(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.



 Актуально!




Ближайшие семинары,
тренинги, вебинары ...

Все семинары ...         
(полный план-график)









 : общий по сайту



Курсы валют на PROext

Дебет-Кредит № 09 (28.2.2005)
Суть дела :: Бухгалтерский учет

Внимание! Архивная публикация 

 


Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua

либо выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

Прием-передача дел бухгалтерами

Хорошо, если бухгалтер начинает вести учет с начала работы предприятия - в этом случае за все ошибки он отвечает сам. А как быть, если в этой должности перед тобой уже кто-то работал? Нужно ли отвечать за нарушения, допущенные предшественником? Как правильно оформить передачу и прием дел? Рассмотрим основные моменты и проблемы, с которыми сталкиваются старый и новый бухгалтеры при "смене караула".


Законодательная база - есть ли требования по оформлению?

Хотя законодательством и не предусмотрено обязательное оформление приема-передачи дел между бухгалтерами, это желательно сделать и надлежащим образом оформить. Причем такой документ в первую очередь нужен не бухгалтерии, а именно руководству и владельцам предприятия, ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухучете несет владелец (владельцы) или уполномоченный орган (должностное лицо), руководящий предприятием.

В нашем законодательстве содержатся только некоторые намеки на последовательность действий по оформлению процесса передачи дел при смене главного бухгалтера на предприятии. Рассмотрим их, начиная с наиболее весомых.

1. При смене главных бухгалтеров, являвшихся материально ответственными лицами, следует провести инвентаризацию имущества, средств и финансовых обязательств. Это требование содержится в п. 3 Инструкции №69.

2. В Положении №59 определен собственно механизм оформления передачи дел. Заметим, что данное Положение действует только в моментах, не урегулированных законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины. Например, п. 7 Положения, в котором говорится о том, что главным бухгалтерам запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности, не соответствует Закону о бухучете, в п. 7 ст. 8 которого перечислены функции и обязанности главного бухгалтера. Но все же рекомендации Положения можно использовать для практического оформления приема-передачи дел.

3. Согласно Закону о бухучете, ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет владелец (владельцы) или уполномоченный орган (должностное лицо), руководящий предприятием. Таким образом, смена главбухов не может повлиять на смену ответственного за организацию учета лица и не становится причиной обязательной проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако заметим, что хотя ответственность и лежит на директоре, главный бухгалтер, в силу своих полномочий и обязанностей, обеспечивает соблюдение правил учета и контроля за отражением деятельности предприятия. Именно поэтому директор является наиболее заинтересованным лицом в правильном оформлении приема-передачи дел при смене главного бухгалтера.

4. Почти аналогичная по содержанию норма имеется и в Положении №88, согласно которому ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность приведенных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Инструкцией №80 предусмотрена обязанность предприятия уведомить налоговые органы о смене главного бухгалтера (бухгалтера).

Таким образом, оформление приема-передачи дел надлежащим образом проводится в интересах нового и старого главных бухгалтеров, а также руководства предприятия, потому что позволяет отразить, какие именно документы были переданы, и проследить, чтобы эти документы были в наличии и соответствующим образом оформлены.

Чем оформить передачу дел

Можно сделать вывод: при передаче дел оформляется акт приема-передачи (см. ниже образец 1), в котором за подписями предыдущего главного бухгалтера и его преемника (а при необходимости, например, в случае отказа от подписания или возникновения споров между сторонами - директора или независимого эксперта) отражается перечень переданных документов, состояние учета на предприятии или даже заключение о проведенной проверке. Причем в составлении акта и проведении независимого аудита и проверки в данном случае заинтересованы все:

а) бухгалтер, который увольняется, - чтобы исправить обнаруженные нарушения и не нести за них ответственность в дальнейшем;

б) бухгалтер, который приступает к работе, - во избежание самостоятельной проверки результатов работы предшественника или даже восстановления учета и документов;

в) директор предприятия - чтобы вовремя обнаружить и исправить нарушения, за которые согласно законодательству он несет ответственность.

Образец 1

Государственная налоговая администрация Украины изложила свою точку зрения по вопросу обязанности нового бухгалтера осуществить проверку бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и возможной ответственности за невыполнение этой обязанности в письме от 17.04.2002 г. №3125/5/26-2119 (см. ниже).

Таким образом, оформлять акт приема-передачи необходимо в случаях, когда стороны хотят четко определить рамки и уровень ответственности должностных лиц предприятия (как увольняющихся и принимаемых на работу, так и работающих) относительно ошибок и недостатков в учете, в том числе и таких, за которые возможно привлечение к ответственности. По нашему мнению, составлять акт приема-передачи и проводить независимый аудит желательно при каждой смене главного бухгалтера на предприятии.

Что касается общего порядка действий и оформления операций увольнения, приема главбухов на предприятии и собственно подготовки и оформления приема-передачи дел, то алгоритм и последовательность таких действий приведены на схеме 1.

Схема 1

Схема действий при смене главного бухгалтера на предприятии

* Данная процедура может проводиться в виде независимого аудита или самостоятельной проверки при участии старого и нового бухгалтеров. Кроме того, данные такой проверки также могут включаться в акт приема-передачи дел.

Как подготовить документы

Для правильного и полного оформления передачи дел нужно тщательно подготовить первичную документацию к передаче.

По нашему мнению, целесообразно сделать прошитые и пропечатанные реестры документов за конкретные периоды, с описью, нумерацией и определением общего количества. Затем на основании этих подшивок очень легко будет отразить в акте передачу именно первичных документов.

Что касается ведомостей, журналов и других обобщающих данных регистров, то для передачи они должны быть в письменном (или печатном) виде, заверены печатью и подписями составивших и проверивших их лиц. Наличие и количество таких регистров устанавливается учетной политикой и графиком документооборота на предприятии, а их отсутствие за конкретный период может свидетельствовать о допущенных ошибках или даже о неведении учета.

Отчетность, составленная и поданная предыдущим бухгалтером, также должна быть подготовлена к передаче. Ведь отсутствие такой отчетности может повлечь за собой штрафные санкции за ее неподачу. Целесообразно сгруппировать отчетность по видам или же периодам подачи в разрезе инстанций, в которые она подавалась.

Кроме того, как уже было сказано, при смене главных бухгалтеров желательно провести независимый аудит или же самостоятельно проверить состояние и результаты правильности учета и составления отчетности на предприятии. В аудиторском заключении или акте проверки целесообразно изложить общий уровень ведения учета, недостатки в организации бухгалтерии, необходимость исправления ошибок. При этом стоит сразу оговорить, кто должен заниматься таким исправлением. К сожалению, руководство предприятий не всегда осознает ответственность такого шага, как смена главного бухгалтера, поэтому и к дополнительным расходам на такие проверки относится отрицательно.

Как оформляется акт

Акт приема-передачи подписывает бухгалтер, передающий дела, и бухгалтер, принимающий их, после чего его утверждает руководитель предприятия. Если согласно приказу руководителя предприятия была создана приемо-передаточная комиссия, то акт подписывают также все члены такой комиссии. Один экземпляр акта приема-передачи остается в бухгалтерии, а другой - у бухгалтера, передающего дела. Заметим, что один из трех экземпляров остается у главного бухгалтера, который увольняется. Этот документ является основным "аргументом", фиксирующим состояние учета и наличие документов и регистров на предприятии на момент передачи дел, и именно поэтому целесообразно как можно точнее и тщательнее сделать опись имеющихся в наличии документов, отчетов и распечаток - ведь это может позволить в будущем избежать необоснованных требований и замечаний к уволившемуся бухгалтеру как со стороны руководства предприятия, так и со стороны работников контролирующих органов.

Вполне реальной может быть ситуация, когда первичные документы, подтверждающие осуществление операции, вообще отсутствуют. В таком случае желательно потребовать объяснения должностных лиц или других работников проверяемого предприятия и оформить их в форме приложений к акту проверки.

Как проверить правильность информации, отраженной в акте

Разумеется, и предшественник, и преемник хотят, чтобы информация, обобщенная в акте, соответствовала действительности, чтобы затем при проверке не произошло "неприятных неожиданностей" в виде отсутствия документов или же ошибок в учете и отчетности. Кроме привлечения посторонних специалистов и самопроверки, о которых мы уже упоминали в статье, есть еще два способа удостовериться, что состояние учета на предприятии отвечает определенному уровню.

Способ первый - постепенный прием

Для предварительной проверки правильности ведения учета, а в дальнейшем - правильности оформления передачи дел претенденту на пост главного бухгалтера можно посоветовать некоторое время (если это возможно, конечно) поработать на должности заместителя главного бухгалтера.

Работая на должности заместителя или помощника главного бухгалтера, кандидат на должность главного бухгалтера может по указанию руководителя принимать участие в проведении проверки, ревизии состояния бухгалтерского учета и отчетности, правильности отражения всех хозяйственных операций. Заключения такой ревизионной комиссии и факт приема-передачи дел могут быть зафиксированы в акте приема-передачи дел, при этом следует отметить то, что новый бухгалтер был членом ревизионной комиссии и лично участвовал в проведении проверки.

Способ второй - когда принимать не от кого

Другой вариант замены главного бухгалтера на предприятии - это тот, когда главный бухгалтер уволился с предприятия и некоторое время должность остается вакантной. В таком случае на время поиска новой кандидатуры на должность главного бухгалтера определенное лицо назначается исполняющим обязанности главного бухгалтера, при этом риск ухудшения состояния учета и отчетности на предприятии растет, потому что не всегда ответственное лицо (исполняющий обязанности главного бухгалтера) имеет необходимый профессиональный и практический опыт и знания. Новый главный бухгалтер после ознакомления с состоянием учета на предприятии должен будет подписать акт приема-передачи дел с исполняющим обязанности главного бухгалтера (или даже с директором).

В этом случае новому главному бухгалтеру следует еще внимательнее относиться к оформлению приема дел, а при возникновении подозрения относительно ненадлежащего состояния учета и составления отчетности на предприятии поставить перед директором вопрос о проведении независимого аудита или о проведении внутренней проверки на конкретных условиях (например, с дополнительной оплатой труда работникам, занятым проверкой). Приняв такие меры, главный бухгалтер, приступающий к делам, сможет максимально защитить себя от ошибок, допущенных его предшественником.


Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 17.04.2002 г. №3125/5/26-2119 (извлечение)

... В ходе расследования уголовного дела было установлено, что главный бухгалтер Х в силу своего должностного положения обязана была проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении ее в должность оставалась после главного бухгалтера Y, однако этого не сделала. ... В отношении Х уголовное дело по ст. 212, ч. 3 Уголовного кодекса Украины прекращено... в связи с тем, что в ее действиях отсутствует преднамеренное уклонение от уплаты налогов, однако просматривается состав преступления, предусмотренного ст. 367 Уголовного кодекса Украины (должностная халатность)...


Что отражается в акте приема-передачи

1. Последствия проведенной проверки (аудита).

2. Общий перечень надлежащим образом оформленных подшивок первичных документов (с указанием количества и периода).

3. Перечень надлежащим образом оформленных и заверенных регистров бухгалтерского и налогового учета, предусмотренных для ведения учетной политикой и графиком документооборота на предприятии.

4. Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности за соответствующие периоды по видам.


Нормативная база

1. Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.99 г. №996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

2. Инструкция №69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.94 г. №69.

3. Положение №88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. №88.

4. Инструкция №80 - Инструкция о порядке учета налогоплательщиков, утвержденная приказом ГНАУ от 19.02.98 г. №80.

5. Положение №59 - Положение о главных бухгалтерах, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 г. №59.

Константин ЕРОХИН, к. э. н, бухгалтер



Следующая статья:  В начало статьи 



Обеспечение будущих премий Фрагмент статьи (только начало)
Суть дела :: Бухгалтерский учет
Можно ли предприятию создать обеспечение (согласно П(С)БУ 26) на выплату будущих премий, если окончание работ по договору произошло в четвертом квартале 2004 г., а поступление денежных средств ожидается в 2005 году? Что делать, если по начисленному...

В рубрике: 


Вопросы учета запасов Фрагмент статьи (только начало)
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
С начала 2015 г. сумма налога на прибыль определяется на основании данных
бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять
правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов,
расходов и финансовог...

Продажа автомобиля физлицу Фрагмент статьи (только начало)
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль —
основное средство — физлицу. Но в связи с ней у бухгалтеров возникает
множество вопросов, особенно в свете постоянно меняющегося законодательства.
Ответы на многие из таких в...

0.016566