(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.



 Актуально!




Ближайшие семинары,
тренинги, вебинары ...

Все семинары ...
(полный план-график)









 : общий
   (по всем сайтам ДК)






Дебет-Кредит № 37 (16.9.2013)
Суть дела :: Бухгалтерский учет

Внимание! Архивная публикация 

 


Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua.

Расходы на командировку в вопросах и ответах

Объяснять, что такое командировки и какие расходы несет предприятие в связи со служебной поездкой работника, не нужно. Однако у бухгалтеров часто возникают вопросы, связанные с оформлением командировок и отражением понесенных предприятием расходов на командировку в учете. Рассмотрим наиболее интересные из них.

Как правильно документально оформить поездку работника, чтобы она была признана командировкой? Как документально подтвердить связь с хоздеятельностью предприятия?

Командировкой является служебная поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок в населенный пункт (город, поселок и т. д.), расположенный вне места его работы1. Следовательно, для того чтобы поездка работника была признана командировкой, она должна:

— быть по направлению работодателя, которое оформляется приказом руководителя предприятия. При этом обязательные реквизиты такого приказа — место, куда работник командируется (указанное максимально конкретно), и четкие сроки такой поездки;

1 Такой вывод можно сделать из п. 1 раздела «Общие положения» Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. №59 (далее — Инструкция №59). Поскольку для предприятий, финансируемых за счет бюджета, большинство вопросов, связанных с оформлением командировок, четко регламентированы данной Инструкцией, а для остальных работодателей она носит лишь рекомендательный характер (о чем указывается, например, в письмах ГНАУ от 07.09.2011 г. №10077/5/15-1216 и ГНСУ от 31.03.2012 г. №5742/6/15-1415, см. «ДК» №25/2012), ссылаться на нее мы будем только в тех случаях, если в других нормативных документах нет ответов на рассматриваемые в статье вопросы.

— иметь служебную цель. При этом для обоснования права на налоговые расходы необходимо еще на стадии составления приказа о командировке решить, как связать такую поездку с хоздеятельностью предприятия. Напомним, что, согласно пп. 14.1.36 НКУ, хоздеятельность предприятия — это деятельность, направленная на получение дохода. Таким образом, в состав налоговых расходов попадут расходы на командировку, которая имела целью получение предприятием доходов, пусть и в будущем. Такую цель лучше всего сформулировать в приказе на командировку. Например, если работник отправляется в другой город для ведения переговоров о заключении контракта или участия в выставке, на которой в рекламных целях будут представлены образцы производимых предприятием товаров, об этом обязательно нужно указать в приказе.

Другие документы, оформляемые в связи с командировкой, помимо приказа о ней, также могут подтвердить связь с хоздеятельностью такой командировки. Примерами таких документов могут служить:

— переписка с предприятием, на которое командирован работник, о намерении заключить контракт (что является целью командировки);

— сам договор (контракт), заключенный с контрагентом во время командировки;

— документы, подтверждающие пребывание работника во время командировки на конференциях, выставках и других мероприятиях, связанных с хоздеятельностью работодателя. Такими документами могут быть приглашение (пропуск) на такие мероприятия, акты оказанных выставочных услуг (если участие в выставке было платным) и т. д.

Безусловно, обязательным условием является и документальное подтверждение того, что работник находился в командировке, вернулся из нее, и того, какие расходы во время командировки работодатель и работник (за счет собственных средств) понесли. Для этого работник подает работодателю в сроки, установленные пп. 170.9.2 — 170.9.3 НКУ, отчет об использовании средств, полученных на командировку, по форме, утвержденной приказом МФУ от 05.12.2012 г. №1276. Это позволит не только подтвердить сумму налоговых расходов, установленных пп. 140.1.7 НКУ, но и возместить работнику расходы на такую командировку. В случае необходимости (о которой также нужно указать в приказе о командировке) работник обязан подать отчет о работе, проделанной во время командировки, и о ее результатах (в форме, установленной работодателем).

Обязательно ли обеспечивать работников, отправляемых в командировку, авансом? В какой форме такой аванс может предоставляться?

С точки зрения Миндоходов, изложенной в письме от 03.07.2013 г. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (см. «ДК» №33-34/2013), негосударственным предприятиям предоставлять работникам аванс на командировку не обязательно (поскольку это прямо не указано в ст. 121 КЗоТ). Однако, с точки зрения автора, такая трактовка ст. 121 КЗоТ неверна, поскольку в ней сказано, что определенными выплатами должны обеспечиваться работники, которые направляются в командировку (а не по возвращении из нее). А значит, такие выплаты должны проводиться авансом. Невыплата аванса является неисполнением обязанностей работодателя, установленных ст. 21 КЗоТ: обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы. Если работодатель отправляет работника в командировку, выполнение такого приказа является для работника работой. А поэтому работодатель должен позаботиться, причем заранее, о расходах работника на проезд к месту командировки и обратно, на проживание работника по месту командировки, о суточных (поскольку они призваны профинансировать расходы работника на питание и другие личные нужды во время командировки) и других расходах, которые могут возникнуть у работника исходя из цели командировки.

Предоставить аванс работнику можно в любой форме: как наличными средствами из кассы, так и путем перечисления денежных средств на личную карточку работника. Один из вариантов обеспечения работника средствами на командировку — предоставление ему корпоративной карты, дающей доступ к средствам предприятия на счете, к которому выдана такая карта. Если работник отправляется в загранкомандировку, небюджетные предприятия могут выдать ему аванс в наличной иностранной валюте. Порядок получения наличных средств в иностранной валюте на обеспечение расходов работника во время командировки установлен постановлением НБУ от 30.05.2007 г. №200.

И, наконец, часть расходов, связанных с командировкой, работодатель может оплатить самостоятельно: например приобрести билеты на транспорт к месту командировки и обратно, оплатить по безналичному расчету проживание в гостинице и т. д. В таком случае, разумеется, обеспечивать работника авансом на проезд (к месту командировки и обратно) и проживание в командировке не нужно, а следует выдать аванс только в виде суточных, а также других расходов, если их можно запланировать исходя из цели командировки, указанной в приказе.

Перенос, продление и отзыв из командировки — в каких случаях применяется и как документально оформляется? Как изменение сроков командировки влияет на ее отражение в учете?

Как указано выше, сроки командировки устанавливаются работодателем. И именно он может такие сроки изменить по собственному решению. В результате командировка может быть перенесена на более поздний или ранний срок, продлена, если это необходимо для выполнения цели командировки, или прервана, если работник более необходим на своем рабочем месте. Оформляется такое изменение сроков тем же способом, которым устанавливались предыдущие сроки командировки, — приказом руководителя предприятия.

Перенос командировки никак не изменит отражение ее в бухгалтерском и налоговом учете — изменится лишь период, в котором командировочные расходы будут фактически понесены. А вот продление или, наоборот, отзыв из командировки, соответственно, увеличат либо уменьшат запланированную сумму расходов на нее. Но в любом случае фактические расходы на командировку как в налоговом (п. 140.1.7 НКУ), так и бухгалтерском (п. 7, 8 П(С)БУ 161) учете признаются только по возвращении работника из нее. Поэтому изменение сроков командировки не приведет к корректировке данных, отраженных в бухгалтерском и налоговом учете.

1 Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом МФУ от 31.12.99 г. №318.

Предприятие понесло расходы по подготовке командировки работника: оформило визу, забронировало билеты и жилье. Но командировка была отменена. Как отразить в учете расходы по несостоявшейся командировке?

В такой ситуации в налоговом учете отразить расходы не получится. Ведь командировка не состоялась, а значит, и расходы на ее подготовку не имеют связи с хоздеятельностью предприятия. А нет такой связи — нет и налоговых расходов. Да и в бухгалтерском учете признать такие расходы сбытовыми или, например, административными, с точки зрения автора, невозможно. Поэтому в бухгалтерском учете они будут списаны на прочие операционные расходы.

Однако в некоторых разъяснениях ГНСУ высказывает иную, более лояльную к налогоплательщикам точку зрения. Так, в письме от 06.03.2012 г. №3268/5/15-1416 ГНСУ говорит о том, что: «предприятие может относить к составу расходов затраты, понесенные командированным лицом: на оплату пользования услугами камеры хранения, услугами платного зала ожидания, на оплату услуг сервисных центров по приобретению билетов для командировки, расходы на оплату комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа в случае решения об отмене командировки, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрены ограничения по этим расходам». Но даже смелым налогоплательщикам автор рекомендует получить в ГНС по месту учета индивидуальную налоговую консультацию с таким же лояльным заключением, поскольку только такой документ, согласно ст. 53 НКУ, может защитить налогоплательщика, воспользовавшегося изложенным в ней разъяснением, при налоговой проверке.

Работник уехал в командировку по Украине на собственном автомобиле. Можно ли возместить ему расходы на ГСМ? Как оплачиваются суточные такому работнику — по каким документам определяются сроки нахождения в командировке?

Возместить расходы на ГСМ такому работнику, безусловно, можно, но если данный автомобиль не является служебным для предприятия, то только за счет прибыли предприятия (без права на налоговые расходы). А в таком случае, несмотря на то что расходы были понесены работником в связи с командировкой, их компенсация попадет в состав налогооблагаемого дохода работника (пп. 165.1.11 и п. «а» пп. 170.9.1 НКУ).

Если автомобиль принадлежит работнику, то для того чтобы он был признан служебным, должен быть оформлен, например, договор аренды такого автомобиля между работодателем и работником. Такой договор должен быть заверен нотариально согласно ст. 799 ГКУ.

В таком случае расходы по заправке автомобиля во время командировки будут признаны командировочными расходами и на основании авансового отчета работника профинансированы предприятием (с правом отнесения расходов в сумме стоимости использованных на командировку ГСМ к налоговым расходам на основании, например, путевых листов1).

1 Хотя Госкомстат Украины и отменил типовую форму путевых листов (см. приказ от 19.03.2013 г. №95), многие предприятия продолжают использовать их для учета и списания израсходованных ГСМ. Также см. письмо Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. №4492/25/10-13 в «ДК» №27/2013.

Если работник уехал в командировку по Украине, не используя общественный транспорт, а значит, не предоставляя работодателю проездных документов, позволяющих точно и достоверно определить период нахождения работника в командировке, согласно абз. 11 пп. 140.1.7 НКУ, сроки командировки определяются на основании приказа руководителя о ее проведении и соответствующих первичных документов (например, авансового отчета работника, а в случае если автомобиль был служебным, — и путевых листов).

Согласно приказу руководителя работник был отправлен в командировку на две недели, в сроки командировки входят суббота и воскресенье (выходные дни на предприятии — месте работы такого работника). Как оплачиваются такие выходные дни в период нахождения в командировке?

Как разъясняло Минсоцполитики в письме от 26.04.2013 г. №478/13/84-13 (см. «ДК» №37/2013), вместо дней отдыха (выходные), не использованных во время командировки, новые дни отдыха по возвращении работнику не предоставляются. Если работник отправлен в командировку специально для работы в выходные дни, то работа в такие дни оплачивается согласно действующему законодательству (в двойном размере согласно ст. 107 КЗоТ).

Однако данные правила, как указывает в письме Минсоцполитики, обязательны к исполнению только для государственных предприятий (поскольку они прописаны Инструкцией №59). Негосударственные предприятия могут урегулировать вопрос предоставления выходных дней взамен отработанных в командировке или оплаты в двойном размере таких выходных дней в коллективном договоре, а в случае его отсутствия — в трудовых договорах с работниками, в положении о командировках или приказе о командировке. В любом случае, руководствоваться при этом предприятие должно ст. 72 и ст. 107 КЗоТ.

Существуют ли ограничения по срокам командировки в пределах Украины и за рубеж?

Для небюджетных предприятий такие сроки законодательно не установлены. Поэтому сроки командировок могут быть установлены на таком предприятии коллективным договором, положением о командировках, трудовыми договорами с работниками или приказом о командировке. При этом можно ориентироваться на ограничения, установленные для таких командировок на государственных предприятиях Инструкцией №59: 30 календарных дней в пределах Украины (п. 1 раздела II) и 60 календарных дней за рубежом (п. 1 раздела III). Для работников, которые направляются в командировку для выполнения в пределах Украины строительных, монтажных, ремонтных и наладочных работ, срок командировки ограничен сроками такого строительства. А если строительство ведется за рубежом, то срок командировки не может превышать 1 год.

Является ли командировкой поездка работника на учебу за границу по направлению предприятия? Какие гарантии у такого работника согласно действующему законодательству?

Как разъяснял МФУ в письме от 20.05.2013 г. №31-07230-16-27/15177 (см. «ДК» №30/2013), направление работника на учебу не является служебной командировкой. А поэтому гарантии, установленные ст. 121 КЗоТ, на него не распространяются.

Как гласит п. 2 раздела III Инструкции №59, материальное обеспечение лиц, направленных на учебу за рубеж, осуществляется согласно действующему законодательству (Положению №2871). В частности, согласно п. 3 Положения №287, за такими работниками сохраняются рабочее место (должность) и средняя зарплата. Суточные за время проезда от места работы в Украине к месту учебы за рубежом и возврата к месту работы выплачиваются в соответствии с законодательством Украины о служебных командировках, если принимающая сторона не проводит таких выплат (п. 7 Положения №287). Кроме того, такому работнику оплачиваются проезд к месту учебы и обратно и расходы на съем жилья (при наличии подтверждающих документов), если такая оплата не проводится принимающей стороной (п. 8 — 10 Положения №287). Также, согласно п. 11 Положения №287, работодатель, направляющий работника на учебу за рубеж, обязан обеспечить (и в первую очередь оплатить) необходимую медицинскую помощь такому работнику (если этого не сделает принимающая сторона).

Работник отправлялся в командировку, при этом билеты к месту командировки и обратно, к месту работы, покупало предприятие заранее. Билеты были выданы работнику перед командировкой, но по возвращении он их не сдал вместе с авансовым отчетом — потерял. Как быть с такими билетами? Являются ли они невозвращенным авансом, облагаются ли НДФЛ?

В соответствии с Инструкцией №2912, транспортный билет, приобретенный работодателем для работника перед командировкой, является денежным документом и должен быть оприходован по дебету субсчета 333 «Денежные документы в национальной валюте». При выдаче билета работнику перед командировкой должна была быть сделана проводка Д-т 375 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 333 на сумму стоимости билета. Для того чтобы снять такой билет из-под отчета и одновременно списать его стоимость на расходы предприятия, работник обязан подать по возвращении из командировки авансовый отчет. К такому авансовому отчету он обязан приложить документы, подтверждающие использование им подотчетных средств. Таким образом, без возврата использованного билета работник не может подтвердить его целевое использование (а предприятие не может отразить расходы по его приобретению в составе расходов на командировку, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете). Поэтому либо работник возвращает предприятию стоимость билета, либо по распоряжению работодателя эта стоимость списывается за счет собственной прибыли предприятия. В последнем случае стоимость билета будет средствами, излишне израсходованными работником во время командировки, и будет облагаться НДФЛ согласно п. 170.9 НКУ, с применением «натурального» коэффициента согласно п. 164.5 НКУ.

1 Положение об условиях материального обеспечения лиц, направленных за границу на учебу или стажировку, утвержденное постановлением КМУ от 04.03.96 г. №287.

2 Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом МФУ от 30.11.99 г. №291.

В служебную поездку отправляется член наблюдательного совета — контролирующего органа предприятия. В трудовых отношениях с предприятием он не состоит (подчиняется непосредственно учредителям). Имеет ли такое физлицо право на гарантии, предусмотренные для работников, отправляемых в командировку? И если да, то кто обязан ему такие гарантии предоставить (оплатить их предоставление)? Если расходы по оплате расходов на такую поездку понесет предприятие, будет ли у него право на налоговые расходы?

Гарантии, установленные ст. 121 КЗоТ, распространяются только на работников, т. е. на лиц, состоящих с предприятием в трудовых отношениях. Если такой член наблюдательного совета подчиняется непосредственно учредителям и направляется ими в командировку, все гарантии, на которые он претендует, должны предоставить ему именно они — на основании трудового или гражданско-правового договора, заключенного между таким лицом и учредителями.

Но пп. 140.1.7 НКУ позволяет относить к составу налоговых расходы на оплату командировок членов руководящих органов плательщика налога на прибыль (к которым могут относиться и члены наблюдательного совета предприятия, если это прописано учредительными документами). И в этом случае право на такие налоговые расходы, с точки зрения автора, сомнительно, поскольку указанную поездку нельзя признать командировкой — служебной поездкой работника предприятия. Однако поскольку такая норма в НКУ существует, то за разъяснением того, как ее использовать на практике, автор рекомендует обратиться за индивидуальной налоговой консультацией в ГНИ по месту учета. И если ГНИ даст положительный ответ, смело относить такие расходы к составу налоговых расходов на основании налоговой консультации.

Работник вернулся из командировки и привез квитанцию от физлица-предпринимателя на ЕН об оказанных услугах проживания по месту командировки. Квитанция написана от руки, заверена подписью физлица, даже без печати. Является ли такая квитанция первичным документом, подтверждающим понесенные работником расходы?

Проблема в том, что физлица-предприниматели, согласно нормам действующего законодательства, не обязаны вести бухгалтерский учет, а значит, и составлять первичные документы с установленными обязательными реквизитами. Хотя и обязаны выдавать расчетные документы, перечисленные в ст. 2 Закона про РРО1 (кассовый чек или расчетную квитанцию в данном случае, поскольку речь идет об услугах), по принятой ими оплате наличными средствами за отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы. Форма расчетной квитанции (РК-1) является приложением 3 к Положению о форме и содержании расчетных документов, утвержденному приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. №614. Порядок ее заполнения установлен разделом 5 этого Положения. В частности, предписано, что бланк расчетной квитанции должен изготовляться печатным способом. От руки могут заполняться только отдельные реквизиты квитанции. Следовательно, если работники предоставили квитанцию, соответствующую форме РК-1, в которой от руки были заполнены только реквизиты (например, наименование услуг, их цена, общая сумма, подлежащая уплате, и т. д.), то только в этом случае такая квитанция является первичным и расчетным документом.

1 Закон Украины от 06.07.95 г. №265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг».

Что касается печати, то часть физлиц-предпринимателей, действительно, работает без нее, да и печать не относится к обязательным реквизитам первичных документов (и, в частности, формы РК-1). Но для того чтобы доказать, что работник не сам изготовил такой документ для подтверждения понесенных им расходов, он может взять у такого физлица-предпринимателя копию извлечения из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей и копию свидетельства плательщика ЕН. Данные указанных документов должны совпадать с данными о предпринимателе, указанными в расчетной квитанции. Эти документы, кстати, помогут работодателю избежать уплаты НДФЛ и ЕСВ, рассчитанного c суммы дохода, выплаченного такому предпринимателю.

Анна БЫКОВА, «Дебет-Кредит»



Следующая статья:  В начало статьи 



Методы оценки запасов при выбытии Фрагмент статьи (только начало)
Суть дела :: Бухгалтерский учет
Мы — крупное торговое предприятие, занимающееся оптовой торговлей продовольственными товарами. Закупочная цена на товары постоянно меняется в зависимости от поставщика и условий продажи. Продажная цена на товары относительно постоянная. В бухгалтерском уч...

В рубрике: 


Вопросы учета запасов Фрагмент статьи (только начало)
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
С начала 2015 г. сумма налога на прибыль определяется на основании данных
бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять
правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов,
расходов и финансовог...

Продажа автомобиля физлицу Фрагмент статьи (только начало)
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль —
основное средство — физлицу. Но в связи с ней у бухгалтеров возникает
множество вопросов, особенно в свете постоянно меняющегося законодательства.
Ответы на многие из таких в...

0.015285