Нове число  Дебет-Кредит
 
Український бухгалтерський тижневик
#42'2001: Практична бухгалтерія - Бухгалтерський облік << >>

Репрезентуйте себе

Витрати на організацію прийомів, або Представницькі витрати в сучасних умовах

Ірина БИКОВА


Багато підприємств мають витрати на проведення переговорів з питань взаємовигідної співпраці.

Представникам запрошеної і приймаючої сторони для обговорення виробничих питань потрібно здійснити поїздку містами України? При цьому виникнуть витрати з придбання залізничних або авіаквитків, з оплати проживання в готелі, сніданків, обідів, вечерь тощо.

Бажано запросити делегацію партнерів до музею, на виставку, до театру? Тоді виникнуть витрати на придбання квитків до цих закладів.

Хочете вручити гостям подарунки і сувеніри? Приготуйтеся до витрат з придбання подарунків за готівковий розрахунок.

Усі ці витрати можна охарактеризувати одним словом: представницькі.

Представницькі витрати бюджетних підприємств

До 1 січня 1995 року при визначенні розміру представницьких витрат, їх структури, порядку оформлення та в інших питаннях, пов'язаних з прийманням делегацій, бюджетники керувалися наказом Міністерства фінансів і Міністерства економіки України від 12.11.93 р. №88 "Про затвердження норм коштів на представницькі цілі, рекламу і виплату компенсації за використання легкових автомобілів для службових поїздок і порядок їх використання" (далі - Наказ №88).

Але він втратив чинність, оскільки з 01.01.95 р. втратила чинність Постанова КМУ №764 від 19.09.93 р. (відповідно до Постанови КМУ №759 від 10.11.94 р.), на виконання якої і був виданий цей наказ. Утворився певний вакуум щодо регламентації представницьких витрат. А оскільки бухгалтерія, як і природа, не терпить порожнечі, то бухгалтери бюджетних підприємств змушені керуватися тим же Наказом №88.

Згідно з Наказом Мінфіну №88, представницькі витрати - це витрати міністерств, відомств, підприємств, установ на приймання й обслуговування іноземних представників, а також делегацій і представників інших підприємств, що прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, встановлення або підтримання взаємовигідної співпраці і розв'язання питань, пов'язаних з комерційною діяльністю.

До представницьких витрат можуть бути віднесені тільки витрати приймаючої сторони. І представники делегацій, як іноземних, так і українських, повинні бути офіційно запрошені на підприємство, що приймає.

Відповідно до Наказу №88, щороку на підприємстві видають наказ (розпорядження) про затвердження кошторису представницьких витрат на рік згідно з вищепереліченими статтями витрат (додаток до наказу, затверджений керівником підприємства), які можуть видозмінюватися відповідно до специфіки виробництва.


ЗРАЗОК

Кошторис представницьких витрат
(на 2001 рік)
№ з/п Найменування витрат Запланована сума витрат (грн)
1. Бронювання номерів у готелі, оплата проживання в готелі 1300
2. Транспортне обслуговування 500
3. Послуги обслуговуючого персоналу під час переговорів (оплата праці й обов'язкові нарахування) 1280
4. Буфетне обслуговування під час переговорів 1400
5. Витрати на офіційний прийом (фуршет, обід, вечеря тощо) 750
6. Заходи культурної програми 1600
  Разом: 7030

За кожним конкретним фактом представницьких витрат керівник підприємства видає наказ із затвердженням програми приймання делегації, в якій зазначаються терміни і місце проведення, запрошені особи, список осіб приймаючої сторони (причому кількість осіб приймаючої сторони не повинна перевищувати кількість запрошених), перелік заходів, а також передбачуваний кошторис витрат.

Бюджетні установи витрати на приймання й обслуговування іноземних делегацій і представників здійснюють у межах коштів, затверджених кошторисом витрат, але не більше 0,25% кошторису витрат на утримання установ на рік.

А банківські установи та страхові організації - не більше 0,25% суми отриманого доходу за рік.

Витрати на організацію прийомів комерційних підприємств

До 1 січня 1995 року представницькими витратами вважалися витрати на приймання й обслуговування іноземних представників, а також делегацій і представників інших підприємств, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, встановлення або підтримання взаємовигідної співпраці і розв'язання питань, пов'язаних з комерційною діяльністю.

Поняття представницьких витрат для комерційних підприємств законодавчо не визначено. У пп. 5.4.4 Закону "Про оподаткування прибутку підприємств" йдеться про витрати на організацію прийомів, а не про представницькі витрати.

На витрати, пов'язані з організацією прийомів, разом з витратами на організацію презентацій, свят, придбання і розповсюдження подарунків, включаючи безкоштовну роздачу зразків товарів або безкоштовне надання послуг (виконання робіт) з рекламною метою, відводиться не більше двох відсотків оподатковуваного прибутку платника податку за попередній звітний (податковий) період.

Тобто якщо ваше підприємство у першому кварталі 2001 року отримало оподатковуваний прибуток у розмірі 10000,00 грн, то на всі зазначені вище витрати у другому кварталі ви можете використати не більше 200,00 грн і включити цю суму до валових витрат підприємства. Наприклад, ви можете витратити 100,00 грн на приймання іноземної організації, 80,00 грн - на презентацію свого нового продукту, 20,00 грн - на святкування N-ліття існування вашої фірмиѕ і край. Якщо ж ви вирішите витратити на це ще якісь кошти, то вони не увійдуть до валових витрат, хоч і будуть включені до витрат за бухгалтерським обліком. Цілком зрозуміло, що при цьому необхідно підтвердити всі здійснені витрати відповідними первинними документами.

За відсутності будь-яких документів, що підтверджують витрати, підприємства не включають ці витрати до валових.

При організації прийомів необхідно враховувати, що проведення розрахункових операцій за готівкові кошти, відповідно до листа ДПАУ №5654/6/15-0216 від 07.10.99 р. (див. вище), до складу валових витрат не включаються.

Крім зазначених вище обмежень, жодних інших ні за структурою витрат, ні за формою оплати, ні за іншими параметрами не встановлено.

Відображення в обліку витрат на організацію прийомів

П(С)БО 16 свідчить, що "витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені". Витрати на представницькі цілі спрямовані на отримання доходу, економічної вигоди для підприємства.

Куди їх можна віднести у бухгалтерському обліку? Згідно з П(С)БО 16, витрати, пов'язані з операційною діяльністю, які не входять до собівартості продукції (робіт, послуг), поділяються на адміністративні витрати, витрати на збут, інші операційні витрати.

До адміністративних витрат належать загальногосподарські витрати, спрямовані на обслуговування й управління підприємством. І представницькі витрати є одними з таких загальних корпоративних витрат (П(С)БО 16, п. 18).

А Законом про бухгалтерський облік і фінансову звітність визначено, що облікова політика підприємства - це сукупність принципів, методів і процедур, що їх підприємство використовує для подання і складання фінансової звітності.

Підприємство самостійно визначає свою облікову політику й обирає форму бухгалтерського обліку з дотриманням принципів, встановлених Законом. Отже, порядок обліку представницьких витрат підприємство обирає самостійно і затверджує Наказом про облікову політику. Чи буде це кошторис витрат на представницькі цілі або якийсь інший належно оформлений документ, вирішувати керівництву підприємства.

У бухгалтерському обліку госпрозрахункові підприємства й організації відображають суму представницьких витрат:

За дебетом рахунків

84 "Інші операційні витрати";

92 "Адміністративні витрати".

За кредитом рахунків

631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками";

371 "Розрахунки за виданими авансами";

372 "Розрахунки з підзвітними особами";

685 "Розрахунки з іншими кредиторами".

Типові схеми бухгалтерських проведень з обліку витрат на представницькі цілі

№ з/п Зміст операції Д-т К-т Сума
А Б В Г
1. Перераховано кошти за бронювання місць у готелі і проживання 685 311 300
2. Списано витрати за бронювання місць і проживання в готелі згідно з квитанцією 84, 92 685 250
3. Відображено ПДВ 641/пдв 685 50
4. Перераховано гроші за транспортне обслуговування автотранспортному підприємству 631, 685 311 180
5. Віднесено витрати на транспортне обслуговування на витрати виробництва 84, 92 631, 685 150
6. Відображено ПДВ 641/ПДВ 631, 685 30
7. Нараховано заробітну плату перекладачу під час переговорів за договором цивільно-правового характеру 81, 92 661 200
8. Утримано збір на обов'язкове державне пенсійне забезпечення з роботодавця за ставкою 32% (обов'язковий платіж) 82, 92 651 64
9. Перераховано кошти підприємству громадського харчування за обслуговування делегації під час переговорів 685 311 240
10. Списано кошти за буфетне обслуговування делегації під час переговорів 84, 92 685 200
11. Відображено ПДВ 641/пдв 685 40
12. Отримано гроші з банку на представницькі цілі у межах витрат на господарські потреби 301 311 500
13. Видано гроші у підзвіт на проведення фуршету, культурної програми 372 301 500
14. Куплено квитки до театру, витрати списано на витрати підприємства 84, 92 372 500
15. Відображено фінансовий результат 791 84, 92 1 100
16. Відображено фінансовий результат 791 81,82 265

На підприємстві в обов'язковому порядку повинен вестися журнал обліку тих, хто прибуває у відрядження (документальне оформлення для підтвердження того, що витрати з приймання делегації пов'язані з господарською діяльністю підприємства).

Згідно з підпунктом 11.2.1 статті 11 Закону про оподаткування прибутку, представницькі витрати відносяться до складу валових витрат в тому податковому періоді, в якому вони фактично здійснені. Датою збільшення валових витрат є перша з двох дат: дата списання коштів з поточного рахунка або видача готівки коштів з каси підприємства; або дата оприбуткування товарів (фактичного отримання результату робіт або послуг).

У деяких випадках підприємство може, приміром, закупити сувенірну продукцію поза підприємствами торгівлі (вулична торгівля). Тоді треба керуватися нормами при закупівлі товарно-матеріальних цінностей у фізичних осіб або приватних підприємців.

Таким чином, за умови, що оподатковуваний прибуток за I квартал становив 50000 грн, до валових витрат можемо включити тільки 1000 грн (50000 грн х 2%), при витраті підприємством на представницькі цілі 1365 грн.


Питання включення до складу валових витрат витрат на проведення представницьких заходів

Лист ДПАУ від 07.10.99 р. №5654/6/15-0216

Згідно з підпунктом 5.4.4 пункту 5.4 статті 5 Закону України від 22.05.97 р. №283/97-ВР "Про оподаткування прибутку підприємств" (зі змінами і доповненнями), до валових витрат включаються витрати платника податку на проведення передпродажних та рекламних заходів стосовно товарів (робіт, послуг), що продаються (надаються) такими платниками податку; витрати на організацію прийомів, презентацій і свят, придбання і розповсюдження подарунків, включаючи безоплатну роздачу зразків товарів або безоплатне надання послуг (виконання робіт) з рекламними цілями, але не більше двох відсотків від оподатковуваного прибутку платника податку за попередній звітний (податковий) квартал.

Проте, відповідно до підпункту 5.4.8 вищевказаного Закону України, не включається до складу витрат платника податку готівка, витрачена на цілі, визначені підпунктами 5.3.1 та 5.4.4 цієї статті, а також на цілі, не пов'язані з відшкодуванням особистих витрат фізичної особи, яка перебуває у відрядженні.

Таким чином, у разі здійснення представницьких витрат за готівковий розрахунок такі витрати не включаються до складу валових витрат.


Що підприємство може віднести до витрат на представницькі цілі?

1. Витрати на транспортне обслуговування. Сюди входять витрати на оплату залізничних та авіаквитків, у тому числі і для переміщення всередині країни, регіону; оренда легкового автотранспорту.

2. Оплата проживання в готелях, а також витрати, пов'язані з бронюванням місць у готелі в розмірі не більше 50% вартості номера на добу (включно з готельним збором).

3. Витрати, пов'язані з офіційним прийомом (фуршет, сніданок, обід, вечеря).

4. Буфетне обслуговування під час переговорів (кава, чай, безалкогольні напої, кондитерські вироби, бутерброди, фрукти).

5. Оплата послуг обслуговуючого персоналу, наприклад перекладача, друкарки, стенографістки, працівників, які здійснюють буфетне обслуговування, та ін.

6. Витрати, пов'язані з культурною програмою (вартість квитків на вистави, концерти, відвідування музеїв, виставок тощо).

7. Вартість сувенірної продукції і подарунків.


Нормативні документи

1. Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств" у редакції від 22.05.97 р. №283/97-ВР.

2. Закон України від 16.07.99 р. №996-14 "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні".

3. П(С)БО 16, затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. №318.

4. Наказ Міністерства фінансів і Міністерства економіки України від 12.11.93 р. №88 "Про затвердження норм коштів на представницькі цілі, рекламу і виплату компенсації за використання легкових автомобілів для службових поїздок і порядок їх використання".

5. Лист ДПАУ від 07.10.99 р. №5654/6/15-0216 з питання включення витрат на проведення представницьких заходів до складу валових витрат.

<< >>
© 2001
"Дебет-Кредит"
Редакція: debet-kredit@gc.kiev.ua