Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#02 '2001: Практична бухгалтерія - Автоматизація бухобліку: Excel << >>

Автоматизація бухобліку: Урок 4.
Бухгалтерський облік за допомогою EXCEL

Автоматизація складання фінансової звітності малого підприємства

Володимир ЛАВРЄНОВ

Продовження. Початок див. "ДК" №№47, 49, 52.


Як побудувати електронну облікову піраміду

Проблеми у веденні бухгалтерського обліку чи то за допомогою комп'ютера, чи ручним способом щоразу особливо сильно виявляються з наближенням часу здавання звітності. Саме в цей період багатьом бухгалтерам, як студентам перед екзаменом, катастрофічно не вистачає "одного дня", щоб заповнити баланс або перевірити правильність визначення бази оподаткування.

У "щасливих" власників комп'ютерних бухгалтерських програм проблеми можуть раптом виникнути з іншої причини: через невідповідність настройок у програмі змінам, що з'явилися напередодні в законодавстві, або збій у роботі програми. Розраховувати в такому разі на швидку допомогу сервісної служби розробника програми, природно, не доводиться. і бухгалтер, озброєний сучасною комп'ютерною програмою, вимушений вручну заповнювати звітні форми.

На підприємствах, що стоять осторонь від передових технологій, у бухгалтерському обліку проблем ще більше. Найменша помилка в обчисленнях - і неправильно визначено фінансовий результат, не складається баланс. Пошуки таких помилок завжди забирають немало часу.

Розв'язання проблеми, можна сказати, лежить на поверхні. Треба самостійно автоматизувати, використовуючи можливості Excel, окремі ділянки свого бухгалтерського господарства, найбільш трудомісткі і залежні від зовнішніх чинників. До речі, таке рішення не зашкодить і власникам бухгалтерських програм (не секрет, що величезна їх кількість є "піратськими" і їх надійність залишає бажати кращого).

На цьому уроці ми почнемо створення Excel-івського варіанта бухгалтерського обліку. Щоб ця робота викликала у читачів не тільки теоретичне, але і практичне зацікавлення, почнемо її зі створення фінансової звітності, з тієї ділянки роботи, яка викликає у бухгалтера найбільше клопотів.

Щоб із самого початку уявляти, яким шляхом можна досягнути поставленої мети, погляньте на мал. 1.

Малюнок 1.

На ньому показана так звана облікова піраміда, на якій стрілками зображено рух даних, що використовуються для створення фінансової звітності. Однак в Excel ми будемо будувати її нетрадиційним способом - відразу з вершини, тобто з балансу. Автор не пропонує жодної новації в області ведення бухобліку. Це робиться з однією лише метою - вже на першому етапі автоматизації обліку засобами Excel побачити результат своєї роботи - створену в Excel фінансову звітність.

Для цього спочатку треба буде створити в Excel форму балансу й інструмент для його автоматичного заповнення - робочий аркуш балансу. Після того як вони будуть пов'язані формулами, вже на цьому етапі ви відчуєте переваги і можливості Excel, а найголовніше - зможете скласти баланс вашого підприємства. На другому етапі ви зможете автоматизувати заповнення робочого аркуша, створивши Excelівську головну книгу.

І, нарешті, на третьому етапі ви отримаєте в своє розпорядження електронний журнал господарських операцій, який дасть можливість зв'язати воєдино всю конструкцію облікової піраміди і перетворити її в суцільну електронну будівлю.

Перший етап автоматизації складання звітності. Створення форми балансу і робочого аркуша

Отже, починаємо зі складання фінансової звітності малого підприємства.

Пропонована схема автоматизації дозволить читачам поступово перейти від "ручного" складання балансу і звіту про фінансові результати до надійнішого і швидшого способу з допомогою Excel. Більш того, вона дає можливість органічно з'єднати ведення бухгалтерського обліку на паперових носіях - реєстрах зі створеною вами автоматизованою системою підготовки звітності.

Щоб складання балансу було гранично зрозумілим і давало можливість візуально контролювати правильність внесених у баланс даних, на першому етапі разом із формою балансу створимо робочий аркуш балансу (див. мал. 1).

Отже, перед вами відкрита робоча книга програми Excel. Для автоматизації заповнення фінансової звітності вам будуть потрібні кілька робочих аркушів, які ви будете послідовно створювати. Спочатку створіть два робочі аркуші, які будуть називатися, наприклад, "РЛОтчет" (робочий аркуш звіту) і "Отчет" (на ньому буде створена форма фінансового звіту). Ці імена треба ввести в ярлички робочих аркушів "Лист 1" і "Лист 2".

У попередніх статтях ви вже ознайомилися з прийомами перейменування робочих аркушів. Нагадаю, для перейменування аркуша клацніть ПКМ (права кнопка мишки) на ярличку аркуша, в контекстному меню, що з'явилося (мал. 2), виберіть рядок "Переименовать", після чого введіть в ярлик потрібне ім'я і підтвердьте це введення натисненням клавіші "ОК".

Малюнок 2.

Увага! Присвоюйте робочим аркушам лаконічні імена, зі зрозумілою вам абревіатурою, оскільки надалі вони будуть використовуватися в розрахункових формулах і їх простіше буде знайти в списку імен.

А тепер переходимо до створення самої форми балансу.

Передбачаю ваші думки щодо складності створення в Excel форми балансу. Однак смію запевнити, це не тільки не складно, але й досить захоплююче. Річ у тім, що Excel тим і добрий, що він є інтегрованою частиною системи MS Windows, можливості якої широко використовуються багатьма іншими програмами. Хто має на своєму комп'ютері СD-ROM, для швидкого складання в Excel форми балансу може скористатися інформаційно-пошуковою довідковою системою "Ліга:Закон".

Як це зробити? Сподіваюся, ви без великих зусиль знайдете в "Лізі" стандарт №25 "Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва" і те місце в ньому, де вміщена форма балансу.

Для того щоб ввести в форму балансу, що створюється вами, наприклад, назву форми "Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва", необхідно скопіювати цей фрагмент в буфер обміну (Сlipboard) і вмістити його в потрібну комірку аркуша "Отчет". Виділіть у вікні відкритого документа фрагмент, який треба скопіювати, клацніть ПКМ у будь-якому місці відкритого вікна документа "Ліги" і в контекстному меню, що з'явилося, виберіть рядок "Скопіювати в Clipboard" (див. мал. 3).

Малюнок 3.

Після цього знову перейдіть в Excel, аркуш "Отчет". Активізуйте в ньому комірку А1, клацніть на ній ПКМ і в контекстному меню, що з'явилося, виберіть рядок "Вставить".

Дещо простіше операцію вставки скопійованого фрагмента у вибрану комірку можна здійснити, якщо після активізації цільової комірки (А1) клацнути ЛКМ на піктограмі "Вставить" (мал. 4).

Малюнок 4.

Внаслідок цих дій у комірці А1 з'явиться рядок "Фінансовий звіт", а в комірці В1 - "суб'єкта малого підприємництва". Копіювання інших даних з "Ліги" і внесення їх у робочий аркуш Excel аналогічне.

Увага! Копіювання розділів таблиці балансу виконуйте окремо за кожним стовпчиком таблиці, по черзі виділяючи їх і копіюючи в буфер обміну, а потім вставляючи у відповідні комірки робочого аркуша балансу.

Для максимальної схожості з формою балансу, наведеною в стандарті №25, і відповідності формулам, які ми будемо використовувати надалі, введіть скопійовані фрагменти в комірки, показані на мал. 5. Після копіювання всіх розділів форми балансу робочий аркуш "Отчет" набере вигляду, показаного на мал. 5.

Малюнок 5.

Для надання аркушу "Отчет" стандартної форми балансу використайте необхідні засоби форматування.

Зазначу лише деякі особливості форматування введених даних:

- текст, введений в комірки F5:F12, треба буде вирівняти по правому краю. З цією метою виділіть ці комірки і на панелі форматування клацніть ЛКМ на кнопці "По правому краю" ;

- розташуйте текст у "шапці" форми балансу (А19:G20) по центру відповідних стовпчиків таблиці балансу. Для цього за допомогою контекстного меню викличте вкладку "Формат ячеек" і встановіть опції, як показано на мал. 6;

Малюнок 6.

- виділіть комірки А19:D19 і об'єднайте їх. Те ж зробіть із комірками А20:D20.

Може виявитися, що при вставці фрагмент зайняв на аркуші неправильне положення (мал. 7). Наприклад, графа "Код рядка" зайняла положення на одну комірку нижче встановленого. У цьому разі клацніть ПКМ на комірці Е20 і в меню, що з'явилося, виберіть рядок "Удалить...". Потім у вікні "Удаление ячеек" встановіть перемикач на рядку "ячейки, со сдвигом вверх" і натисніть кнопку "ОК" (мал. 7).

Малюнок 7.

Якщо ви захочете перевірити, чи вміститься створена форма балансу на друкарському аркуші, клацніть на кнопці "Попередній перегляд" . Після закриття вікна перегляду на аркуші з'являться пунктирні лінії (мал. 5), які вкажуть межі документа, доступні при його друці.

Переходимо до створення інструмента, за допомогою якого ми будемо автоматизувати заповнення фінансового звіту. Назвемо його "Робочий аркуш фінансового звіту". Зі своєї практики бухгалтери знають, що заповнення тих чи інших статей звітності іноді викликає ускладнення, пов'язані з визначенням включених у її статті рахунків, сумарного результату за статтею, відповідність даної вибірки звітному періоду.

Тому структура робочого аркуша (РА) має задовольняти такі умови:

- в РА повинні бути присутні рахунки, які включені в статті звітності;

- рахунки, включені в РА, мають бути згруповані за звітними періодами;

- рахунки, включені в РА, мають бути згруповані за статтями.

Автор пропонує використати таку структуру РА, яка показана на мал. 8.

Малюнок 8.

Робочий аркуш звіту складається з 4-х основних частин:

"Код рядка" - стовпчик А, "Дата балансу" - стовпчик В, "Складові статей" - починаючи зі стовпчика D і далі, залежно від кількості субрахунків, що використовуються, й останній розділ "Всього" - крайній правий стовпчик L. Використання такої структури дозволить бухгалтеру скласти баланс підприємства як з допомогою Excel, так і ручним способом, використовуючи дані облікових регістрів.

Дивлячись на запропоновану форму РА, ви без великих зусиль складете його самостійно.

Однак, перш ніж заповнювати комірки, визначте, які рахунки і субрахунки, що використовуються вами при складанні бухгалтерських проведень, будуть входити у відповідні статті балансу. Визначте максимальну кількість складових, що входять в одну статтю балансу. Припустімо, для малого підприємства буде досить 8-ми таких складових, які розташуються в комірках стовпчиків D:K.

У комірки "шапки" робочого аркуша (рядок 4, мал. 8) введіть відповідні назви його частин.

Кожна стаття балансу займає на РА певний масив комірок, причому структура такого блоку однакова для всіх статей. Наприклад, стаття "Незавершене будівництво" займає масив А5:L12 (8 рядків і 12 стовпчиків).

Увага! Надалі ви зможете збільшити кількість стовпчиків блоку "Складові статей", додавши в нього необхідну їх кількість.

Для побудови робочого аркуша потрібно створити і заповнити 16 таких блоків для активу балансу і 15 блоків - для пасиву.

Щоб ця робота не була втомливою для вас, створіть спочатку перший блок і потім скопіюйте його необхідну кількість разів.

