Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#24 '2001: Практична бухгалтерія - Облік готельних послуг << >>

Щасливий номер

Лариса МЕХ


Основні положення

Відносини між споживачами (громадянами, що проживають в готелі або мають намір скористатися готельними послугами) та виконавцями готельних послуг (готелями, готельними об'єднаннями, мотелями, кемпінгами, туристичними базами та туристичними комплексами, пансіонатами тощо, незалежно від форм власності, далі - готелі) регулюються Правилами користування готелями та надання готельних послуг в Україні, затвердженими наказом Державного комітету України з житлово-комунального господарства та Державного комітету України з туризму від 10.09.96 р. №77/44 (далі - Наказ №77/44).

Відповідно до п. 1.2 Наказу №77/44, готель призначений для тимчасового проживання громадян терміном до 45 діб незалежно від місця постійного проживання і прописки. Проживати понад зазначений термін можна тільки з дозволу адміністрації готелю. У розділі 55 "Готелі" Класифікації видів економічної діяльності подано докладний перелік об'єктів, що належать до класу "Готелі". Наприклад, підклас 55.23.2 "Надання місця для короткострокового проживання в інших приміщеннях" містить надання місця для короткострокового проживання, зокрема в молодіжних гуртожитках, дитячих таборах, школах-інтернатах, будинках колгоспника, гуртожитках для приїжджих, гуртожитках вищих закладів освіти, технікумів, училищ, сіл.

Документальне оформлення готельних послуг

Раціональна організація бухгалтерського обліку насамперед залежить від основного його елемента - документа, від правильного оформлення і своєчасного подання його до бухгалтерії підприємства. Немає документа - немає бухгалтерського запису, адже це - письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на її здійснення.

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 05.11.99 р. №21705/4, керуючись Положенням про Державний комітет будівництва, архітектури та житлової політики, з метою упорядкування і спрощення документообігу при наданні готельних послуг Державним комітетом будівництва, архітектури та житлової політики розроблено форми документів первинного обліку в готелях України та Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг.

Інструкція визначає порядок використання і заповнення форм документів під час розрахунків з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства, які проживають у готелі і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелі. Затверджені форми документів первинного обігу та Інструкція про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг обов'язкові для застосування готельними підприємствами України незалежно від підпорядкування та форми власності.

Пунктом 1.3. Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг визначено, що при застосуванні спеціалізованого програмного забезпечення для ведення документообігу готель може використовувати форми документів у електронному вигляді за умови збереження вхідних даних обліку.

А при використанні готелем сертифікованих і зареєстрованих комп'ютерних систем для розрахунків з громадянами за надані готельні послуги, відповідно до вимог законодавства, про застосування електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА) при розрахунках із споживачами в сфері послуг, порядок використання форм звітності визначається готелем самостійно. Інші додаткові відомості, необхідні для маркетингової роботи готелю, можуть бути внесені до загальних рекомендованих форм за рішенням адміністрації готелю.

Перелік форм первинних документів

Назва документа форми
1-Г Анкета мешканця
2-Г Реєстраційна картка Registration card
3-Г Візитна картка Hotel card
4-Г Рахунок/lnvoice
5-Г Журнал обліку громадян, які проживають у готелі
6-Г Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі
7-Г Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів
8-Г Касовий звіт
9-Г Відомості руху номерів у готелі
10-Г Журнал осіб, які проживають на поверсі

Дизайн форм документів первинного обліку готель обирає індивідуально на власний розсуд. При цьому дизайн повинен враховувати прикмети особистого фірмового стилю готелю, елементи відомостей про мешканця та можливість як електронного, так і ручного заповнення документа. Якщо форма документа має, крім друкованого, ще й електронний варіант, обидва повинні бути витримані в єдиному стилі.

Мета використання конкретної форми обумовлює процедуру виготовлення бланка цієї форми:

- форми документів, які використовують для оформлення реєстрації та розрахунків з мешканцем, повинні бути виготовлені спеціалізованим підприємством з урахуванням вимог щодо якості та дизайну;

- форми документів, які використовують тільки для внутрішнього обліку, можуть бути роздруковані безпосередньо на підприємстві.

Порядок оформлення проживання у готелі

Відповідно до п. 2.1 Наказу №77/44, номер (місце) в готелі надається громадянам за наявності паспорта чи документа, що його замінює (військового квитка, прав водія), та заповненої анкети мешканця, форма якої подана нижче (додаток 1). Громадянин, який прибув до готелю, заповнює анкету мешканця в одному примірнику на підставі документа, що засвідчує особу, та передає портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Після реєстрації документ повертають власнику, а анкету заносять до картотеки. Анкети зберігаються в службі приймання та розміщення готелю в період проживання громадянина у готелі та протягом місяця з моменту його вибуття з готелю, після чого їх передають до архіву, де зберігають протягом року, а потім знищують за актом. Анкети у картотеках розміщують в алфавітному порядку.

Для зберігання анкет і роботи з ними в службі приймання та обслуговування готелю бажано створити дві картотеки: у першій зберігати анкети на громадян, які проживають у готелі, у другій - анкети на громадян, які з готелю вибули.

Іноземних громадян та осіб без громадянства у готелях України поселяють на загальних підставах у разі пред'явлення національних паспортів іноземців або документів, що засвідчують їх особу (права водія тощо). Вони заповнюють реєстраційну картку (форма №2-Г) (додаток 2) на підставі документа, що засвідчує особу, та передають портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською. Реєстраційні картки зберігають протягом двох років, після чого разом з журналом обліку іноземців та осіб без громадянства (форма №6-Г) (додаток 5) знищують за актом.

Щоб посилити відповідальність, іноді у мешканців готелів вилучають паспорт. Однак, відповідно до п. 2.5 Наказу №77/44 та п. 23 Положення про паспорт громадянина України, затвердженого Постановою Верховної Ради України від 02.09.93 р., забороняється вилучення паспорта під заставу у громадян, що поселяються до готелю.

Після оформлення документів на проживання у готелі і оплати номера (місця) громадянину видають візитну картку готелю (форма №3-Г) (додаток 3), яка надає йому право на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, розміщених у готелі. У готелях, де такі картки не застосовуються, ключ від номера видають на підставі документа про оплату проживання. На картці зазначаються обов'язкові відомості, прізвище мешканця, номер кімнати і термін проживання. Інші необхідні відомості можуть бути внесені додатково за рішенням адміністрації готелю. Заповнюється візитна картка портьє (адміністратором) на підставі анкети мешканця (форма №1-Г) (додаток 1) чи реєстраційної картки (форма №2-Г) (додаток 2).

Деякі готелі на зворотному боці візитної картки вміщують правила проживання в готелі та правила пожежної безпеки або ж використовують візитні картки різного кольору: окремо для чоловіків і жінок, що, на думку автора, не є порушенням.

Оперативний облік готельних послуг

Головним завданням оперативного обліку є швидке (оперативне, за короткий проміжок часу) видавання даних про кількість вільних номерів (місць), про кількість проживаючих у готелі тощо. Оперативний облік передбачає використання статистичних методів, головним чином, відслідковування операцій та їх реєстрація. Оперативний облік готельних послуг ведеться в Журналі обліку громадян, які проживають у готелі (форма №5-Г), Журналі обліку іноземців, які проживають у готелі (форма №6-Г), Відомості руху номерів у готелі (форма 9-Г), Журналі осіб, які проживають на поверсі (форма 10-Г). Всі записи в журналах і відомостях повинні робитися акуратно, виправлення мають бути чіткими.

Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма №5-Г) (додаток 4) застосовується для обліку усіх осіб, які проживають у номерах готелю. Ведеться він в одному примірнику адміністратором на підставі анкет (форма №1-Г) (додаток 1) та реєстраційних карток (форма №2-Г) (додаток 2).

Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (форма №6-Г) (додаток 5), теж ведеться в одному примірнику адміністратором за формою, затвердженою МВС України, але на підставі реєстраційних карток (форма №2-Г) (додаток 2), паспортів та віз. По закінченні журнал передається на зберігання до архіву готелю. Журнал обліку іноземних громадян повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою і підписом керівника готелю та зареєстрований у канцелярії. Порядковий номер запису в журналі є номером реєстрації іноземного паспорта для готелів, яким надано право реєстрації національних документів, що посвідчують особу. Усі записи в журналі повинні робитися акуратно, виправлення мають бути чіткими.

Для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах черговим адміністратором щоденно станом на 9.00 заповнюється Відомість обліку руху номерів у готелі (форма №9-Г) (додаток 6 див. на с. 26).

Для оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі, черговий на поверсі складає форму №10-Г (додаток 7 див. на с. 26). Форма містить відомості, необхідні покоївкам для проведення поточних прибиральних робіт.

За наявності вільних місць та за бажанням громадянина йому може надаватися номер на два і більше місць з повною оплатою вартості номера.

Оплата готельних послуг

Відповідно до п. 3.5 Наказу №77/44, проживання і послуги в готелях оплачуються за цінами і тарифами, що встановлюються готелями самостійно відповідно до присвоєної готелю категорії та рівня обслуговування або на договірній підставі. Термін і форма оплати за проживання і послуги встановлюються адміністрацією готелю. У готелях, підпорядкованих підприємствам, установам та організаціям, ціни і тарифи за проживання і послуги, термін і форму їх оплати встановлює власник.

Плата за проживання справляється відповідно до єдиної розрахункової години - 12-ї години поточної доби за місцевим часом. Під час проживання в готелі менше доби плата стягується за повну добу незалежно від розрахункової години. Під час розміщення до розрахункової години (з 0 до 12 -ї години) плата за проживання не стягується. У разі виїзду протягом 12-ти годин після розрахункової години плата стягується за півдоби, а якщо виїжджають пізніше ніж через 12 годин після розрахункової години - за повну добу. За проживання дітей віком до 12-ти років без надання місця плата не стягується. При розміщенні і проживанні у готелі дітей віком від 2-х до 12-ти років плата справляється у розмірі 50-ти відсотків від вартості одного місця у двомісному номері. Діти віком до 2-х років розміщуються у готелі безплатно.

Як правило, оплата готельних послуг здійснюється в перший день, тобто під час поселення мешканця, що відповідає вимогам пункту 2.4 Наказу №77/44. Оплата готельних послуг в останній день проживання також не є порушенням, оскільки, згідно з п.3.5 Наказу №77/44, термін і форма оплати за проживання встановлюються адміністрацією готелю.

Під час оплати готельних послуг виписують рахунок (форма №4-Г) (додаток 8 див. на с. 27) у двох примірниках: перший примірник видається громадянину, який проживає у готелі, другий примірник здається до бухгалтерії. Форма №4-Г "Рахунок" застосовується при оформленні розрахунків з громадянами за основні та додаткові послуги, отримані у готелі, та використовується при будь-якій формі обробки документа (електронній, ручній) та при будь-якому виді розрахунку (готівковому, безготівковому). Графа форми "Послуга" містить перелік основних та додаткових послуг готелю, наданих мешканцю за звітний період, та податків на ці послуги. Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору та всього до сплати. У рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в гривнях.

Приклад. Сахно Аркадій Петрович поселений в одномісний номер на термін з 12 год. 20 хв. 14 квітня 2001 року до 12 год. 20 хв. 15 квітня 2001 року. В готелі "Десна" чинні такі тарифи на проживання в одномісному номері та додаткові послуги:

проживання - 30,00 грн за добу (з ПДВ);

користування телевізором - 3,60 грн за добу (з ПДВ);

користування холодильником - 2,40 грн за добу (з ПДВ).

Крім того, стягується готельний збір у розмірі 20 відсотків добової вартості найманого житла (без додаткових послуг). Докладно порядок нарахування, обліку і сплати буде висвітлено в наступних номерах.

На підставі складених рахунків (форма №4-Г) (додаток 8) касир (портьє, який виконує розрахунки) в одному примірнику складає касовий звіт (форма №8-Г) (додаток 9). Графа форми "Вид платежу" містить перелік послуг готелю, наданих мешканцям за звітний період. Форма щоденно здається до бухгалтерії разом з іншими примірниками рахунків (форма №4-Г), контрольною касовою стрічкою ЕККА та контрольною стрічкою терміналу кредитних карток (у разі використання механізованого розрахунку).

Працівник бухгалтерії повинен звірити форму №9-Г з формою №4-Г.

Оформлення операції "Повернення коштів"

Як уже зазначалося вище, оплата готельних послуг може здійснюватися як у перший день, тобто під час поселення мешканця, що відповідає вимогам пункту 2.4 Наказу №77/44, так і в останній день, оскільки, згідно з п. 3.5 цього ж Наказу, термін і форма оплати за проживання встановлюються адміністрацією готелю. У випадку оплати готельних послуг під час поселення в готель можуть виникати ситуації, коли сплачена сума авансу не використовується повністю (наприклад у випадку незапланованого від'їзду).

Під час проведення розрахункової операції "Повернення коштів" слід керуватися п. 3. Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг, відповідно до якого схема повернення коштів така:

1) адміністратор отримує від мешканця попередні розрахункові документи;

2) мешканець готелю подає заяву про повернення невикористаних коштів на ім'я керівництва готелю у довільній формі. Заява є офіційною підставою для повернення коштів;

3) касир (портьє, який виконує розрахунки) повертає після пред'явлення паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, мешканцю кошти в сумі невикористаного авансу. Розрахунок оформляється розрахунково-касовим ордером;

4) мешканець готелю отримує розрахункові документи за фактично отримані послуги з відміткою про повернення невикористаного авансу.

Бронювання номерів (місць)

За наявності вільних місць адміністрація готелю приймає заявки на бронювання від юридичних та фізичних осіб у письмовій або усній формі. За бронювання під час поселення у готелі стягується плата в розмірі 50-ти відсотків вартості номера (місця) за добу незалежно від того, за договорами, індивідуальними чи груповими заявками воно здійснюється. Під час поселення на додаткове місце плата за бронювання не стягується. Заявки на бронювання номерів (місць) у готелях для розміщення учасників масових заходів подаються замовниками у термін, визначений адміністрацією готелю, згідно з укладеним договором (контрактом).

Якщо групи чи окремі громадяни запізнилися, крім плати за бронювання, стягується плата за фактичний час невикористання номера (місця), але не більше ніж за добу. У разі запізнення понад добу броня анулюється. Якщо заброньовані номери (місця) не були підготовлені вчасно та якісно до заселення, плата за їх бронювання не стягується.

Портьє (адміністратор) на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли до готелю на бронювання номерів, заповнює Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (місць) (форма №7-Г) (додаток 10). Юридичними особами заявка на бронювання номерів (місць) у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписує відповідальна особа та завіряє гербовою печаткою.


Додатки:

PDF-46Kb

Додаток 1.
Анкета громадянина, який проживає в готелі

Додаток 2.
Реєстраційна картка


PDF-34Kb

Додаток 3.
Візитна картка готелю

Додаток 4.
Журнал обліку громадян, які проживають у готелі


Додаток 5.
Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі
PDF-33Kb


PDF-52Kb

Додаток 6.
Відомості руху номерів у готелі

Додаток 7.
Журнал осіб, які проживають на поверсі

Додаток 8.
Рахунок

Додаток 9.

Додаток 10.
Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів


Нормативна база

1. Закон про ПДВ. - Закон України від 03.04.97 р. №168/97-ВР "Про податок на додану вартість", зі змінами та доповненнями.

2. Закон про прибуток. - Закон України від 22.05.97 р. №283/97-ВР "Про оподаткування прибутку підприємств" зі змінами та доповненнями.

3. Закон про систему оподаткування. - Закон України від 18.02.97 р. №77/97-ВР "Про систему оподаткування".

4. Закон про місцеве самоврядування. - Закон України від 21.05.97 р. №280/97-ВР "Про місцеве самоврядування".

5. Закон про державну податкову службу. - Закон України від 04.12.90 р. №509-XII "Про державну податкову службу в Україні".

6. Положення про паспорт громадянина України, затверджене Постановою Верховної Ради України від 02.09.93 р.

7. Декрет №56-93.- Декрет Кабінету Міністрів України від 20.05.93 р. №56-93 "Про місцеві податки та збори".

8. Інструкція №291. - Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов№язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. №291.

9. Лист №11-311/10-964. - Лист ДПА України від 03.03.95 р. №11-311/10-964 "Про справляння готельного збору".

10. Наказ №77/44. - Правила користування готелями та надання готельних послуг в Україні, затверджені наказом Державного комітету України з житлово-комунального господарства та Державного комітету України з туризму від 10.09.96 р. №77/44.

11. Лист №11-311/10-1273. - Лист ДПА України від 27.02.96 р. №11-311/10-1273 "Щодо роз'яснення деяких запитів".

12. Наказ №230. - Наказ Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 13.10.2000 р. №230 "Про затвердження форм документів первинного обліку та Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП "Укркомунобслуговування".

13. Інструкція про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП "Укркомунобслуговування" (готельний комплекс "Предслава"), затверджена Наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 13 жовтня 2000 року №230 "Про затвердження форм документів первинного обліку та Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП "Укркомунобслуговування".

14. Лист Антимонопольного комітету України від 29.10.99 р. №26-08/01-4760 "Про запровадження нових форм бланків суворої звітності".


Читайте у наступних "ДК" продовження розмови про бухоблік готельних послуг

Сьогодні готелі переживають друге народження, точніше, відродження. Готелі відкриваються, відроджуються, будуються, одним словом, ростуть як гриби після дощу. Це стало вигідно. Адже за минулих часів готелів було недостатньо, та й сервіс у них був невисокого рівня. Тепер усе по-іншому - готелі маленькі, готелі великі, готелі з видом на місто, на море чи на торгову площу.

Але відкрити приватний готель - це тільки півсправи. Найскладніше, відкривши готель, правильно та відповідно до законодавства вести в ньому справи, правильно, вчасно та постійно сплачувати всі належні державі податки. Крім цього, необхідно також правильно та точно вести бухгалтерський облік усіх господарських операцій на цих підприємствах, а це буває непросто. Тому і листів з питань бухгалтерського та податкового обліку в готельних господарствах до редакції надходить багато.

У продовженні цієї статті буде докладно розглянуто порядок ведення бухгалтерського та податкового обліку в готелях, порядок сплати податків та зборів до бюджетів, терміни подання звітності готельними господарствами, порядок відображення в обліку валового доходу і валових витрат.

Сподіваємося, стаття стане незамінним довідником для тих, хто займається готельним бізнесом. Отже, чекайте продовження статті в наступних номерах.

<< >>
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua