ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.



 Актуально!




Чергові семінари,
тренінги, вебінари ...

Більше семінарів ...









 : общий
   (по всем сайтам ДК)






Школа бухгалтера № 12 (15.10.2001)
Бухгалтерский учет

Внимание! Архивная публикация 

 


Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua.

Бухгалтерский учет служебных командировок

В "ДК" №8-9 за 2001 г. были рассмотрены основные операции с подотчетным лицом при выдаче ему наличных денежных средств из кассы предприятия.

В приведенной таблице 1 круг таких операций расширен, приведены бухгалтерские проводки отражения операций по осуществлению расчетов между подотчетным лицом и предприятием на основании оформленных авансовых отчетов.


Бухгалтерский учет затрат

Оформленные соответствующим образом первичные документы, связанные с расчетами с подотчетными лицом и командировками работников, используются в бухгалтерском учете предприятия для урегулирования задолженности между предприятием и подотчетным лицом, отнесения затрат на расходы предприятия и т.д.

Рассмотрим отражение расчетов с подотчетными лицами, взяв в основу приведенные выше варианты соотношений между полученными и израсходованными средствами (см. таблицу 1).


Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета

На заключительном этапе расчетов с подотчетным лицом предприятие осуществляет с ним полный расчет на основе оформленного авансового отчета с выполнением операций по кассе и проведением заключительных бухгалтерских операций. Объектом бухгалтерского учета в расчетах с подотчетным лицом является отдельное физическое лицо, получившее под отчет наличные денежные средства. Аналитический учет по таким расчетам ведется по каждому подотчетному лицу.

Для отражения операций в бухгалтерском учете с подотчетным лицом открывается субсчет 372 "Расчеты с подотчетными лицами". Субсчет является активно-пассивным. Данные об остатках на субсчете 372 отражаются развернуто. Сальдо данного субсчета может быть как дебетовым, так и кредитовым.

При значительном объеме операций с подотчетными лицами для учета средств, выданных под отчет на определенные цели, в бухгалтерском учете целесообразно открыть дополнительные аналитические счета третьего или четвертого порядка, например:

3721 "Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте по служебным командировкам";

3722 "Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте по суммам, выданным на хозяйственные нужды";

3723 "Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте по суммам, выданным на приобретение сельскохозяйственной продукции, заготовку вторичного сырья и металлолома";

37241 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте (в долларах США) по служебным командировкам";

37242 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте (в российских рублях) по служебным командировкам".

При ведении учета по журнально-ордерной форме бухгалтерского учета синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале 3 "Учет расчетов за товары, работы, услуги, прочие расчеты и резерв сомнительных долгов" и Ведомости 3.2 аналитического учета расчетов с разными дебиторами (к счету 37).


Заполнение ведомости 3.2 и Журнала 3

Ведомость 3.2. аналитического учета расчетов с разными дебиторами (к счету 37) ведется по каждому дебитору (в отношении подотчетных лиц - по каждому подотчетному лицу), по видам задолженности, срокам ее возникновения и погашения. Сальдо на конец и начало месяца показывается в развернутом виде по дебету и кредиту.

При открытии нескольких счетов четвертого порядка по субсчету 372 ежемесячно составляются журналы-ордеры отдельно по каждому аналитическому счету. При ведении таких счетов в иностранной валюте записи осуществляются в виде дроби, в числителе - в национальной валюте, в знаменателе - в иностранной валюте. Например, работнику 19.01.2001 г. выданы средства на служебную командировку за границу: 800 грн и 450 долларов США. На данную дату НБУ установлен курс гривни к доллару 5,433 грн. Общая сумма затрат предприятия, определившаяся после возвращения из командировки (курс гривни к доллару, установленный НБУ на 30.01.2001 г., - 5,4307 грн), составила 3211,82 грн. Курсовая разница от изменения курса доллара от даты выдачи аванса до даты утверждения авансового отчета определилась из расчета: (5,433 - 5,4307 = 0,0023) х 450 долларов = 1,03 грн.

Рассмотрим заполнение ведомости 3.2 аналитического учета на условном примере. Итоговые расчеты приведены в таблице 2.

Итоги граф 16 - 21 по строке "Всего по счету 37" ведомости 3.2 переносятся в графу 6 раздела 1 Журнала 3.

В таблице 3 приведена дебетовая часть формы Журнала 3 с использованием выполненных ранее записей в Ведомости 3.2 (см. таблицу 2).

По истечении календарного месяца и после выполнения всех записей в журнале в нем указывается дата завершения записей, дата переноса оборотов в Главную книгу, подписи исполнителей и главного бухгалтера.


Отражение расчетов с подотчетными лицами в Балансе (форма №1) и Отчете о финансовых результатах (форма №2)

Сальдо по субсчету 372 отражается в балансе следующим образом. Дебетовое сальдо по данному субсчету отражается в составе оборотных активов, по строке 210 Баланса "Прочая текущая дебиторская задолженность", кредитовое сальдо по субсчету 371 - в составе обязательств предприятия по строке 610 Баланса "Прочие текущие обязательства".

Отражение расчетов с подотчетными лицами в Отчете о финансовых результатах зависит от вида расходов, к которым относятся затраты, связанные с расчетами с подотчетными лицами: общепроизводственные расходы, с отнесением на себестоимость реализованной продукции (стр. 040 формы №2 раздела I "Финансовые результаты"), административные расходы (стр. 070), расходы на сбыт (стр. 080), прочие операционные затраты (стр. 090). В разделе II "Элементы операционных затрат" затраты, связанные с расчетами с подотчетными лицами найдут отражение в строке 270 "Прочие операционные затраты".


Таблица 1

Бухгалтерский учет операций по проведению расчетов в национальной валюте между предприятием и его подотчетными лицами при представлении авансовых отчетов

№ п/п Содержание операции Дата Корреспонд. счета Сумма, грн, коп.
Д-т К-т
1 2 3 4 5 6
Вариант 1. Совпадение величины денежного аванса и затраченных средств подотчетным лицом
1. "Выдан аванс подотчетному лицу в национальной валюте на служебную командировку из кассы предприятия. Открыт субсчет 3722 "Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте по служебным командировкам" 18.10.2001 г. 3722 301 620,00
2. Подотчетным лицом по выполнении задания представлены оправдательные документы - проездные билеты, счета на проживание, выполнен расчет суточных расходов и т.д., составлен авансовый отчет. Отчет подписан руководителем. Величина фактических затрат без НДС отнесена на затраты по сбыту 26.10.2001 г. 93 3722 545,00
3. Отражена сумма налогового кредита по НДС, выделенная в документах 26.10.2001 г. 641 3722 75,00
Вариант 2. Превышение фактически затраченных средств подотчетным лицом над суммой выданных ему наличных средств
4. Выданы денежные средства подотчетному лицу из кассы на служебную командировку.
Данная проводка остается неизменной в рассмотренных подвариантах 2-5 варианта 2
06.07.2001 г. 3722 301 500,00
5. Подотчетное лицо представило авансовый отчет, затраты подтверждены первичными документами.
Проезд 35 грн х 2 поездки + постельные принадлежности 7 грн х 2 поездки, всего 84 грн, проживание в гостинице, по представленным квитанциям из расчета 64 грн в сутки 64 х 6 дней всего 384 грн.
Суточные по нормам, установленным постановлением КМУ №663, 18 грн в сутки составляют 8 х 18 = 144 грн.
Итого на командировку: 84 + 384 + 144 = 612 грн, в т.ч. НДС - 72 грн, без НДС - 540 грн.
Осуществленные затраты признаны обоснованными.
Величина административных расходов и валовых расходов по налогу на прибыль составляет 540 грн
18.07.2001 г. 92 3722 540,00
6. Отражена сумма налогового кредита в расходах подотчетного лица по командировке 18.07.2001 г. 641 3722 72,00
7. Погашена задолженность предприятия перед подотчетным лицом путем выдачи ему денежных средств из кассы на сумму 612 - 500 = 112,00 грн 27.07.2001 г. 3722 301 112,00
Вариант 2.1. Работник предприятия, используя личные средства, направляется в служебную командировку, затем предприятие с ним рассчитывается как с подотчетным лицом
Валовые расходы по налогу на прибыль составят 540 грн
8. По распоряжению руководителя работник направился в командировку, по окончании составил авансовый отчет. Сумма затрат без НДС отнесена на административные расходы 18.07.2001 г. 92 3722 540,00
9. Отражена сумма налогового кредита по НДС 18.07.2001 г. 641 3722 72,00
10. Погашение задолженности перед работником выплатой ему наличными средствами из кассы 31.07.2001 г. 3722 301 612,00
Вариант 2.2. На предприятии сверх установленных норм суточных разрешено относить на затраты дополнительно 3 грн в сутки. В рассматриваемом примере дополнительная величина суточных определяется как 3 х 8 = 24 грн, всего величина суточных составит 144 + 24 = 168 грн. Общие расходы на командировку составили 84 + 384 + 168 = 636 грн, в т.ч. НДС 72 грн, без НДС - 564 грн. Работником представлен авансовый отчет с подтверждающими документами, отчет утвержден руководителем. Величина валовых расходов составит 564 - 24 = 540 грн.
11. На основе авансового отчета списаны командировочные расходы на административные расходы 18.07.2001 г. 92 3722 564,00
12. Отражена сумма налогового кредита по НДС на основе документов, приложенных к авансовому отчету 18.07.2001 г. 641 3722 72,00
13. Сумма суточных, превышающая установленную норму (168 - 144 = 24,00 грн), прибавляется к месячному совокупному налогооблагаемому доходу работника. С этой общей величины дохода удерживается подоходный налог и производятся удержания в социальные фонды. В таблице 1 такие операции не приведены
14. Возмещен из кассы предприятия перерасход денежных средств командированного лица (636 - 500 = 136,00 грн) 30.07.2001 г. 3722 301 136,00
Вариант 2.3. Командировка не состоялась, подотчетное лицо вернуло неиспользованные средства. Валовые расходы не возникают
15. Возврат неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу предприятия 09.07.2001 г. 301 3722 500,00
Вариант 2.4. Командированным работником представлены документы о понесенных дополнительных затратах на сумму 90 грн, в т. ч. НДС 15 грн. Руководитель принял решение об отнесении части затрат на цели, соответствующие нуждам предприятия, увеличение признанных затрат на сумму 30,00 грн, в т. ч. НДС 5 грн. Другая часть расходов (90 - 30 = 60 грн), хотя и подтверждена документами, на затраты не относится. Валовые расходы составят 540 + 25 = 565 грн.
16. Списаны затраты на командировку 540 + 25 = 565 грн 18.07.2001 г. 92 3722 565,00
17. Отражена сумма налогового кредита по НДС 72 + 5 = 77,00 грн 18.07.2001 г. 641 3722 77,00
18. Возмещен из кассы предприятия перерасход денежных средств командированного лица (565 + 77 - 500 = 142,00 грн) 30.07.2001 г. 3722 301 142,00
Вариант 2.5. Имеется разрешение руководителя об оплате проживания в командировке не выше 65 грн в сутки. Подотчетным лицом представлены документы о стоимости проживания в гостинице в размере 75 грн в сутки (выше установленного руководителем размера). На затраты относятся расходы в пределах нормы, установленной руководителем. Общая величина затрат по командировке составит: 84 + (65 х 6 дней = 390,00 грн) + 144 = 618,00 грн. Величина валовых расходов составляет 540 грн
19. Списаны командировочные расходы на административные расходы 618 - 72 (НДС) = 546,00 грн 18.07.2001 г. 92 3722 546,00
20. Величина расходов на проживание, превышающая установленную норму (75,00 - 65,00 =10,00 грн. х 6 суток = 60,00 грн), включается в состав совокупного налогооблагаемого дохода командированного, для определения подоходного налога и осуществления предусмотренных законодательством отчислений.
21. Отражена сумма налогового кредита по НДС 18.07.2001 г. 641 3722 72,00
22. На основе представленного подотчетным лицом авансового отчет по служебной командировке возмещен допущенный им перерасход денежных средств 618 - 500 = 118 грн выдачей наличных средств из кассы 21.07.2001 г. 3722 301 118,00
Вариант 2.6. Работник направлен в командировку на служебном легковом автомобиле, имеется распоряжение руководителя на использование служебного автомобиля, расходы на стоянку составили 85 грн, на закупку топлива израсходовано 130,00 грн, итого 215 грн, в т. ч. НДС 35,83 грн. Общая величина затрат составила 215 + 384 + 144 = 743 грн, сумма НДС в подтверждающих документах составила 95,00 грн.
Валовые расходы составят 384 + 144 - 72 = 456 грн.
В налоговый кредит по НДС относится величина 72 грн.
23. Списаны командировочные расходы на административные затраты 743 - 72 = 671 грн 18.07.2001 г. 92 3722 671,00
24. Отражена сумма налогового кредита по НДС на основе документов, приложенных к авансовому отчету 18.07.2001 г. 641 3722 72,00
25. Оприходованы горюче-смазочные материалы (ГСМ), приобретенные за счет денежных средств, выданных подотчетному лицу, с НДС 18.07.2001 г. 203 3722 130,00
26. Списаны ГСМ, израсходованные на работу легкового автомобиля, на прочие затраты, составлен акт списания ГСМ на поездку 18.07.2001 г. 949 203 130,00
27. На основе представленного подотчетным лицом авансового отчета по служебной командировке ему возмещен перерасход средств 671 грн - 500 = 171 грн выдачей средств из кассы 26.10.2001 г. 3722 301 171,00
Вариант 3. Сумма израсходованных средств командированным лицом меньше суммы выданного денежного аванса
28. Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу на командировку, предусматривающую приобретение товаров 13.08.2001 г. 3722 301 1850,00
29. По окончании командировки составлен авансовый отчет, затраты по командировке без НДС отнесены на стоимость приобретенных товаров 22.08.2001 г. 281 3722 400,00
30. Оприходованы товары, приобретенные подотчетным лицом в служебной командировке, без НДС. Имеется накладная, корешок приходного кассового ордера 22.08.2001 г. 281 3722 857,50
31. Отражена сумма налогового кредита по НДС по приобретенным товарам на основе налоговой накладной 22.08.2001 г. 641 3722 171,50
32. Отражена сумма налогового кредита по НДС по расходам на командировку 22.08.2001 г. 641 3722 71,00
33. Возврат подотчетным лицом неиспользованных средств по авансовому отчету в кассу 29.08.2001 г. 301 3722 350,00
Вариант 3.1. При приемке авансового отчета выяснилось, что нанесен убыток предприятию по вине подотчетного лица - командированного на сумму выданных средств в 600,00 грн (не представлены документы и сам товар, на приобретение которого выдавались наличные)
34. Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу на командировку, предусматривающую приобретение товаров 13.08.2001 г. 3722 301 1850,00
35. По окончании командировки составлен авансовый отчет, затраты по командировке без НДС отнесены на стоимость приобретенных товаров 22.08.2001 г. 281 3722 400,00
36. Отражена сумма налогового кредита по НДС по расходам на командировку 22.08.2001 г. 641 3722 71,00
37. Оприходован на склад товар, приобретенный подотчетным лицом, по стоимости приобретения без НДС 22.08.2001 г. 281 3722 257,50
38. Отражена сумма налогового кредита по НДС по приобретенным и доставленным товарам на основе налоговой накладной 22.08.2001 г. 641 3722 51,50
39. Формируется задолженность командированного работника перед предприятием по невозвращенному авансу по приобретению товаров 1850,00 - 400,00 - 71,00 - 257,50 - 51,50 = 1070 грн.
Задолженность отражается на счете 3722
40. Часть суммы задолженности предприятию по распоряжению руководителя с согласия работника в установленном пределе (не более 20% месячной заработной платы), например, в сумме 50 грн, удерживается из его заработной платы 07.09.2001 г. 661 3722 50,00
41. Погашение возникшей задолженности перед предприятием по установленной и признанной величине потерь предприятия командированный осуществляет частичным взносом наличных в кассу 31.09.2001 г. 301 3722 200,00
Вариант 4. Отражение в учете получения ценностей через подотчетное лицо, с которым отсутствует окончательный расчет.
До истечения срока исковой давности (в общем случае 3 года) сохраняется кредиторская задолженность перед подотчетным. По истечении срока исковой давности задолженность списывается, формируется доход предприятия.
См. пояснения по отражению расчетов с подотчетным лицом в формировании валовых расходов в конце публикации.
42. Оприходование запасных частей, полученных через подотчетное лицо, направленное в командировку с целевым поручением приобрести запасные части без НДС по авансовому отчету. С подотчетным лицом не был осуществлен окончательный расчет 20.08.1997 г. 207 3722 2250,00
43. Отражена сумма НДС, сформирован налоговый кредит 20.08.1997 г. 641 3722 450,00
44. По истечении срока исковой давности списана сумма кредиторской задолженности, с подотчетным лицом не рассчитались. Задолженность списана на полную сумму сделки, с НДС на доходную статью 21.08.2000 г. 3722 717 2700,00
45. Увеличена сумма налоговых обязательств по НДС 21.08.2000 г. 949 641 450,00

Таблица 2

Ведомость 3.2 аналитического учета расчетов с разными дебиторами (к счету 37) за январь 2001 г.

Начало таблицы 2

Но-
мер
за-
писи
Но-
мер доку-
мен-
та
Наимено-
вание
дебитора
счетов
(подотчет
ное лицо,
название
организации
и т. д.)
Сальдо на начало месяца В дебет счета 37 с кредита счетов
Дата возник-
новения
задол-
женности
Д-т К-т Дата №301 №302 №311 №312 Итого
по
дебету
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
968 654 Нестеренко Я. М. 29.11.2000г. - 25,00 30.01.2001г. 100,00           100,00
23 16 Дробитько М. Я.   - - 15.01.2001г. 150,00 - -       150,00
26 21 Гудзь О. О.       19.01.2001г. 800,00 2444,85
$450,00
        3244,85
- Итого по счету 37 - 256,00 - - 1050,00 2444,85
$450,00
- - - - 3494,85

Окончание таблицы 2

Но-
мер
за-
писи
Номер
доку-
мента
Наиме-
нование
дебитора
счетов
(подотчет
ное лицо,
название
организации
и т. д.)
С кредита счета 37 в дебет счетов Сальдо на конец
месяца
Дата №201 №202 №641 №301 №92 №84 Итого
по кредиту
Д-т К-т
1 2 3 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
968 654 Нестеренко Я. М. - - - - - - - - - 156,00
23 16 Дробитько М. Я. 19.01.2001г. 38,00 72,00 22,00     - 132,00 18,00  
26 21 Гудзь О. О. 31.01.2001г.       32,00 3211,82 1,03 3244,85    
- Итого по счету 37   38,00 72,00 22,00 32,00 3211,82 1,03 3376,85 18,00 156,00
"13 " февраля2001 г. Исполнитель ___________ Стецюк П. И.
    (подпись)  

Таблица 3

Журнал 3 ведомости аналитического учета за январь 2001 г. по кредиту счетов

1. По кредиту счетов 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68 в дебет счетов

№ п/п Дебет счетов Кредит счетов Итого
№16 №84 №86 №87 №88 №51 №62 №63 №68
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
-   - - - - - - - - - -
- 20 "Прозводственные запасы" х х х 110,00 х х х     110,00
- 30 "Касса"       32,00 х х х     32,00
- 64 "Расчеты по налогам и платежам" х     20,00 х         20,00
- 84 "Другие операционные расходы"       1,03           1,03
- 92 "Административные расходы"       3211,82           3211,82
-   - - - - - - - - - -
- Итого       3376,85           3376,85
- Пометки -   - - - - - - - -

Журнал окончен " 19 " февраля 2001 г. Исполнитель _______ Стецюк П. И.
(подпись)

В Главной книге суммы оборотов отражено "19" февраля 2001 г. Главный бухгалтер _______ Береза О.О.
(подпись)




Следующая статья:  В начало статьи 



Налоговый учет служебных командировок Фрагмент статьи (только начало)
Бухгалтерский учет
Командировочные расходы, не облагаемые подоходным налогом Расходы, относящиеся к командировочным, облагаемые подоходным налогом и сборами в социальные фонды Отражение командировочных расходов в учете налога на прибыль Учет НДС в ра...

В рубрике: 


Отпускные в бухгалтерском учете Фрагмент статьи (только начало)
№ 24 (16.6.2008) :: Бухгалтерский учет
Тема отражения в учете операций по предоставлению отпуска работникам получает особую актуальность в летний период. Тому, как правильно отправить работника в отпуск, посвящена данная статья. ...

Уступка требования — цессия и факторинг Фрагмент статьи (только начало)
№ 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерский учет
В бухгалтерской практике все чаще встречаются договора перевода долга и относительно новые для отечественного законодательства термины «цессия» и «факторинг». О том, что это такое и как операции в рамках перевода обязательств на третье лицо отражаются в ...

0.011357