Отже, заповнюємо перший блок робочого аркуша, для цього:

- виділіть комірки С5, С6 і об'єднайте їх, використовуючи опцію "Объединение ячеек" у вікні "Формат ячеек";

- виділіть комірки D5:K5 і, викликавши через контекстне меню вікно "Формат ячеек", встановіть в ньому опції, показані на мал. 9. Це дасть можливість розмістити введений текст більш компактно, розвернувши його по вертикалі;

- комірки А7:А12 і D6:K6 відформатуйте в числовому форматі, встановивши у вікні "Формат ячеек" на вкладці "Число" формат "Числовой" з кількістю десяткових знаків 0 (див. мал. 9);

- комірки В7:В12 відформатуйте в форматі дати, встановивши у вікні "Формат ячеек" на вкладці "Число" формат "Дата";

- комірки D7:L12 відформатуйте в числовому форматі, встановивши кількість десяткових знаків 2;

- у комірки В7:В11 і С7:С11 введіть текст, показаний на мал. 9;

- виділіть комірки А7:С12, D5:L12 і накладіть на них сітку.

Малюнок 9.

Перший блок для копіювання готовий.

Тепер виділіть масив комірок А5:L12 і скопіюйте його, клацнувши ЛКМ на піктограмі "Копіювати" в панелі інструментів (окреслено на мал. 8). Скопійовані комірки будуть окреслені пунктирною лінією, що біжить. Потім клацніть ПКМ на комірці А13 і в контекстному меню, що з'явилося, клацніть ЛКМ на рядку "Вставить" (або клацніть ЛКМ на відповідній піктограмі). Внаслідок таких дій в комірках А13:L20 з'явиться копія першого блоку.

Аналогічну операцію зробіть для кожної статті балансу, встановлюючи курсор для вставки копії в першу комірку під скопійованим блоком.

Після того як ви створили таблицю робочого аркуша, можна вводити дані за кожною статтею балансу.

Увага! Код рядка балансу введіть у всі комірки відповідного блоку (наприклад, для статті "Незавершене будівництво" код рядка 20 введіть у комірки А7:А12, див. мал. 8).

Для заповнення текстових комірок (наприклад, комірки С13:К13 на мал. 8) можна використати прийом копіювання фрагмента з програми "Ліга", з яким ви ознайомилися вище. З цією метою відкрийте План рахунків бухгалтерського обліку, затверджений наказом Мінфіну від 30.11.99 р. №291, виділіть фрагмент з необхідною назвою рахунка або субрахунка, скопіюйте його в буфер обміну (Сlipboard) і вставте в потрібну комірку робочого аркуша.

Заповнення всіх текстових комірок потребуватиме певного часу, але зате ви отримаєте зручний інструмент для заповнення балансу не тільки в автоматичному, але й у ручному режимі.

Увага! Обов'язково введіть в комірки, розташовані під назвами рахунків і субрахунків, номери, що відповідають їм, для всіх статей балансу (наприклад, на мал. 8 це комірки D6:K6, D14:K14). Бажано, щоб це були субрахунки другого порядку.

Надалі ми будемо використовувати їх номери для автоматизації заповнення робочого аркуша.

Створення структури таблиці

Вас, мабуть, збентежило те, що створена таблиця робочого аркуша вийшла досить об'ємною - понад 250 рядків, зайнявши кілька екранних сторінок. Для того щоб зробити введення даних в такий документ більш швидким і забезпечити зручний контроль отриманих результатів, Excel дає в наше розпорядження можливість структурувати створений документ.

Після того як ви структуруєте робочий аркуш, інформація, вміщена в ньому, стане набагато зручнішою для сприйняття. Структура дасть можливість легко регулювати кількість даних, що відображаються на екрані, приховуючи ті з них, які в даний момент не використовуються або ускладнюють перегляд потрібних розділів.

Структура може бути створена автоматично і вручну.

