(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.



 Актуально!




Ближайшие семинары,
тренинги, вебинары ...

Все семинары ...
(полный план-график)









 : общий по сайту



Курсы валют на PROext

Автоматически с Дт-Кт № 43 (23.10.2006)
Окно в мир «1С»

Внимание! Архивная публикация 

 


Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua

либо выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

Все под контролем с помощью «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005»

Известная в свое время парадигма «Что делать?» и «Кто виноват?» теперь не столь актуальна. Сейчас важнее решить проблему «Как успеть все сделать?». Современный бизнес не оставляет много времени на раздумья, а право на ошибку сведено к минимуму. Только автоматизация бизнес-процессов поможет оптимально распределить рабочее время, проконтролировать своевременное выполнение обязанностей и обеспечить успех предпринимательства.

Вот ситуация, типичная для многих предприятий, на которых еще не задумывались о вопросах процессного управления.

А в результате такого «типичного», не процессного подхода:

— потрачено время руководителя на выяснение причин банальной рассогласованности действий исполнителей;

— важный клиент вовремя не получил заказ.

Что уж говорить о крупной компании, для которой банальный прокол одного специалиста может обернуться значительными финансовыми потерями! К сожалению, такие примеры встречаются сплошь и рядом, и поэтому возникает резонный вопрос: «А как же организовать работу так, чтобы работники своевременно и качественно выполняли свои обязанности?».

Чтобы найти решение этой задачи, необходимо понять причины неудовлетворительных результатов, к которым, в первую очередь, относятся:

1) незнание руководителем логики текущего процесса;

2) невозможность выполнять групповой контроль процессов. Контроль выполняется только «ручной» и только наиболее важных процессов;

3) задержки в выполнении процессов по причинам несогласованности действий команды;

4) отсутствие статистики выполнения процессов для принятия обоснованных управленческих решений, ориентированных на улучшение качества выполнения процессов.

Автоматизация бизнес-процессов — ключ к успеху

Уже общеизвестно, что решение большинства задач можно ускорить за счет внедрения автоматизированных систем, которые помогают работникам выполнять их обязанности, а руководителям дают необходимую информацию для принятия решений. Такой анонс читаем в любом описании современной информационной системы. Но подойдет ли эта информационная система вашему предприятию? Чтобы ответить на вопрос, необходимо больше узнать о предлагаемом решении. Программный комплекс «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» — это как раз тот инструмент, который просто необходим при описанных выше симптомах неблагополучия на фирме. Но инструмент без технологии его использования — ничто, поэтому рассмотрим ее.

Сейчас часто слышишь: бизнес-процессы, бизнес-процессы... А вы их видели?

Но процессы эти существуют и объединяют деятельность всех включенных в них исполнителей с целью получения результата. Вы, наверное, тоже думаете, что хорошо представляете себе процессы пусть не во всей организации, но, по крайней мере, в своем подразделении. Но так ли это? Попробуйте нарисовать хоть один бизнес-процесс, не говоря уже о том, чтобы выполнять его по нарисованной схеме, заниматься его контролем и оптимизацией. Идеально, когда в организации назначен ответственный за оптимизацию процессов, который и проектирует их.

Используя инструментарий программного комплекса «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005», такой сотрудник может за несколько минут нарисовать бизнес-процесс. Вот, например, как будет выглядеть «Выполнение заказа клиента» (см. рядом). А вот и первая выгода использования процессов — прозрачность процессной модели организации.

Процесс нарисован, его можно повесить на стену и контролировать. Увы, процессы в нашей жизни не статичны, они требуют постоянных изменений.

Как «разрулить» бизнес-процесс

Процесс готов — но ведь нужно понять, какую информацию исполнитель должен получить для выполнения своей задачи, а какую — предоставить как результат ее выполнения. Если процесс уже выполняется на предприятии, то к проектированию задач привлекаем сотрудников, которые уже сейчас выполняют их.

Например, рассмотрим процесс обслуживания клиента. Исходя из технологии работы предприятия, в этом процессе участвует бухгалтерская служба. Чтобы четко сформулировать задачи, которые нужно будет выполнить и распределить по специалистам, в качестве эксперта привлекаем главного бухгалтера. Когда мы определимся с необходимой информацией, нужно будет внести данные в информационную систему. Получаем второй результат — необходимость и достаточность информации, получаемой исполнителем.

Для эффективного и оперативного прохождения всех стадий процесса назначаем ответственных за это. Каждый из них должен знать, когда ему нужно выполнить ту или иную задачу, чтобы планировать свое время, при этом не срывая своевременное выполнение задач в процессах организации. Более того, каждому из исполнителей будет выделена определенное плановое время на выполнение его задачи, которое и будет определять срок, к которому данная задача должна быть выполнена. Третьим результатом будет сокращение «человеческих» ошибок из-за незнания или нарушения логики выполнения процесса.

Работа без аврала

Посмотрим, как это будет работать. Итак, начало рабочего дня. Менеджер принимает заказ от клиента и начинает выполнение одной из сессий бизнес-процесса. Процесс выполняется по приведенной схеме, а именно: после старта процесса менеджеру ставится задача «Прием заказа». (Он всегда сможет увидеть поставленные ему задачи в журнале задач, кроме того, система будет уведомлять исполнителя о них.) Менеджер должен выполнить все изложенное в описании задачи, а затем установить флажок Задача выполнена и провести документ. После этого действия система автоматически передает эстафету выполнения следующему исполнителю. При выполнении текущей задачи система автоматически поставит следующую задачу по схеме бизнес-процесса. Так, следующей задачей может быть задача бухгалтерии сформировать документацию по заказу.

Если процесс настроен правильно, то в каждой задаче вы как исполнитель всегда сможете уточнить, что именно нужно выполнить в рамках этой задачи, увидеть расчетное время ее выполнения и фактическое время, если она уже выполнена. Среди реквизитов есть информация, с которой можно ознакомиться (например, реквизит Номер заказа), и информация, которую необходимо заполнить (Договор, Заказ, Срок выполнения, Стоимость и т. п.).

Обратите внимание на важную особенность системы: в качестве реквизитов используем все данные информационной системы предприятия1, такие как, например, контрагенты, счета контрагентов и прочая информация. К примеру, принятый от контрагента заказ в формате Excel может быть сохранен в «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» благодаря функции «Электронного архива документов». Он может хранить произвольные электронные документы всего предприятия, а также выполнять типичные операции с ними: хранение истории изменения, авторов изменений, поиска документов, а также ряд сервисных функций.

Следующая задача после принятия заказа согласно схеме — «Предоплата». Она будет автоматически поставлена исполнителю, как только будет выполнена предыдущая.

Далее все задачи процесса выполняются согласно описанию бизнес-процесса и условиям на переходы. Так, например, задача «Размещение заказа на фабрике» будет поставлена ее исполнителю, только если выполняется условие «Сумма предоплаты удовлетворяет условиям договора».

Отметим очень важную особенность системы: предупреждение исполнителей о необходимости выполнить поставленную задачу, об истечении срока выполнения задачи, а также напоминание о наличии задач, требующих выполнения. Оповещение проходит как в информационной системе, так и на электронную почту, что гарантирует информированность исполнителя о задаче.

Аналогичным образом будет выполнен весь процесс. Понаблюдав за ним, выделим несколько результатов:

— избавление от рутинных операций передачи данных;

— контроль сроков выполнения любых задач и поручений;

— контроль дисциплины выполнения задач и процессов;

— внесение изменений в бизнес-процессы организации.

А что я получу?

Автоматизация любого бизнес-процесса дает следующие возможности:

1. В любой момент выяснить состояние процесса. На мониторе всегда увидим, какие задачи выполнены (или были просрочены), какие не выполнены, а какие сейчас в работе. Можно определить задачу, выполнение которой в данный момент остановило процесс, и т. п. Достаточно только кликнуть на любую задачу — и система покажет более развернутую информацию о ней (исполнитель, срок выполнения и т. п.).

2. Групповой контроль выполнения процессов в любых направлениях (по любым процессам, реквизитам процессов, состояниям процессов, задач и т. п.) при помощи отчетности. При этом видно, как выполняются процессы/задачи. Широкие возможности также предоставят различные группирования (по степени выполнения задач, их просроченности, исполнителям, процессам и т. п.). Также будет возможность произвольной фильтрации данных, попадающих в отчет.

3. Анализ исполнения процессов в организации. При помощи данного отчета вы получите ответы на вопросы, как и насколько вовремя выполняются задачи, кто укладывается в выделенное время, а кто нет. Получив эту информацию и ответы на вопросы, кто не успевает и почему, легко принять правильные управленческие решения.

И это еще не все

В системе существует много других возможностей, таких как архив документов, формирование должностных инструкций, регламентов бизнес-процессов, симуляция бизнес-процессов и прочее.

Продукт «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» разработан на платформе «1С:Предприятие 8.0» и в силу этого получает ряд преимуществ:

— открытость кода позволяет при необходимости самостоятельно модифицировать продукт под нужды предприятия;

— простая интеграция в учетную систему предприятия на базе платформы «1С:Предприятие 8.0»;

— большое количество специалистов, сертифицированных по платформе «1С:Предприятие 8.0», способных поддерживать данный продукт;

— возможность построения распределенных систем, в случае если у предприятия есть филиальная структура (филиалы/склады и т. п. территориально удалены друг от друга) — это просто незаменимое средство;

— возможность выполнять поставленные задачи и инициировать выполнение бизнес-процессов из любой точки мира через Интернет.

1 «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» — продукт, написанный на платформе «1С:Предприятие 8.0» и соответственно получающий все возможности этой платформы, в частности такую как, например, полная интеграция с информационной системой предприятия.

Ниже изложен краткий перечень функциональных возможностей продукта.

  • Хранение документов в произвольных форматах в электронном архиве (документы MS Office, изображения и прочее).
  • История изменения документа, с важными отметками в истории жизни документа.
  • Широкие возможности по классификации документов и поиску их в архиве.
  • Гибкая система прав доступа к информации архива.
  • Создание и визуальное редактирование процессов.
  • Моделирование выполнения процессов для накопления статистики. Этот инструмент необходим для расчета загрузки исполнителей.
  • Хранение данных процессов с возможностью использования всех данных системы, а также создания новых типов (классификаторов).
  • Оповещение исполнителей о задачах, а также контроль сроков выполнения.
  • Групповое и динамическое назначение исполнителей.
  • Автоматизация рутинных действий с использованием макросов. Например, после подготовки пакета документов для клиента система автоматически отправит эти документы по электронной почте.
  • Создание печатных форм и печать задач и процессов.
  • Инструменты анализа — гибкая отчетность по динамике и статистике процессов.
  • Формирование должностных инструкций в системе. Когда бизнес-процессы, в которые вовлечен исполнитель, достаточно хорошо описаны, система сформирует перечень процессов и задач, которые должен выполнять сотрудник. К каждой из задач прикрепляется пояснение. Таким образом, сформированный документ будет описывать все, что должен делать сотрудник на предприятии.




Следующая статья:  В начало статьи 



Охота на «ЛИС» Фрагмент статьи (только начало)
Не «1С»-ОМ единым
Простота и универсальность автоматизированной учетной системы «ЛИС» Систему «ЛИС» довольно сложно сравнить с другими системами бухгалтерского учета: она относится к «пионерам» автоматизации. Ее ядро было разработано еще в 1988 году, т. е. до появления....

В рубрике: 


Тематический постраничный перечень публикаций за 1-й квартал 2012-го года Фрагмент статьи (только начало)
№ 13 (26.3.2012) :: Окно в мир «1С»
Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника «Дебет-Кредит» (раздел «Автоматически с «Дт-Кт») за 1-й квартал 2012-го года...

Весенняя страда бухгалтера Фрагмент статьи (только начало)
№ 11 (12.3.2012) :: Окно в мир «1С»
Закрытие периода в сельском хозяйстве...

0.010392