  • Порядок знищення бухгалтерських документів - "ДК" №18-19.
  • Нова методика визначення вартості ввезеної іномарки - "ДК" №20.
  • Операції з іноземною валютою - "ДК" №21.
  • Торгова націнка і торгова знижка - "ДК" №21.
  • Переоцінка основних фондів і нематеріальних активів - "ДК" №22.
  • Всі індексації основних засобів - "ДК" №22.
  • Спільна діяльність (початок) - "ДК" №24.
  • Робота з офшором - "ДК" №25.
  • Інвестиції - "ДК" №27.
  • Філії - "ДК" №28.
  • Гудвіл: новий актив і нові проводки - "ДК" №30.
  • Формування первісної вартості товарів відповідно до ПБО 9 - "ДК" №31.
  • П'ять методів амортизації згідно з ПБО 7 - "ДК" №31.
  • Дві великі курсові різниці - "ДК" №32.
  • Як сформувати баланс за новим планом рахунків - "ДК" №32.

Чому ми повертаємося до теми "Відрядження"

У 28-му числі "ДК" опубліковано матеріал про відрядження у межах України.

Сьогодні пропонуємо вашій увазі матеріал, який, продовжуючи цю тему, висвітлює вимоги щодо оформлення документів при відрядженні працівника за кордон, відшкодування працівникові здійснених у відрядженні витрат, а також можливості підприємства щодо віднесення зазначених витрат до складу валових.

У другій частині статті наведено витяги із документів, які містять положення, спільні для відрядження як у межах України, так і за кордон, та опубліковані у вже згаданому 28-му числі. Зроблено це задля повноти розкриття теми та зручності користування поданим нижче матеріалом.

Загальні положення

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом) і кошторис витрат.

Підприємство, що відряджає працівника, реєструє особу, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком 1 до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (див. додаток "А" ).

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. За бажанням відрядженого працівника йому переказується поштовим переказом заробітна плата за місцем відрядження за рахунок підприємства, що його відрядило.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження водночас з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

Терміни відрядження, вихідні та святкові дні

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

Відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Форма посвідчення про відрядження затверджена наказом ДПА від 28 липня 1997 р. №260, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 серпня 1997 р. за №311/2115 (див. додаток "Б" ).

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то відповідно до статей 72 та 107 Кодексу законів про працю такому працівнику надається інший день відпочинку, або проводиться оплата у подвійному розмірі наступним чином:

1) працівникам з відрядною оплатою праці - за подвійними відрядними розцінками;

2) працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, - у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

3) працівникам, які одержують місячний оклад, - у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота провадилася понад місячну норму.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи Інструкцією про службові відрядження не передбачена).

Відшкодування добових

Пунктом 1 Норм відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон, затверджених постановою КМУ від 23.04.99 р. №663, встановлено такі граничні норми добових витрат залежно від включення до рахунка готелю вартості харчування:

№з/п Наявність у рахунках готелів
витрат на харчування
Сума добових, грн
1 Харчування не включено 231
2 Одноразове харчування 185
3 Дворазове харчування 128
4 Триразове харчування 81

Перерахунок граничних норм добових витрат, що встановлені в гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом національної валюти України до долара США на поточний рік. Протягом 2000 року прогнозний обмінний курс становив: з 01.01.2000 р. по 29.05.2000 р. - 4 грн за $1, з 30.05.2000 р. по теперішній час - 5,78 грн.

У разі потреби авансування коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України до цих валют та долара США на день видачі авансу.

Розрахунок добових витрат на прикладі відрядження до Німеччини

Приклад.

Розрахунок добових витрат на прикладі відрядження до Німеччини здійснюється в такому порядку:

- перерахунок граничної норми добових витрат, визначеної в гривнях, - у долари США (231 грн : 5,78 = 39,97 долара США);

- перерахунок визначеної в доларах США граничної норми добових витрат у валюту країни відрядження за курсом на день видачі авансу: при офіційному обмінному курсі Національного банку України станом на 16.06.2000 р. 2,648253 грн за 1 DM та 5,438400 грн за $1 - гранична норма добових витрат становить 82,04 DM за добу ($39,97 х (5,438400 : 2,648253) = 82,04 DM).

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то допускається застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

а) у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;

б) у разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.

У разі відсутності вищезазначених відміток добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.

1.7. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм:

а) за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду;

б) у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання житлового приміщення та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), - в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу впродовж відрядження, перерахунок здійснюється за кожну добу окремо;

в) якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України (тобто, якщо у посвідченні про відрядження працівника дата вибуття у відрядження поставлена 10 числа місяця, а відмітка у паспорті про перетин кордону - 11 числа, то добові по відрядженню за 10 число відшкодовуються як по відрядженню в межах України, а з 11 - у розмірах, передбачених при відрядженні за кордон);

г) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

У разі відсутності такої зупинки добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

Проїзд до місця відрядження та у відрядженні

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу), а також витрати на проїзд за місцем відрядження в міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо (крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування країною відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно розв'язує питання про вибір виду транспорту.

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд грунтовими, шосейними дорогами та водними переправами. В зв'язку з тим, що витрати на пально-мастильні матеріали та інші зазначені вище витрати, пов'язані з використанням автомобіля, прямо передбачені Інструкцією про службові відрядження, вони виступатимуть витратами на відрядження при отриманні готівки в банку та при звітуванні підзвітною особою, а не на господарські витрати - як при відрядженні в межах України.

Проживання за місцем відрядження

Відрядженому відшкодовуються витрати на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером.

Тимчасова непрацездатність під час відрядження

З дозволу керівника може братися до уваги затримка у відрядженні (в разі захворювання або з інших причин, не залежних від працівника) тривалістю понад добу, але не більш як 60 календарних днів. Потреба затримки повинна бути підтверджена довідкою дипломатичної або консульської установи України за кордоном.

Інші відшкодування та обмеження

Крім зазначених вище витрат працівнику відшкодовується вартість:

- телефонних розмов;

- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), комісійних (в разі обміну валютних коштів), обов'язкового страхування, інших документально оформлених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Інструкцією про службові відрядження заборонено:

- направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні,

- відшкодовувати працівнику витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунка згідно із законами країни перебування.

Крім цього, власник (або уповноважена ним особа) відповідно до підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання жилого приміщення, на побутові послуги, транспортні витрати та інші витрати). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) по підприємству або визначено в наказі (розпорядженні) про відрядження.

За час затримки в дорозі без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Додаткові обмеження при відрядженні державних службовців та інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів

Насамперед слід відзначити, що Нормами відшкодування витрат для державних службовців в залежності від країни відрядження передбачено інші (в основному нижчі) норми добових витрат, порівняно з працівниками недержавних підприємств, а також встановлено граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення за добу.

Добові витрати за час перебування у відрядженні державним службовцям відшкодовуються:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день виїзду та приїзду, - за нормами, що встановлені для країни, куди відряджено працівника;

б) у разі здійснення відряджень до кількох країн протягом доби - у розмірі середнього арифметичного від норм, установлених для цих країн;

в) при направленні у відрядження до двох або більше країн - за нормами, що встановлені для відповідних країн, з дня перетину кордону відповідної країни.

г) якщо відряджений за кордон працівник згідно з умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення без визначення конкретної суми, то добові витрати відшкодовуються в розмірах: 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - при дворазовому, 35 відсотків - при триразовому харчуванні;

г) витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових.

Державному службовцю відшкодовуються витрати:

- на проїзд повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування - лише за тарифом 2-го класу (на літаках - економічного, на суднах - 2-го або туристського класу). Якщо класифікація кают на пасажирських суднах установлена в категоріях, то каюти 1-ї, 2-ї і 3-ї категорій вважаються каютами 1-го класу, а каюти інших категорій - 2-го (туристського) класу. Вартість проїзду залізницями в країнах Азії та Африки відшкодовується за тарифами 1-го класу;

- на бронювання місць у готелях - у розмірі не більше 50 відсотків вартості місця за одну добу;

- на побутові послуги, вартість яких уключена до рахунка про оплату за наймання житлового приміщення (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), але не більше 10 відсотків від норми добових витрат, установленої для країни, куди відряджається працівник;

- на користування постільними речами в поїздах;

- на користування у готелях холодильником і телевізором (користування кондиціонером Інструкцією про службові відрядження чи Нормами відшкодування витрат для держслужбовців не передбачено);

- на наймання житлового приміщення під час відрядження в разі транзитної зупинки, а також вимушеної затримки в дорозі - у межах граничних норм, визначених для країни, де відбулася зупинка.

В кожному конкретному випадку у погоджених з керівником розмірах відшкодовуються витрати на:

- проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1-ю - 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу;

- перевезення до 30 кг багажу, крім багажу, вартість перевезення якого включена до вартості квитка на той вид транспорту, яким користується працівник;

- службові телефонні переговори;

- користування таксі або оренду автотранспорту.

Важливим є те, що з дозволу керівника державному службовцю чи працівнику підприємства, яке повністю або частково фінансується з державного бюджету, можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. При цьому зазначені витрати та витрати на таксі чи наймання автотранспорту належать до компенсаційних і не включаються до сукупного оподатковуваного доходу такого працівника.

Державним службовцям і працівникам зазначених вище підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до цієї постанови для даної країни. У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм.

Порядок видачі коштів на відрядження та звітування за використані кошти

Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівника ознайомлюють з довідкою-розрахунком на виданий йому аванс та з чинними положеннями про звітування за його використання.

Для отримання готівки іноземної валюти до банку подається складена в довільній формі заявка-розрахунок, в якій зазначається:

- дата і номер наказу;

- прізвище, ім'я, по батькові осіб, які відряджаються за кордон;

- термін відрядження;

- розрахунок витрат.

Відповідно до Порядку переміщення валюти через митний кордон України, встановленого НБУ та Митним комітетом 14.03.93 р. №19029/381 зі змінами та доповненнями (витяг з Порядку наведено в додатку "Г" ), громадянам, відрядженим за кордон у службових справах на строк до 30 днів, дозволяється вивозити іноземну валюту до $300 на добу, але загальна сума не може перевищувати $9000. Крім цього, дозволяється вивозити на покриття транспортних витрат до $1000, а загальна сума валюти, що вивозиться, в такому разі не може перевищувати $10000. Уповноважений банк надає дозвіл на вивезення іноземної валюти відрядженим за кордон сумою відповідно до розрахунку за формою 01.

Якщо сума витрат на відрядження перевищує встановлені норми вивезення іноземної валюти, то для здійснення розрахунків за кордоном використовується пластикова картка однієї з міжнародних платіжних систем. Порядок використання пластикових карток визначено у Положенні про впровадження пластикових карток міжнародних платіжних систем у розрахунках за товари, надані послуги та при видачі готівки, затвердженому постановою правління НБУ від 24.02.97 р. №37 (текст Порядку див. у додатку "Д" ) та Положенні про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженому постановою Правління НБУ від 24.09.99 р. №479
(витяг з тексту Положення див. у додатку "Е" ).

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти. Типова форма авансового звіту наведена в додатку "В" (PDF-29.4Kb)

Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в грошових одиницях, у яких було видано аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем - не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) - 20 робочих днів.

У межах цих термінів керівник підприємства (в разі відсутності - його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження авансового звіту.

Разом з авансовим звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахунком). До звіту додається ксерокопія відміток у закордонному паспорті, яка завірена відділом кадрів або керівником підприємства.

У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений термін відповідна сума стягується з нього підприємством у примусовому порядку в розмірах, передбачених Законом України від 06.06.95р. №217/95 "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей".

Так, статтею 2 цього Закону передбачено, що заборгованість працівників підприємства у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках нездачі іноземної валюти, одержаної під звіт, стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.

Стягнуті суми спрямовуються на відшкодування збитків підприємства, а решта перераховується до Державного бюджету України.

Аналогічну позицію щодо стягнення з працівника заборгованої суми займає і Державна податкова адміністрація у своєму листі від 17.04.96 р. №22-113/10-2595 "Щодо неповернення працівником залишку валютних коштів, отриманих на відрядження за кордон".

Повернення залишків валютних коштів

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти або якщо з поважних причин не отримано кошти на відрядження, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості, але не пізніше 3-х робочих днів.

Тобто розрахунок здійснюється у такому порядку: якщо працівник прибув із відрядження 1 липня, подав авансовий звіт 2 липня, а погашення заборгованості проведено 3 липня, то розрахунок заборгованості повинен бути проведений за курсом НБУ станом на 3 липня.

Якщо працівнику відшкодовують заборгованість пізніше 3-х денного терміну, то розрахунок заборгованості проводиться за курсом НБУ на 3-й робочий день після повернення із відрядження без перерахування за курсом на дату фактичного погашення.

Наприклад, якщо працівник повернувся із відрядження 1 липня, а розрахунок з ним проведено 20 липня, сума заборгованості визначається за курсом НБУ, встановленим на 3-й день після повернення із відрядження, тобто станом на 4 липня.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження авансового звіту.

Податковий та бухгалтерський облік

Відповідно до підпункту 8 пункту 4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" (в редакції Закону України від 22.05.97 р. №283) до валових витрат платника податку включаються витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), наймання інших житлових приміщень, телефонних рахунків, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкового страхування, витрат на усний та письмовий переклади, інших документально оформлених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхових полісів тощо.

Зверніть увагу на те, що при відрядженнях за кордон у разі потреби пересування країною відрядження передбачено можливість відшкодування працівникові, з дозволу керівника, вартості користування таксі та оренди автотранспорту.

На нашу думку, при наявності рахунка за вказані послуги, вартість їх можна відносити до складу валових витрат, адже Законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" віднесення цих витрат до складу валових витрат не заборонено.

Не включається до складу витрат платника податку готівка, витрачена на цілі, визначені підпунктами 5.3.1 та 5.4.4 цієї статті, а також на цілі, не пов'язані з відшкодуванням особистих витрат фізичної особи, яка перебуває у відрядженні.

Не дозволяється відносити до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунка згідно із законами країни перебування, а також плати за видовищні заходи.

Незважаючи на те, що Інструкцією про службові відрядження прямо передбачено можливість вибуття у закордонне відрядження на службовому автомобілі, витрати на пально-мастильні матеріали, а також пов'язані зі стоянкою та паркуванням такого автомобіля, відповідно до підпункту 10 пункту 4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" до складу валових витрат не відносяться, а відшкодовується за рахунок прибутку підприємства. Винятком є підприємства і організації, основною діяльністю яких є надання платних послуг з туристичного або транспортного обслуговування сторонніх громадян або організацій.

Додатково до валових витрат відносяться не підтверджені документально (при наявності відміток митниці у закордонному паспорті та сторони, що приймає, у посвідченні на відрядження) витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добових витрат), понесених у зв'язку з її відрядженням, у межах граничних норм, встановлюваних Кабінетом Міністрів України за кожний повний день відрядження, включаючи день від'їзду та приїзду. Суми добових витрат понад встановлені норми відшкодовуються за рахунок прибутку підприємства.

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу валових витрат платника податку за наявності підтвердних документів щодо зв'язку такого відрядження з основною діяльністю такого платника податку - запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору (контракту); інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку.

Тому напередодні або під час відрядження необхідно укласти з фірмою, куди відряджається працівник, принаймні договір про наміри.

За запитом представника податкового органу платник податку має забезпечити за власний кошт переклад звітних та підтвердних документів, виданих іноземною мовою.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену абзацом другим цього підпункту для інших відряджених осіб. Власник або уповноважена ним особа може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження.

Не відносяться до складу валових витрат також відшкодовані відряджуваному працівнику витрати, не передбачені Інструкцією про службові відрядження чи у розмірах, що перевищують встановлені Кабінетом Міністрів норми.

Крім цього, не включається до складу витрат платника податку готівка, витрачена:

- на цілі, не пов'язані з веденням основної діяльності, а саме на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку (обмеження не стосуються організацій, основною діяльністю яких є організація прийомів, презентацій і свят за замовленням та коштом інших осіб),

- придбання лотерей, участь в азартних іграх,

- фінансування особистих потреб фізичної особи, яка перебуває у відрядженні.

Якщо під час відрядження планується здійснення передпродажних (представницьких) витрат, в тому числі й на організацію прийому, готівку відрядженому працівнику на ці цілі слід видавати як на господарські потреби та відшкодовувати по авансовому звіту. Однак, зважаючи на вимоги підпункту 4 пункту 4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", такі витрати, здійснені у готівковій формі, не можуть бути віднесені до складу валових витрат.

До аналогічного висновку приходить і Державна податкова адміністрація у листі від 07.10.99 р. №5654/6/15-0216 "Питання включення до складу валових витрат витрат на проведення представницьких заходів".

На що необхідно звернути увагу при відрядженні працівника за кордон

В зв'язку з видачею відрядженим працівникам валютних коштів, відмінністю між фактичним курсом іноземної валюти та "прогнозним офіційним курсом", зміною курсу іноземної валюти необхідно звернути увагу на таке:

1. Курсові різниці

Відповідно до підпунктів 3 та 6 пункту 3 статті 7 Закону України будь-яка заборгованість платника податку або перед платником податку, основна сума якої виражена в іноземній валюті, відображається в податковому обліку дебітора або кредитора шляхом перерахунку суми такої заборгованості в гривні за офіційним валютним (обмінним) курсом НБУ, що діяв на дату її виникнення, і не підлягає перерахуванню у зв'язку зі зміною обмінного курсу гривні протягом звітного періоду.

У разі якщо така заборгованість продається (погашається) протягом звітного періоду, вартість такої заборгованості визначається перерахунком її суми в гривні за офіційним валютним (обмінним) курсом Національного банку України, що діяв на дату такого продажу (погашення).

При цьому додатна або від'ємна різниця між результатом такого перерахунку та балансовою вартістю іноземної валюти або заборгованості включається відповідно до валових доходів або валових витрат платника податку - кредитора або до валових витрат чи валових доходів платника податку - дебітора за наслідками звітного періоду.

Розрахунок курсових різниць та порядок їх відображення у податковому та бухгалтерському обліку розглянемо на умовних прикладах.

Розглянемо кілька прикладів, коли підприємство відрядило працівника адміністративного складу за кордон

Приклад 1. Підприємство відрядило працівника адміністративного складу за кордон на два дні з 5 по 6 червня 2000 р. та видало йому аванс у розмірі $200 (курс НБУ на дату видачі авансу - 5,1 грн за 1$). Витрати працівника у відрядженні становили $150. На дату подання авансового звіту та повернення валюти курс НБУ становив 5,5 грн за 1$.

Бухгалтерські проведення до прикладу 1

№з/п Зміст операції Сума, грн Бухгалтерський облік за старим планом рахунків Бухгалтерський облік за новим планом рахунків Податковий облік
Д-т К-т Д-т К-т ВВ ВД
1 Отриману в банку валюту оприбутковано в касу підприємства - $200 1020 (5,1 х 200) 50/2 51/2 302 312 - -
2 Видано працівнику аванс - $200 1020 ($200) 71 50/2 372 302 - -
3 Пред'явлено працівником авансовий звіт на суму $150 825 (5,5 х 150) 20 (26, 44) 71 92 372 825 -
4 Повернено працівником невикористану готівку - $50 275 (5,5 х 50) 50 71 302 372 - -
5 Відображено курсову різницю 80 (825 + 275 - 1020) 71 80 372 714 - 80

Приклад 2. Підприємство відрядило працівника адміністративного складу за кордон на два дні та видало йому аванс у розмірі $200 (курс НБУ на дату видачі авансу - 5,1 грн за $1). Витрати працівника у відрядженні відповідно до авансового звіту становили $260. На дату подання авансового звіту та повернення валюти курс НБУ становив 5,5 грн за $1.

Бухгалтерські проведення до прикладу 2

№ з/п Зміст операції Сума, грн Бухгалтерський облік за старим планом рахунків Бухгалтерський облік за новим планом рахунків Податковий облік
Д-т К-т Д-т К-т ВВ ВД
1 Отриману в банку валюту оприбутковано в касу підприємства - $200 1020 (5,1 х 200) 50/2 51/2 302 312 - -
2 Видано працівнику аванс - $200 1020 ($200) 71 50/2 372 302 - -
3 Пред'явлено працівником авансовий звіт на суму $260 1430 (5,5 х 260) 20 (26, 44) 71 92 372 1430 -
4 Відшкодовано працівнику перевитрати по відрядженню (відшкодовано в грн) 330 (5,5 х 60) 50 71 372 302 - -
5 Відображено курсову різницю 80 (5,5 х 200- 5,1 х 200) 71 80 372 714 - 80

2. Віднесення на валові витрати добових витрат

Зазначені вище бухгалтерські проводки можливі лише за умови коли фактичний курс іноземної валюти нижчий від "прогнозного офіційного курсу". Тоді, відповідно до зазначеного вище підпункту 5.4.8. Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", добові витрати повністю відноситимуться до складу валових витрат.

У разі якщо фактичний обмінний курс перевищить "прогнозний офіційний курс", добові відноситимуться до складу валових витрат лише в межах граничних норм, встановлених КМУ (231 грн та, відповідно, у менших розмірах залежно від включеного до рахунка готелю вартості харчування). Різниця між діючим обмінним курсом та прогнозним курсом підлягає списанню за рахунок прибутку підприємства після сплати податків.

Приклад 3. Працівнику зараховано до відшкодування добові витрати за 5 днів закордонного відрядження в сумі $199,85. Курс НБУ на дату подання авансового звіту становив 6,1 грн за $1.

У цьому разі добові витрати відносяться: до складу валових витрат в сумі 1155 грн (5 х 231) та за рахунок прибутку підприємства - в сумі 64,09 грн (199,85 х 6,1 - 1155).


СУТТЄВО

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи Інструкцією про службові відрядження не передбачена).

Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

Нормами відшкодування витрат для державних службовців в залежності від країни відрядження передбачено інші (в основному нижчі) норми добових витрат, порівняно з працівниками недержавних підприємств, а також встановлено граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення за добу.

З дозволу керівника державному службовцю чи працівнику підприємства, яке повністю або частково фінансується з державного бюджету, можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. При цьому зазначені витрати та витрати на таксі чи наймання автотранспорту належать до компенсаційних і не включаються до сукупного оподатковуваного доходу такого працівника.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти.

Незважаючи на те, що Інструкцією про службові відрядження прямо передбачено можливість вибуття у закордонне відрядження на службовому автомобілі, витрати на пально-мастильні матеріали, а також пов'язані зі стоянкою та паркуванням такого автомобіля, відповідно до підпункту 10 пункту 4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" до складу валових витрат не відносяться, а відшкодовується за рахунок прибутку підприємства. Винятком є підприємства і організації, основною діяльністю яких є надання платних послуг з туристичного або транспортного обслуговування сторонніх громадян або організацій.

Якщо під час відрядження планується здійснення передпродажних (представницьких) витрат, в тому числі й на організацію прийому, готівку відрядженому працівнику на ці цілі слід видавати як на господарські потреби та відшкодовувати по авансовому звіту. Однак, зважаючи на вимоги підпункту 4 пункту 4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", такі витрати, здійснені у готівковій формі, не можуть бути віднесені до складу валових витрат.


Основні нормативні документи щодо відряджень

Взаємовідносини працівника, який вибуває у відрядження, з підприємством та підприємства - з податковим законодавством регулюються такими основними нормативними документами:

1) Законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" (у редакції Закону України від 22.05.97 р. №283 із внесеними змінами);

2) Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59 (у редакції наказу Мінфіну України від 10.06.99 р. №146), зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 29.06.99 р. за №418/3711;

3) Постановою КМУ від 23.04.99 р. №663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон";

4) Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 02.02.95 р. №21 в редакції постанови Правління НБУ від 13.10.97 р. №334 (із внесеними змінами);

5) Порядком переміщення валюти через митний кордон України, встановленим НБУ та Митним комітетом 14.03.93 р. №19029/381.


Документи, що регламентують порядок відряджень

Додаток "А"
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

Додаток "Б"
Посвідчення про відрядження

Додаток "В"
Бланк авансового звіту (PDF-29.4Kb)

Додаток "Г"
Порядок переміщення валюти через митний кордон України (витяг)

Додаток "Г" форма 01
Дозвіл

Додаток "Д"
Положення про впровадження пластикових карток міжнародних платіжних систем у розрахунках за товари, надані послуги та при видачі готівки

© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua