Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#20 '2001: Практична бухгалтерія - Автоматизація бухобліку: Excel << >>

Автоматизація бухобліку: Урок 11.
Бухгалтерський облік за допомогою EXCEL.

Заповнення, облік і зберігання платіжних документів з допомогою EXCEL

Володимир ЛАВРЄНОВ


Попередні уроки "Автоматизації бухобліку: Excel"

Напевно, немає жодного бухгалтера, який би у своїй практиці не був засмучений тим, що оператор банку не прийняв до виконання підготовлені платіжні документи. А причина переважно була одна - неправильно або помилково заповнені ті чи інші реквізити розрахункового документа.

Добре, якщо в банку можна скористатися друкарською машинкою, а поруч є директор з печаткою. А так доводиться бігти в офіс і наново готувати нещасну платіжку - якщо, звичайно, це не останній день сплати і ви встигаєте виправити помилки до кінця операційного дня. Такі проблеми можна повністю виключити, якщо користуватися надійною і зручною системою автоматичної підготовки, обліку і зберігання розрахункових документів з допомогою Excel.

Система підготовки, обліку і зберігання розрахункових документів

Кожний розрахунковий документ, який бухгалтер подає в банк, повинен відповідати вимогам стандарту і містити обов'язкові для цієї форми реквізити.

Умовно їх можна розділити на реквізити платника, реквізити одержувача і реквізити платежу. Систематизація таких даних і групування їх за певними ознаками дозволить не тільки без великих зусиль автоматично заповнити практично будь-який розрахунковий документ, але й слугуватиме довідковою базою платежів і контрагентів підприємства.

Схематично ця система створення платіжного документа зображена на малюнку 1.

Малюнку 1.

Для заповнення розрахункового документа дані з таблиці контрагентів переносяться до журналу реєстрації. З журналу необхідні для заповнення документа реквізити автоматично заносяться до відповідного документа, для чого досить буде ввести в нього порядковий номер документа. Журнал реєстрації є одночасно архівом створених розрахункових документів, і в разі потреби будь-який з них можна буде швидко відтворити і роздрукувати.

Платіжне доручення. Створюємо стандартну форму

Найпоширенішим розрахунковим документом для безготівкової форми оплати є платіжне доручення. Тому саме зі створення цього документа ми і почнемо.

Підготовка кожного документа починається з бланка. Готові паперові бланки нас не влаштовують, оскільки під час друку практично неможливе точне потрапляння електронних даних в готову паперову форму. Інший спосіб - скористатися вже готовими електронними бланками. Однак далеко не кожна спеціальна бухгалтерська програма може похвалитися точним дотриманням норм стандарту, і, що найголовніше, - вони не конвертуються в Еxcel. Бланки ж у форматі Еxcel - вдень з вогнем не знайдеш.

Ми підемо найнадійнішим шляхом - створимо бланк платіжного доручення самі.

Постановою НБУ від 06.12.96 р. №316, погодженою з Держстандартом, було затверджено технічні норми обов'язкових елементів розрахункових документів. При створенні форми платіжного доручення ми дотримуватимемося наведених у постанові норм.

Аркуш, на якому буде розміщена форма платіжного доручення, назвемо "Платеж".

Важливий момент! Перш ніж розпочати створення форми, встановіть параметри сторінки. У меню "Вид" - "Колонтитулы" відкрийте у вікні "Параметры страницы" вкладку "Поля" (мал. 2). У всіх її віконцях встановіть нульові значення. Потім натисніть кнопку "Свойстваѕ" і викличте вікно "Поля печати". У всіх його віконцях встановіть значення 5 мм. Після цього можна закривати вікно "Параметры страницы", натиснувши кнопку ОК.

Малюнку 2.

Щоб точно відтворити стандартну форму платіжного доручення, потрібно перерахувати наведені в стандарті розміри в параметри комірки, що застосовуються в Excel.

