Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#30 '2001: Практична бухгалтерія - Автоматизація бухобліку: Excel << >>

Автоматизація бухобліку: Урок 15.
Бухгалтерський облік за допомогою EXCEL.

Корисні поради бухгалтерові щодо Excel

? Як головному бухгалтеру встановити зв'язок з...

Деякі керівники вважають за краще самостійно контролювати роботу бухгалтерської служби, регулярно заглядаючи в електронні облікові регістри та інші первинні бухгалтерські документи. Спростити це можна, встановивши зв'язок ізѕ комп'ютером бухгалтера. Хоча, щиро кажучи, ця порада радше стане в пригоді головному бухгалтерові підприємства, на якому створено бухгалтерську службу, для контролю за роботою своїх підлеглих. Через локальну комп'ютерну мережу можна за допомогою простого прийому оперативно отримувати інформацію про будь-які зміни в бухгалтерських регістрах, які вони заповнюють. Зробити це можна за допомогою введення формули з віддаленими посиланнями, тобто посиланнями на комірки робочих книг, розташованих на інших комп'ютерах. Наприклад, якщо в комірку P5 однієї з книг головбуха ввести формулу

='\\Valya\C:\Document\[Зарплата.xls]Расчетная ведомость'!P5),

то в ній з'явиться значення належної до виплати суми, що міститься в комірці P5 аркуша "Розрахункова відомість" з книги "Зарплата" в папці "Document" на комп'ютері "Valya". Щоб мати на своєму комп'ютері інтерактивну копію будь-якого документа Excel, одночасно відкрийте новий аркуш (або книгу) і аркуш, на якому міститься, наприклад, розрахункова відомість. Розташуйте їх один під одним, встановіть на аркуші "Лист1" курсор у комірку А1.

Введіть у рядок формул знак рівності "=", а потім встановіть курсор у комірку А1 на аркуші "Розрахункова відомість" і натисніть Enter. У комірку автоматично запишеться формула "='[Зарплата.xls]Розрахункова відомість'!$А$1". Тепер видаліть з формули символи абсолютного посилання "$" і скопіюйте у всі комірки "контрольного" аркуша. Усі значення в ньому продублюются у відповідних комірках. Щоб ці значення розташовувалися в такій самій таблиці, як "материнська", виділіть весь аркуш "Розрахункова відомість" і скопіюйте його в буфер обміну. За допомогою команди "Специальная вставка" в комірку А1 ("Лист1") вставте тільки формати (встановіть перемикач "Формат").

Увага! Перед іменем комп'ютера має бути подвійна похила риска. Якщо ім'я комп'ютера, документа, розділу або елемента даних містить пробіли або спеціальні символи формул, наприклад двокрапку ":" або знак мінуса "-", або якщо ім'я має вид посилання, вставте його в одинарні лапки.

Малюнок

? ...і як його "заморозити"

Може виникнути ситуація, коли значення, що записуються в інтерактивному режимі з іншого комп'ютера, необхідно зафіксувати в певний момент. Це може знадобитися, наприклад, для проведення порівняльної процедури подібних значень в різних періодах. З цією метою "заморожують" зв'язок. Наприклад, встановіть курсор в цільову комірку Р5 "Листа1" (попередня порада). Клацніть ПКМ і в контекстному меню виберіть команду "Копіювати". Знову клацніть ПКМ, виберіть у контекстному меню команду "Специальная вставка", а у вікні, що відкрилося, встановіть перемикач "значение". Натисніть ОК і клавішу Enter. У цільовій комірці і рядку формул, замість посилання на комірку-джерело, з'явиться її значення.

<< >>
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua