(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.



 Актуально!




Ближайшие семинары,
тренинги, вебинары ...

Все семинары ...
(полный план-график)









 : общий
   (по всем сайтам ДК)






Автоматически с Дт-Кт № 07 (13.2.2012)
Окно в мир «1С»

Внимание! Архивная публикация 

 


Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua

либо выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

Сделайте предприятие управляемым

Из опыта успешного внедрения системы «1С:Предприятие»

Как успешно реализовать проект автоматизации предприятия? Это в равной степени зависит как от квалификации специалистов фирмы-внедренца, так и от правильного подхода к процессу внедрения со стороны самого предприятия. Попробуем подробнее рассмотреть этапы проекта и факторы, влияющие на процесс выполнения работ и их результаты.

Мы расскажем об основных этапах внедрения специализированного решения, автоматизирующего учет на предприятии, основанных на опыте работы специалистов компании «АБИ Украина».

Глоссарий

«1С:Предприятие 8» — серия программных продуктов, предназначенных для автоматизации управления и учета на предприятиях различных сфер деятельности.

Используемая система на базе «1С:Предприятие 8» включает:

  • технологическую платформу «1С:Предприятие 8»;
  • прикладное решение, разработанное в среде технологической платформы «1С:Предприятие 8»;
  • информационную базу данных.

Прикладное решение может быть:

типовой конфигурацией (тиражируемое «коробочное» решение);

нетиповой специализированной конфигурацией, разработанной индивидуально под ваше предприятие.

Составьте «чек-лист»1 — и в путь!

Вы приняли принципиальное решение автоматизировать учет на вашем предприятии, специфика которого требует индивидуального подхода к решению бухгалтерских, налоговых и управленческих задач. С ними сможет успешно справиться нетиповая специализированная конфигурация, разработанная индивидуально под ваше предприятие.

1 Чек-лист (с англ. check list) — контрольный список.

На первом этапе, когда ваше предприятие занимается выбором индивидуального прикладного решения и подрядчика для его внедрения, важно с одной стороны, собрать достаточно достоверной информации для сравнения, а с другой — не погрязнуть в переговорном процессе.

Итак, вы выбрали потенциального поставщика прикладного решения. До начала переговоров с ним сформулируйте для себя ваши ожидания от предстоящей автоматизации, определите ключевые бизнес-цели, которые должны быть достигнуты в результате внедрения. Имея такой «чек-лист», вы легко сможете понять, какие предложения от поставщиков имеет смысл рассматривать, а какие сразу отправить в корзину.

Цель первой встречи с поставщиком:

  • обсудить задачи автоматизации;
  • посмотреть прикладное решение, на базе которого планируется выполнять проект автоматизации;
  • выбрать стратегию выполнения проекта.

Возможно, для того чтобы сформулировать бизнес-цели, понадобится созвать внутреннее собрание на вашем предприятии, пригласить на него специалистов, курирующих бизнес-процессы, чтобы обсудить задачи с точек зрения всех отделов предприятия. Уже на этом этапе решите, кто будет контролировать вопрос выбора решения, процесс внедрения и получения запланированных результатов. Это нужно для того, чтобы время было потрачено не зря.

Вот как бывает в реальной жизни. Иногда у одного и того же предприятия вопрос о решении какой-то задачи, например установление системы бюджетирования, поднимается едва ли не каждый год и даже 2-3 раза в год. При этом каждый раз тратится пару месяцев на обсуждения, а далее процесс затихает. Все заняты текучкой, бюджет на следующий год кое-как «сделали руками», и к тому времени, когда нужно отправлять на утверждение следующий бюджет, мысль о том, что это надо все же автоматизировать, «уходит спать». Но если бы с самого начала был назначен ответственный, то, вероятно, вопрос автоматизации был бы доведен до конца с первого раза.

Первая встреча — важный этап внедрения

Во время первого разговора (это может быть телефонный разговор) с потенциальным поставщиком прикладного решения представьте ему общую картину текущего состояния дел в компании. Например, в таком контексте:

  • мы — сельскохозяйственный холдинг;
  • ключевое направление бизнеса — зерновое растениеводство;
  • есть небольшое поголовье КРС;
  • планируем построить элеватор;
  • бухгалтерский учет автоматизирован в «1С:Бухгалтерии 7.7», которая сильно переписана нашим бывшим программистом и сейчас не соответствует последним изменениям в законодательстве;

— в первую очередь нас интересует оперативный анализ затрат, во вторую, возможность планирования (особенно важно планирование денежных средств, но хотелось бы и полное планирование деятельности), нужен и соответствующий текущему законодательству бухгалтерский и налоговый учет).

Уже после такого краткого описания ситуации вы сможете услышать, готов ли поставщик работать с задачами такого класса. Следующим шагом после телефонного разговора, проведенного в таком контексте, становится первая встреча с поставщиком. Она дает наилучшие результаты, когда с вашей стороны присутствуют как руководитель финансового отдела, так и руководители ключевых бизнес-процессов предприятия. Например, за выращивание зерновых отвечает главный агроном, его присутствие на встрече желательно.

Как лучше подготовиться к обследованию предприятия?

До экспресс-обследования желательно провести курсы обучения ключевых пользователей типового решения. Это позволит обеспечить более конструктивный диалог во время экспресс-обследования. Многие задачи отпадают после обучения, так как в типовом решении они уже реализованы. Для обеспечения качественного обучения курсы построены как тренинги-практикумы, позволяющие иллюстрировать лекционный материал на конкретных примерах. Каждый слушатель выполняет практические задачи путем дублирования действий преподавателя. Процесс сопровождается комментариями и анализом получаемых результатов. Группу из 10 человек обучают 2 человека: консультант-аналитик и ассистент, что обеспечивает внимательное отношение к проблемам, возникающим у каждого пользователя при выполнении практических примеров.

Глоссарий

Консультант-аналитик систем на базе «1С:Предприятие» — человек, хорошо знающий основные процессы и функционал конкретного прикладного решения. Особенно важна хорошая специализация консультанта в сельском хозяйстве и других областях, где низкий уровень пользователей и важна не только технологическая, но и методологическая поддержка. Консультант — основное связующее звено между программистами и пользователями. Он говорит с программистами на языке предметной области и в терминах объектов технологической платформы. Именно он обеспечивает, чтобы задача была правильно понята и адекватно запрограммирована.

Программист — человек, который хорошо знает особенности программирования в среде «1С:Предприятие», умеет быстро создавать эффективный и оптимальный программный код, точно соответствующий четко поставленной задаче.

В зависимости от договоренностей по результатам встречи может быть сформулировано более или менее подробное коммерческое предложение. Обычно оно содержит описание целей проекта, выбранный сценарий его выполнения, этапы, стоимость, сроки.

Результат первого этапа внедрения:

  • выбран сценарий автоматизации;
  • согласовано коммерческое предложение;
  • готов договор для подписания.

Экспресс-обследование предприятия

Этап экспресс-обследования предприятия позволяет:

  • обсудить специфику его деятельности;
  • обозначить рамки проекта;
  • конкретизировать и упорядочить задачи;
  • составить план-график действий, необходимых для достижения целей;
  • зафиксировать, обсудить и подготовить пути устранения существующих рисков.

Стоимость экспресс-обследования зависит от выбранной стратегии внедрения и масштаба предприятия.

Очень часто одной из важнейших задач, стоящих перед вашим предприятием, является наведение порядка в учете, улучшение его методологии. В этом случае опытный поставщик прикладного решения начнет проект с обучения сотрудников предприятия ведению учета по методологии, предлагаемой во внедряемом продукте.