На малюнку 3 показано шаблон платіжного доручення з розміткою за комірками (фоном зафарбовані комірки, в які вводитимуться формули). Результати розрахунку наведені в рядку 1, де записано розміри відповідного стовпчика, а у стовпчику S - розміри відповідних рядків. Дотримання зазначених параметрів дозволить вам точно відтворити стандартну форму платіжного доручення.

При зміні розмірів комірок шляхом перетягання межі стовпчика або рядка можливе неточне дотримання необхідних параметрів, тому рекомендуємо скористатися "віконним" способом. Наприклад, для зміни висоти рядка 2 (мал. 3), у якому містяться слова "Платіжне доручення №", виділіть його цілком, клацнувши ЛКМ по заголовку рядка. Потім за допомогою контекстного меню відкрийте вікно "Высота строки" і встановіть потрібне значення (мал. 3). Якщо кілька рядків підряд мають однакові значення, виділіть їх разом (виділяти потрібно заголовки рядків) і за допомогою того ж вікна встановіть необхідні значення.

Малюнку 3.

Аналогічним чином встановіть ширину стовпчиків.

Увага! Значення, що вводяться, як і цифри, що з'являються при зміні розмірів комірки за допомогою перетягання межі стовпчика або рядка, відображаються не в міліметрах.

Ці значення вказують:

для ширини стовпчика - на середнє число символів стандартного шрифту (він використовується у стилі "обычный"), потрібне для заповнення комірки;

для висоти комірки - на число пунктів (одиниця для визначення розміру шрифту). Зауважимо, що наведені на малюнку 3 розміри рядків і стовпчиків були розраховані для стилю Times New Roman 10. На ПК за умовчанням встановлено стиль "обычный" (шрифт - Аrial Cyr 10), параметри якого ви можете перевірити у вікні "Стиль" (меню "Формат", мал. 4).

Малюнку 4.

Тому перед зміною розмірів комірок переконайтеся, що параметри стилю "обычный", встановленого на вашому ПК, відповідають показаним на малюнку 4. В іншому разі натисніть кнопку "Изменить" і відредагуйте їх.

Після того як ви на аркуші "Платеж" встановили необхідні розміри комірок, виділіть весь аркуш і призначте для всього тексту платіжного доручення такий формат:

шрифт - Times New Roman, написання - звичайний, розмір - 10.

Виняток становить назва документа. Текст "ПЛАТІЖНЕ ДОРУЧЕННЯ №" виконується ВЕЛИКИМИ буквами напівжирного написання.

Якщо до тексту платіжного доручення застосувати інший шрифт, найімовірніше, текст, введений в деякі комірки, не буде в них вміщуватися.

Тепер у комірки бланка платіжного доручення можна вводити потрібний текст.

Розташування окремих рядків на бланку можна перевірити за малюнком 3.

Текст вводьте в крайню ліву з комірок, які він займає.

Наприклад, текст "Призначення платежу" введений в комірку В23 (мал. 5).

Малюнку 5.

Тексти "код банку" можна ввести в будь-яку з комірок інтервалів I10:K10 і I18:K18 з подальшим їх об'єднанням і центруванням текстів по центру інтервалів. Хоча можна просто ввести ці тексти відповідно в комірки J10 і J18.

Для 8 груп комірок ("Код за ЄДРПОУ", "код банку", "рах. №", "ДЕБЕТ", "КРЕДИТ", "СУМА") використайте обрамлення напівжирною лінією.

Створений бланк платіжного доручення займає половину стандартного друкарського аркуша розміром 210 х 297. Другу половину аркуша використайте для копії платіжки. Для цього починаючи з рядка №31 змініть висоту рядків, використовуючи дані, наведені у стовпчику U (мал. 3). Після цього виділіть комірки А1:S32, скопіюйте їх і потім вставте в комірку А33. Якщо вам потрібні дві копії, вставте скопійований фрагмент ще раз у комірку А65 (при цьому не забудьте змінити розміри рядків, як зазначено вище).

Ще одна деталь, на яку багато бухгалтерів не звертають увагу. Оскільки платіжні документи повинні створюватися, в основному, в трьох примірниках, то на всіх тотожних примірниках у правому верхньому кутку мають бути вміщені послідовні порядкові номери. Тому в комірки S1, S33, S65 введіть відповідно цифри 1, 2, 3.

На цьому створення бланків платіжного доручення закінчено. У принципі, ви можете заповнювати їх і вручну, але, погодьтеся, безглуздо мати машину і бігти за нею на своїх двох. Краще наберіться терпіння й автоматизуйте процес їх заповнення.

Групування і класифікація одержувачів платежів

Як було сказано вище, будь-який розрахунковий документ безготівкового платежу повинен містити стандартний набір реквізитів, визначених Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні у національній валюті, затвердженою постановою Правління НБУ від 29.03.2001 р. №135. Варто звернути увагу на одне з її положень: "Якщо хоча б один із зазначених у п. 8 реквізитів (якщо вони передбачені формою документа) не заповнений або заповнений з порушенням вимог, встановлених цією Інструкцією, то банк такий документ до виконання не приймає". Це ще раз ілюструє те, наскільки важливо точно дотримуватися встановлених вимог до заповнення розрахункових документів.

У процесі господарської діяльності у кожного підприємства формується певне коло осіб (як фізичних, так і юридичних), з якими здійснюються безготівкові розрахунки. Розглядаючи їх з точки зору підготовки розрахункових документів, умовно одержувачів платежів можна розділити на:

бюджетні організації;

контрагентів (учасники господарських договорів і т. п.).

У книзі (назвімо її, наприклад, "Документ"), в якій на аркуші "Платеж" ви вже створили бланки платіжного доручення, присвойте аркушу 2 ім'я "Бюджет", а аркушу 3 - ім'я "Контрагент".

Відкрийте аркуш "Бюджет" і побудуйте на ньому таблицю, в якій за видами платежів, що сплачує ваше підприємство, групуватимуться їх одержувачі (мал. 6).

Малюнку 6.

При розробці структури таблиці враховувалася практика систематизації бухгалтерами даних при підготовці платіжних документів. Перелік платежів за податками і зборами ви можете продовжити відповідно до особливостей вашого підприємства.

Тепер виділіть на аркуші "Бюджет" інтервал комірок А6:J20, у полі імен введіть ім'я "Бюджет" і підтвердьте введення натисненням клавіші Enter (кількість рядків у виділеному інтервалі залежить тільки від кількості платежів за податками і зборами на підприємстві).

На аркуші "Контрагент" створіть подібну за структурою таблицю "Перелік контрагентів", у яку ви вноситимете дані юридичних і фізичних осіб - підприємців, з якими ваше підприємство укладає господарські угоди і договори (мал. 7).

Малюнку 7.

У цю ж таблицю (у рядок за №1) внесіть відповідні дані щодо свого підприємства. Як ви помітили, графа 2 (стовпчик В) залишилася незаповненою. Дотримання однакового (за стовпчиками) розташування відповідних реквізитів в обох таблицях (наприклад, номери розрахункових рахунків контрагентів і "бюджетних" одержувачів розташовані в графах 8 тощо) дасть можливість створити подібні формули автоматичного заповнення документів.

Як і на аркуші "Бюджет", на аркуші "Контрагент" виділіть групу комірок А6:Н20 і введіть у полі імен ім'я "Контрагент". Якщо ви захочете збільшити кількість даних, що характеризують те чи інше підприємство, з метою використати їх для автоматичного заповнення платіжних документів, відповідно змініть формулу у вікні "Присвоение имени" (мал. 8). Для цього виберіть зі списку імен "Контрагент" і в полі "формула" відредагуйте посилання, змінивши в ньому останній аргумент. Наприклад: "=Контрагент!$A$6:$K$33".

Малюнку 8.

Журнал реєстрації платіжних документів. Структура

Регістром, з якого дані будуть вноситися безпосередньо у платіжні документи, є Журнал реєстрації платіжних документів (мал. 9).

Малюнку 9.

Його функція не обмежується тільки збиранням необхідних реквізитів для того чи іншого документа. Журнал буде також архівом усіх створених вами платіжних документів, і ви зможете відтворити будь-який із них, як тільки в цьому виникне потреба. Запропонована система створення і зберігання платіжних документів дозволяє відмовитися від об'ємних архівів готових документів, забезпечуючи збереження їх реквізитів.

Відкрийте у книзі "Документ" ще один аркуш, назвіть його "Регистр" і створіть на ньому Журнал реєстрації платіжних документів, використовуючи форму, наведену на малюнку 9.

Журнал складається з 4-х блоків.

1-й блок - "Дані для заповнення".

Блок призначений для внесення ключових даних, на підставі яких реквізити платіжного документа автоматично записуються в Журнал.

У графу 1 вводиться порядковий номер платіжного документа (нумерація має бути "наскрізна" цифрова і не має містити букв і розділових знаків);

у графу 2 - дата виписки платіжного документа (число, місяць, рік). Графа має бути відформатована за форматом "Дата";

у графу 3 - умовне позначення платежу (символ "К" вводиться в комірку, якщо здійснюється розрахунок за господарським договором, "Б" - платежі до бюджету за зобов'язаннями підприємства, символи "БК" - платежі до бюджету за зобов'язаннями контрагентів підприємства);

у графу 4 - порядковий номер одержувача платежу. Якщо в графу 3 введено символ "К", у комірку графи 4 вводиться порядковий номер одержувача платежу з переліку контрагентів (аркуш "Контрагент"). Якщо в графу 3 введено символ "Б" або символи "БК" - порядковий номер платежу з аркуша "Бюджет");

у графу 5 - порядковий номер контрагента, за якого вноситься платіж до бюджету. Комірки цієї графи заповнюються, якщо у відповідні комірки графи 3 введено символи "БК".

2-й блок - "Одержувач".

Дані з граф цього блоку відповідають реквізитам платіжного доручення, розділу "Одержувач". Всі комірки 2­го блоку заповнюються автоматично, після введення даних у блок "Дані для заповнення".

3-й блок - "Коди бюджетних платежів".

Цей блок введено для того, щоб врахувати різні вимоги при заповненні в платіжному дорученні реквізиту "Призначення платежу" у разі сплати:

- платежів до бюджету і до позабюджетних фондів;

- платежів товарного і нетоварного характеру за господарськими договорами.

Так, у першому випадку порядок заповнення платіжного документа визначений постановою Правління Нацбанку від 08.07.98 р. №267. Наприклад, підприємство ТзОВ "Галикон" сплачує податок на прибуток за I квартал 2001 року. У цьому випадку в полі "Призначення платежу" має бути внесено такий запис:

*;18659654;11020100;01;
податок на прибуток за І квартал 2001 р.,

де

* - службовий код;

18659654 - ідентифікаційний код відправника платежу - фірми "Галикон";

11020100 - код платежу, відповідно до класифікації доходів бюджету;

01 - код виду плати (01 - платіж, а 03 - донарахування за платежами за минулий рік);

податок на прибуток за І квартал 2001 р. - текст призначення платежу.

Якщо підприємство ТзОВ "Галикон" здійснює плату податку на прибуток за IV квартал 2000 року за фірму "Авантис", то в полі "Призначення платежу" буде внесено такий запис:

*;18659654;11020100;03;(28641008);
донарахування податку на прибуток за IV квартал 2000 р.,

де

28641008 - ідентифікаційний код фірми "Авантис".

У другому випадку (платежі за господарськими договорами) в полі "Призначення платежу" вноситься тільки текст призначення платежу.

Всі комірки 3-го блоку (крім комірок 14­ї графи) заповнюються автоматично після заповнення блоку "Дані для заповнення".

Усі графи 3-го блоку повинні мати формат "Текст".

4-й блок - "Платеж".

Цей блок складається з 5 граф:

у 16-ту графу вноситься текст призначення платежу. Графа повинна мати формат "Текст" з вертикальним вирівнюванням "по верхнему краю", яке встановлюється у вкладці "Выравнивание" вікна "Формат ячейки";

у 17-ту графу - сума платежу цифрами. Встановіть для графи числовий формат з двома десятковими знаками;

18-та графа (прихована) призначена для автоматичного заповнення в платіжному дорученні реквізиту "Сума літерами" (це завдання буде розглянуте на наступному уроці);

у 19-ту графу вводиться будь-який символ, якщо платіж здійснюється з виділенням суми ПДВ;

20-та графа заповнюється автоматично, якщо в комірку графи 19 введено який-небудь символ. У цьому випадку в комірку вноситься текст "в т. ч. ПДВ = ХХХ грн ХХ коп.", який додається до тексту призначення платежу з комірки графи 16.

Даних, що містяться в одному рядку Журналу реєстрації, досить для автоматичного заповнення платіжного доручення. Введіть у комірку платіжного доручення його номер (число з графи 1 Журналу реєстрації) - і документ готовий (мал. 1).

Як заповнити Журнал реєстрації

Отже, у вас є сформовані переліки контрагентів і перелік платежів з необхідними для заповнення платіжних документів реквізитами. Ваше завдання - використовуючи ці дані, підготувати платіжне доручення. Основним інструментом для виконання цього завдання є Журнал реєстрації. Як було сказано вище, для заповнення платіжного доручення в Журналі досить заповнити 6 комірок. Інші заповнюються автоматично за допомогою формул.

Для того щоб автоматично вибрати із згаданих вище таблиць потрібну інформацію і занести її в Журнал реєстрації і платіжний документ, використовуватиметься функція масиву "ВПР". Ця функція шукає значення в крайньому лівому стовпчику масиву (шукане значення) і повертає значення в тому ж рядку із зазначеного стовпчика масиву.

Проілюструємо використання функції "ВПР" на прикладі. Нехай перед вами стоїть завдання: для платіжного документа №1 в графу 6 Журналу реєстрації записати найменування одержувача (осередок F6, мал. 10), яке міститься в Переліку контрагентів (передбачимо, що в графу 3 записаний символ "К", і тому об'єктом пошуку є таблиця "Перелік контрагентів"). Запис найменування платника в Журнал здійснить формула

Малюнку 10.

=ВПР(D6;Контрагент;3;ЛОЖЬ),

де

D6 - шукане значення, яке має бути знайдене в першому стовпчику масиву "Контрагент" (треба розуміти, що в масиві "Контрагент" шукається не значення "D6", а вміст комірки D6 аркуша, в якому записана функція "ВПР");

Контрагент - масив, що містить необхідні для пошуку дані;

3 - номер стовпчика в масиві "Контрагент", в якому має бути знайдене відповідне значення (саме в 3-му стовпчику масиву "Контрагент" містяться найменування контрагентів);

ЛОЖЬ - при такому аргументі функція "ВПР" шукає точну відповідність вмісту комірки D6 і вмісту в першому стовпчику масиву "Контрагент". Якщо таке не знайдено, то повертається значення помилки "ІН/Д".

Тепер, якщо цю формулу, записану в комірку F6, скопіювати в інші комірки графи 6 Журналу реєстрації, то досить буде у відповідну комірку стовпчика D ввести номер контрагента, і в комірці графи 6 з'явиться його найменування.

Повна формула, яка має бути записана в комірку F6 (що враховує вид одержувача платежу), така:

=ЕСЛИ(ИЛИ(ЕПУСТО(A6);ЕПУСТО(B6);ЕПУСТО(C6);ЕПУСТО(D6));””;

ЕСЛИ(C6=”К”;ВПР(D6;Контрагент;3;ЛОЖЬ);

ЕСЛИ(ИЛИ(C6=”Б ”;E6=”БК”);ВПР(D6;Бюджет;3;ЛОЖЬ)))).

На наступному уроці буде закінчено внесення формул у Журнал і платіжне доручення. Ви ознайомитеся з варіантом розв'язання проблеми "Сума літерами".


Наступний урок

<< >>
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua