Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#01 '2001: Практична бухгалтерія - Школа бухгалтера: урок 13-й (частина 1) << >>

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 13-й. Частина перша.

Гроші плати готівкою - Друзями будемо навіки ми.
Віллєм ЕЛСХОТ

2. Облік операцій з підзвітними особами

1. Значення розрахунків з підзвітними особами

Операції з відображення в обліку розрахунків з підзвітними особами - звичні, можна сказати повсякденні для бухгалтерів підприємств усіх форм власності і видів діяльності. Реформа бухгалтерського обліку практично не зачепила цього виду розрахунків, незмінними залишилися й правова база таких операцій, коло документів і реєстрів обліку, що оформляються при цьому, й багато чого іншого.

Водночас розрахунки з підзвітними особами зачіпають досить широке коло операцій - з готівковими коштами у національній та іноземній валюті, розрахунками, переміщенням цінностей (необоротні й оборотні активи), оплатою послуг, формуванням витрат і вартості цінностей, оподаткуванням, утриманнями із заробітної плати працівників, специфічно вирішених правових відносин, використанням як типових форм первинних документів, так і нестандартних документів, розроблених на підприємстві, і т.д. В підсумку, як показує практика, помилки, що виникають при проведенні розрахунків за участю підзвітних осіб, не рідкість.

Можливість застосування санкцій з боку контролюючих органів за порушення прийнятих правил проведення розрахунків готівковими коштами передбачає підвищені вимоги до здійснення розрахунків з підзвітними особами. Зауважимо, що дотримання певних правил здійснення таких розрахунків, що передбачають послідовність і точність заповнення первинних документів, отримання і видачу готівки підзвітною особою, заповнення облікових реєстрів, контроль за проведенням розрахунків, відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку і в звітності, в податковому обліку і т.д. дозволяє значно підвищити надійність проведення операцій на цій ділянці обліку й знизити втрати.

Виклад матеріалу уроку побудований таким чином: спочатку за етапами оформлення документів розглянемо розрахунки з підзвітними особами під час видачі коштів на адміністративно-господарські потреби і на закупівлю сільськогосподарської продукції, потім окремо - розрахунки за службовими відрядженнями по Україні й за рубіж.

2. Визначення статусу підзвітної особи підприємства

Розглянемо спочатку, хто для підприємства є підзвітною особою.

Підзвітна особа - довірена особа підприємства, якій підприємство надало такий статус (статус (лат. status) - правове становище, стан).

Статус підзвітної особи - сукупність прав і обов'язків фізичної особи, що перебуває в певних відносинах з підприємством - працівника цього підприємства, посадової особи, власника підприємства. У поняття статусу входять права і обов'язки особи, передбачені для учасника трудових, адміністративно-правових відносин.

Виконання обов'язків підзвітної особи передбачає здійснення таких операцій:

- отримання завдання;

- отримання грошового авансу для оплати витрат, пов'язаних з виконанням отриманого завдання. Підзвітній особі також можуть бути видані розрахункова чекова книжка для розрахунків з партнерами і довіреність на отримання цінностей;

- скерування на інше (інші) підприємство для виконання завдання (одержання цінностей, послуг, робіт і, при потребі, їх оплата) в тому ж населеному пункті, в якому розташоване підприємство, місце основної праці підзвітної особи, або поза місцем основної роботи, тобто під час службового відрядження;

- оформлення документів на отримання цінностей, послуг, робіт і їх оплату, з позначенням у документах реквізитів підприємства, яке скерувало (відрядило) підзвітну особу;

- передача цінностей матеріально відповідальній особі свого підприємства, а документів на їх отримання і оплату - в бухгалтерію. Якщо працівник був відряджений, то в цьому випадку в бухгалтерію здаються документи, які підтверджують його витрати на відрядження (квитки, квитанції та ін.);

- складання звіту про використання одержаних грошових коштів і врегулювання грошових відносин, що виникли (повернення залишку невикористаних за призначенням готівкових коштів, отримання додаткових готівкових коштів на покриття визнаної обгрунтованою перевитрати та ін.).

