(044) 391-51-90 (92)
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.



 Актуально!




Ближайшие семинары :
Все семинары ...         
(полный план-график)







 : общий по сайту



Курсы валют на PROext
Межбанковские курсы валют

Автоматически с Дт-Кт № 38 (18.9.2006)
Не «1С»-ОМ единым

Под контролем бухгалтера

Как избежать проблем в процессе внедрения системы автоматизированного учета

Типичная ситуация: программные продукты, призванные автоматизировать бухгалтерский учет, оказываются не полностью внедренными. При этом определенная часть информации собрана и обработана в электронной форме, другая же — в традиционном, «бумажном» виде. Выход один — «стыковка» компьютерных данных с материалами, обработанными вручную. Трудоемкость и неэффективность подобной работы зачастую сводит на нет все преимущества проведенной автоматизации. Как избежать этого?

Любые контролеры, в т. ч. аудиторы, при обнаружении на предприятии подобной ситуации могут сделать неприятный вывод: здесь следует также ожидать обнаружения несоответствий, в большей или меньшей степени влияющих на бухгалтерскую и налоговую отчетность. Отсутствие полностью и корректно внедренного автоматизированного учета значительно затрудняет работу аудитора и снижает ее эффективность. При использовании такой системы немалые проблемы возникнут и у бухгалтера. Так, при проверке поиск ошибок в учете и их исправление станет для него сложной задачей:

— необходимо вновь пересчитать общие суммы по пачкам документов;

— перераспределить операции между подразделениями;

— ввести итоги в программу учета;

— перепроверить результат.

Безусловно, это повышает вероятность появления новых ошибок.

Обычно к такому положению дел приводит необдуманное и нетщательно спланированное внедрение той или иной автоматической системы. Внедрение, как и любая другая профессиональная и интеллектуальная деятельность, таит в себе множество нюансов, некоторые из которых рассмотрим ниже.

Несмотря на то, что внедрением должны заниматься только профессионалы, у предприятия должна быть возможность самостоятельно оценить квалификацию внедренца с точки зрения методологии, проводок, документооборота и оформления той или иной операции.

Весь процесс внедрения можно условно разделить на 4 шага. Чтобы вы могли его эффективно проконтролировать, приведем контрольный список вопросов, ответив на которые, можно понять, насколько корректно внедряется система. Однако сначала проведем предварительный анализ.

Шаг 1. Оценка существующей системы учета и необходимости изменений

На этом этапе необходимо обратить внимание на следующие возможные проблемы:

– Данные в программу учета вносятся общими итогами по пачкам документов?

Если это так, то в данном случае при поиске ошибок происходит значительная потеря времени при пересчете итогов по документам в пачке. Альтернатива — другой подход:«документ — проводка». Это значит, что каждому первичному документу будет соответствовать запись в базе данных бухгалтерского учета.

– Нет полного соответствия между записями в бухгалтерской базе данных и первичными документами по количеству, цене, сумме, номенклатуре?

Частный случай предыдущего факта. Это приводит к тому, что на предприятии появляются первичные документы с одинаковыми номерами от одного и того же числа, но содержащие различные данные.

– Регулярно переносятся данные из одной подсистемы в другую?

Нередко встречается ситуация, когда в автоматизированной системе имеются две или более независимые подсистемы, охватывающие, на первый взгляд, независимые участки учета: «производство», «склад», «зарплата», «основная бухгалтерия». Однако в результате эта независимость оборачивается учетными проблемами. Это происходит потому, что данные в таких подсистемах также независимы, и, находясь в одной подсистеме, нельзя получить информацию из другой — остатки на соответствующих счетах не сходятся. К тому же трудно обеспечить взаимосвязь между подсистемами при возникновении событий, для отражения которых в бухгалтерском учете нужно использовать две или более подсистемы учета. Вот типичный пример такого события — хищение в супермаркете.

Пример. 31 июня по окончании рабочего дня служба охраны супермаркета изъяла у работника товар, на вынос которого не было документов. Был составлен акт и, в связи с тем, что все помещения, где традиционно хранится товар, были закрыты, товар был помещен в сейф охранного помещения. 1-го июля товар был сдан на склад с оформлением соответствующих документов. Решено оштрафовать работника и штраф удержать из заработной платы.

В этом примере происходит пересечение учетных функций нескольких подсистем. Это значит, что цепочка операций и проводок, описывающих данное событие в бухгалтерском учете, будет разорвана. В результате, находясь в рамках одной из подсистем, будет невозможно автоматически проследить всю операцию целиком.

Еще один типичный пример, когда возникает необходимость переносить информацию из одной базы в другую. Каждый менеджер имеет свою базу клиентов в Excel, а бухгалтеры заводят для себя вспомогательные таблицы, из которых видно то, что не может показать автоматическая система.

– В системе отсутствуют традиционные формы регистров учета: журнал-ордер, главная книга, реестр документов и др.?

Почему необходимо на это обращать внимание? Дело в том, что в настоящее время методика обучения учетных работников в учебных заведениях ориентирована на работу с традиционными формами регистров учета. Их отсутствие в некоторых программах создает трудности не только пользователю, но и персоналу, приглашенным специалистам, аудиторам. Важно обратить внимание на возможность отражать в формируемых регистрах всю необходимую информацию: дату операции, контрагента, степень детализации данных и т. д.

– При найме на работу учетного персонала что имеет преимущество: знание конкретной системы учета или профессиональные качества кандидата?

Такая практика не приведет к объективной оценке ни специалиста-кандидата, ни используемой автоматизированной системы. Ведь регистры учета, формируемые системой, могут не полностью удовлетворять потребности пользователя: не отражать сути операции, не показывать полного объема документов, не содержать период проведения операций и дату распечатки документа.

Этот оценочный список не полный. Положительный ответ на большинство из приведенных вопросов означает необходимость перестраивать систему бухгалтерского учета или внедрять новую автоматизированную программу.

Шаг 2. Выбор системы и внедренца

Как выбрать систему учета, которая наиболее полно охватит все участки бухгалтерского, налогового и управленческого учета? Как оценить квалификацию внедренцев, а также возможности фирмы методологически и технически решить нестандартные вопросы?

Несмотря на то, что авторитет фирмы, внедряющий учетную систему, может быть достаточно высок, на практике приходится иметь дело с реальным коллективом, внедряющим систему на конкретном предприятии. Например, в ответ на ваше желание автоматизировать учет на предприятии они могут просто сказать:

– «Сделаем то, что скажете»

Таких людей и фирм лучше избегать, поскольку вина за любое попадание в тупиковую ситуацию при использовании программы, за нестыковку данных впоследствии будет лежать на вас. Типичные ответы при этом: «Вы такого не говорили», «Задача так не стояла».

Фирма-внедренец должна брать на себя существенную часть работы по комплексному анализу деятельности вашего предприятия. Предприятие, со своей стороны, обязано взаимодействовать с внедренцами и указывать им на проблемные участки в учете. Коллектив, внедряющий учетную программу, должен обладать знаниями бухгалтерского учета на уровне высококвалифицированного главного бухгалтера, т. е. знать методологию, систему документооборота, проводок, взаимоотношений отделов и участков и одновременно понимать логику компьютерной обработки информации.

– Предложите контрольный пример

Было бы интересно предложить этому коллективу ряд тестовых задач, которые периодически возникают в ходе работы предприятия, но которые не охвачены конкретным программным продуктом. Коллектив, приступающий к внедрению системы, должен предложить комплекс проводок, обеспечивающих данное перемещение товара, и продемонстрировать, как эти операции реализуются в предлагаемой программе.

Если программа требует доработки, желательно определить, сколько это будет стоить. Что позволит спрогнозировать сумму финансовых потерь предприятия в будущем и приблизительно оценить стоимостной коэффициент автономности системы (вспомните пример с кражей в супермаркете).

Кстати, в составлении перечня таких тестов и подборе нестандартных задач, которые возникали и могут возникать на предприятии, может принять участие аудиторская фирма.

– Стоимость будущих доработок

В идеальном случае автоматическая система учета должна быть внедрена единожды и, при изменении внешних факторов, легко и быстро перенастраиваться. Однако в некоторых случаях требуются значительные доработки.

Все бухгалтерские программы делятся на две категории:

— основанные на методологии учета;

— основанные на операциях (событиях).

В первом случае стоимость и трудоемкость описания, настройки и внедрения нового участка учета значительно ниже, чем во втором.

– Скорость внедрения

Предварительный анализ состояния дел на предприятии может длиться любое время. А вот непосредственно внедрение всех разделов бухгалтерского учета в той или иной степени должно быть завершено в течение одного квартала (максимум двух). В те же сроки должны быть получены:

— баланс и главные книги по всем счетам;

— все учетные регистры (журналы-ордера, оборотные ведомости, в которых отражаются денежные суммы и даются ответы на вопросы, откуда получены определенные денежные средства и где они находятся);

— сводные аналитические таблицы, характеризующие движение денежных средств, натуральных показателей по каждой позиции и их превращение из одного состояния в другое в сгруппированном и обобщенном виде, в которых наглядно отражено: «что», «откуда», «куда», «зачем». Это самое главное.

При невозможности получить данные о выполнении вышеперечисленных действий следует воздержаться от предварительных оплат.

Если коллектив, внедряющий учетную систему, пытается убедить вас в том, что за столь краткое время все вышеуказанное невыполнимо, не верьте. В противном случае, если согласиться с более длительным сроком, внедрение системы усложнится. К тому же на сотрудников в течение неопределенно долгого времени ляжет двойная нагрузка, связанная как с затянувшимся внедрением, так и с необходимостью сводить автоматизированные данные с теми, которые были зафиксиро­ваны традиционным способом.

Шаг 3. Контроль деятельности внедренца и своевременность изменений

На этом этапе необходимо сделать следующее:

– Назначить руководителя

Лучше всего, если руководителем внедрения будет заинтересованное лицо, например, владеющее пакетом акций предприятия или являющееся непосредственным заместителем руководителя по финансовым вопросам.

– Обеспечить взаимопонимание

Важно, чтобы в коллективе, работающем над созданием учетной системы, — а это работники предприятия, аудиторы, методисты, программисты, — было обеспечено полное взаимопонимание. Следует исправить ситуацию, когда внедряющий коллектив не имеет представления о деятельности предприятия, а предприятие и персонал бухгалтерии ничего не знают о возможностях программного продукта.

– Контролировать изменение существующего положения дел (реинжиниринг)

К сожалению, бухгалтерский учет, в классическом виде, всегда с некоторой задержкой предоставляет данные, необходимые для принятия управленческих решений. Это происходит потому, что первичные документы поступают в бухгалтерию только после оперативно-технической обработки в службах и отделах предприятий. Поэтому должны быть разработаны методы обратного взаимодействия: от составления или обработки первичных документов в отделах и службах до программной трансформации этих данных в бухгалтерские проводки и занесения их в единую информационную базу.

В каждом конкретном случае комплекс мероприятий трансформации может отличаться. Выделим три аспекта:

— методологический — если необходимо вводить документ и разрабатывать механизм документооборота;

— организационный — внедрить систему, обучить персонал;

— технический — заблокировать исправления в уже распечатанном первичном документе.

Каждое такое изменение следует рассматривать с позиции выгодности и эффективности.

Пример. На одном из предприятий Харькова сложилась следующая ситуация. В определенный момент произошли изменения в характере работы с клиентами при реализации продукции и наряду с крупными торговыми предприятиями появились мелкие. Один автомобиль комплектовался продукцией на несколько торговых точек (до 15) мелкими партиями.

При существующей методике распечатывались 15 накладных, по которым загружался автомобиль. Если продукции не было на складе, в накладные вносились исправления и накладные перепечатывались, однако старые документы не всегда уничтожались, а поэтому возникала ситуация, когда встречались два документа с одинаковыми реквизитами и разным содержанием.

При внедрении автоматизированной системы был разработан документ под названием «Проект загрузки автомобиля», объединявший множество накладных в сводную. В этом документе впервые была введена графа «отметка об отклонении», в которой указывалось количество недогруза того или иного вида продукции. Теперь водитель начинал загрузку автомобиля не с 15-ю документами, а только с одним.

По окончании погрузки водитель-экспедитор возвращался в диспетчерскую, где диспетчер принимал решение, по какой накладной осуществить недопоставку товара. После этого распечатывались чистовой вариант сводного пропуска на выезд и чистовые накладные на отгрузку продукции. Тепер оставалось решить технический вопрос блокировки изменения накладных после их распечатки. Поэтому все корректировки по дополнительной загрузке автомобиля проводились только дополнительными документами, изменения в уже отпечатанный первичный документ вносить было нельзя. Данный комплекс организационных мероприятий обеспечил 100% соответствие первичных документов компьютерной базе данных, т. е. информация, описанная в первичных документах, с точки зрения бухгалтерского учета, стала достоверной.

– Слушайте своих сотрудников

Если персонал предприятия до внедрения автоматизированной системы обеспечивал бухгалтерский учет в необходимом объеме, а при внедрении вы получили информацию, что квалификация персонала недостаточна, трудоемкость не снижена и смежные с бухгалтерией структуры ощущают нехватку учетной информации для принятия решений, то можно сделать вывод, что работа по внедрению зашла в тупик.

Шаг 4. Получаем результат

Внедренный программный продукт должен соответствовать следующим требованиям:

– Взаимосвязанность

Количество подсистем учета, которые ведутся в различных автоматических системах, должно быть сведено к минимуму. Различные операции на предприятии должны «замкнуться» друг на друга, т. е. быть взаимосвязанными и прозрачными.

Один из существенных показателей успешности внедрения — соответствие оперативного учета бухгалтерскому учету. Это значит, например, что на основе бухгалтерских данных менеджер по продажам должен иметь возможность делать выводы о наличии того или иного товара на складе.

– Простота и легкость обучения

Система должна была быть простой в эксплуатации и не должна требовать длительной переподготовки кадров и специальных знаний компьютерной техники. Это важное условие для сохранения состава управленческого персонала, а также специалистов по учету и экономистов.

– Дальнейшая поддержка

Вмешательство технических специалистов во внедрение и эксплуатацию системы должно быть минимальным. Степень возможного вмешательства программистов в уже внедренную систему, например с целью оценки ее автономности или возможных денежных расходов на ее сопровождение (если такое сопровождение необходимо), должна быть оговорена заранее.

– Доступность данных и их полнота

Если теперь в вашу бухгалтерию идут толпой за информацией, значит, цель внедрения автоматической системы достигнута и оно проведено великолепно.

Редакция благодарит аудиторскую фирму «АФ Курсор-Аудит» (г. Харьков) за предоставленную информацию при подготовке статьи.



Следующая статья:  В начало статьи 



Баланс в идеальном офисе Фрагмент статьи (только начало)
Твои электронные доспехи
Благодаря разнообразным бухгалтерским программам и приложениям работа современных счетоводов значительно упростилась. Наиболее комфортной ее делает правильно подобранная офисная техника. В условиях автоматизации бухгалтерского учета офисная техника...

В рубрике: 


Как избежать финансовых проблем в строительстве Фрагмент статьи (только начало)
№ 11 (12.3.2012) :: Не «1С»-ОМ единым
С помощью тандема «1С:Бухгалтерия для Украины» и сметного программного комплекса АВК...

Отчет, который включает все Фрагмент статьи (только начало)
№ 42 (17.10.2011) :: Не «1С»-ОМ единым
Модуль консолидации в системе управления «Парус-Предприятие»...

0.010869