Нове число Дебет-Кредит
Українською Украинский бухгалтерский еженедельник
#19'2003: Школа бухгалтера << >>

Содержание урока - Все уроки школы - Цей урок українською

Школа бухгалтера. Урок 37 (май 2003)

Бухгалтерский учет

Автоуслуги: учет и налогообложение

Продолжение. Начало см. в "ШБ" № 5/2003 г.

Топливо и смазочные материалы являются специфической статьей затрат при эксплуатации автомобильного транспорта. "Не смажешь - не поедешь" - не поговорка, а производственная необходимость для автотранспортных предприятий. Расходы на покупку топлива, а также других горюче-смазочных материалов (ГСМ) занимают наибольший удельный вес в общей сумме затрат на автомобильные перевозки.

Учет топлива и ГСМ

Приобретение ГСМ

Приобретение ГСМ может осуществляться путём:

1) безналичного расчета:

а) перечисления суммы предоплаты со счета автотранспортного предприятия (далее - АТП) на счет розничного продавца - определенной автозаправочной станции (АЗС):

  • без приобретения талонов;
  • с приобретением талонов;

б) использования электронных карточек:

в) покупки топлива у оптовых поставщиков при наличии собственных или арендованных емкостей и оборудования для его хранения и заправки автомобилей.

2) наличного расчета:

а) покупки топлива водителем АТП в пути на АЗС за счет выданных ему в под отчет денежных средств;

б) покупки топлива (как правило, оптовой) подотчётным лицом предприятия при наличии собственных или арендованных емкостей и оборудования для его хранения и заправки автомобилей.

1.1. Первичный учет

Рассмотрим документальное оформление приобретения в указанных случаях.

1) Безналичный расчет. Основанием для приобретения топлива у поставщика является договор, заключенный между АТП и АЗС или оптовым поставщиком, исключением является использование электронных карточек при расчетах. На сегодняшний день предусмотрен типовой договор по форме № 23-нп (приложение 23 к Инструкции № 81).

В этом случае возможны два варианта приобретения нефтепродуктов на АЗС: без приобретения талонов и с приобретением талонов.

Без использования талонов. Если автопредприятие приобретает ГСМ по безналичному расчету и не использует при этом талоны, то оно обязано использовать ведомость на единичный отпуск нефтепродуктов по форме № 24-нп (см. следующую страницу). Данная ведомость предназначена для учета на одноразовый отпуск однородных ГСМ. Заполнение ведомости по ф. № 24-нп осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является первичное заполнение ведомости на АТП в момент заключения договора (или в течение нескольких дней после его заключения) - а именно прославление штампа на данных ведомостей (смотри образец ниже), после чего они передаются на АЗС. Количество данных ведомостей не ограничено, исходя из этого, оно может быть определено договаривающимися сторонами. В большинстве случаев, при определении количества ведомостей, используются данные о среднем количестве заправок автомобиля за месяц и количество самих автомобилей.

Вторым этапом является вторичное заполнение (но уже на АЗС) всех оставшихся граф ведомости. При этом ведомость заполняется в двух экземплярах. Оператор АЗС, при отпуске ГСМ по ведомости, обязан поставить штамп о количестве отпущенного топлива в путевой лист водителя. Так же необходимо помнить, что ведомость может заполнять на несколько автомобилей, но только при условии, что они прибыли на АЗС одновременно. В конце месяца АЗС обязана передать второй экземпляр ведомостей на автопредприятие. Кроме того, в конце отчетного периода бухгалтерией АЗС выписывается расходная накладная на общую стоимость выданного топлива за месяц с указанием наименований, количества и стоимости по маркам ГСМ.

Данные указанной ведомости бухгалтерия АТП использует для отражения поступления ГСМ в баки транспортных средств (пример формы № 24-нп).


ОАО АТП - 15927
Договір №25 от 08.04.2003 г.
АЗС - 159
Типова форма № 24-нп
Код за ДКУД

(підприємство, організація)
Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ

ВІДОМІСТЬ

на один відпуск ___________дизельне паливо_________
(найменування та марка нафтопродукту)
зміна з 10.00 год. "18" квітня 200 3 р. до 18.00 год. "18" квітня 200 3 р.
матеріально відповідальна особа _______Мусієнко Олександр Андрійович____
(прізвище, ім'я по батькові)
№ п/п Гараж-
ний
номер
Держав-
ний номер
автомобіля
Номер
шляхо-
вого листа
Прізвище, ім'я, по батькові водія Табельний номер Кількість відпущеного
нафто-
продукту, літрів
(писати словами)
Підпис водія
1 2 3 4 5 6 7 8
1 456 45223 КА 005318 Гордієнко С. Н. 012345 Двадцять літрів Гордієнко
2 654 35596 КА 005345 Золотин І.Н. 321650 Сорок літрів Золотин

Шістдесят літрів___________________Мусієнко______________
Усього відпущено   (підпис та штамп змінного оператора АЗС)


При заправке по талонам, предприятие-покупатель выкупает определенное количество талонов у АЗС. Затем эти талоны выдают водителям. Согласно п. 4.1.7.27 Инструкции № 81 использовать талоны как средство платежа на АЗС за топливо запрещено. Но, если анализировать данную ситуацию, то талоны и не являются средством платежа, они предоставляют только право на получение ГСМ на определенной АЗС, в определенном объеме, поскольку оплата за данные ГСМ уже была осуществлена (предоплата).

Для учета талонов Инструкцией № 81 не предусмотрено отдельного документа. Исходя из этого, на наш взгляд, необходимо, чтобы на АЗС заполняли два документа (о чем необходимо дополнительно указать в договоре): ведомость по форме № 24-нп и специальную ведомость, в которой бы указывался учет талонов.

Ведомость по учету талонов также должна вестись на АЗС в двух экземплярах (в разрезе АТП), один из которых должен быть передан в бухгалтерию АТП для сверки данных о выдаче талонов (пример ведомости № 25).


Образец ведомости по учету талонов и ГСМ, выданных по ним на АЗС

АЗС - 159
название предприятия

Ведомость №25
на отпуск нефтепродуктов согласно талонов
за 25.04.03 г.
Марка, авто-
мобиля

путе-
вого листа
ФИО
водителя
Отпущено бензина Отпущено Д/Т Подпись води-
теля о полу-
чении ГСМ
Подпись опе-
ратора АЗС, о выдаче ГСМ
Тало-
ны № с_ по _
Коли-
чест-
во (л)
Тало-
ны
№ с_ по _
Коли-
чест-
во (л)
ЛАЗ 4109 005318 Гордиенко С.Н. - - 1900 - 1901 20 Гордиенко Мусиенко
ЛАЗ 4109 005345 Золотин И.Н. - - 1902 - 1921 200 Золотин Мусиенко
ПАЗ 01903 005655 Грицай В.А. 430 - 437 160 - - Грицай Гаврош
По данной ведомости выдано: бензин А-76 -160 (сто шестдесят) литров
Дизтопливо - 240 (двести сорок) литров
Подпись начальника АЗС

На АТП могут вести аналогичную или другую ведомость по учету выданных талонов. Мы предлагаем следующую форму:

Образец ведомости по учету талонов на АТП


ОАО АТП -15927
название предприятия

Ведомость №2158
по учету выданных талонов за апрель 2003 г.

Материально ответственное лицо за хранение и выдачу талонов Маркисян О.А.


п/п  
Дата выдачи   ФИО водителя   Марка авто-
мобиля  
Коли-
чество ГСМ, соглас-
но талонов  
Талоны № Подпись МОЛ, о выдаче
талона  
Подпись, водителя, о полу-
чении талона  
На бен-
зин:
с _
по _
На диз-
топливо:
с _
по _
……                
1 25.04.03 Гордиенко С.Н. ЛАЗ 4109 20 - 1900

1901

Маркисян Гордиенко
2 25.04.03 Золотин И.Н. ЛАЗ 4109 580 - 1902

1930

Маркисян Золотин
3 25.04.03 Грицай В.А. ПАЗ 01903 160 430

437

- Маркисян Грицай
…….                

Данные ведомости (форма № 24-нп и ведомость по учету выданных талонов) менеджеры АТП используются для встречного контроля за количеством топлива, полученного от поставщика за месяц. При этом сопоставляют отдельно в акте итоги о выдаче ГСМ в литрах с итоговой товарной накладной за месяц, полученной от поставщика. Причинами расхождений могут быть: неверно выведенный остаток топлива в баках транспортных средств на конец месяца в учете АТП (погрешности при замере остатков), потеря талонов водителями или использование их не по назначению (присвоение), общая запущенность в учете ГСМ.

Использование электронных карточек. АТП может при покупке ГСМ использовать электронные карточки (дебетовые или кредитовые). В данном случае для:

1. АЗС - необходимо вести специальную ведомость по форме № 25-нп. Поскольку данная ведомость ведется только АЗС и не имеет никакого отношения к АТП, порядок ее заполнения мы рассматривать не будем.

2. АТП - необходимо вести специальную ведомость по учету выданных электронных карточек. Поскольку формы данной ведомости не предусмотрено, мы предлагаем следующий ее вид.

Данные ведомости по учету электронных карточек используются для сверки по израсходованным средствам с данными, указанными в выписках банка по картсчетам. Исходя из данных ведомости, бухгалтерия, или материально-ответственное лицо должно сделать выборку израсходованных средств по каждому водителю и по каждой карточке. Данные указанной ведомости бухгалтерия АТП использует для отражения поступления ГСМ в баки транспортных средств. Ведомость, в зависимости от потребностей АТП, может вестись по виду работ, по гаражам, водителям и т. д.

Приобретение ГСМ у оптовых поставщиков. Основной особенностью учета приобретения в этом случае является то, что поступающее по товарным накладным поставщика топливо выражается в весовых единицах. Как правило, в тоннах. Поскольку учет отпуска топлива в АТП ведется в литрах (объемный показатель), возникает необходимость пересчета прихода в литры. Для этого используют специальные коэффициенты пересчета (о них мы будем говорить в следующих публикациях при рассмотрении учета топлива на предприятии).

При данном варианте заправка ГСМ ведется на собственных АЗС или раздаточных колонках АТП, Заправщик или другое материально ответственное лицо ведет либо аналогичную ведомость ф. № 24-нп (рассмотрена на предыдущей странице), либо лимитно-заборные карты. В любом случае используется накопительный первичный документ, в котором при каждой заправке фиксируют количество выданного топлива на автомобиль (автобус). При этом руководитель или главный инженер АТП утверждает лимит отпуска бензина (солярки) на каждый автомобиль (автобус) на день (месяц). То есть единицей учета на этом участке является транспортное средство, а не водитель. Если водитель на транспортном средстве не меняется, количество отпущенного топлива прямо идентифицируется с фамилией закрепленного водителя. При заменах водителей, либо работе по сменам возникает необходимость распределения полученного топлива отдельно по каждому из водителей. Это стает необходимым в случаях перерасхода лимита расхода горючего либо экономии его, поскольку начисление премий или удержание из зарплаты проводится строго индивидуально для каждого водителя. Выбор варианта учета зависит от системы контроля за расходом топлива и наличия утвержденной системы поощрения за экономию и наказания за перерасход.

По окончании месяца, либо всякий раз при поступлении товарной накладной, бухгалтерия должна получить от поставщика налоговую накладную. Последняя, является основанием для отражения налогового кредита на сумму полученных ГСМ.

2) Наличный расчет. Покупка ГСМ водителями. Первичными документами учета ГСМ, приобретенных водителями за наличные денежные средства, являются чеки РРО продавца (АЗС) и авансовый отчет водителя.

Водитель в течение трех рабочих дней 1,  или в конце рабочего дня, или утром следующего рабочего дня обязан предоставить авансовый отчет об использовании полученных в кассе сумм и вернуть неиспользованный остаток наличности (пп. 2.15 Положения № 72). Учитывая то, что в крупных АТП количество "подотчетников-водителей" весьма значительно - до нескольких десятков, количество авансовых отчетов за месяц, подлежащих бухгалтерской обработке, достигает нескольких сотен.

1 В данном случае, имеется ввиду, то, что при командировке работник должен отчитаться в течении трех дней после возвращения, в случае, если водителю выдали деньги на покупку топлива в процессе работы на протяжении дня, то он должен отчитаться в конце рабочего дня или утром следующего рабочего дня.

При проверке авансовых отчетов водителей необходимо проверить наличие и подлинность приложенных документов, подтверждающие приобретение ГСМ, и связь с заданием водителя:

  • кассовый чек (один или несколько)
  • налоговые накладные (если сумма в чеке превышает 20 грн.) (пп. 7.2.6 Закона об НДС).
  • товарные накладные на перевозимый груз (при грузовых перевозках) или путевой лист (легковой автомобиль, автобус).

При этом обращают внимание - не отклонялся ли водитель от маршрута движения, указанного в путевом листе. Это видно по адресам АЗС, которые указаны в чеках РРО. Особенно актуально это при междугородных (международных) перевозках. Такой контроль должен осуществлять не бухгалтер, а руководитель подразделения АТП либо руководитель АТП. Их подписи на авансовом отчете водителя являются основанием для принятия его бухгалтером к отражению в бухгалтерском учете. При наличии вышеуказанных документов, оформленных "как следует", бухгалтер имеет право отразить затраты на покупку топлива в валовых затратах (налоговый учет) и оприходовать его на счете 20 (бухгалтерский учет). Правильно оформленная налоговая накладная, данные которой подтверждаются чеками на приобретение, дает право отразить покупки в книге приобретений товаров (работ, услуг), то есть получить право на налоговый кредит по НДС.

Покупка подотчетным лицом. При использовании данного варианта приобретения ГСМ, бухгалтеру необходимо помнить, что оно осуществляется в том же порядке, что и приобретение ГСМ водителями. Поэтому:

1. Требования к кассовым и авансовым документам подоотчетных лиц те же, что и при приобретении водителями за наличные средства.

2. ГСМ от подотчетного лица оприходуется кладовщиком и в дальнейшем выдается водителям. документальное оформление выдачи ГСМ аналогично выдаче ГСМ, купленных у оптовых поставщиков (смотри выше).


Образец ведомости по учету электронных карточек на АТП

ОАО АТП -15927
название предприятия

Ведомость №2161
по учету выданных электронных карточек за апрель 2003 г.

Материально ответственное лицо за хранение и выдачу электронных карточек Маркисян О.А.

№ п/п Дата и время выдачи карто-
чки
ФИО
води-
теля
Вид карточки и ее номер Остаток дене-
жных средств на кар-
точке2, грн.
Под-
пись МОЛ, о выдаче кар-
точки
Под-
пись, води-
теля, о полу-
чении кар-
точки
Изра-
сходо-
вано денеж-
ных средств, грн. по данным под-
твержда-
ющих доку-
ментов
Дата и время возврата карточки Под-
пись МОЛ, о полу-
чении карто-
чки
Под-
пись, води-
теля, о воз-
врате кар-
точки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 25.04.03
10.00
Опана-
сенко С.Н.
Дебетовая № 1594567 538528651 480,00 Марки-
сян
Опана-
сенко
240,00 25.04.03

12.30

Марки-
сян
Опана-
сенко
2 25.04.03
13.00
Забор-
ный И.Н.
Дебетовая № 1594567 538528651 240,00 Марки-
сян
Забор-
ный
240,00 26.04.03

18.00

Марки-
сян
Забор-
ный
3 25.04.03
14.00
Гонтар В.А. Кредитовая № 4485527 585228442 160,00 Марки-
сян
Гонтар 120,00 26.04.03

18.00

Марки-
сян
Гонтар
                   

2 В данном случае, сумма проставляется согласно данных выписок банка о движении денежных средств по картсчету, или согласно данных первичных документов (чеков), если карточка выдавалась на протяжении дня нескольким водителям.

Продолжение следует

А. Малышкин, кандидат экономических наук, аудитор;
Н. Кохтенко, бухгалтер-эксперт АФ "Гудвил-плюс"


Нормативная база

1. Инструкция № 81 - "Инструкция о порядке принятия, транспортировки, сохранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и в организациях Украины", утвержденная приказом Госнефтегазпрома, Министерства экономики, Министерства транспорта, Госстандарта, Госкомстата Украины, от 02.04.1998 г. № 81/38/101/235/122.

2. Положение № 72 - "Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине", утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72.

3. Закон об НДС - Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 400/97-ВР.

* Часть этих документов вы сможете посмотреть на сайте Дт-Кт воспользовавшись функцией "Расширенный поиск"


Далее:

Учет в общественном питании

Содержание урока
<< >>
© 2003
"Дебет-Кредит"
Редакция: debet-kredit@gc.kiev.ua