(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.



 Актуально!




Ближайшие семинары,
тренинги, вебинары ...

Все семинары ...
(полный план-график)









 : общий
   (по всем сайтам ДК)






Автоматически с Дт-Кт № 25 (20.6.2011)
Не «1С»-ОМ единым

Внимание! Архивная публикация 

 


Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua

либо выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

Расчет зарплаты нажатием одной кнопки. Возможно ли?

Решения в программе «Акцент-заработная плата»

Несмотря на то, что с точки зрения разработчика расчет зарплаты или, точнее, «учет труда и зарплаты» — самая простая из всех задач бухгалтерского учета, бухгалтеры едва ли согласятся с такой оценкой. Особенно после того, как их в начале 2011 года «осчастливили» изменениями в налоговом законодательстве.

Почему программная задача по учету зарплаты проще практической работы бухгалтера в этой области учета? Все просто. Логика программной работы в этой задаче известна всем разработчикам, она имеет четкий алгоритм. Кроме того, в отличие от бухгалтерского учета, невозможно что-то изменить в прошлом периоде, если деньги начислены, выплачены, а отчеты сданы. Но — парадокс. Несмотря на то, что все понятно, программ, достойных внимания, на рынке мало. Одна из них — программа «Акцент-заработная плата».

Учет специфики разных предприятий

Чтобы удовлетворить специфические требования конкретного предприятия, при проектировании программы «Акцент-заработная плата» была поставлена цель — сделать ее минимально требовательной к человеческим ресурсам и максимально удобной и гибкой в настройке.

Удобство пользования должно быть как при вводе данных, так и при расчете. При стандартном расчете зарплаты большинство программ с легкостью справляются с учетной задачей. А вот в идеальном варианте расчет заработной платы должен осуществляться нажатием одной кнопки после ввода документов, отклоняющих процесс от стандартного расчета (больничные, приказы на отпуск и увольнения).

В программе «Акцент-заработная плата» для ввода данных используются те же удобные и привычные формы из системы «Акцент».

Журнал проводок знает все о зарплате

В программе «Акцент-заработная плата» все расчетные данные хранятся в журнале. Внешне он очень похож на журнал программы «Акцент», но это кажущееся сходство.

Проводка в программе имеет следующие информационные поля:

1. Две даты — определяют, когда рассчитывалась проводка и за какой период были расчеты. Такое разделение позволяет регистрировать расчеты переходящих отпускных и больничных.

Например, сотрудник уходит в отпуск на 24 дня в середине месяца. Чтобы посчитать и выдать отпускные, нужно рассчитать и заплатить налоги. Предоставляемый отпуск «переходящий» — с одного месяца на другой, т. е. часть налогов будет за один месяц, а часть — за другой, но при этом дата расчета одна и та же. Тут на выручку и приходят две даты. Указываем, что расчет за текущий месяц (дата «когда»), но считается часть отпуска за следующий месяц (дата «за когда»). Таким образом, при расчете зарплаты используется период «за когда», и часть переходящего отпуска с налогами будет учтена при расчете зарплаты в следующем месяце.

2. Два счета (Д-т и К-т) для передачи информации в бухгалтерский учет, проставляемые автоматически.

Логика простая и зависит от того, насколько развернуто зарплата отражается в бухучете. Автоматически устанавливается счет, указанный в свойствах подразделения, используемый для учета затрат по подразделениям. Если счет для подразделения не указан, программа пытается использовать счет из свойств сотрудника. Это, так сказать, альтернативный метод для учета затрат. Если же и в свойствах сотрудника не указаны данные для счета, то используется счет из свойств метода, с помощью которого рассчитывалась проводка.

3. Два корреспондента — «подразделение» и «сотрудник». Причем они устанавливаются независимо друг от друга, чтобы можно было отразить. Такая возможность просто необходима, когда один и тот же работник может работать в разных подразделениях, а затраты нужно учитывать по каждому подразделению.

4. Коды начисления или удержания. Они систематизированы пользователем, либо правилами учетной политики, если программа работает, например, в бюджетной организации.

5. Метод начисления или удержания. По сути, это правило расчета суммы начисления или удержания.

6. Сумма тарифа — сумма, которая является базовой для расчета суммы проводки.

7. Сумма проводки — сумма, которая рассчитывается программой и будет участвовать в построении отчетов.

8. Дни/часы — поля, определяющие количество времени, которое сотрудник должен был отработать за расчетный период. Данные могут вводиться вручную или выбираться из табелей рабочего времени.

9. График — поля для фактически отработанного времени (дней и часов отдельно), за которые будет начисляться зарплата.

Перечень графиков работы создается до того, как производится расчет заработной платы, и устанавливается для каждого сотрудника.

График состоит из списка месяцев, для каждого из которых можно проставить количество рабочих дней/часов. Календарь позволяет отразить праздничные и выходные дни (выделены жирным шрифтом) и может использоваться в процессе расчета.

В программе отсутствует план счетов бухучета. Счета в проводке вводятся вручную, но, как правило, формируются автоматически методами расчета на основе данных сотрудника, подразделения и кода расчета.

Штат сотрудников, как на ладони

Список сотрудников и подразделений, в которые они входят, имеет древовидную структуру. Понятно почему: бухгалтеру удобно работать с ним — сразу видна структура всего предприятия. Не менее важно также то, что база данных программы «Акцент-заработная плата» может быть та же, что и учетной программы «Акцент» — соответственно, сотрудники и подразделения будут одни и те же.

Различие между программами становится видно, когда открываются свойства сотрудника. В программе «Акцент-заработная плата» произвольные свойства корреспондента — параметры (не зависящие от даты) и факты (зависящие от даты) собраны в один список. Например, дата рождения — параметр, не зависящий от даты, а количество детей может зависеть от даты, на которую производятся расчеты.

Список сотрудников и подразделений двухуровневый и состоит из наименования группы и свойств. Свойства, зависящие от даты, выделяются символом «*» (звездочка). Такой подход позволил упростить работу пользователя со свойствами сотрудника относительно бухгалтерской программы, где параметры и факты сотрудника были разнесены по разным закладкам.

В отличие от корреспондентов из бухгалтерской программы, в свойствах сотрудника из программы «Акцент-заработная плата» появились закладки Счета и Начисления/удержания. Первая отображает список счетов, на которые можно перечислять заработную плату, а вторая — список начислений/удержаний, которые используется в процессе начисления заработной платы.

В чем удобство такого расширения? Данные из закладки Счета могут использоваться при автоматическом формировании платежной ведомости в банк для перечисления заработной платы на карточный счет. Закладка Начисления/удержания позволяет упростить процедуру расчета, в случае если для каждого сотрудника используются много индивидуальных методов. Например, выслуга лет, ученая степень и пр. Указав эти методы в свойствах, вы избавляетесь от необходимости формировать отдельные ведомости.

Тотальный контроль за точностью расчета зарплаты

В программе «Акцент-заработная плата» правила начисления хранятся в так называемых методах.

Метод может рассчитывать сумму как процент от суммы зависимостей, но процент указывается пользователем. Расчет может производиться автоматически, а можно позволить пользователю ввести сумму вручную.

Здесь появляется новый термин «зависимости», назначение которого проще объяснить на примере. Допустим, требуется рассчитать НДФЛ. Для этого, прежде всего, нужно выяснить базовую сумму, которая представляет собой набор нескольких сумм, каждая из которых ответственна за один метод начисления. Например, оклад, больничные, отпускные и пр. Вот этот набор и есть «зависимость». То есть метод расчета НДФЛ зависит от методов начисления: оклад, больничные, отпускные и пр., которые необходимы для формирования базы расчета.

Зависимости играют еще и роль «надзирателя» за целостностью информации в расчетах. До сдачи отчета и закрытия периода никто не запрещает бухгалтеру вводить данные и рассчитывать заработную плату столько раз, сколько ему хочется. Это может привести к тому, что часть проводок будет неправильно рассчитана.

В нашем примере, если ввести, допустим, больничные после расчета НДФЛ, сумма налога станет ошибочной. Но такого не произойдет в программе «Акцент-заработная плата», потому что контроль зависимостей обнаружит нарушение целостности данных и сделает проводку по НДФЛ не рассчитанной. Информация о том, что некоторые проводки стали не рассчитанными, появится в окне сообщений, а сами проводки можно посмотреть и пересчитать в разделе «Нерассчитанные» окна документов.

Однотипные методы сгруппированы в так называемые коды, которые делятся на группы:

  • коды начисления;
  • коды удержания;
  • коды начисления ФОТ.

В свойствах кодов можно установить:

  • зависимости от других кодов;
  • счета по дебету и кредиту проводки;
  • специальные коды и признаки, которые используются при построении отчетов.

Возможности использования кодов ФОТ расширились с момента начала активной эксплуатации программы. Коды используют в отчетах как аккумуляторы сумм проводок по зависимостям.

Например, отчет 1ДФ требует заполнения нескольких колонок по каждому сотруднику (начисления, налоги и выплаты). Для разных предприятий логика построения отчета одинаковая. Меняется только содержание каждой колонки, которое зависит от специфики предприятия, т. е. по терминологии нашей программы — методов. Регулируя зависимости простым выбором кодов, данные по которым нужно собрать для каждой колонки (одна колонка — один код), пользователь может настроить этот отчет на собственные особенности.

Безошибочный ввод первичных документов

Для ввода информации используются проверенные в учетной программе «Акцент» формы первичных документов. Они и удобны для ввода, и читабельны на бумаге после их распечатки. Дополнительно бухгалтер может использовать сервис по загрузке сотрудников по подразделениям. Если выберет подразделение, данные по сотрудникам из него и из его дочерних подразделений автоматически заполнят список ведомости.

Во избежание дальнейших ошибок в документах автоматически проверяется правильность ввода данных. Например, нельзя ввести уволенного сотрудника, если документ это не позволяет — количество дней/часов выбирается из графика конкретного сотрудника и пр.

Первичные документы используются не только для ввода информации, но и как всевозможные справки и некоторые отчеты.

Отчетность

Система построения отчетности в программе классическая для всего семейства программ «Акцент». Это стандартные встроенные отчеты, мастера отчетов и внешняя отчетность, которая создается программистом на базе встроенной электронной таблицы.

Стандартные отчеты используются, как правило, для поиска ошибок во введенных данных. Отчеты с использованием мастера отчетов используются для развернутого анализа информации в базе данных.

Мастер отчетов позволяет создавать правила построения отчетов без программирования. По принципу работы он очень напоминает анкету, где нужно расставить «галочки» или выбрать значение из списка заранее предусмотренных. Таким образом, пользователь определяет логику отчета и его внешний вид. Выбранный вами алгоритм можно запомнить и потом использовать при создании отчета.

Например, отчет, который показывает начисления по подразделениям в разрезе сотрудников, выглядит следующим образом и строится в четыре шага.

Шаг №1. Вы указываете, что для выбранного (стоит курсор) подразделения необходимо строить отчет в разрезе вложенных.

Шаг №2. Выбираете показатели, которые вам нужны в отчете.

Шаг №3. Выбираете варианты отображения данных в отчете.

Шаг №4. Указываете наименование отчета.

После нажатия кнопки Готово в списке отчетов появится новый отчет.

Но большая часть отчетов запрограммирована во встроенной электронной таблице. Прежде всего, это регламентная отчетность, в первую очередь в Пенсионный фонд, отчеты по труду, безработице и пр. Во вторую очередь — это внутренние отчеты, которые «подшиваются» бухгалтером после расчета зарплаты — ведомости начислений различного вида и содержания — по предприятию, по подразделениям и прочие.

Данные всех отчетов для фискальных органов можно формировать в XML-формате, они могут быть подписаны электронным ключом для последующей сдачи в электронном виде.

Сейчас подписать созданный в программе отчет можно только внешней программой, но планируется встроить процедуру подписи непосредственно в «Акцент» так, как это уже сделано в бухгалтерской программе «Акцент».

Связь с программами для бухучета

Расчет зарплаты, как бухгалтерская задача, достаточно автономный относительно других учетных задач. Тем не менее, результаты расчетов по зарплате необходимо передавать в основную учетную систему. Для этого в систему «Акцент» изначально встроена поддержка «выгрузки» сводных данных в XML-файл, чтобы учетная система могла эти данные прочитать.

Мастер экспорта проводок в 3 шага позволяет сделать эту процедуру максимально удобной для бухгалтера. Сначала автоматически проверяется правильность начислений по зарплате. Затем программа рассчитывает проводки для экспорта и отображает результаты расчета. И, наконец, остается только указать путь и имя файла для сохранения расчетов.

Предполагалось, что достаточно будет сформировать только проводки в Главную книгу. Но реальные условия эксплуатации программы показали, что этого недостаточно. Поэтому экспорт позволяет получать развернутые данные по подразделениям, по сотрудникам.

Экспорт дает возможность управлять информацией, которая должна или не должна попадать в основную учетную систему. Это, в свою очередь, зависит от учетной политики предприятия. Если предприятию не нужна информация о заработной плате по каждому сотруднику в бухгалтерском учете, то экспортируются только сводные суммы по счетам. Объем передаваемой информации резко снижается, уменьшая тем самым объем данных в бухгалтерском учете.

В учетной программе «Акцент» встроен также импорт информации из XML-файла, который формирует программа для расчета заработной платы. XML-файл с данными по заработной плате может импортировать любая программа.

Программа «Акцент-заработная плата» может интегрироваться на уровне OLE/COM или непосредственно доступом к базе данных с другими программами. Автоматически формируя информацию для расчета зарплаты, например из бухгалтерско-складской программы или из программ для СТО.

Поставка программы — каждому по потребностям

Программа поставляется в 2-х вариантах:

1. «Акцент-заработная плата. Идеал» (без конструктора);

2. «Акцент-заработная плата» (со встроенным конструктором).

Программа без конструктора предполагает, что пользователь будет работать по методу расчета, предлагаемому разработчиком. Стоимость лицензии на такую программу невысока, но при этом присутствует обязательная платная техническая поддержка. Такой подход представляется выгодным для предприятий, которые не имеют специфичных методов начисления заработной платы.

Программа с конструктором позволяет самостоятельно создавать прикладное решение на базе «Акцент-заработная плата», но при этом стоит в несколько раз дороже. Наличие конструктора можно определить по наличию кнопки Конструктор на панели инструментов программы.

Есть два варианта платформы базы данных:

1. Microsof DAO Jet (для небольших предприятий);

2. Microsoft SQL-server 2000 (для предприятий с большим количеством сотрудников).

Прикладное решение, поставляемое в коробке разработчиком, оперативно поддерживается в актуальном состоянии. Частота выхода обновлений зависит от изменений в законодательстве и исправленных ошибок. Это может быть и несколько раз в месяц, но не реже одного раза в квартал.

Процедура обновления упрощена до максимума. От пользователя требуется только скопировать файл обновления с сайта технической поддержки в определенную папку, запустить программу (она «видит» обновление и запрашивает подтверждение) и подтвердить. Все остальные изменения производятся автоматически (добавляются отчеты, меняются методы и т.д.).

«Изюминки» программы

В каждой программе есть какие-то свои изюминки, равно как и в «Акцент-заработная плата». Например, панель задач, которая появляется сразу после загрузки. На ней сведены основные действия пользователя, требуемые для расчета и начисления заработной платы. Даже не читая руководство, можно по шагам, соблюдая последовательность задач, заполнить документы, рассчитать заработную плату и сформировать отчеты.

Проходя по каждому из пунктов задач, вы последовательно решаете задачу расчета заработной платы. Каждый из пунктов имеет собственную страницу, подробно раскрывающую ее назначение. Перечень задач, внешний вид страниц и их функциональность определяется конкретным прикладным решением и могут нести специфику конкретного предприятия.

Для вывода информационных сообщений системы расчета в процессе формирования данных или расчета используется окно сообщений внизу основного окна программы. Такой способ информирования пользователя дает возможность выдавать множество сообщений без остановки процесса расчета или ввода данных.

Программа легко интегрируется в уже существующую IT-инфраструктуру предприятия и позволяет работать с собой на уровне ActiveX/OLE-технологии. Например, чтобы посчитать заработную плату на основе актов выполненных работ, программа может «открыть» бухгалтерскую программу «1С» или «Акцент», проанализировать данные и сформировать соответствующие суммы по каждому работнику.

На практике это выглядит очень просто.

1. Бухгалтер создает ведомость начислений, например по мастерам СТО.

2. Нажимает кнопку Заполнить, после чего программа самостоятельно подсоединяется к другой учетной системе и выбирает оттуда наряд-заказы, согласно которым начисляется зарплата, а ведомость заполняется получившимся списком.

3. Затем нажимает кнопку Расчет, и программа автоматически сформирует проводки по начисленной заработной плате.

Если бы такой возможности не было, данные из наряд-заказов пришлось бы вводить повторно.





Следующая статья:  В начало статьи 



Кто ищет, тот всегда найдет Фрагмент статьи (только начало)
Прикладные программы
С информационно-аналитической системой «Парус-Консультант»...

В рубрике: 


Как избежать финансовых проблем в строительстве Фрагмент статьи (только начало)
№ 11 (12.3.2012) :: Не «1С»-ОМ единым
С помощью тандема «1С:Бухгалтерия для Украины» и сметного программного комплекса АВК...

Отчет, который включает все Фрагмент статьи (только начало)
№ 42 (17.10.2011) :: Не «1С»-ОМ единым
Модуль консолидации в системе управления «Парус-Предприятие»...

0.007722