Статус підзвітної особи підприємства залежно від мети її відрядження нормативною базою встановлений не для всіх категорій працюючих.

У відрядження може бути відправлена фізична особа, з якою відносини підприємства регулюються трудовим договором (угодою, контрактом) на постійній основі або як зі сумісником. Тобто, якщо з таким працівником відносини підприємства регулюються цивільно-правовими договорами, він не може їхати в службове відрядження від цього підприємства. Що стосується сумісника, то він може мати два посвідчення про відрядження (переважно в один пункт і, очевидно, з однією метою) - одне з основного місця праці, друге - з місця праці за сумісництвом (Інструкція про службові відрядження №146).

3. Залучення в якості підзвітної особи не працівника підприємства

На валові витрати підприємства, згідно із Законом про оподаткування прибутку, п. 5.4.8. статті 5, відносяться витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку й особами - членами керівних органів платника податку. Щодо останньої категорії - тут дещо незрозуміло. Точного нормативного визначення, хто не є працівником підприємства, членом його керівних органів, нема. Оскільки законодавець і органи виконавчої влади це питання не регламентують, тягар його упорядкування лягає на підприємство.

Під управлінням (або менеджментом) у вужчому значенні слід мати на увазі процес керівництва, напрям якої-небудь діяльності. У ширшому управління - це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для сформулювання і досягнення цілей фірми.

Виходячи із засновницьких документів конкретного підприємства, до цієї категорії осіб, на нашу думку, можна віднести посадових осіб керівних і виконавчих органів підприємства, які не є в його обліковому складі. Коло цих осіб може бути різним для підприємств з різним організаційно-правовим статусом і зафіксоване у їх засновницьких документах. Наприклад, у відкритих акціонерних товариствах ними можуть бути члени виконавчого органу - правління ВАТ (голова, заступник, члени правління, головний бухгалтер, секретар). Персональний склад такого органу затверджується загальними зборами акціонерів.

Стосовно скерування у відрядження членів Ревізійної комісії підприємства - не працівників цього підприємства потрібно враховувати таке. Контроль, ревізія - це елементи системи нагляду і перевірки відповідності процесу функціонування керованого об'єкта прийнятим управлінським рішенням. Члени ревізійної комісії займаються перевіркою виконання управлінських рішень. Якщо в функції цього органу, зафіксовані в положенні про нього, входять функції управління, або в засновницьких документах цього підприємства вказано, що ревізійна комісія або інший орган є органами його управління, то витрати на відрядження таких співробітників підприємство може віднести до валових витрат.

З викладеного вище випливає, що організація - платник податку може віднести до своїх валових витрат витрати на відрядження не працівника, члена керівних органів за дотримання таких умов:

l у функції органу підприємства, членом якого є співробітник, що скеровується у відрядження, входить управління (обов'язково зафіксоване в положенні про цей орган);

l організація скеровує його від свого імені;

l відряджає від місця постійної праці (місця, де постійно працює відряджений) в іншу організацію або в свій структурний підрозділ, розташований в іншому населеному пункті. У початковий пункт - місце постійної праці цей співробітник повертається.

Зрозуміло, підприємство повинно мати гарантії цільового використання коштів і повернення невикористаних коштів щодо всіх осіб, скерованих у службове відрядження, включаючи й тих, які не працюють на ньому. Оскільки такі гарантії нормативними актами України про трудові відносини не врегульовані, підприємству доцільно регламентувати відносини з такими підзвітними особами. Кодексом законів про працю регулюються відносини власника або уповноваженого ним органу тільки з працівниками підприємства. Для визначення відносин з особами, що скеровуються у відрядження, про що розглядається в цьому розділі уроку, доцільно на час відрядження укладати з ними два договори: трудовий договір - на певний термін або на час виконання певної роботи, що передбачено ст. 23 КЗпП, і договір про повну матеріальну відповідальність.

4. Права й обов'язки підзвітної особи

Для впорядкування обліку відряджень і усунення конфліктів з перевіряючими органами при віднесенні витрат на відрядження до витрат підприємства, доцільно внутрішнім письмовим розпорядженням встановити перелік осіб, які не є працівниками підприємства, але є членами його керівних органів і можуть бути скеровані в службове відрядження підприємством. Таким документом може бути наказ про облік операцій з підзвітними особами.

(Складання такого розпорядчого документа підприємства розглянемо в наступних уроках.)

Статус підзвітної особи підприємства передбачає, з одного боку, право підприємства вимагати відшкодування грошових витрат і завданого підприємству збитку з вини такої особи, з іншого - право особи вимагати від підприємства відшкодування затрачених особистих грошей. Цей правовий аспект відносин вирішується укладенням договору про повну матеріальну відповідальність з особами, уповноваженими підприємством придбавати матеріальні цінності для нього.

У бухгалтерському обліку можливе формування заборгованості як підзвітної особи, так і підприємства перед такою особою.

Відповідно до ст. 134 Кодексу законів про працю передбачається повна майнова відповідальність працівника стосовно майна підприємства, переданого працівнику під звіт.

Набуття статусу підзвітної особи може входити в його службові обов'язки, може поєднуватися з матеріальною відповідальністю. Такий статус може визначатися службовими обов'язками такої особи.

При скеруванні працівника підприємства в службове відрядження спеціального надання йому статусу підзвітної особи не передбачається: вона набуває такий статус автоматично під час отримання грошового авансу з каси підприємства на підставі розпорядження керівника; статус підзвітної особи закінчується складанням авансового звіту й остаточним розрахунком за одержані від підприємства грошові кошти. У разі якщо мета відрядження передбачає розрахунки за отримання цінностей для підприємства, з нею укладається договір про матеріальну відповідальність. На практиці ж частіше є ситуації, коли у відрядження, що передбачає придбання цінностей, скеровується матеріально відповідальна особа.

5. Операції з підзвітними особами - крок за кроком

Основні операції із розрахунків з підзвітними особами підприємства подані в таблиці 1. Таких операцій в звичайних умовах може бути шість. На малих і невеликих підприємствах деякі операції, особливо на початкових стадіях розрахунків, можуть не мати чітких меж і бути об'єднані.

6. Отримання завдання підзвітною особою

Перший етап відносин починається з визначення - в якості кого і де залучатиметься підзвітна особа за межами підприємства (див. таблицю 1). Мету, для досягнення якої відряджається підзвітна особа, визначає керівник підприємства.

Таблиця 1

Послідовність операцій із розрахунків з підзвітною особою підприємства

Операції Основні первинні документи, що оформляються під час здійснення операцій з підзвітними особами
1. Отримання завдання підзвітною особою для цього підприємства Затвердження списку осіб, які одержують готівкові кошти на господарські потреби. Оформлення відносин працівника з підприємством, працівник - член керівного органу - наказ про оформлення розрахунків з підзвітними особами. Усне або письмове розпорядження, наказ про службове відрядження. Оформлення, при необхідності, довіреності підприємства. Затвердження розрахунку суми необхідних грошових коштів для виконання завдання. Оформлення посвідчення про відрядження і реєстрація його в журналі реєстрації службових відряджень
2. Отримання авансу для оплати витрат Витратний касовий ордер з вказівкою мети витрачання коштів або платіжна відомість. Реєстрація в журналі контролю підзвітних сум
3. Скерування працівника на інше підприємство Придбання проїзних документів, оформлення документів на перевезення багажу або іншого вантажу та інших документів, необхідних для проїзду до місця призначення відрядження
4. Оформлення документів на отримані цінності, роботи або послуги на іншому підприємстві:
- передача отриманої під звіт готівки на оплату цінностей, робіт або послуг;
- отримання цінностей, робіт або послуг;
- виконання завдання із службового відрядження
Оформлення квитанцій (в тому числі до прибуткового касового ордера), касового чека, акта закупівлі, товарного чека, накладної на відпускання ТМЦ, акта купівлі-продажу, акта виконаних робіт, товаротранспортної накладної, податкової накладної. Виконання передбачених завданням дій на іншому/інших підприємствах. Можливе на даному етапі отримання перерахованої заробітної плати відрядженою особою за його заявою
5. Повернення працівника з відрядження. Передача матеріальних цінностей матеріально відповідальній особі свого підприємства:
- передача документів на їх отримання і оплату в бухгалтерію підприємства;
- передача документів, що підтверджують витрати на відрядження підзвітної особи в бухгалтерію підприємства
Придбання проїзних документів, оформлення документів на провезення багажу або іншого вантажу й інших документів, необхідних для проїзду від місця відрядження до місця постійної роботи відрядженого працівника. Акт приймання, прибутковий ордер, авансовий звіт і передача з ними всіх супровідних документів, що підтверджують витрати, в бухгалтерію і/або на склад
6. Складання звіту про використання одержаних грошових коштів:
- складання звіту про виконання завдання;
- затвердження авансового звіту підписом керівника;
- отримання перевитраченої готівки або повернення невитраченої готівки;
- бухгалтерські операції із розрахунків з підзвітною особою
Звіт про виконану роботу у відрядженні. Затвердження і відображення в Журналі-ордері №7 по кредиту субрахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами" авансового звіту підзвітної особи. Повний розрахунок з підзвітною особою з авансового звіту і в зв'язку з цим оформлення прибуткового (на повернення невикористаних грошових коштів) або витратного (на покриття зробленої і визнаної перевитрати грошових коштів підзвітною особою) касового ордера. Відображення здійснених операцій бухгалтерськими проведеннями із занесенням їх у Головну книгу

Список осіб, які мають право отримувати гроші на господарські потреби і/або на закупівлю сільськогосподарської продукції, затверджується керівником. Перелік таких осіб може бути додатком до розпорядження керівника підприємства про порядок ведення розрахунків з підзвітними особами. (Цей документ розглянемо в наступних уроках.)

Далі керівник віддає розпорядження про залучення підзвітної особи (див. таблицю 1). Керівник підприємства віддає розпорядження про участь конкретної підзвітної особи в розрахунках за отримання цінностей (про скерування її в службове відрядження або поєднання отримання цінностей і скерування у відрядження) і про видачу їй грошового авансу для цих цілей. Таке розпорядження може бути як в усній, так і письмовій формі.

Завдання для скерування в службове відрядження видається керівником у письмовому вигляді.

7. Значення бездоганного заповнення первинних документів для розрахунків з підзвітними особами

Розглянута вище початкова операція з підзвітними особами не пов'язана з бухгалтерським обліком на підприємстві.

Враховуючи, що в обліку дрібниць нема, підкреслимо велике значення саме цієї першої операції. Здійснювані при її проведенні процедури - видання наказів, розпоряджень, встановлення мети залучення підзвітної особи, укладення договору про матеріальну відповідальність в необхідних випадках, складання посадових інструкцій, формулювання службових обов'язків працівника, встановлення термінів залучення працівника, розрахунки сум грошових коштів, заповнення посвідчень, реєстрів, журналів, відомостей і т.п. - передбачають дотримання відомих правил оформлення документів. Під час перевірок контролюючими органами первинні документи, які на стадії їх складання не відносяться безпосередньо до ведення бухгалтерського обліку, також є об'єктом ревізії. Від послідовного і ретельного заповнення всіх реквізитів у первинних документах і реєстрах залежить проведення облікових процедур. Помилки і неточності, допущені при цих операціях, в наступних операціях виправити неможливо.

Тому в подальшому викладі матеріалу уроку приділено увагу відображенню операцій з підзвітними особами в бухгалтерському обліку і складанню документів і реєстрів, на підставі яких такі операції здійснюються.

8. Видача грошового авансу підзвітній особі під звіт

Готівка під звіт видається на такі цілі:

- на адміністративно-господарські потреби;

- на закупівлю сільськогосподарської продукції;

- на витрати із службових відряджень.

Розпорядження керівника (наказ, службова записка, усне розпорядження, вказівка, розрахунок і т.д.) є основою для видачі грошового авансу підзвітній особі, тобто відбувається другий етап відносин. Ця стадія відносин знаходить відображення в бухгалтерському обліку (див. таблицю 1).

Грошовий аванс - це грошова сума у національній або іноземній валюті, видана підзвітній особі в рахунок майбутніх платежів за виконані роботи, надані послуги, на купівлю цінностей, покриття витрат на відрядження. Як правило, грошовий аванс становить 100 % від величини майбутніх платежів. Однак можливий й інший варіант - виконання завдання підзвітною особою, а потім розрахунок з ним підприємства на підставі авансового звіту. (Ці варіанти та їх комбінації розглянемо в наступних уроках.)

Видача грошового авансу під звіт може здійснюватися з таких джерел:

- з каси підприємства, при цьому можливі два варіанти:

а) видача готівкових грошових коштів з каси підприємства за рахунок залишку в касі або виручки, що надійшла;

б) видача готівкових грошових коштів з каси підприємства за рахунок отриманих касиром за чеком грошових коштів з поточного рахунка підприємства в банку на витрати на відрядження у національній або іноземній валюті, господарські потреби, закупівлю сільськогосподарської продукції, закупівлю товарів, оплату послуг і виконаних робіт;

- за грошовим чеком з поточного або валютного рахунка в установі банку; при цьому в бланк грошового чека вносяться паспортні дані підзвітної особи як одержувача грошових коштів за чеком;

- грошовим (поштовим або телеграфним) переказом через установу зв'язку в місце перебування підзвітної особи;

- за допомогою гарантованого платіжного доручення через банк (цей варіант видачі описаний в Школі бухгалтера в "ДК" №42/2000 р.).

Зауважимо, що три останні джерела, тобто отримання коштів тільки з установ банку, передбачені для підприємств, що мають податкову заборгованість (п. 4.5 Порядку №21).

З каси підприємства підзвітній особі відповідно до розпорядження керівника може видаватися грошовий аванс лише на вказані в розпорядженні цілі (можливий варіант видачі авансу одночасно для вирішення виробничих питань підприємства і на витрати на відрядження, якщо це передбачене керівником).

Видача готівки з каси передбачає два варіанти: з використанням витратного касового ордера і видачу за відомістю. У разі оформлення касиром витратного касового ордера, в ньому вказується мета, на досягнення якої видається готівка підзвітній особі (відрядження, придбання цінностей і т.п.). Якщо на документі - додатку до витратного ордера (наказ, розпорядження, розрахунок і т.д.) є дозвільний підпис керівника, на витратному касовому ордері його підпис не обов'язковий. Цей варіант частіше використовується при разових виплатах підзвітним особам.

Другий варіант - це видача коштів під звіт, на службові відрядження за платіжно-розрахунковими (платіжними) відомостями, без оформлення касових ордерів.

Видача коштів особам, яких нема в списковому складі (сумісники, виконавці трудових договорів (контрактів), члени органів управління та ін.) може здійснюватися або за витратними касовими ордерами на кожного такого працівника або за окремою відомістю. Порядок встановлюється керівником підприємства.

Невикористані суми готівки, видані під звіт на господарські потреби (п.7 Порядку №21), повинні бути повернені підзвітною особою в касу підприємства не пізніше наступного дня після їх видачі. Повернення оформляється прибутковим касовим ордером.

Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту такої підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. Факт наявності заборгованості підзвітної особи встановлюється бухгалтерією.

9. Можливості застосування до підприємства фінансових санкцій

Використання в розрахунках готівки вимагає від підприємства дотримання встановлених державою норм готівкового обігу. За порушення таких норм можуть застосовуватися фінансові санкції.

Штрафні санкції за порушення норм регулювання обігу виданої готівки під звіт відповідно до Указу Президента №436, п.1, абзац 5, застосовуються за такі порушення:

- за перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки. Ці терміни, встановлені Порядком ведення касових операцій №21, становлять:

а) за відрядженнями - 3 робочі дні після повернення з відрядження;

б) на закупівлю сільськогосподарської продукції, заготівлю вторсировини і металобрухту - 10 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

в) на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступний робочий день після видачі готівки під звіт;

- за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту про раніше видані кошти.

Штрафні санкції передбачають стягнення з підприємств (підприємців), що допустили ці два порушення, штрафу в розмірі 25% від виданих під звіт сум.

При використанні підзвітною особою виданих йому готівкових коштів повинна дотримуватися встановлена в Україні гранична величина розрахунків готівкою (3 тис. грн) протягом одного дня з одним підприємством (підприємцем), встановлена Порядком ведення касових операцій №21, п.1, абзацом 5). При перевищенні розрахунків понад ці суми кошти в розмірі перевищення додаються до фактичних залишків готівки в касі (п. 7, абзац 4 Порядку №21).

10. Контрольний документ за рухом готівки, виданої підзвітним особам

У зв'язку з підвищеною відповідальністю розрахунків з підзвітними особами для оперативного обліку отримання і повернення грошових коштів на підприємстві бажано мати спеціальний обліковий реєстр, наприклад, Журнал контролю видачі і повернення грошових коштів підзвітним особам (див. мал. 1).

Малюнок 1

Підприємство "Маяк" ________________

Журнал
контролю видачі і повернення грошових коштів підзвітними особами у листопаді 2000 р.

Дані про працівника, який отримав гроші Дані про розмір вилучених коштів Дані про повернення готівки
№ з/п Дата П.І.Б. підзвітної особи Мета видачі Наказ № Сума, грн № авансового звіту Дата Сума, грн Примітки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. 2 Мельникова Т.А. відрядження 155 129.00 239 14 2,60 -
2. 2 Малінін Е.Н. придбан. канц. тов. - 23.00 221 03 - -
3. 3 Куценко О.І. розрахунки за прид- бання матеріалів - 20000.00 222 06 - -

Бухгалтер__________________________________________________


Працівник бухгалтерії, який веде такий журнал:

- відстежує погашення заборгованості працівником одержаних готівкових коштів;

- інформує адміністрацію про наявність сум за підзвітними особами, про які немає звіту за виданими раніше грошима при оформленні заявки на отримання готівки в банку;

- підтверджує відсутність заборгованості конкретної особи за раніше отриманими грошима для отримання нової суми грошових коштів.

Відмітка такого працівника бухгалтерії ставиться на наказі (розпорядженні) керівника на видачу готівки підзвітній особі. Записи в цьому реєстрі кореспондують із записами в рахунках бухгалтерського обліку, насамперед за касою.

Володимир ПАНТЕЛЄЄВ

Переглянути блок-схему:
Виконання обов'язків підзвітної особи передбачає здійснення таких операцій
PDF-118Kb


Продовження теми


СУТТЄВО

Можливість застосування санкцій з боку контролюючих органів за порушення прийнятих правил проведення розрахунків готівковими коштами передбачає підвищені вимоги до здійснення розрахунків з підзвітними особами.

З каси підприємства підзвітній особі відповідно до розпорядження керівника може видаватися грошовий аванс лише на вказані в розпорядженні цілі (можливий варіант видачі авансу одночасно для вирішення виробничих питань підприємства і на витрати на відрядження, якщо це передбачене керівником).


Законодавча база курсу

1. Кодекс законів про працю України, затверджений Законом України №322-VIII від 10.12.71 р.

2. Закон України від 22.05.97 р. №283 "Про оподаткування прибутку підприємств".

3. Закон України "Про оплату праці" від 24.03.95 р.

4. Указ Президента України від 12.06.1995 р. №436 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання обороту готівкових коштів" в редакції Указу Президента України від 11.05.99 р. №491/99.

5. Порядок ведення касових операцій у національній валюті України, затверджений постановою Правління Національного банку України від 02.02.95 р. №21 із змінами та доповненнями.

6. Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59 (в редакції наказу Мінфіну України від 10.06.99 р. №146), зареєстрована в Міністерстві юстиції України 29.06.99 р. за №418/37111.

7. Про затвердження Методичних рекомендацій з перевірки витрат на відрядження. Наказ ГоловКРУ України від 21.03.2000 р. №24.

8. Інструкція від 20.06.95 р. №4 "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України". Затверджена постановою Правління НБУ від 20.06.95 р. №149.

9. Зразки документів, необхідні для створення ВАТ та їх функціонування в післяприватизаційний період. Затверджені рішенням ФДМ України від 5.05.96 р. №71-р.

<< >>
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua