Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#47 '2000: Практична бухгалтерія - Автоматизація бухобліку: Excel

Автоматизація бухобліку: Урок 1.
Бухгалтерський облік за допомогою EXCEL

В'ячеслав ВАРЕНЯ, Володимир ЛАВРЄНОВ

Нині весь світ переживає бум інформаційних і комп'ютерних технологій, і зараз бухгалтерію будь-якої фірми важко уявити без засобів комп'ютеризації і відповідного програмного забезпечення. Спеціальні комп'ютерні програми можуть суттєво спростити ведення бухгалтерського і податкового обліку, а також складання звітності. Однак переважно ці програми дуже складні, дорогі і потребують періодичного сервісного обслуговування висококваліфікованими програмістами-бухгалтерами.

Поширена думка про те, що без автоматизації бухгалтерського обліку неможливо ефективно керувати сучасним підприємством, не підлягає сумніву. Проте тисячі і тисячі бухгалтерів, навчених багатим практичним досвідом, особливо старшого покоління, відчувають дрож від усвідомлення своєї непідготовленості для роботи з будь-якою комп'ютерною програмою. Що б ви подумали про людину, яка подолала пішки величезну відстань і йде далі, знемагаючи від втоми, ведучи за собою за вуздечку об'їждженого й осідланого коня? Так-так, саме ці думки приходять в голову, коли бачиш бухгалтера, який користується комп'ютером як друкарською машинкою. При цьому виникає величезне бажання допомогти такому бухгалтерові, тим більше, що зробити це досить просто.

Для вирішення оперативних завдань бухгалтерського обліку пропонуємо вам скористатися можливостями програми Excel - додатка з пакета MS Office. Ця програма становить собою електронні таблиці, що дають можливість автоматично здійснювати різноманітні розрахунки, а також забезпечує інтерактивний зв'язок між даними різних документів, створених вами в середовищі Excel (електронних таблиць), наприклад, між "Табелем обліку робочого часу" і розрахунком заробітної плати робітнику-погодиннику, між "Авансовим звітом" і "Журналом-ордером №7" тощо.

Це може істотно полегшити працю бухгалтера; наприклад, вам досить буде проставити в "Табелі обліку робочого часу" відпрацьовані дні або дні хвороби, а все інше машина зробить сама: і нарахує заробітну плату, і зробить утримання, виведе сальдо, складе проведення і зробить ще багато чого іншого - все те, що ви запрограмуєте. Причому таке програмування нескладне і не потребуватиме спеціальних знань, а створивши для себе "програму" один раз, ви зможете нею користуватися стільки часу, скільки вам потрібно, коригуючи її відповідно до змін у законодавстві. Є ще одна перевага - розрахунки, на які ви щодня або щомісяця тратите години, машина зробить за лічені частки секунди.

Наполегливо радимо вам витратити час на вивчення цього матеріалу. Таким чином ви надалі полегшите собі роботу і зекономите набагато більше часу, ніж витратили, а також заощадите гроші, оскільки, створюючи документи в Excel, бухгалтерові не треба звертатися до розробника програми - усі необхідні коригування він може зробити сам, що дуже важливо в умовах мінливого законодавства.

До того ж ця програма є в будь-якій оболонці Windows, а її можливості настільки великі, що можуть вирішити переважну більшість питань з ведення бухгалтерського обліку.

Ви думаєте, це для вас складно і недоступно? У цій статті ми постараємося переконати вас у протилежному. Отже, знайомтеся - Excel.

Як увійти в Excel

Запустити програму Excel можна, натиснувши на ярличок з відповідним написом на екрані монітора або натиснувши кнопку "Пуск", розташовану в лівому нижньому кутку екрана монітора, увійти в опцію "Программы" і клацнути лівою кнопкою мишки (далі - ЛКМ) на підопції з відповідною назвою (див. мал. 1).

Результатом цих дій буде відкриття вікна програми, що складається з певної кількості вікон-аркушів. Вони вказані в нижній частині вікна ("Лист1", "Лист2" тощо). Для того щоб відкрити той чи інший аркуш, необхідно встановити курсор на вибраному вами аркуші і клацнути ЛКМ.

Зверніть увагу, що кожен аркуш розкреслений на рядки, які позначені номерами (перший рядок - 1, другий рядок - 2 і т. д.), і стовпці, які позначені латинськими буквами (перша колонка - А, друга колонка - В і т. д.). Таким чином, виходить, що кожна клітинка вікна Excel має свою адресу (ім'я), яка складається з букви, що означає колонку, де розміщена ця комірка, і цифри, що означає номер рядка, в якому розміщена ця ж комірка. Наприклад, С8.

У цих аркушах ви можете створювати будь-які таблиці, документи, здійснювати необхідні розрахунки, а також "зв'язувати" листи і книги, що складаються з окремих аркушів, між собою. Про "зв'язування" - одну з найважливіших можливостей Excel, що дозволяє автоматично міняти значення комірки одного документа у разі зміни значення комірки в іншому документі, - детальніше ми розкажемо далі.

Щоб ознайомлення з програмою Excel було цікавим і необтяжливим для вас, ми пропонуємо, використовуючи цей матеріал, крок за кроком самостійно створити розрахункову відомість за заробітною платою за лютий (мал. 2). Після того як створите її, ви пересвідчитеся, що це не просто таблиця з цифровими значеннями, а "живий організм", який буде негайно відгукуватися на будь-яку зміну його даних новими результатами.

Теоретичні аспекти програми Excel додатково можете уточнити в різних виданнях з цієї теми. Найпопулярніші з них: серія книг "Компьютерная библиотека для деловых людей"; "Excel для пользователей", авт. А. Колесников; "Excel для "чайников".

Отже, беремося за створення робочої книги під назвою "Розрахункова відомість із заробітної плати". Під робочою книгою в програмі Excel розуміють файл, який містить певну кількість аркушів-вікон.

Робоча книга, в якій робитиметься розрахунок заробітної плати, має складатися з 24-х аркушів - по два аркуші на кожний місяць року (для розрахунку оплати за 1-шу і за 2-гу половину місяця). Але ви за своїм бажанням можете або збільшити кількість робочих аркушів, або зменшити.

Після запуску програми Excel на екрані монітора перед вами відкриється робоча книга (за умовчанням в рядку заголовка головного вікна ви побачите ім'я "Книга1") з певною кількістю аркушів. Для того щоб установити в книзі потрібну вам кількість аркушів, треба виконати таку операцію: відкрити меню "Сервис", опцію "Параметры", а в ній вкладку "Общие" і у віконці навпроти напису "Количество листов" указати потрібну кількість. У цьому разі - 24.

Груповий режим введення даних

Оскільки структура відомості на всіх аркушах буде однаковою, немає потреби створювати її на кожному аркуші окремо або копіювати з аркуша в аркуш.

Для цього необхідно використати можливості групового введення даних, що дозволить уникнути помилки під час заповнення комірок і введення формул у різних аркушах книги. При груповому введенні вся інформація, яку ви вводите в робочий аркуш (у т. ч. формули), точно повториться (відобразиться) на всіх робочих аркушах книги.

Для ініціалізації групового введення даних можна використати два способи. Перший - клацнути ЛКМ на ярличку робочого аркуша (на мал. 2 він має назву "ЗП февраль"*, а у відомості, яку ви створюєте, - "Лист1"). Натиснути клавішу Ctrl і, утримуючи її, клацнути ЛКМ на ярличках усіх інших аркушів.

Другий спосіб групового введення - клацнути правою кнопкою мишки (далі - ПКМ) на ярличку аркуша і у вікні, що з'явилося, вибрати опцію "Выделить все листы". Здійснивши ці операції, можна вводити дані і функції в початковий робочий аркуш. Закінчити введення даних за допомогою групового режиму можна, клацнувши ПКМ на ярличку будь-якого аркуша і вибравши в контекстному меню, що відкрилося, опцію "Разгруппировать листы".

УВАГА! Групове введення даних зручно використати в тому випадку, якщо дані, що вводяться, мають повністю повторитися в згрупованих аркушах.

Щоб присвоїти робочим аркушам "Лист1" і "Лист2" імена відповідно "ЗП февраль" і "Аванс февраль", двічі клацніть ЛКМ на ярличку відповідного робочого аркуша і введіть потрібне ім'я.

Можна скористатися й іншим способом.

У рядку меню "Формат" виберіть рядок "Лист", потім рядок "Переименовать", після чого ярличок активного аркуша виділиться - і можна вводити нове ім'я. Підтвердьте введення натисненням "ОК" (мал. 3).

Введення тексту в комірку і створення таблиці

Отже, ви присвоїли назви робочим аркушам і згрупували їх.

Для того щоб створити таблицю, подібну до зображеної на мал. 2, введіть у рядок 1 робочого аркуша написи "Таблиця 1" і "Розрахункова відомість заробітної плати". Для цього виберіть комірки в рядку 1, в які ви хотіли б вмістити ці написи.

Наприклад, для напису "Таблиця 1" вибрано комірку А1. Наведіть курсор на цю комірку і натисніть клавішу F2 або двічі клацніть на ній ЛКМ.

Після зроблених дій комірка активізується, у ній з'явиться курсор, і вона буде готова для введення як текстових, так і цифрових даних. Після закінчення введення тексту натисніть клавішу Enter.

Зверніть увагу, що в цьому разі покажчик комірки переміститься на комірку вниз. Для того щоб покажчик залишився на початковій комірці, можна клацнути кнопкою ¦ ("галочка") в рядку формул.

Аналогічним способом введіть у комірку С1 напис "Розрахункова відомість заробітної плати". Цей напис не вміститься в одну комірку і буде автоматично накладений на комірки D1, E1, F1 і G1. Саме накладений, а не введений у ці комірки, тобто комірки D1, E1, F1 і G1 фактично залишаються незаповненими.

Якщо, наприклад, у комірку D1 ввести які-небудь дані, напис у комірці С1 буде обрізаний.

При заповненні тексту в рядку 3 відомості виконуються описані вище дії.

Як видно на мал. 4, в рядку 3 розміщена шапка таблиці 1. Назви деяких стовпчиків таблиці 1 написані в декілька рядків. Для того щоб у вас була можливість перенести текст по словах в певних комірках, клацніть ЛКМ на номері рядка 3 (див. мал. 4) , і весь рядок буде автоматично виділено.

Потім увійдіть у меню "Формат", опцію "Ячейки", а потім у вкладку "Выравнивание" і, клацнувши ЛКМ у віконці з назвою "Переносить по словам", натисніть кнопку "ОК". Цей же принцип можна використати для форматування окремо взятих комірок, виконавши наведені вище дії після виділення відповідної комірки (для цього клацніть на ній ЛКМ).

Для більш компактного розміщення таблиці введений текст можна розвернути вертикально. Для цього встановіть курсор на потрібну комірку і один раз клацніть на ній ПКМ. З'явиться спливаюче вікно, в якому виберіть рядок "Формат ячеек", після чого у вікні, що з'явилося, виберіть вкладку "Выравнивание", на якій у вікні "Ориентация" встановіть слово "надпись" під потрібним кутом. Після чого клацніть ЛКМ на кнопці "ОК".

Копіювання комірок. Відносне посилання

Для того щоб пронумерувати стовпці і рядки таблиці, встановіть курсор у комірку А5 і введіть цифру 1 (мал. 5). Можна послідовно вводити порядкові номери рядків і стовпчиків, однак ми використовуємо простіший спосіб копіювання.

Встановіть у комірку А6 курсор і введіть у неї таке значення: =А5+1. Потім скопіюйте вміст комірки А6 в інші комірки стовпчика, потягнувши натиснутою ЛКМ за правий нижній кут комірки А6 (курсор при цьому перетвориться в чорний хрестик) до комірки А15, і відпустіть ЛКМ. Це дасть вам змогу автоматично пронумерувати комірки з А5 до А15. Цей прийом можна також застосувати для нумерації стовпчиків (рядок 4, мал. 2).

Зараз ви застосували прийом копіювання формул, про структуру й особливості яких ми розкажемо нижче.

УВАГА! При копіюванні цієї формули використана одна з важливих можливостей програми Excel - відносне посилання на комірку. Клацніть ЛКМ, наприклад, на комірці А9 і в рядку формул головного меню, і ви побачите, що в цій комірці автоматично записана формула А8+1.

Посилання на комірку, наприклад A1, дозволяє Excel знайти комірку, яку шукаємо, починаючи пошук з тієї комірки, в якій це посилання розміщене. Відносне посилання, подібно до вказівки, наприклад, "пройдіть два квартали прямо і потім один квартал направо", дозволяє максимально стисло визначити положення комірки, яку шукаємо, відносно тієї комірки, в якій це посилання розміщене.

Тобто при перенесенні формули на деяке число позицій кожне вміщене в ній відносне посилання на комірку (в формулі А5+1 відносним посиланням є А5) замінюється посиланням на іншу комірку, зміщену відносно початкової на таке ж число позицій і в тому ж напрямі, що й формула. Спробуйте, наприклад, скопіювати комірку А6 в комірку В6. У результаті в ній буде записана формула В5+1, а значення дорівнюватиме 1, оскільки відносне посилання змінилося на В5, вміст якої дорівнює 0.

У наступному випуску ми на прикладі заповнення розрахункової відомості зарплати продовжимо розгляд можливостей програми Excel (введення даних у комірку, абсолютне посилання, форматування, контекстне меню, використання функцій).


Примітки:

* У розрахункову відомість, що зображена на малюнках, були введені тексти російською мовою.


Наступний урок

© 2000
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua