(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.



 Актуально!




Ближайшие семинары,
тренинги, вебинары ...

Все семинары ...
(полный план-график)









 : общий
   (по всем сайтам ДК)






Дебет-Кредит № 48 (26.11.2007)
Суть дела :: Бухгалтерский учет

Внимание! Архивная публикация 

 


Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua

либо выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

Проводим годовую инвентаризацию

Скоро начнется очередной сезон годовой инвентаризации. Ее проведение на предприятии — довольно кропотливая и важная работа. В данной статье мы обратим внимание на следующие «инвентаризационные» вопросы: проследим, какие действия будет выполнять каждый из участников инвентаризации на каждом из ее этапов; каким должно быть документальное оформление инвентаризации, а также начнем рассматривать отдельные объекты годовой инвентаризации.

Во время проведения годовой инвентаризации перед предприятием стоят две основные задачи: как правильно провести инвентаризацию и как документально ее оформить. В большинстве случаев это задачи инвентаризационной комиссии, а задача бухгалтерии — правильно отразить инвентаризационные разницы в бухгалтерском и налоговом учете. Но сначала выясним, зачем вообще нужна инвентаризация.

В соответствии со ст. 10 Закона о бухучете, для того чтобы обеспечить достоверность данных бухучета и финансовой отчетности, предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств. Именно инвентаризация позволяет проверить и документально подтвердить наличие, состояние и оценку активов и обязательств предприятия, что, в свою очередь, обеспечивает полную достоверность их показателей в бухгалтерской отчетности. Также инвентаризации подлежат имущество и ТМЦ, не принадлежащие предприятию, например арендованные, переданные предприятию на ответственное хранение (в бухучете предприятия они учитываются на забалансовых счетах).

В зависимости от причин и способа проведения инвентаризации могут быть внезапными или плановыми. Собственно, название инвентаризации говорит само за себя: внезапные инвентаризации проводят в случаях, требующих спонтанности проверки, например при установлении факта краж или порчи материальных ценностей, по предписанию судебно-следственных органов и т.п. К таким инвентаризациям не готовятся.

К плановым инвентаризациям готовятся, их проводят в соответствии с утвержденным планом или в случае изменения материально ответственных лиц (далее — МОЛ) на предприятии, а также — обязательно — перед составлением годовой финансовой отчетности.

Решение, насколько часто необходимо проводить инвентаризацию (кроме случаев, когда ее проведение обязательно в соответствии с законодательством), на каждом конкретном предприятии принимает его руководитель (собственник). Решение руководителя о периодичности проведения инвентаризации может указываться как в отдельном приказе по предприятию, так и в приказе о его учетной политике.

При этом именно на руководителя (собственника) в первую очередь возложена ответственность за организацию инвентаризации на предприятии. Периодичность инвентаризаций и их объекты могут быть разными, однако законодательством установлены случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Такие случаи определены рядом нормативных актов, а именно: Порядком №419, Инструкцией №69, Инструкцией №84, а также Инструкцией №90 (для бюджетных учреждений), Положением №158 (для государственных предприятий, которые приватизируются, а также имущества государственных предприятий и организаций, передаваемого в аренду), Методикой №1121 (при инвентаризации имущества государственных предприятий).

Сегодня мы говорим о годовой инвентаризации, предшествующей составлению годовой финансовой отчетности, поэтому согласно п. 12 Порядка №419 такая инвентаризация должна проводиться один раз в год в период с 1 октября по 31 декабря текущего года.

Подчеркиваем: проведение годовой инвентаризации является обязательным требованием, потому что именно ее результаты служат подтверждением данных годовой отчетности предприятия. Несвоевременное и некачественное проведение инвентаризации, согласно ст. 164/2 КоАП, является нарушением законодательства по финансовым вопросам и предусматривает наложение на виновное лицо (им в этом случае выступает руководитель (собственник) предприятия) штрафа в размере от 8 до 15 н.м.д.г. (136 — 255 грн).

Также, согласно Инструкции №69, должна проводиться инвентаризация зданий, сооружений и прочих недвижимых объектов основных фондов периодичностью один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет.

Процесс инвентаризации условно можно разделить на три этапа: 1) подготовка; 2) проведение; 3) завершение. Кратко рассмотрим их.

Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Создание инвентаризационных комиссий

Подготовка к инвентаризации начинается с создания инвентаризационной комиссии, на которую и возлагается обязанность проводить инвентаризацию на предприятии.

Согласно п. 11 Инструкции №69, на предприятии должны быть созданы постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочая инвентаризационная комиссия.

Состав инвентаризационных комиссий определяется приказом (распоряжением) руководителя предприятия, издаваемым, как правило, в начале календарного года.

Разница между постоянно действующей и рабочей инвентаризационными комиссиями заключается в том, что обязанность первой — организовать проведение инвентаризации на предприятии, а второй — непосредственно ее провести.

Работа постоянно действующей комиссии начинается не перед началом инвентаризации — она длится в течение всего года. В межинвентаризационный период такая комиссия готовит инструктивные материалы для проведения инвентаризаций; осуществляет профилактическую работу для обеспечения сохранности материальных ценностей на предприятии; проводит выборочные внезапные инвентаризации материальных ценностей и т.п. А в период инвентаризации в ее обязанности входит проведение необходимых инструктажей перед началом инвентаризации, контроль за проведением инвентаризации, рассмотрение результатов инвентаризации и принятие по ним решений и т.п.

Председателем постоянно действующей комиссии является руководитель предприятия или его заместитель, а в ее состав входят руководители структурных подразделений и главный бухгалтер.

Непосредственное проведение инвентаризации осуществляет рабочая инвентаризационная комиссия. Если предприятие небольшое, ее функции может выполнять постоянно действующая инвентаризационная комиссия. И наоборот: если предприятие очень большое, рабочих инвентаризационных комиссий может быть несколько.

Состав такой комиссии также утверждается приказом (распоряжением) руководителя, который, в отличие от приказа о постоянно действующей комиссии, может быть издан и перед самим началом инвентаризации. Возглавлять рабочую комиссию разрешено представителю руководителя предприятия, не исполнявшему обязанности председателя рабочей комиссии при проведении годовой инвентаризации в прошлом году. Это значит, что такое лицо может быть председателем инвентаризационной комиссии не один раз, но не два года подряд (п. 11.2 Инструкции №69). Все это делается для того, чтобы не допустить сговора с корыстной целью между председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом на местах, которые, как правило, не изменяются годами.

Состав рабочей инвентаризационной комиссии формируют специалисты, хорошо осведомленные с объектами инвентаризации, их ценами и требованиями к учету. Такими специалистами могут быть менеджеры, экономисты, бухгалтеры, технологи, механики, товароведы и т.п.

Подготовка к инвентаризации на местах

Действия бухгалтерии: на дату проведения инвентаризации готовит учетные данные об остатках активов предприятия.

Действия МОЛ: готовит товарно-материальные ценности к инвентаризации (группирует, сортирует и раскладывает их по названиям, сортам, размерам, в порядке, удобном для подсчета). При плановой (годовой) инвентаризации это делается заблаговременно, при внезапной — в присутствии инвентаризационной комиссии.

Действия рабочей инвентаризационной комиссии: проверяет исправность всех весоизмерительных приборов; опломбировывает помещения хранения материальных ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; берет у МОЛ расписки о том, что до начала проведения инвентаризации материальных ценностей все расходные и приходные документы на них сданы в бухгалтерию, поступившие — оприходованы, а выбывшие — списаны (как правило, текст расписки приведен в заглавных частях инвентаризационных описей, утвержденных Постановлением №241); имеет в наличии все необходимые бланки инвентаризационных документов.

Этап 2. Проведение инвентаризации

Действия рабочей инвентаризационной комиссии:

1) проверяет фактическое наличие ОФ, НА, ТМЦ, денежных средств, ценных бумаг и прочих денежных документов, объемы незавершенного производства, а также фактический размер дебиторской и кредиторской задолженности предприятия;

2) проверяет соблюдение условий и порядка хранения материальных и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации основных фондов;

3) проверяет реальность стоимости зачисленных на баланс предприятия активов и обязательств; устанавливает факт инвентаризационных отклонений (остатки и недостачи ценностей и денежных средств) путем сопоставления фактического наличия с данными бухучета.

При отсутствии хотя бы одного члена комиссии проведение инвентаризации невозможно.

Действия МОЛ:

1) вместе с членами инвентаризационной комиссии участвует в подсчете (обмере) активов, которые инвентаризуются;

2) во время инвентаризации принимает (отпускает) материальные ценности с соответствующим отражением их движения в инвентаризационных описях и оприходует (списывает) по окончании инвентаризации.

Правила оформления инвентаризационных документов

Согласно Инструкции №69 годовая инвентаризация документально должна оформляться следующими формами первичных документов:

1) актом контрольной проверки инвентаризации ценностей (приложение 1 к Инструкции №69);

2) книгой регистрации контрольных проверок инвентаризаций (приложение 2 к Инструкции №69);

3) ведомостью результатов инвентаризации (приложение 3 к Инструкции №69).

Однако ввиду обобщающих форм этих документов на практике чаще используют детализированные их формы (несколько устаревшие, но еще не утратившие силу), утвержденные Постановлением №241. Эти формы разработаны конкретно для каждого из объектов инвентаризации. Также при инвентаризации ТМЦ предприятие может использовать форму №М-21, утвержденную Приказом №193. Но эта форма описи не содержит текста расписки МОЛ (в отличие от форм описей, утвержденных Постановлением №241). Поэтому МОЛ перед началом инвентаризации придется писать расписки отдельно.

Таким образом, основными документами оформления данных годовой инвентаризации являются: расписка материально ответственного лица, инвентаризационная опись, акт инвентаризации и сличительная ведомость результатов инвентаризации, протокол инвентаризационной комиссии (утверждены Постановлением №241).

В этих документах не должно быть исправлений и подчисток, а если они все же имеются, то ликвидация ошибок в документах должна производиться в соответствии с нормами Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом МФУ от 24.05.95 г. №88. А именно: неправильная запись аккуратно зачеркивается черточкой таким образом, чтобы ее можно было прочитать, а над ней делается правильная запись. Затем внесенные исправления заверяются подписями членов комиссии.

Этап 3. Завершение инвентаризации

Действия рабочей инвентаризационной комиссии:

1) вместе с бухгалтерией и постоянной инвентаризационной комиссией определяет результаты инвентаризации (оформляет инвентаризационные описи, в т.ч. инвентаризационные описи ТМЦ, не принадлежащих предприятию (например ф. №инв-5), акты инвентаризации и сличительные ведомости);

2) разрабатывает предложения по устранению инвентаризационных разниц (зачету их по пересортице, списанию недостач в пределах норм естественной убыли и т.п.);

3) оформляет протокол заседания с отражением заключений и предложений относительно результатов инвентаризации, который, согласно п. 11.12 «в» Инструкции №69, в 5-дневный срок должен быть рассмотрен и утвержден руководителем предприятия.

Действия бухгалтерии — на основании инвентаризационных описей сверяет данные инвентаризации с данными бухучета, составляются сличительные ведомости.

Действия МОЛ:

1) в случае выявления комиссией инвентаризационных отклонений, порчи материальных ценностей или прочих нарушений дает письменные объяснения;

2) в случае выявления в инвентаризационных описях ошибок МОЛ немедленно (до открытия склада, кладовой, отдела, секции и т.п.) заявляет об этом инвентаризационной комиссии, которая после проверки указанных фактов и их подтверждения должна произвести исправление ошибок.

Действия постоянной инвентаризационной комиссии:

1) проверяет правильность установления инвентаризационных разниц;

2) в случае серьезных нарушений правил проведения инвентаризации по поручению руководителя предприятия проводит повторные сплошные инвентаризации;

3) рассматривает письменные объяснения МОЛ;

4) проверяет обоснованность предложений по зачету пересортицы ценностей и в случае необходимости вносит свои предложения;

5) выносит решение относительно инвентаризации, которое заносится в протокол.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы должна проводиться в сроки, установленные в соответствии с приказом руководителя предприятия, с соблюдением требований Инструкции №69 и Положения №637. Так, согласно п. 4.10 Положения №637, МОЛ (ими в данном случае являются кассиры) должны документально «закрыть кассу»:

1) составить отчеты кассира за текущий день (вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) и приложить к ним все первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера);

2) написать расписку (ее текст приведен в заглавной части акта о результатах инвентаризации имеющихся денежных средств (формы согласно приложению 1 к Положению №637) о полном оприходовании средств, поступивших в кассу предприятия на дату инвентаризации, о списании выбывших денежных средств и о полном документальном оформлении таких кассовых операций.

Процедура инвентаризации кассы заключается в том, что комиссия проверяет наличие и пересчитывает остаток не только наличных средств, но и ценных бумаг, чековых книжек и прочих денежных документов.

Остаток наличности в кассе проверяется путем покупюрного пересчета и сверяется с бухгалтерскими документами (кассовой книгой). Если предприятие применяет в расчетах РРО, то сумма имеющейся наличности на месте проведения кассиром расчета сверяется с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО).

Если документирование кассовых операций осуществляется посредством автоматизированного метода учета, то необходимо проверить правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Если в результате проверки кассы обнаруживается сумма наличных средств, не подтвержденная кассовыми документами (или сумма наличности в РРО больше той, которая отражена в отчете РРО (в РК и КУРО), — это будет считаться излишком наличности в кассе. Если, наоборот, фактически наличных средств будет меньше, чем по кассовым документам, — недостачей. Согласно п. 4.10 Положения №637, излишек наличности приходуется в кассе предприятия по приходному кассовому ордеру и зачисляется в доход предприятия, а суммы недостачи, после выяснения виновного лица, возмещаются в соответствии с законодательством Украины, чаще всего — взыскиваются с такого виновного лица.

Результаты инвентаризации кассы (в т.ч. излишки и недостатки) документально оформляются актом о результатах инвентаризации имеющихся средств (по форме приложения 1 к Положению №637). Этот акт составляется инвентаризационной комиссией в двух экземплярах и подписывается ее членами и МОЛ. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, а второй остается у МОЛ. При изменении МОЛ акт должен составляться уже в трех экземплярах: один — для МОЛ, передающего ценности, второй — для МОЛ, которое их принимает, и третий — для бухгалтерии предприятия.

Инвентаризация бланков строгого учета

Бланки строгого учета, использующиеся на предприятии, также являются объектом инвентаризации, цель которой, — проверить соблюдение правил их хранения и использования. Для этого инвентаризационная комиссия применяет следующие методы:

1) проверяет фактическое наличие бланков строгого учета;

2) проверяет хранение и использование бланков строгой отчетности;

3) проверяет правильность их общей стоимости (как номинальной, так и фактической);

4) контролирует правильность ведения журнала регистрации бланков строгого учета, соответствие его данных фактическому их движению на предприятии;

5) проверяет списание использованных бланков доверенностей по акту.

После проведения инвентаризации комиссия оформляет инвентаризационную опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (по форме №инв-16, утвержденной Постановлением №241). В этом документе будут отражаться фактическое наличие бланков, установленное инвентаризацией, данные бухучета (по данным забалансового счета 08) и вероятные расхождения (излишки, недостачи). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах (по одному для бухгалтерии и для МОЛ) и подписывается инвентаризационной комиссией и МОЛ (см. образец 1 на с. 31).

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами

Цель инвентаризации расчетов на предприятии — проверить соответствие их фактической суммы данным бухучета (статьям баланса); согласовать суммы задолженности с дебиторами и кредиторами, а при выявлении отклонений — урегулировать их. Поэтому годовая инвентаризация расчетов начинается с согласования задолженностей с контрагентами. Так, согласно пп. «а» п. 11.11 Инструкции №69, предприятие должно отправить предприятиям-дебиторам выписки, скрепленные подписью и печатью, с отражением суммы задолженности. На практике такие выписки можно заменить актом сверки расчетов по форме, утвержденной приказом Минэкономики, МФУ, Госкомстата Украины от 10.11.98 г. №148/234/383 (ею может согласовываться и кредиторская задолженность предприятия).

После проверки предприятиями-дебиторами достоверности сумм задолженности, указанных в выписках (актах сверки), в течение 10 дней со дня их получения они должны представить свои результаты сверки (или подтвердить задолженность, или заявить свои возражения).

При наличии задолженности поставщиков по неотфактурированным поставкам после их проверки бухгалтерия предприятия должна потребовать от поставщиков расчетно-платежные документы. Поставщики должны либо их предоставить, либо известить о причинах их непредоставления или о недостоверности такой задолженности.

В любом случае результаты общих сверок на суммы задолженностей по расчетам с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, прочими дебиторами и кредиторами обязательно должны быть согласованы.

В противном случае если до конца отчетного периода (согласно п. 11.11 Инструкции №69) обнаруженные отклонения по задолженностям между контрагентами все-таки не будут урегулированы, каждая сторона будет отражать суммы задолженностей в своем балансе в том виде, который признает правильным. Хотя материалы об отклонении задолженностей заинтересованная сторона обязана передать в соответствующие органы для решения спора.

Что касается согласования сумм по расчетам с учреждениями банков, финансовыми и налоговыми органами, то такие задолженности должны согласовываться ими в обязательном порядке, а обнаруженные расхождения — урегулированы. Не разрешается оставлять в учете неурегулированные суммы по таким расчетам.

Документальное оформление расчетов с дебиторами и кредиторами оформляется актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (формой №инв-17, утвержденной Постановлением №241) (см. образец 2 на с. 33). К акту прилагается соответствующая справка, если в результате инвентаризации обнаружена дебиторская и кредиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек (согласно п. 11.11 «д» Инструкции №69).

Кроме того, в справке должны указываться причины, даты и основания возникновения задолженности, а также лица, виновные в просрочке исковой давности по задолженности.

Нормативная база

Закон о бухучете — Закон Украины от 16.07.99 г. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Порядок №116 — Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. №116.

Порядок №419 — Порядок представления финансовой отчетности, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2000 г. №419.

Положение №158 — Положение об инвентаризации имущества государственных предприятий, которые приватизируются (корпоратизируются), а также имущества государственных предприятий и организаций, передаваемого в аренду (возвращаемого по окончании срока действия договора аренды или его расторжения), утвержденное Постановлением КМУ от 02.03.93 г. №158.

Положение №637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.

Методика №1121 — Методика проведения инвентаризации объектов государственной собственности, утвержденная постановлением КМУ от 30.11.2005 г. №1121.

Инструкция №69 — Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом МФУ от 11.08.94 г. №69.

Инструкция №84 — Инструкция о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденная приказом МФУ от 06.04.98 г. №84.

Инструкция №90 — Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и прочих статей баланса, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства Украины от 30.10.98 г. №90.

Инструкция №99 — Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом МФУ от 16.05.96 г. №99.

Приказ №193 — Приказ Минстата Украины от 21.06.96 г. №193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов».

Постановление №241 — Постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.89 г. №241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций».

Ольга ХАМАЙДЮК, консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению



Следующая статья:  В начало статьи 



Три нюанса оформления «первички» Фрагмент статьи (только начало)
Суть дела :: Бухгалтерский учет
К сожалению, даже опытные специалисты в области бухгалтерского учета бывают плохо осведомлены о требованиях законодательства к оформлению первичных документов. А большинство из тех, кто с этими требованиями знаком, закрывают глаза на те или иные...

В рубрике: 


Вопросы учета запасов Фрагмент статьи (только начало)
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
С начала 2015 г. сумма налога на прибыль определяется на основании данных
бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять
правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов,
расходов и финансовог...

Продажа автомобиля физлицу Фрагмент статьи (только начало)
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль —
основное средство — физлицу. Но в связи с ней у бухгалтеров возникает
множество вопросов, особенно в свете постоянно меняющегося законодательства.
Ответы на многие из таких в...

0.016181