Например, компания «АБИ Украина», автоматизируя учет на агропредприятии, использует для обучения сотрудников продукт «1С:Управление сельскохозяйственным предприятием для Украины». Эта методология хорошо зарекомендовала себя в передовых российких и украинских хозяйствах. Кроме того, выполнив в новой программе ряд практических задач во время курса обучения, ключевые сотрудники предприятия будут лучше представлять себе возможности программы и особенности работы с ней.

После такой подготовки этап экспресс-обследования проходит более эффективно. Например, планировалось заказать разработку отчета по затратам топлива, который до этого регулярно представлялся сотрудниками подразделений и требовал кропотливой подготовки. После курса изучения продукта необходимость разработки отчета отпала, так как с помощью универсального «Отчета о выполненных работах автотранспорта» можно получить всю нужную информацию в необходимых разрезах.

Иногда во время экспресс-обследования выясняется, что руководители некоторых структурных подразделений представляли себе работу других подразделений не совсем правильно и организовывали работу неудобным для подразделений образом. А руководители вдруг узнают о давно существующих трудоемких операциях, которые можно легко сократить, оптимизировать или автоматизировать.

В этом случае для проведения обследования, например, компания «АБИ Украина», просит предоставить организационную структуру и штатное расписание предприятия, во время актуализации которых нередко обнаруживаются «интересные» моменты. Иногда по результатам обследования вскрывается столько «новостей», что руководство принимает решение провести реорганизацию, прежде чем приступить к автоматизации. Такое часто бывает, например, на недавно приобретенных предприятиях.

Бывает и наоборот. После обучения и составления плана перехода на новую систему сотрудники предприятия видят, что особых подводных камней нет, типовое решение хорошо ложится на существующие бизнес-процессы и чувствуют себя готовыми самостоятельно выполнить составленный план. В этом случае в дальнейшем внедрение выполняется самостоятельно, с привлечением по мере необходимости специалистов компании-внедренца.

Иногда до составления плана-графика и расчета стоимости работ выдвигается очень много требований к системе. А во время согласования списка работ на уровне руководства требования урезаются в несколько раз или существенная часть из них откладывается в отдельный проект расширения функциональности. Таким образом, предприятие самостоятельно управляет стоимостью и сроком выполнения проекта внедрения, в зависимости от своих текущих потребностей и возможностей.

Во время обследования консультанты сначала составляют план самого обследования и согласуют время проведения интервью. По результатам интервью, подробность которых определяется масштабом и целями проекта, составляется отчет о результатах экспресс-обследования. Он включает сами интервью, выявленные проблемы, рекомендации по их устранению, план работ.

Какие проблемы могут быть при этом выявлены? Например, невозможно выполнить требование автоматической подготовки комплекта отчетов для инвесторов до 2 числа следующего месяца, в связи с тем, что по существующим договоренностям с поставщиками услуг они могут присылать акты выполненных работ за прошедший месяц до 5 числа следующего месяца.

Примерный план этапа запуска подсистемы учета складских запасов может выглядеть так:

1.1. Обучение пользователей.

1.2. Согласование перечня данных для переноса складских остатков.

1.3. Постановка задачи по разработке 7-ми печатных форм документов по складскому учету.

1.4. Разработка 7-ми печатных форм документов по складскому учету.

1.5. Согласование ограничений прав пользователей.

1.6. Подготовка и перенос первичных данных.

1.7. Настройка интерфейсов и прав пользователей.

1.8. Консультационная поддержка в течение 4-х рабочих недель тестовой эксплуатации в объеме 5 часов в неделю.

1.9. Ввод в промышленную эксплуатацию.

Разработка специализированной конфигурации, ее внедрение

Длительность процесса разработки индивидуальных решений сугубо индивидуальна для каждого проекта. Для удобства планирования и контроля обычно проект разбивают на этапы, которые удобно сдавать и принимать. Примерные планы показаны на фонах на с. 30 и 31. Соответственно, обычно длительность выполнения одного пункта плана — от нескольких дней до 1 месяца.

При разработке плана работ учитываются как важность и срочность запуска конкретных подсистем, так и технологическая целесообразность. Сформированный документ согласовывается с владельцами процессов и руководителем проекта со стороны заказчика. Согласованный план проекта обычно подписывается как дополнительное соглашение к договору.

План работ может включать запуск части подсистем в виде, очень близком к типовому решению. При этом запуск другой части подсистем произойдет после значительной доработки с целью расширения функциональности, а возможно, и этапа по разработке полностью оригинальных подсистем.

Примерный план этапа запуска подсистемы учета складских запасов показан на фоне ниже. Прокомментируем некоторые пункты примерного плана запуска подсистемы:

Пункт 1.1 в зависимости от договоренностей, может включать:

  • обучение пользователей на местах (рассказ каждому пользователю о порядке ввода нужных ему документов, а начальник склада прослушал курс обучения до экспресс-обследования);
  • тренинг по полному курсу всех пользователей склада в общей группе.

Пункт 1.3 и пункт 1.4 подразумевают печатные формы, список и бланки которых были предоставлены на этапе экспресс-обследования. Теперь на этапе 1.3 будет обсуждаться каждый реквизит печатной формы, из какого реквизита документа он берется или, возможно, уже устарел и не нужен.

Пункт 1.2 и пункт 1.6 могут подразумевать любое согласованное соотношение работ, выполняемых программистами исполнителя и пользователями заказчика под руководством консультанта-аналитика. На этапе экспресс-обследования примерно согласовывается, какая часть данных требует автоматического переноса, а какая будет вводиться пользователями. Пункт 1.2 предполагает конкретизацию ответов на эти вопросы и «утрясание» мелких деталей, а пункт 1.6 соответственно исполнение согласно ранее согласованному.

Пункт 1.8 показывает объем консультаций, который определяется в результате оценки текущей подготовки пользователей подсистемы, а также согласования необходимого и достаточного объема средств, которые готов потратить заказчик на этап запуска складского учета. Например, в зависимости от договоренностей, здесь может подразумеваться:

  • 1 час удаленных консультаций через подключение к рабочему столу пользователей каждый рабочий день (например, с 17:00 до 18:00);
  • очные консультации у заказчика (например, каждую среду с 13:00 до 18:00;
  • звонки пользователей в течение всего периода в любое рабочее время, но общим объемом примерно до 5 часов в неделю;
  • любой смешанный вариант, который показался удобным для сотрудников этого подразделения.

Пункт 1.9 может подразумевать встречу с руководителем отдела и руководителем проекта со стороны заказчика для проверки:

  • реализованы ли бизнес-требования к складскому учету;
  • готовы ли пользователи к самостоятельной эксплуатации подсистемы.

В зависимости от договоренностей он может включать или не включать аудит введенных за эти 4 недели данных, экзамен для пользователей по их функциональным обязанностям, относящимся к использованию системы.

Примерный план этапа запуска подсистемы подготовки отчетности по международным стандартам может выглядеть так:

2.1. Интервьюирование ключевых пользователей. Обсуждение бизнес-процессов и учетной политики.

2.2. Документирование результатов интервью и составление проектной документации.

2.3. Обсуждение проектной документации, корректировка по результатам обсуждения. Утверждение.

2.4. Разработка плана тестирования.

2.5. Разработка подсистемы.

2.6. Функциональное тестирование.

2.7. Внедрение подсистемы.

2.7.1. Обучение пользователей.

2.7.2. Создание пользовательской документации по подсистеме.

2.8. Опытная эксплуатация.

2.8.1. Подключение подсистемы. Создание списка пользователей.

2.8.2. Назначение прав и интерфейсов пользователей.

2.8.3. Подготовка, ввод первичных данных.

2.8.4. Консультационная поддержка в период тестовой эксплуатации.

2.9. Ввод в промышленную эксплуатацию.

В том же проекте внедрения план этапа запуска подсистемы подготовки отчетности по международным стандартам может выглядеть следующим образом (см. на фоне). Прокомментируем некоторые пункты из него.

В пункте 2.1 речь идет о проведении более подробных интервью, чем это было сделано на этапе экспресс-обследования. Во время экспресс-обследования цель — составить рамки проекта, выбрать стратегию решения бизнес-задач. Теперь же цель — создать исчерпывающую и подробную техническую документацию, достаточную для разработки уникальной функциональности.

Из опыта внедрения компании «АБИ Украина»

Чаще всего во внедряемых компанией проектах используются следующие сценарии:

Сценарий комплексного проекта с фиксированной ценой и четко определенным результатом. Этот подход применим, когда есть возможность согласовать в процессе обследования исчерпывающий список результатов проекта и изменений бизнес-процессов, но существенного перепланирования бизнес-задач проекта не ожидается.

Сценарий получения быстрого результата по заявкам. Применяется, когда на момент старта проекта планируется уточнять и изменять требования по мере накопления опыта использования системы, в связи с развитием бизнеса заказчика либо изменениями внешних факторов. При этом сначала запускается в эксплуатацию функционал типового прикладного решения, а затем, по мере освоения, формируются заявки на разработку дополнительного функционала. Сценарий используется, когда типовое решение соответствует основным требованиям предприятия, и в случае обнаружения отличий, вы готовы подстраивать бизнес-процессы под методологию типового решения.

ПРОЕКТ АВТОМАТИЗАЦИИ ЧАО «ПЛЕМЕННОЙ ЗАВОД «АГРО-РЕГИОН»

Предприятие среднего масштаба (более 28 тыс. га посевных площадей).

Поставлены следующие бизнес-требования:

  • повышение оперативности получения достоверной информации о текущей хоздеятельности;
  • оперативное формирование регламентированной отчетности;
  • учет в единой информационной системе (ЕИС) текущих хозопераций для осуществления управления и контроля за эффективностью использования средств;
  • снижение затрат на ведение оперативного хозяйственного учета;
  • взаимодействие подразделений в ЕИС;
  • планирование и бюджетирование деятельности предприятия в ЕИС;
  • оперативное ведение учета операций в рамках ЕИС.

Выбор решения — «1С:Управление сельскохозяйственным предприятием для Украины».

Аргументация выбора решения — решение наиболее полно отвечает поставленным бизнес-требованиям.

Поставщик решения — внедренческий центр компании «АБИ Украина».

Аргументация выбора поставщика — специалисты ВЦ подтвердили уровень компетенции своих специалистов в ключевых для «Агро-Региона» вопросах. ВЦ «АБИ Украина» является локализатором продуктов «1С:Управление производственным предприятием для Украины» и «1С:Управление сельскохозяйственным предприятием для Украины».

Проект включал следующие этапы:

  • обучение ключевых пользователей;
  • анализ применимости;
  • составление плана работ;
  • загрузка начальных остатков;
  • внедрение подсистемы управления движением запасов и связанных с движением запасов подсистем;
  • внедрение подсистемы управления реализацией продукции;
  • внедрение подсистемы оперативного учета производственных операций животноводства;
  • внедрение подсистемы учета основных средств;
  • внедрение подсистемы оперативного учета производственных операций растениеводства;
  • внедрение бухгалтерского и налогового учета, консультации по закрытию месяца и настройка распределения затрат с учетом требований заказчика;
  • разработка регламентированных отчетов, отсутствующих в стандартной конфигурации;
  • внедрение учетной системы в части расчетов с персоналом;
  • разработка дополнительных отчетов, не реализованных на предыдущих этапах.

Длительность реализации проекта — 6 месяцев:

постановка бизнес-требований — февраль 2011 г.;

запуск в промышленную эксплуатацию — июль 2011 г.

Пункт 2.8.2 включен в план этого этапа, так как разрабатывается значительный объем дополнительной функциональности. При этом необходимо сохранить инструкции для обучения пользователей, которые придут по окончании проекта внедрения.

Создание пользовательской документации стоит в плане позже этапа обучения пользователей. Во-первых, потому, что до обучения пользователи просто не смогут проверить полноту и соответственно оценить качество документации. Во-вторых, документация может дополниться ответами на вопросы, которые были выявлены как особо сложные во время обучения. А с точки зрения качества получаемой пользовательской документации будет еще лучше, если ее создание будет последним пунктом перед вводом в промышленную эксплуатацию.

Растениеводство. Реализован отраслевой производственный, бухгалтерский и налоговый учет по всем видам деятельности «Агро-Региона». Оперативное накопление и учет фактических затрат ведется от начала подготовки к посевной до получения готовой продукции.

Настроенные наборы прав и интерфейсы для каждого пользователя позволяют работать в системе с документами в пределах своей компетенции, исключая дублирование данных. Пользователи вводят в систему документы, отражающие проводимые ими технологические операции.

Учет затрат ведется в разрезе номенклатурных групп (культур), статей затрат и подразделений (полей). Прямые затраты относятся непосредственно на культуру. Операции распределения косвенных затрат автоматизированы.

При получении продукции в учете констатируется первоначальное ее признание — оценка по справедливой стоимости.

Аналитические отчеты позволяют анализировать затраты по полям, культурам, единицам техники и другим необходимым аналитическим разрезам.

Животноводство (выращивание крупного рогатого скота, свиноводство):

Оперативный ежедневный учет производственных операций в животноводстве выполняется с помощью документов 6-ти подсистем.

Автоматизированные операции распределения затрат и определения доходов (расходов) животноводства. Аналитические отчеты позволяют контролировать все показатели ферм и оперативно реагировать на события.

Учтены особенности применяемых в «Агро-Регионе» схем мотивации, правил начисления зарплаты, в результате чего расчет зарплаты на 600 человек выполняет один бухгалтер.

В результате внедрения сокращены затраты на ввод рутинных операций, в т. ч. за счет налаженного обмена с системой клиент-банк и автоматизированного процесса подготовки регламентированной статистической и налоговой отчетности. В промышленной эксплуатации находится 35 рабочих мест.

Основной эффект от внедрения системы — улучшение контроля за эффективностью использования средств. В результате руководство компании получило возможность ежедневно, по факту понесенных затрат анализировать факторы, влияющие на доходность либо убыточность культуры, и принимать необходимые меры. Раньше эту информацию получали только после закрытия периода (например, для животноводства 1 раз в месяц, а по гороху — 1 раз в год).

При отражении сбора урожая во время уборочной кампании автоматически соотносятся затраты на культуру и получаемый урожай по факту ежедневного сбора (а не закрытия всего периода). В результате можно в реальном времени увидеть момент, когда та или иная культура выходит «в плюс» или, наоборот, понять, что она останется убыточной. На основе этого руководство может действовать на рынке со значительным опережением конкурентов.





Следующая статья:  В начало статьи 



Электронный документооборот — меньше производственных забот Фрагмент статьи (только начало)
Окно в мир «1С»
Руководитель, бухгалтер, менеджер не испытывает проблем в работе с документами до тех пор, пока их количество не превысит определенный рубеж. Так происходит на большинстве предприятий, которые развивают свой бизнес, увеличивают клиентскую базу. И вот...

В рубрике: 


Тематический постраничный перечень публикаций за 1-й квартал 2012-го года Фрагмент статьи (только начало)
№ 13 (26.3.2012) :: Окно в мир «1С»
Тематический постраничный перечень публикаций выпусков полиграфического издания бухгалтерского еженедельника «Дебет-Кредит» (раздел «Автоматически с «Дт-Кт») за 1-й квартал 2012-го года...

Весенняя страда бухгалтера Фрагмент статьи (только начало)
№ 11 (12.3.2012) :: Окно в мир «1С»
Закрытие периода в сельском хозяйстве...

0.008387