Автоматичне створення структури передбачає попереднє внесення в таблицю елементів структури, які Excel зможе розпізнати й автоматично структурувати документ. Таким елементом є передусім функція суми (СУММ). Оскільки на цьому етапі побудови робочого аркуша в комірки ще не вводилися формули, ми створимо структуру вручну, а автоматичне структурування РА розберемо пізніше.

Структурування таблиці робочого аркуша може бути зроблене або за окремими статтями балансу, або за розділами балансу, можна створити структуру активу і пасиву балансу, а можна об'єднати всі ці рівні. Excel дає можливість створити до 8-ми рівнів структури.

Розбиття даних у структурі може проводитися як у горизонтальному, так і у вертикальному напрямі. Створений робочий аркуш має великий розмір по вертикалі, тому для зручності користування ним створимо вертикальні групи структури.

Для того щоб об'єднати в групу дані, які належать, наприклад, до блоку "Незавершене будівництво", виділіть комірки А5:L11. У меню "Данные" виберіть рядок "Группа и структура", у вікні, що відкрилося, - рядок "Группировать", а в меню "Группирование" треба буде вибрати метод угрупування. Оскільки ми вибрали вертикальний напрям структури, то в цьому меню треба активізувати віконце "строки" (див. мал. 10).

Малюнок 10.

Внаслідок цих дій виділені рядки таблиці будуть об'єднані в групу і зліва від них з'являться символи структури. З лівого боку від виділених комірок - вертикальна смужка (лінійка рівня) з кнопкою внизу. З правого боку від лінійки рівня - точки (покажчики окремих значень рівня). Під лінійкою рівня - кнопка приховування рівня. Над лінійкою рівня, зліва від рядка стовпчиків, - кнопки номерів рівнів (див. мал. 10). Якщо тепер клацнути на кнопці приховування рівня, рядки з 5 по 11 згорнуться й у вікні робочого аркуша за рядком №4 буде рядок №12.

Структурування таблиці робочого аркуша можна продовжити на всі її блоки.

Для кращого сприйняття даних, вміщених у робочому аркуші, незайве буде об'єднати в дві групи статті активу балансу і пасиву.

Виділіть комірки А5:L143 (адреса останньої комірки у вас може бути іншою) і згрупуйте їх наведеним вище способом. Ви побачите, що кількість рівнів структури збільшилася до трьох - з'явилася ще одна лінійка рівня з кнопкою приховування групи праворуч від рядка №144. Клацніть на ній - і всі комірки статей активу балансу сховаються, а на кнопці управління з'явиться знак "+", що символізує зміну її призначення. Тепер для того, щоб відобразити всі приховані елементи статей активу, досить клацнути ЛКМ на кнопці зі знаком "+" або на кнопці з цифрою 3 (мал. 11).

Малюнок 11.

Може виникнути ситуація, коли в групу були об'єднані зайві комірки або, навпаки, недостатня кількість. У цьому разі треба її розгрупувати. Для цього виділіть комірки відповідної групи. Наприклад, для розгрупування комірок блоку "Статутний капітал" необхідно виділити комірки А145:L151 (мал. 11).

Потім у меню "Данные" виберіть рядок "Группа и структура", у вікні, що відкрилося, - рядок "Разгруппировать".

Увага! Вибір рядка "Удалить структуру" призведе до ліквідації всіх створених груп.

Сподіваюся, що ви не дуже стомилися, однак у будь-якому випадку не забудьте зберегти ваші досліди на диску, перш ніж вийдете з програми Excel. Збережіть "Книгу 1", наприклад, під іменем "Баланс".

На наступному уроці ми далі розглядатимемо спосіб автоматизації складання фінансової звітності. Ви ознайомитеся з операціями присвоєння імен групам комірок, з особливостями застосування формули масиву.


Анонс. Читайте в "ДК" N3

  • Бюджет-2001 розрахований на сплату заборгованості за іннофондом
  • Облік ПДВ на рахунках 641, 643, 644
  • Як правильно вибрати облікову політику підприємства
  • Законодавчі новини

Наступний урок

<< >>
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua