Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#24 '2001: Практична бухгалтерія - Школа бухгалтера: урок 16-й (Частина 2) << >>

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА:
Урок 16-й. Частина 1.
Каса і касові операції. Оплата праці

1. Каса і касові операції

2. Оплата праці

Практика

ЗАВДАННЯ №16

Відповіді на завдання Школи бухгалтера №12

Урок ведуть: Володимир ПАНТЕЛЄЄВ, Олег ЗГУРСЬКИЙ


Попередні уроки "Школи бухгалтера"

1. Каса і касові операції

Касова книга і звіт касира при використанні технічних засобів

На підприємствах, за умови забезпечення повного збереження касових документів, касову книгу можна вести в електронному вигляді, з використанням комп'ютерних засобів.

Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і можливість роздруковування документів. "Вкладний аркуш касової книги" і "Звіт касира" за формою і змістом повинні бути ідентичні паперовим формам касової книги, затвердженої наказом Мінстату (див. попередній урок).

Записи в касовій книзі здійснюються шляхом введення необхідної інформації з первинних касових документів (прибуткових і видаткових касових ордерів, відомостей тощо).

Записи в касову книгу в електронному вигляді треба робити до початку наступного робочого дня. Вони повинні містити всі реквізити, передбачені формою касової книги.

Сторінки електронної касової книги потрібно нумерувати автоматично, в порядку зростання, з початку року.

На роздруку документа "Вкладного аркуша касової книги" за останній день місяця повинна автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздруковування наприкінці року - їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання документів, підписати їх і передати "Звіт касира" разом з прибутковими і видатковими касовими документами в бухгалтерію; бухгалтер повинен розписатися про прийняття "Вкладного аркуша касової книги".

З метою забезпечення збереження і зручності використання "Вкладні аркуші касової книги" протягом року касир повинен зберігати окремо за кожний місяць.

Після закінчення календарного року (або за потребою) "Вкладний аркуш касової книги" формується у підшивки в хронологічному порядку, наприклад, за місяцями або кварталами тощо. Всі підшивки за рік формуються в одну книгу, в якій загальна кількість аркушів завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Відповідно до Положення №72, книга повинна скріплятися печаткою підприємства. У цьому Положенні нічого не сказано про метод скріплення книги (опечатування цілої книги або ж просто на ній десь повинен стояти відбиток печатки). Вважаємо, відбиток печатки треба ставити поряд з підписом керівника підприємства і головного бухгалтера, які завіряють кількість аркушів у касовій книзі.

Після закінчення календарного року касову книгу на електронних носіях (дисках, дискетах тощо) потрібно передати для зберігання в архів підприємства, де вона повинна зберігатися протягом 36 місяців, тобто 3 роки.

Зарахування готівкових грошових коштів на поточний рахунок у банку та інші надходження в банк через касу підприємства

Як відомо, видаткові касові операції - це не лише видача з каси готівкових грошових коштів працівникам підприємства або іншим фізичним особам. До касових операцій належать, наприклад, зарахування надлишку грошових коштів, що знаходяться в касі, на поточний рахунок підприємства, здача депонованих сум, виручки тощо. Розглянемо детальніше ситуації, за яких готівкові грошові кошти, що є в касі підприємства, вносяться співробітником підприємства в касу банку.

Згідно з Положенням №72, всі готівкові грошові кошти, які перевищують ліміт каси підприємства, потрібно здавати в банк для зарахування їх на поточний рахунок. Для передачі грошових коштів та інших надходжень з каси підприємства для зарахування на поточний рахунок в банк бухгалтер або касир підприємства оформляють ВКО (видаткові касові ордери) (зразок заповнення ВКО наводився у попередніх уроках).

Відповідно до Інструкції №1, приймання грошей банком від підприємств як сплати будь-яких платежів проводиться згідно із заповненим працівником підприємства оголошенням на внесення готівки, з видачею касиром банку особі, яка вносить ці готівкові грошові кошти в банк, квитанції. Квитанція, видана касиром банку, і буде документом, що підтверджує приймання готівкових грошових коштів банком від підприємства

Внески підприємства для зарахування на рахунки різних фондів також приймаються банком згідно із заповненим працівником підприємства оголошенням на внесення готівки, на якому, крім підпису відповідального виконавця банку, повинна бути також віза головного бухгалтера (його заступника) або начальника операційного відділу установи банку.

Інші надходження грошей в касу банку оформлюються прибутковими касовими ордерами (банківськими) з видачею підписаних касиром банку копій прибуткових касових ордерів). На отриманому прибутковому касовому ордері обов'язково повинен бути відбиток печатки касира банку. Копія прибуткового касового ордера (банківського), отримана особою, що вносить готівкові грошові кошти в банк, буде документом, що є підтвердженням внесення готівкових грошових коштів підприємства.

Видача готівкових грошових коштів на підприємстві кількома касирами

Деякі підприємства мають не одну, а кілька кас і, відповідно, кілька касирів, які здійснюють касові операції. Крім того, можливі ситуації, наприклад у дні видачі заробітної плати, коли готівкові грошові кошти можуть видавати не лише касири, а й інші довірені особи підприємства.

Відповідно до Положення №72, з такими особами, як і з касирами, повинні бути укладені договори про повну матеріальну відповідальність на період виконання ними обов'язків з видачі і оприбуткування готівкових грошових коштів.

Якщо на підприємстві є кілька касирів, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам або довіреним особам (далі - касирам) авансом необхідну для видаткових операцій суму готівкових грошових коштів під підпис у Книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей (типова форма КО-5).

Цю Книгу веде старший касир в одному примірнику на кожного підлеглого йому касира.

Касир наприкінці робочого дня зобов'язаний відзвітувати про отримання авансу і готівкових грошових коштів, прийнятих або виданих за прибутковими і видатковими документами, здати решту готівкових грошових коштів і касові документи про виконані операції старшому касиру під підпис у Книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

Якщо касир отримав аванс для оплати праці працівників підприємства, він повинен відзвітувати про його використання не пізніше останнього дня видачі зарплати, вказаного на платіжній (розрахунково-платіжній) відомості, і в день звіту повернути невидану суму, яка підлягає депонуванню, старшому касиру. У разі видачі одним касиром грошових коштів за кількома платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, він повинен звітувати за кожною відомістю не пізніше дня, який є останнім днем видачі заробітної плати за цією відомістю.

Наприклад, касир отримав:

а) 05.03.2001 р. аванс на виплату зарплати працівникам бухгалтерії відповідно до платіжної відомості №1;

б) 06.03.2001 р. отримав ще один аванс на виплату зарплати працівникам планового відділу згідно з платіжною відомістю №2;

в) 07.03.2001 р. - аванс для виплати зарплати працівникам ремонтного цеху за платіжною відомістю №3.

Заробітна плата на підприємстві видається протягом трьох днів. Відповідно, касир може відзвітувати за перший аванс за платіжною відомістю №1 до 08.03.2001 р. включно і повернути старшому касиру суму невиданої (депонованої) заробітної плати за зданими разом із звітом платіжними документами. До 09.03.2001 р. включно він повинен відзвітувати за аванс за платіжною відомістю №2 і повернути старшому касиру суму невиданої (депонованої) заробітної плати за зданими разом із звітом платіжними документами і, аналогічно, до 10.03.2001 р., - за платіжною відомістю №3.

Слід пам'ятати, що якщо касир видав усю зарплату за платіжною відомістю раніше за вказаний в ній термін, він зобов'язаний того ж дня, коли припинив видачу грошових коштів, закрити цю відомість і наприкінці дня відзвітувати перед старшим касиром.

Готівкові грошові кошти касири здають в опечатаних сумках, пакетах тощо старшому касиру під підпис у Книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей з вказанням сум. Сумки, пакети та ін. з грошима повинні опечатуватися власноручно касирами. В жодному разі не можна довіряти опечатування іншій особі, щоб уникнути розкрадання готівкових грошових коштів у касирів у момент опечатування.

Є деякі невідповідності форми і рекомендацій Мінстату України щодо заповнення даних Книги обліку прийнятих і виданих грошових коштів.

Так, згідно з наказом Мінстату України "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій" від 15.02.96 р. №51 Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей використовується тільки для обліку грошей, виданих з каси підприємства старшим касиром довіреній особі (або касирам) для виплати заробітної плати і повернення грошей, що є в наявності, або оплачених документів. Це роз'яснення дещо не відповідає самій формі Книги, оскільки в ній передбачена графа (графа 5), згідно з якою касири можуть проводити операції, пов'язані з оприбуткуванням грошових коштів, а також Положенню №72, в якому також сказано, що такі працівники можуть здійснювати операції з оприбуткування грошових коштів.

Щоб уникнути можливих ускладнень, на наш погляд, необхідно в посадових інструкціях касирів (особливо це стосується довірених осіб) вказати можливість здійснення ними операцій, що стосуються оприбуткування грошових коштів.

Облік у касі матеріальних цінностей (документів та бланків)

Як відомо, в касі підприємства можуть бути не лише готівкові грошові кошти, а й інші документи (наприклад, поштові марки, проїзні документи, акції, облігації тощо). У цьому розділі уроку розглянемо порядок оприбуткування документів у касу підприємства, а також їх видачу з каси.

При наявності в касі підприємства бланків цінних паперів, документів суворого обліку тощо кожен з видів документів враховується при його оприбуткуванні і видачі в певних первинних документах бухгалтерського обліку.

Відповідно до підпунктів 1.3.1 та 1.3.2 Правил виготовлення бланків і документів, до бланків цінних паперів належать: акції, облігації внутрішніх державних і місцевих позик, казначейські зобов'язання держави, ощадні сертифікати, приватизаційні папери, інші бланки, передбачені чинним законодавством.

До бланків документів суворого обліку належать:

- документи, які засвідчують особу, подію, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт, свідоцтва про народження, одруження або розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка і вкладення до неї; посвідчення водія, службові, військові, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності);

- проїзні документи (квитки на проїзд на залізничному, морському, річковому і повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи);

- знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);

- документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні); чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; доручення на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право вивезення і ввезення; поліси страхування; ліцензії);

- бланки білетів тиражних і моментальних лотерей.

У разі наявності таких документів у касі касир є матеріально відповідальною особою і веде облік їх оприбуткування, зберігання і видачі іншим особам.

За втрату або псування бланків суворого обліку встановлена підвищена матеріальна відповідальність. У первинних документах бухгалтерського обліку вони враховуються як бланки суворої звітності.

Для обліку бланків суворої звітності на підприємстві повинні використовуватися первинні документи, затверджені Наказом №67:

1. СЗ-1 "Прибутково-видаткова накладна №__ на бланки суворої звітності";

2. СЗ-2 "Прибутково-видаткова книга обліку бланків суворої звітності";

3. СЗ-3 "Акт на списання використаних бланків суворої звітності";

4. СЗ-4 "Акт перевірки наявності бланків суворої звітності";

5. СЗ-5 "Картка-довідка про видані й використані бланки суворої звітності".

У цьому уроці ми коротко охарактеризуємо кожен документ і покажемо порядок заповнення форм №СЗ-1 та №СЗ-2.

Прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (форма №С3-1)

Оприбуткування бланків суворого обліку в касу підприємства, їх видача з каси відбувається на підставі типової форми СЗ-1 "Прибутково-видаткова накладна №__ на бланки суворої звітності". У цьому документі обов'язково повинно бути вказане найменування бланків, їх кількість, серія і номер, ким і кому вони передані, через кого. Одній особі може бути видано кілька видів бланків суворого обліку.

Прибутково-видаткова книга обліку бланків суворої звітності (форма №СЗ-2)

Ця Книга передбачена для ведення обліку бланків суворої звітності на складі, в нашому випадку - в касі, і використовується всіма підприємствами. Вона повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена сургучною печаткою і підписами керівника підприємства та головного бухгалтера. Порядок опечатування, нумерації і скріплення сургучною печаткою аналогічний порядку, передбаченому для касової книги (див. попередній урок).

Дані в Книгу вносяться окремо на кожен вид бланків суворого обліку, для цього в ній виділяється одна або кілька сторінок для кожного виду бланків. Дані в Книгу заносяться з прибутково-видаткових накладних на бланки суворої звітності протягом календарного року.

У цій формі не передбачено сальдового обліку бланків, що не дає можливості підприємству планувати закупівлі, виготовлення бланків для наступних звітних періодів (кварталу, місяця). Для цього касир може в окремому реєстрі довільної форми вести облік приходу, витрат і залишку бланків суворої звітності за рік, квартал, місяць.

Акт на списання використаних бланків суворої звітності (форма №СЗ-3)

Акт використовується для списання використаних бланків суворого обліку з підзвітної суми матеріально відповідальних осіб.

Списання з підзвітної суми бланків суворого обліку здійснюється на підставі акта, складеного спеціально створеною комісією.

У нормативно-правових документах немає рекомендацій щодо організації роботи комісії, яка контролює списання бланків суворого обліку. Тому при створенні такої комісії необхідно вказати період, за який вона повинна перевірити наявність бланків суворого обліку й списати використані бланки з підзвітних осіб. Це може бути тиждень, місяць, квартал тощо.

Акт перевірки наявності бланків суворої звітності (форма №СЗ-4)

Ця форма первинного документа використовується для перевірки фактичної наявності бланків суворого обліку під час надходження їх до каси підприємства.

При виявленні недостачі або зіпсованих бланків під час їх прийняття до каси спеціально створена комісія складає акт у двох примірниках, в якому вказується кількість відсутніх або зіпсованих бланків, їх серії і номери.

Один примірник акта дається постачальнику як претензія за недостачу або надання зіпсованих бланків, якщо в цьому однозначно винен постачальник, а не довірена особа (підзвітна особа, транспортна організація тощо).

Картка-довідка про видані й використані бланки суворої звітності (форма №СЗ-5)

Картка-довідка використовується для ведення аналітичного обліку виданих і використаних бланків суворого обліку.

Вона відкривається на кожну матеріально відповідальну особу, яка веде облік бланків суворої звітності, на кожен вид бланків окремо.

Підставою для ведення картки-довідки є первинні документи: прибутково-видаткові накладні, акти перевірки наявності бланків і акти на списання використаних бланків суворої звітності.

У касі підприємства можуть також зберігатися не лише бланки суворого обліку, а й, наприклад, конверти або листівки без поштових марок, деякі реєстри бухгалтерського обліку, бланки векселів, гарантійні листи тощо. Первинним документом, згідно з яким буде відбуватися оприбуткування або видача їх з каси підприємства, є Накладна-вимога на видачу (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма №М-11).

Ця накладна у випадку, що розглядається в нашому уроці, використовується для обліку руху матеріальних цінностей всередині підприємства і їх видачу структурним підрозділам свого підприємства, розташованим поза межами його території.

Накладна-вимога виписується у двох примірниках і обов'язково повинна бути підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою на це.

У разі видачі матеріальних цінностей структурним підрозділам свого підприємства один примірник передається одержувачам (керівникам, комірникам цеху, дільниці тощо), другий - касиру і потім передається ним у бухгалтерію підприємства.

У разі внутрішнього переміщення матеріальних цінностей накладну-вимогу складає касир. Один примірник є для касира підставою для списання цінностей, а другий - видається особі, яка приймає матеріальні цінності для їх оприбуткування.

У разі видачі матеріальних цінностей структурним підрозділам свого підприємства, розташованим поза межами його території, накладну-вимогу виписують на підставі договорів, нарядів та інших документів. Перший примірник передається в касу як підстава на видачу матеріальних цінностей, другий - одержувачу матеріальних цінностей.


Продовження теми


Оголошення на внесення готівки
PDF-38Kb


PDF-30Kb

  • Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей

  • Прибутково-видаткова накладна


Прибутково-видаткова книга обліку бланків суворої звітності
PDF-26Kb


Накладна - вимога на видачу (нвутрішнє переміщення) матеріалів
PDF-32Kb


Підготував Олег ЗГУРСЬКИЙ

Нормативна база к курсу

1. Наказ №144 - Наказ Мінстату України від 22.05.96 р. №144 "Про затвердження типових форм первинного обліку із розрахунків з робітниками і службовцями із заробітної плати".

2. Наказ Мінстату України "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій" від 15.02.96 р. №51.

3. Наказ №67 - Наказ Мінстату України від 11.03.96 р. №67 "Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності".

4. Положення №88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88, зареєстроване в Мін'юсті України 05.06.95 р. за №168/704.

5. Правила виготовлення бланків і документів - Правила виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджені наказами Мінфіну України від 25.11.93 р. №98, СБУ від 15.11.93 р. №118, МВС України від 24.11.93 р. №740, зареєстрованими в Мін'юсті України 14.01.94 р. за №8/217.

6. Положення №72 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 19.02.2001 р. №72, зареєстрованою в Мін'юсті України 15.03.2001 р. за №237/5428.

7. Постанова №149 - Інструкція №4 від 20.06.95 р. "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України", затверджена постановою Правління НБУ від 20.06.95 р. №149, в редакції постанови Правління НБУ від 13.10.97 р. №335.

8. Інструкція №1 - Інструкція №1 "Про організацію емісійно-касової роботи в установах банків України", затверджена постановою Правління НБУ від 07.07.94 р. №129, з подальшими змінами і доповненнями.


Читайте в наступних уроках "Школи бухгалтера":

У розділі "Безготівкові розрахунки. Розрахунки з допомогою акредитива"

  • Акредитив - це форма розрахунків, при якій банк-емітент за дорученням свого клієнта (заявника акредитива) зобов'язаний здійснити платіж третій особі (бенефіціару) за поставлені товари, виконані роботи або надані послуги, а також надати повноваження іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж на умовах, вказаних заявником у заяві на виставлення акредитива.
<< >>
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua